Tareas (Básico): Crear tareas y deberes
Nuestra función Tareas te ayuda a gestionar tus tareas pendientes para asegurarte de que todo el mundo -incluido tú- se mantiene al día, lo que es crucial para cualquier asesoría fiscal. Las tareas no sólo te permiten saber qué es lo siguiente en tu agenda, sino también qué está gestionando el resto de tu equipo. Además, puedes automatizar tareas dentro de proyectos; de este modo, se generan automáticamente exactamente cuando lo necesitas.
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Crear tareas
En TaxDome, vemos las tareas como los pasos que hay que dar para completar un trabajo. trabajo puede incluir una serie de tareas tanto para tu equipo como para el cliente: mensajes, facturas, entradas de tiempo, propuestas, etc. Más información sobre la diferencia entre nuestras funciones proyectos, trabajos y Tareas.
Dado que hay tantas partes móviles en una práctica fiscal, hemos diseñado un sistema en el que puede automatizar tareas dentro de su proyectos. De este modo, las tareas se generan automáticamente a medida que un trabajo pasa de una etapa a otra dentro de un proyecto. Y si desea crear manualmente una tarea, también puede vincularla a un trabajo específico. Hay mucha flexibilidad.
Las tareas pueden ser creadas por un empresa Propietario de la Empresa , administrador, o cualquier empleado al que se le haya dado acceso a la cuenta o derechos de acceso para ver todas las cuentas.
Puede crear tareas de varias maneras:
- Añadir tareas independientes
- Añadir tareas para varios clientes
- Añadir detalles a las tareas
- Hacer tareas a partir de correos electrónicos
- Automatiza tareas dentro de las etapas de proyecto
Añadir tareas independientes
Para crear una tarea única, siga estos pasos:
1. Haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda y, a continuación, seleccione Tarea en el deslizable.
2. Agregue detalles a la tarea en la barra lateral derecha.
3. ¡Eso es todo! Haga clic en Crear tarea.
Añadir tareas para varios clientes
Si necesita crear la misma tarea para un grupo de clientes diferentes, utilice nuestra función masiva:
1. Vaya a Clientes > Cuentas, seleccione las casillas junto a las cuentas de cliente, haz clic Más acciones y seleccione Crear tarea en el desplegable.
2. Agregue detalles a la tarea en la barra lateral derecha.
3. ¡Eso es todo! Haga clic en Crear tarea.
Añadir detalles a las tareas
Añade más detalles a la tarea si es necesario:
a. Cuenta(s). Añade una cuenta de cliente o deja el campo Cliente en blanco si la tarea no es para un cliente concreto.
b. trabajo. Si sólo has seleccionado una cuenta en el paso anterior, podrás seleccionar un trabajo al que quieras vincular la tarea. Una tarea sólo puede vincularse a un trabajo .
c. Plantilla. Rellena la tarea con una de tus plantillas previamente guardadas. Haz clic en la lista Plantilla para seleccionar una plantilla (más información sobre plantillas de tareas aquí).
d. Asignatarios: Selecciona uno o más asignatarios de tareas. Puedes seleccionar miembros del Equipo o Roles:
- Miembros del equipo: Selecciona el nombre de un miembro del equipo o varios nombres.
-
Funciones: Selecciona un rol o roles de la cuenta. Una vez creado el trabajo a partir de la plantilla, todos los miembros del equipo asignados a los roles relevantes en una cuenta de cliente serán asignados al trabajo.
e. Nombre de la tarea. Rellenar este campo es obligatorio y será el nombre que veas en la lista de tareas y dentro del trabajo.
f. Estado. Los estados te ayudan a controlar en qué fase se encuentra una tarea. Una vez completada la tarea, tú o el miembro del equipo asignado podéis cambiar el estado a Completada.
g. Prioridad. Elige el nivel de prioridad: Baja, Alta, Media o Urgente. La prioridad por defecto es Media.
h. Descripción. Utiliza la descripción para documentar el progreso actual o los elementos abiertos. De esta forma, cuando abras la lista de tareas, podrás ver en qué estado se encuentran. Puedes utilizar formato de texto, emoji, viñetas, listas numeradas y también insertar enlaces. También puedes mencionar a los miembros de tu equipo para que sean notificados de la tarea sin tener que asignársela.
i. etiquetas. Éstas ayudan a categorizar tus tareas y a ordenarlas. Para saber más, ve a Utilizar etiquetas etiquetas cuentas y tareas.
j. Fecha de inicio, Fecha de vencimiento. Establecer fechas es opcional, pero puede ser una útil herramienta de gestión del tiempo. Recibirás un recordatorio por correo electrónico tres días antes de la fecha de vencimiento de la tarea. Y podrás identificar qué tareas están atrasadas por el icono del signo de exclamación que aparece junto a sus nombres en la lista de tareas.
k. Repetir. Haz que tu tarea se repita automáticamente (para ver cómo, ve aquí). No disponible, si la tarea está asignada a un rol. Aunque puedes configurar una tarea para que se repita cada mes, sacarás aún más partido incorporando tareas a trabajos (ver Automatizar tareas dentro de los proyectos).
l. Adjuntar documentos. Si sólo has seleccionado una cuenta en el paso 1, puedes adjuntar documentos en los que tú u otros miembros del equipo necesitéis trabajar (más detalles a continuación).
m. Subtareas. Tu tarea puede incluir tareas menores (más detalles abajo).
n. Vincular notas de cuenta. Si sólo has seleccionado una cuenta en el paso 1, puedes vincular notas de cuenta que puedan ayudar a tus compañeros a completar la tarea. Una vez vinculada la nota, podrás verla en Notas de la cuenta. (detalles en el artículo).
o. Crear tarea. Pulsa para completar la creación de la tarea.
Hacer tareas a partir de correos electrónicos
Es posible que desee crear una tarea a partir de un correo electrónico recibido de un cliente. Esto se hace fácilmente desde su Inbox+ centro de notificaciones. He aquí cómo:
1. En la página Inbox+ página, haz click en la barra de notificaciones de correo electrónico para expandirla, haz clic en el enlace Crear tarea. Si la dirección de correo electrónico está vinculada a varias cuentas, podrás seleccionar la que desees.
2. Se abrirá la barra lateral Crear tarea . Los campos ya se rellenarán desde el correo electrónico del cliente:
- Cliente: el cliente que ha enviado el correo electrónico.
- Nombre de la tarea: el asunto del correo electrónico.
- Descripción: el cuerpo del correo electrónico.
3. Haga clic en el botón Crear tarea para guardarla. Una vez creada la tarea, la notificación pasa automáticamente a la pestaña Archivados de Inbox+.
Automatiza tareas dentro de las etapas de proyecto
Para saber cómo automatizar tareas dentro de proyectos, vaya aquí a la página Tareas en trabajos.
Crear subtareas
Una tarea puede tener subtareas, que funcionan como una lista de tareas pendientes. Puedes añadir subtareas al crear o editar una tarea.
Nota. Las subtareas incompletas no impiden que la tarea se marque como completada.
Para crear una subtarea, sigue estos pasos:
1. Una vez activada la opción Subtareas , aparecerá una casilla con un campo para una tarea. Introduzca el nombre de la subtarea o de la tarea.
2. Haga clic en Añadir subtarea para crear más elementos en la lista de comprobación.
3. Haga clic en Crear tarea o Guardar para conservar los cambios.
Una vez completada una subtarea, puede marcar la casilla situada junto a ella.
Verás el número de subtareas completadas y el número total de subtareas restantes en la columnaSUBTAREAS de la lista de tareas.
Añadir archivos a las tareas
Necesitará una carpeta con el nivel de acceso privado para adjuntar archivos a una tarea para un cliente específico (no puede hacerlo para más de un cliente a la vez).
- Para adjuntar archivos desde su archivo computador, haga clic en Adjuntar documentos, seleccione De mi computadory, a continuación, localice los archivos que desea cargar. Puedes cargar PDF, archivos de Word, archivos de Excel o imágenes. Para obtener más detalles, haga clic aquí. Los archivos adjuntos a las tareas se guardan en la carpeta seleccionada en el documentos en la subpestaña Privado .
- Para adjuntar archivos desde TaxDome, haga clic en Adjuntar, seleccione De TaxDome, haz clic la carpeta y seleccione los archivos. Puede agregar cualquier archivo que ya esté cargado Para TaxDome.
Crear tareas recurrentes
Para ver más vídeos prácticos, visite TaxDome Academy, nuestro centro en línea gratuito para ver
y aprender todo lo que necesita saber sobre TaxDome.
Las tareas recurrentes son las que se realizan con regularidad: Por ejemplo, llamar por teléfono a un cliente una vez a la semana, revisar el correo cada tres días, preparar determinados formularios fiscales anualmente.
Cuando se crea una tarea recurrente, los siguientes atributos se copian de la primera tarea:
- El nombre del cliente
- El nombre de la tarea
- Descripción de la tarea
- La tarea etiquetas
- Historia de la tarea
- Los asignatarios de la tarea
- Las subtareas (con todas las casillas desmarcadas)
- El programa de repeticiones (número de repeticiones elegidas menos una)
Nota El estado, los comentarios y los archivos adjuntos no se copian de la primera tarea.
Para configurar una tarea recurrente, siga los mismos pasos que para crear una tarea, pero active la casilla Repetir. Entonces podrás crear un calendario de tareas.
1. Seleccione la frecuencia con la que desea que se repita la tarea. Por defecto, una tarea se repite una vez a la semana. Puede repetirse cada x cantidad de días, semanas, meses o años.
2. Decida cuándo quiere que caduque la tarea. Puedes seleccionar una fecha concreta o el número de veces que quieres que se repita.
Una vez configurada una tarea recurrente, verás las fechas de inicio y vencimiento de la misma y cuántas hay en la cola.
También podrás identificar qué tareas se repetirán por el icono del reloj que aparece junto a los nombres en la lista de tareas.
Nota Las horas de inicio de las tareas recurrentes se ven afectadas por la configuración de su zona horaria.