CRM (Avanzado): Campos personalizados

TaxDome proporciona todo un conjunto de campos personalizados, pero es posible que también desee crear algunos propios. Los campos personalizados te permiten añadir detalles sobre tus cuentas y contactos. Algunos ejemplos de campos personalizados para cuentas serían Dirección, Ciudad y Tipo; ejemplos de campos personalizados para contactos podrían ser Cumpleaños y Mejor hora para llamar.

Un campo personalizado puede ser creado por un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o un miembro del equipo que tenga derechos de acceso a gestionar los campos personalizados.

Explicamos aquí:

• Campos personalizados de la cuenta
  • Añadir campos personalizados de la cuenta durante la importación
  • Añadir campos personalizados a la cuenta desde Configuración
  • Añadir campos personalizados desde el perfil de un cliente
  • Añadir campos personalizados a las cuentas existentes
• Campos personalizados de contacto
  • Añadir campos personalizados de contacto durante la importación
  • Añadir campos personalizados de contacto desde Configuración
  • Añadir campos personalizados a los contactos existentes
• Editar/eliminar campos personalizados
• Búsqueda del contenido de los campos personalizados
• Uso de campos personalizados como shortcodes
• Uso de campos personalizados de cuenta en facturas PDF

Campos personalizados de la cuenta

• Añadir campos personalizados de la cuenta durante la importación
• Añadir campos personalizados a la cuenta desde Configuración
• Añadir campos personalizados desde el perfil de un cliente
• Añadir campos personalizados a las cuentas existentes

Puede incluir detalles específicos sobre una cuenta rellenando campos personalizados. Dentro de una cuenta de cliente, vaya a la pestaña Información, haz clic en el enlace Editar. En Información de la cuenta, rellene los campos personalizados que desee que se añadan a la página Detalles de la cuenta , pulse el botón Continuar y haz clic Guardar.

Añadir campos personalizados de la cuenta durante la importación

Cree nuevos campos personalizados para las cuentas mientras importa los datos de sus clientes a TaxDome:

1. Una vez que haya llegado a la fase de Mapas de cuentas de la importación, es posible que vea que no hay ningún campo personalizado para emparejar con un nombre de encabezado de columna que haya utilizado en su hoja de cálculo. No se preocupe. Cree un nuevo campo personalizado seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable.

2. En Nombre del campo, introduzca el nombre que desee darle; por ejemplo, Ciudad, Tamaño o Sitio web.

3. Haz clic en Guardar.

Una vez completada la importación, el nuevo campo personalizado estará disponible para todas tus cuentas.

Añadir campos personalizados a la cuenta desde Configuración

También puede añadir campos personalizados de cuenta siempre que lo desee desde su configuración:

1.Vaya a Configuración, seleccione Campos personalizados, haz clic en + Añadir campo.

2. Introduzca un nombre para el campo (por ejemplo, EIN, SSN o Mejor hora para llamar), haz clic Guardar.

Rellene el nuevo campo personalizado yendo a la sección Crear cuenta de cliente o a la pestaña Información de la cuenta.

Añadir campos personalizados desde el perfil de un cliente

Dentro de la cuenta de un cliente, vaya a la pestaña Información, haga clic en el enlace Editar, haz clic en los tres puntos a la derecha de Información de cuenta y seleccione Añadir campo personalizado de cuenta. Rellene el nombre de su nuevo campo personalizado, haz clic Guardar.

 También puede añadir campos personalizados al crear una nueva cuenta.

Añadir campos personalizados a las cuentas existentes

Si quieres añadir campos personalizados a todas tus cuentas existentes, sigue estos pasos:

1. En primer lugar, exporte todas sus cuentas accediendo a la página Clientes y haciendo clic en Exportar cuentas. Recibirás un correo electrónico con un archivo CSV zip adjunto con todas tus cuentas.

2. Abra el archivo CSV y elimine todas las columnas de la hoja de cálculo excepto la columna del nombre de la cuenta. Añada columnas para los campos personalizados que desee añadir y rellene los datos.

3. Guarde la hoja de cálculo como archivo CSV.

4. cargar la hoja de cálculo a TaxDome haciendo clic en el botón Importar en el botón Clientes página.

5. Asignar los campos de la cuenta. Cree los campos personalizados correspondientes en TaxDome seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable. Más información añadir campos personalizados a la cuenta durante la importación.

6. Omita los demás pasos y haga clic en el último paso, Iniciar importación. No se crearán nuevas cuentas. En su lugar, los nuevos campos personalizados se añadirán a sus cuentas existentes.

Campos personalizados de contacto

• Añadir campos personalizados de contacto durante la importación
• Añadir campos personalizados de contacto desde Configuración
• Añadir campos personalizados a los contactos existentes

Los campos personalizados de contacto le permiten añadir detalles sobre sus contactos. Existen dos tipos de campos personalizados de contacto en TaxDome:

• Texto: Cualquier información adicional que necesite sobre sus clientes. Por ejemplo, puede que desee añadir un trabajo Título o un campo personalizado Cumpleaños .
• Correo electrónico: Es posible que desee utilizar estas opciones para añadir direcciones de correo electrónico para su contacto, por ejemplo, una dirección de correo electrónico secundaria como la del trabajo o personal. El acceso al portal, las notificaciones y los ajustes de sincronización del correo electrónico pueden activarse y desactivarse para cada una de las direcciones de correo electrónico del contacto. 

Sugerencia Las direcciones de correo electrónico introducidas en campos personalizados aparecerán en la búsqueda de contactos.

Añadir campos de contacto durante la importación

Añade campos personalizados a tus contactos cuando importas los datos de tus clientes a TaxDome:

1. Una vez que hayas llegado a la fase de asignación de contactos de tu importación, puede que te des cuenta de que no hay ningún nombre de propiedad de contacto que se empareje con un nombre de cabecera de columna que hayas utilizado en tu hoja de cálculo. No te preocupes. Crea un nuevo nombre de propiedad de contacto o un campo personalizado seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable.

2. Seleccione el tipo de campo: Texto o Correo electrónico, y, a continuación, introduzca el nombre de su campo. Por ejemplo, para un campo de texto, es posible que desee un Teléfono de día o un campo de contacto Cumpleaños .

3. Haz clic en Guardar.

Una vez realizada la importación, el nuevo campo personalizado estará disponible para todos tus contactos.

Añadir campos personalizados de contacto desde Configuración

Añade nuevos campos personalizados a tus contactos siempre que quieras:

1.Vaya a Configuración, seleccione Campos personalizados, luego Contactos y haz clic en + Añadir campo.

2. Selecciona el tipo de campo: Texto o Correo electrónico.

3. Introduzca un nombre para el nuevo campo personalizado en Nombre de campo -porejemplo, Cumpleaños, EIN, SSN o Mejor hora para llamar-haz clic Guardar.

Una vez que hayas creado el nuevo campo personalizado, estará disponible para todos tus contactos.

Añadir campos personalizados a los contactos existentes

1. En primer lugar, exporte todas sus cuentas: Vaya a su página de Clientes. En la sección Contactos, haz clic en Exportar contactos. Recibirás un correo electrónico con un archivo zip CSV adjunto de tus contactos.

2. Abra el archivo CSV y elimine todas las columnas de la hoja de cálculo excepto la columna del nombre del contacto. Añada columnas para los campos personalizados que desee crear y, a continuación, rellene los datos.

3. Guarde la hoja de cálculo como archivo CSV.

4. Para cargar la hoja de cálculo a TaxDome, vaya a su Clientes página. En la Contactos sección, haga clic en Importar. 

5. Omita los pasos para asignar campos de contactos. 6. Cree los campos personalizados correspondientes en TaxDome seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable. Más información sobre cómo añadir campos de contacto durante la importación.

6. Haz clic en Continuar y luego en Iniciar la importación en el último paso.

7. Haga clic en Fusionar duplicados para añadir los nuevos datos a los contactos existentes.

Editar/eliminar campos personalizados

Siempre puedes editar los campos personalizados que hayas creado. Ve a Configuración, selecciona Campos personalizados y, a continuación, elige Contactos o Cuentas.

• Para cambiar el nombre: haz clic en el icono del lápiz situado en el extremo derecho del campo que deseas editar, realiza los cambios y, a continuación, haz clic en Guardar.

• Para cambiar el orden: Mantenga pulsado el icono de movimiento situado en el extremo derecho del campo, arrástrelo y suéltelo, haz clic Guardar.

• Para eliminar: Haz clic en el icono de la papelera situado en el extremo derecho del campo que deseas eliminar y, a continuación, confirma. Una vez eliminado un campo, ya no estará disponible en tus contactos o cuentas. Además, esto afecta a todas las plantillas en las que el campo personalizado se utilizaba como shortcode.

Búsqueda del contenido de los campos personalizados

Puede buscar contenidos específicos de campos personalizados de contactos o cuentas utilizando una palabra clave en el campo de búsqueda deslizante de la izquierda:

• Escriba en el campo de búsqueda dentro de la sección Contactos o Cuentas . Pulsa Intro en el teclado para ver los resultados de la búsqueda. Haz clic en la x del campo de búsqueda para borrarlo.
• Haz clic en el botón de búsquedaen la barra lateral izquierda de cualquier página, escribe en el campo de búsqueda y, a continuación, revisa los resultados en las pestañas Cuentas y Contactos .

Uso de campos personalizados como shortcodes

Los campos personalizados también se utilizan como shortcodeso datos dinámicos, para añadir texto específico del destinatario, como el cumpleaños o el número de teléfono de una persona. En el siguiente cuadro, descubre dónde utilizar los campos personalizados de cuenta y contacto como shortcodes:

Campos personalizados de la cuenta	Correo electrónico masivo (en el asunto y/o en el cuerpo del texto) Plantillas de correo electrónico (en el asunto y/o en el cuerpo del texto) Plantillas de facturas Facturas masivas Facturas en PDF Plantillas de chat trabajo Plantillas Plantillas de contratos
Campos personalizados de contacto	Correos electrónicos masivos Plantillas de correo electrónico

Consejo Para sus clientes individuales, recomendamos añadir el nombre, apellidos y dirección de cada cliente como campos personalizados de la cuenta durante la importación. Esto permitirá utilizar esta información como shortcodes en plantillas de mensajes y contratos donde los campos de contacto no son compatibles.

Por ejemplo, si utiliza el campo personalizado Pago estimado de impuestos en una plantilla de correo electrónico, el destinatario recibirá un correo electrónico con su pago estimado de impuestos (si se ha rellenado ese campo personalizado en sus datos de contacto).

Uso de campos personalizados de cuenta en facturas PDF

Puede tener campos personalizados de cuenta en las facturas PDF. 

Vaya a la subpestaña empresa Detalles de la pestaña Configuración deempresa desde Configuración. En la sección Personalización de facturas, active los campos personalizados de cuenta que desee incluir en sus facturas PDF. Haga clic en Mostrar más para ver todos los campos personalizados de cuenta disponibles.