Tareas (Básico): Crear tareas

Nuestra función Tareas le ayuda a gestionar sus tareas pendientes para asegurarse de que todo el mundo -incluido usted- se mantiene al día, lo cual es crucial para cualquier práctica fiscal. Las tareas no sólo le permiten saber qué es lo siguiente en su agenda, sino también qué está gestionando el resto de su equipo. Además, puedes automatizar tareas dentro de proyectos; de este modo, se generan automáticamente exactamente cuando lo necesitas.

Cubierto aquí:

• Creación de tareas
  • Hacer una tarea independiente
  • Realizar una tarea para varios clientes
  • Añadir detalles a una tarea
  • Hacer una tarea a partir de un correo electrónico
  • Automatice las tareas internas proyectos
• Creación de subtareas
• Añadir archivos a las tareas
• Creación de tareas recurrentes

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Creación de tareas

En TaxDome, vemos las tareas como los pasos que hay que dar para completar un trabajo. trabajo puede incluir una serie de tareas tanto para tu equipo como para el cliente: mensajes, facturas, entradas de tiempo, propuestas, etc. Más información sobre la diferencia entre nuestras funciones proyectos, trabajos y Tareas.

Dado que hay tantas partes móviles en una práctica fiscal, hemos diseñado un sistema en el que puede automatizar tareas dentro de su proyectos. De este modo, las tareas se generan automáticamente a medida que un trabajo pasa de una etapa a otra dentro de un proyecto. Y si desea crear manualmente una tarea, también puede vincularla a un trabajo específico. Hay mucha flexibilidad.

Las tareas pueden ser creadas por un empresa Propietario de la Empresa , administrador, o cualquier empleado al que se le haya dado acceso a la cuenta o derechos de acceso para ver todas las cuentas.

Puede crear tareas de varias maneras:

• Hacer una tarea independiente
• Realizar una tarea para varios clientes
• Añadir detalles a una tarea
• Hacer una tarea a partir de un correo electrónico
• Automatice las tareas internas proyectos

Hacer una tarea independiente

Para crear una tarea única, siga estos pasos:

1. Pulse el botón NUEVO en la parte superior izquierda y seleccione Tarea en el menú desplegable.

2. Introduzca el nombre de la tarea en el campo correspondiente.

3. Ya está. Haga clic en el botón Crear tarea.

Realizar una tarea para varios clientes

Si necesita crear la misma tarea para un grupo de clientes diferentes, utilice nuestra función masiva:

1. Vaya a Clientes > Cuentas, seleccione las casillas junto a las cuentas de cliente, haz clic Más acciones y seleccione Crear tarea en el desplegable.

2. Introduzca el nombre de la tarea (por ejemplo, Preparar 1040) en el campo correspondiente.

3. Ya está. Haga clic en el botón Crear tarea.

Añadir detalles a una tarea

Añade más detalles a la tarea si es necesario. Puede...

1. Cuenta(s). Añada una cuenta de cliente o deje el campo Cliente en blanco si la tarea no es para un cliente específico.

2. trabajo. Si ha seleccionado sólo una cuenta en el paso anterior, podrá seleccionar una trabajo a la que desee vincular la tarea. Una tarea sólo puede vincularse a un trabajo .

3. Plantilla. Rellene la tarea con una de sus plantillas previamente guardadas. Haga clic en la lista Plantilla para seleccionar una plantilla (lea más sobre plantillas de tareas aquí).

4. asignado a(s). Asigne la tarea a un miembro del equipo o a varios si el proyecto requiere más de uno. Cuando asigna una tarea, ésta se hace visible automáticamente para los miembros del equipo asignados. Lea más sobre los asignados en el artículo.

5. Prioridad. Elija el nivel de prioridad: BAJA, ALTA, MEDIA o URGENTE. La prioridad por defecto es MEDIA.

6. Nombre de la tarea. Rellenar este campo es obligatorio y será el nombre que verá en la lista de tareas y dentro de trabajo.

7. Estado. Los estados le ayudan a controlar en qué fase se encuentra una tarea. Una vez completada la tarea, usted o el miembro del equipo asignado pueden cambiar el estado a COMPLETADA.

8. 8. Descripción. Utilice la descripción para documentar el progreso actual o los elementos abiertos. De este modo, cuando abra la lista de tareas, podrá ver en qué estado se encuentran. Puedes utilizar formato de texto, emoji, viñetas, listas numeradas y también insertar enlaces. También puedes mencionar a los miembros de tu equipo para que sean notificados de la tarea sin tener que asignársela.

9. etiquetas. Le ayudan a clasificar y ordenar sus tareas. Para obtener más información, consulte Uso de cuentas y tareas etiquetas.

10. Fecha de inicio, fecha de vencimiento. Establecer fechas es opcional, pero puede ser una herramienta útil de gestión del tiempo. Recibirás un recordatorio por correo electrónico tres días antes de la fecha de vencimiento de la tarea. Y podrás identificar qué tareas están atrasadas por el icono del signo de exclamación que aparece junto a sus nombres en la lista de tareas.

11. Repetir. Haga que su tarea se repita automáticamente (para ver cómo, vaya aquí). Por ejemplo, crea una tarea "¡No te olvides de pagar la factura de la luz! Si bien puede configurar una tarea para que se repita todos los meses, obtendrá aún más provecho de la incorporación de tareas en trabajos (consulte Automatización de tareas dentro de proyectos).

12. Vincular notas de cuenta. Vincule notas de cuenta que puedan ayudar a sus compañeros a completar la tarea. Una vez vinculada la nota, podrás verla en Notas de la cuenta. (detalles en el artículo).

13. Adjuntar documentos. Su tarea puede incluir documentos en los que usted u otros miembros del equipo necesiten trabajar (detalles más abajo).

14. Subtareas. Su tarea puede incluir tareas más pequeñas (más detalles a continuación).

15. Observaciones. Escribe recordatorios útiles sobre la tarea. Cuando ya no sea relevante, elimínalo.

Hacer una tarea a partir de un correo electrónico

Es posible que desee crear una tarea a partir de un correo electrónico recibido de un cliente. Esto se hace fácilmente desde su Inbox+ centro de notificaciones. He aquí cómo:

1. En la página Inbox+ página, pulse en la barra de notificaciones de correo electrónico para desplegarla, haz clic en el enlace Crear tarea. Si la dirección de correo electrónico está vinculada a varias cuentas, podrá seleccionar la que desee.

2. Se abrirá la página Crear tarea . Los campos ya estarán rellenados a partir del correo electrónico del cliente:

• Cliente: el cliente que ha enviado el correo electrónico.
• Nombre de la tarea: el asunto del correo electrónico.
• Descripción: el cuerpo del correo electrónico.

3. Haga clic en el botón Crear tarea para guardarla. Una vez creada la tarea, la notificación pasa automáticamente a la pestaña Archivados de Inbox+.

Automatizar tareas dentro de un proyecto

Para saber cómo automatizar tareas dentro de proyectos, vaya aquí a la página Tareas en trabajos.

Creación de subtareas

Una tarea puede tener subtareas. Parecen listas de tareas pendientes. Las subtareas deben realizarse para que la tarea global esté completa. Las subtareas se añaden al crear o editar una tarea.

1. Una vez activada la opción Subtareas , aparecerá una casilla con un campo para una tarea. Introduzca el nombre de la subtarea o de la tarea.

2. Haga clic en Añadir subtarea para crear más elementos en la lista de comprobación.

3. Pulse CREAR TAREA o GUARDAR para conservar los cambios.

Una vez completada una subtarea, puede marcar la casilla situada junto a ella.

Verás el número de subtareas completadas y el número total de subtareas restantes en la columnaSUBTAREAS de la lista de tareas.

Añadir archivos a las tareas

Necesitará una carpeta con el nivel de acceso privado para adjuntar archivos a una tarea para un cliente específico (no puede hacerlo para más de un cliente a la vez).

• Para adjuntar archivos desde su computador, haga clic en ADJUNTAR DOCUMENTOS, seleccione Desde mi computador y, a continuación, localice los archivos que desea cargar. Puede cargar PDF, archivos de Word, archivos de Excel o imágenes. Para más detalles, vaya aquí. Los archivos adjuntos a las tareas se guardan en la carpeta seleccionada en la pestaña documentos en la subpestaña Privado .
• Para adjuntar archivos desde TaxDome, haga clic en ADJUNTAR DOCUMENTOS, seleccione Desde TaxDome, haz clic la carpeta y seleccione los archivos. Puede añadir cualquier archivo que ya esté en cargado a TaxDome.

Creación de tareas recurrentes

Para ver más vídeos prácticos, visite TaxDome Academy, nuestro centro en línea gratuito para ver
y aprender todo lo que necesita saber sobre TaxDome.

Las tareas recurrentes son las que se realizan con regularidad: Por ejemplo, llamar por teléfono a un cliente una vez a la semana, revisar el correo cada tres días, preparar determinados formularios fiscales anualmente.

Cuando se crea una tarea recurrente, los siguientes atributos se copian de la primera tarea:

• El nombre del cliente
• El nombre de la tarea
• Descripción de la tarea
• La tarea etiquetas
• Historia de la tarea
• Los asignatarios de la tarea
• Las subtareas (con todas las casillas desmarcadas)
• El programa de repeticiones (número de repeticiones elegidas menos una)

Nota El estado, los comentarios y los archivos adjuntos no se copian de la primera tarea.

Para configurar una tarea recurrente, siga los mismos pasos que para crear una tarea, pero active la casilla Repetir. Entonces podrás crear un calendario de tareas.

1. Seleccione la frecuencia con la que desea que se repita la tarea. Por defecto, una tarea se repite una vez a la semana. Puede repetirse cada x cantidad de días, semanas, meses o años.

2. Decida cuándo quiere que caduque la tarea. Puedes seleccionar una fecha concreta o el número de veces que quieres que se repita.

Una vez configurada una tarea recurrente, verás las fechas de inicio y vencimiento de la misma y cuántas hay en la cola.

También podrás identificar qué tareas se repetirán por el icono del reloj que aparece junto a los nombres en la lista de tareas.

Nota Las horas de inicio de las tareas recurrentes se ven afectadas por la configuración de su zona horaria.