Campos personalizados (Avanzado): Crear, editar, eliminar
TaxDome proporciona todo un conjunto de campos CRM , pero puede que quieras crear algunos campos personalizados para añadir detalles sobre tus cuentas y contactos. Algunos ejemplos de campos personalizados para cuentas serían Dirección, Ciudad y Tipo; mientras que algunos ejemplos de campos personalizados para contactos podrían ser Cumpleaños y Mejor hora para llamar.
Tipos de campo personalizados
Puedes crear campos personalizados para cuentas o contactos. Un campo personalizado puede ser creado por unPropietario de la Empresa, administrador o miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar campos personalizados.
Para crear un campo personalizado en TaxDome, primero debe seleccionar el tipo. Seleccionar el tipo (como texto, número, URL) ayuda a evitar la introducción de datos incorrectos en el campo (por ejemplo, un campo de correo electrónico debe tener el formato example@email.com).
TaxDome Los campos personalizados admiten los siguientes tipos:
- Texto: Puede utilizarse para cualquier información adicional que necesites sobre tus clientes. Por ejemplo, puede que quieras añadir un Títulotrabajo o un campo personalizado Pronombre. Admite todos los símbolos.
- Fecha: Se puede utilizar para establecer fechas. Admite los formatos de fecha MMM-DD-AAAA, MMM/DD/AAAA, MM-DD-AAAA y MM/DD/AAAA para EE.UU. empresas. Para fuera de EE.UU. empresas, se aplicarán los formatos DD-MM-AAAA y DD/MM/AAAA. La fecha puede seleccionarse del calendario o introducirse manualmente. Más información sobre cómo cambiar los formatos de fecha.
- Desplegable: Se puede utilizar para seleccionar una o varias de las opciones disponibles. Puedes añadir tantas opciones como necesites. Estos campos personalizados admiten todos los símbolos. Hay dos subtipos de desplegables:
- Los desplegables de selección única permiten seleccionar sólo una opción de la lista.
- Los desplegables de selección múltiple permiten seleccionar cualquier número de opciones de la lista. Para activar los desplegables de selección múltiple, active Permitir selección múltiple.
- Correo electrónico: Se puede utilizar para añadir direcciones de correo electrónico para tu contacto, por ejemplo, una dirección de correo electrónico secundaria como la del trabajo o la personal. El acceso al portal, las notificaciones y la configuración de sincronización del correo electrónico pueden activarse y desactivarse para cada una de las direcciones de correo electrónico del contacto. Admite letras mayúsculas y minúsculas del alfabeto latino, así como dígitos y caracteres imprimibles (como signos de puntuación). El correo electrónico debe tener el formato email@example.com. Este tipo sólo está disponible para los campos personalizados de contacto.
- Números: Sirve para añadir números de teléfono, de la seguridad social, EIN, etc. Admite dígitos y los caracteres más, menos, coma y punto (es decir, "+", "-", "," y "." ).
- URL: Se puede utilizar para añadir URL: enlaces a redes sociales, sitios web, etc. El enlace debe escribirse en uno de los siguientes formatos: ejemplo.com, www.example.com o https://www.example.com.
- Usuario: Puede utilizarse para seleccionar a un miembro del equipo. Por ejemplo, puedes utilizarlo para almacenar información sobre preparadores de impuestos anteriores. Este tipo sólo está disponible para los campos personalizados de cuenta.
Si quieres establecer miembros específicos del equipo como preparadores fiscales, asesores, contables o gestores de cuentas para tus clientes, considera la posibilidad de utilizar roles de cuenta en lugar de campos personalizados. Esto te permitirá automatizar las asignaciones de tareas y trabajo .
Nota. Los miembros del equipo seleccionados en el tipo Usuario de los campos personalizados deben tener acceso a la cuenta.
Crear campos personalizados de cuenta
Puedes crear campos personalizados de cuenta desde la página Campos personalizados, desde la cuenta del cliente o al importar los datos de tu cliente a TaxDome.
Desde la página Campos personalizados
Puedes añadir campos personalizados de cuenta siempre que quieras:
1.Ve a Plantillas > Campos personalizados en el menú de la barra lateral, haz clic Añadir campo.
2. Introduzca un nombre para el campo (por ejemplo, EIN, SSN o Mejor hora para llamar)
3. Selecciona el tipo de campo, haz clic Guardar. Una vez que hayas creado el nuevo campo personalizado, estará disponible para todas tus cuentas.
Al importar
Cree nuevos campos personalizados para las cuentas mientras importa los datos de sus clientes a TaxDome:
1. Cuando hayas llegado a la fase de Asignar cuentas de tu importación, y no haya ningún campo personalizado que emparejar con un nombre de cabecera de columna que hayas utilizado en tu hoja de cálculo, en la columna Acción , selecciona Sincronizar campo. 2. Crea un nuevo campo personalizado seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable.
2. En Nombre del campo, introduce cómo quieres llamarlo; por ejemplo, Ciudad, Teléfono o Página web.
3. Selecciona el tipo de campo y haz clic en Guardar.
Una vez finalizada la importación, el nuevo campo personalizado estará disponible para todas sus cuentas.
Desde el perfil de un cliente
Dentro de una cuenta de cliente, ve a la pestaña Información, haz clic en Editar, haz clic clic en los tres puntos a la derecha de Información de cuenta y selecciona Añadir campo personalizado de cuenta. Introduce el nombre de tu nuevo campo personalizado, selecciona el tipo y haz clic Guardar. Una vez que hayas creado el nuevo campo personalizado, estará disponible para todas tus cuentas.
También puedes añadir campos personalizados del mismo modo al crear una cuenta nueva.
Crear campos personalizados de contacto
Puedes crear campos personalizados de contacto desde la página Campos personalizados o al importar los datos de tus clientes a TaxDome.
Desde la página Campos personalizados
Añade nuevos campos personalizados a tus contactos siempre que quieras:
1.Ve a Plantillas > Campos personalizados en la barra de menús de la barra lateral, luego cambia a la pestaña Contactos y haz clic en Añadir campo.
2. Introduce un nombre para el nuevo campo personalizado en Nombre del campo - por ejemplo, Cumpleaños, EIN, SSN o Mejor hora para llamar.
3. Selecciona el tipo de campo y haz clic en Guardar. Una vez que hayas creado el nuevo campo personalizado, estará disponible para todos tus contactos.
Al importar
Puede añadir campos personalizados a sus contactos cuando importe los datos de sus clientes a TaxDome:
1. Una vez que hayas llegado a la etapa Mapear contactos de tu importación, y no haya ningún campo personalizado que emparejar con un nombre de encabezado de columna que hayas utilizado en tu hoja de cálculo, en la columna Acción , selecciona Sincronizar campo.
2. Introduce el Nombre del campo; por ejemplo, Teléfono, Fecha de nacimiento o Correo electrónico.
3. Seleccione el tipo de campo y haga clic en Guardar.
Una vez finalizada la importación, el nuevo campo personalizado estará disponible para todos tus contactos.
Editar y eliminar campos personalizados
Siempre puedes gestionar los campos personalizados que hayas creado. Vaya a Plantillas > Campos personalizados en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, seleccione Contactos o Cuentas.
- Para editar: Haga clic en el icono del lápiz situado a la derecha del campo que desea editar y realice los cambios, haz clic Guardar.
- Cuando edite un campo personalizado de tipo desplegable, puede cambiar el orden de las opciones haciendo clic y manteniendo pulsado el icono de los seis puntos situado a la izquierda del nombre de la opción; para añadir más opciones, haga clic en Añadir opción; para eliminar algunas, haga clic en el icono de la papelera situado a la derecha del nombre de la opción.
- Para cambiar el orden en la cuenta de cliente Mantén pulsado el icono de seis puntos situado en el extremo izquierdo del campo y arrástralo.
- Para eliminar: haz click en el icono de la papelera situado a la derecha del campo que deseas eliminar y, a continuación, confirma. Una vez eliminado un campo, dejará de estar disponible en tus contactos o cuentas. Además, esto afecta a todas las plantillas en las que el campo personalizado se utilizaba como un shortcode.
Nota. No puedes cambiar el tipo de campo después de su creación. Si quieres editar el tipo de campo, elimina el campo personalizado y crea uno nuevo con otro tipo de campo.