CRM (Avanzado): Campos personalizados

TaxDome proporciona todo un conjunto de campos personalizados, pero es posible que también desee crear algunos propios. Los campos personalizados te permiten añadir detalles sobre tus cuentas y contactos. Algunos ejemplos de campos personalizados para cuentas serían Dirección, Ciudad y Tipo; mientras que ejemplos de campos personalizados para contactos podrían ser Cumpleaños y Mejor hora para llamar.

Un campo personalizado puede ser creado por un usuario de empresa Propietario de la Empresa , administrador o un miembro del equipo que tenga derechos de acceso para gestionar campos personalizados.

Cubierto aquí:

Tipos de campo personalizados

Para crear un campo personalizado en TaxDome, primero debe seleccionar el tipo. Seleccionar el tipo (como texto, número, URL) ayuda a evitar la introducción de datos incorrectos en el campo (por ejemplo, un campo de correo electrónico debe tener el formato example@email.com).

TaxDome Los campos personalizados admiten los siguientes tipos:

  • Texto: este tipo de campos personalizados puede utilizarse para cualquier información adicional que necesite sobre sus clientes. Por ejemplo, puede que desee añadir un título atrabajo o un campo personalizado de pronombre. Admite todos los símbolos.
  • Fecha: este tipo se utiliza para establecer fechas. Admite los formatos de fecha MMM-DD-AAAA, MMM/DD/AAAA, MM-DD-AAAA y MM/DD/AAAA para EE.UU. empresas. Para fuera de EE.UU. empresas, se aplicarán los formatos DD-MM-AAAA y DD/MM/AAAA. La fecha puede seleccionarse en el calendario o introducirse manualmente. Más información sobre cómo cambiar los formatos de fecha.
  • Desplegable: este tipo se utiliza para seleccionar una o varias de las opciones disponibles. Puede añadir tantas opciones como necesite. Estos campos personalizados admiten todos los símbolos. Hay dos subtipos de desplegables:
    • Los desplegables de selección única permiten seleccionar sólo una opción de la lista.
    • Los desplegables de selección múltiple permiten seleccionar cualquier número de opciones de la lista. Para activar los desplegables de selección múltiple, active Permitir selección múltiple.

  • Correo electrónico: este tipo se utiliza para añadir direcciones de correo electrónico para su contacto; por ejemplo, una dirección de correo electrónico secundaria como la del trabajo o la personal. El acceso al portal, las notificaciones y los ajustes de sincronización del correo electrónico pueden activarse y desactivarse para cada una de las direcciones de correo electrónico del contacto. Admite letras mayúsculas y minúsculas del alfabeto latino, así como dígitos y caracteres imprimibles (como signos de puntuación). El correo electrónico debe tener el formato email@example.com. Este tipo sólo está disponible para los campos personalizados de contacto.
  • Número: este tipo se utiliza para añadir números de teléfono, de la seguridad social, EIN, etc. Admite dígitos y los caracteres más, menos, coma y punto (es decir, "+", "-", "," y "." ).
  • URL: este tipo se utiliza para añadir URL - enlaces a redes sociales, sitios web, etc. El enlace debe escribirse en uno de los siguientes formatos: ejemplo.com, www.example.com o https://www.example.com.
  • Usuario: este tipo se utiliza para seleccionar a un miembro del equipo. Por ejemplo, puede utilizarse para seleccionar un contable, un gestor o un revisor para una cuenta de cliente. Este tipo sólo está disponible para los campos personalizados de cuenta.
consejo

Nota Los miembros del equipo seleccionados en el tipo de usuario de los campos personalizados deben tener acceso a la cuenta.

Campos personalizados de la cuenta

Puede incluir detalles específicos sobre una cuenta rellenando campos personalizados. Dentro de una cuenta de cliente, vaya a la pestaña Información, haz clic en el enlace Editar. En Información de la cuenta, rellene los campos personalizados que desee que se añadan a la página Detalles de la cuenta , haga clic en Continuar y, a continuación, en Guardar.

Añadir campos personalizados a la cuenta durante la importación

Cree nuevos campos personalizados para las cuentas mientras importa los datos de sus clientes a TaxDome:

1. Una vez que haya llegado a la fase de asignación de cuentas de su importación, es posible que vea que no hay ningún campo personalizado para emparejar con un nombre de encabezado de columna que haya utilizado en su hoja de cálculo. No se preocupe. Cree un nuevo campo personalizado seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable.

2. En Nombre de campo, introduzca el nombre que desee darle; por ejemplo, Ciudad, Teléfono o Sitio web.

3. Seleccione el tipo de campo y haga clic en Guardar.

Una vez finalizada la importación, el nuevo campo personalizado estará disponible para todas sus cuentas.

Añadir campos personalizados de cuenta desde plantillas

También puede añadir campos personalizados de cuenta siempre que lo desee desde su configuración:

1.Vaya a Plantillas > Campos personalizados en la barra de menú de la izquierda, haz clic en + Añadir campo.

2. Introduzca un nombre para el campo (por ejemplo, EIN, SSN o Mejor hora para llamar)

3. Seleccione el tipo de campo, haz clic Guardar.

Rellene el nuevo campo personalizado yendo a la sección Crear cuenta de cliente o a la pestaña Información de la cuenta.

Añadir campos personalizados desde un perfil de cliente

Dentro de una cuenta de cliente, vaya a la pestaña Información, haga clic en Editar, haz clic en los tres puntos a la derecha de Información de cuenta y seleccione Añadir campo personalizado de cuenta. Introduzca el nombre de su nuevo campo personalizado, seleccione el tipo y haz clic Guardar.

 También puede añadir campos personalizados al crear una nueva cuenta.

Añadir campos personalizados a cuentas existentes

Si desea añadir campos personalizados a todas sus cuentas existentes, siga estos pasos:

1. En primer lugar, exporte todas sus cuentas. Para ello, ve a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, haz clic en los tres puntos a la derecha de la barra de búsqueda y selecciona Exportar cuentas. Recibirás un correo electrónico con un archivo zip adjunto con todas tus cuentas.

2. Abra el archivo CSV y elimine todas las columnas de la hoja de cálculo excepto la columna del nombre de la cuenta. Añada columnas para los campos personalizados que desee añadir y rellene los datos.

consejo

Consejo Para evitar perder sus datos, asegúrese de que el formato de los valores en las celdas corresponde a los formatos permitidos para cada tipo de campo personalizado.

3. Guarde la hoja de cálculo como archivo CSV.

4. cargar la hoja de cálculo a TaxDome haciendo clic en el botón Importar de la página Clientes > Cuentas .

5. Asigne los campos de la cuenta. Cree los campos personalizados correspondientes en TaxDome seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable. Más información sobre cómo añadir campos personalizados de cuenta durante la importación.

6. Omita los demás pasos y haga clic en el último paso, Iniciar importación. No se crearán nuevas cuentas. En su lugar, los nuevos campos personalizados se añadirán a sus cuentas existentes.

Campos personalizados de contacto

Los campos personalizados de contacto le permiten añadir detalles sobre sus contactos. Puede incluir detalles específicos sobre una cuenta rellenando los campos personalizados. En la página Clientes > Contactos, haga clic en el nombre del contacto. En Información de contacto, rellene los campos personalizados que desee añadir y haga clic en Guardar.

También puede editar los datos de contacto haciendo clic en el nombre del contacto en la página de información de la cuenta de cliente.

consejo

Consejo Las direcciones de correo electrónico introducidas en campos personalizados aparecerán en la búsqueda de contactos.

Añadir campos de contacto al importar

Puede añadir campos personalizados a sus contactos cuando importe los datos de sus clientes a TaxDome:

1. Una vez que hayas llegado a la fase de asignación de contactos de la importación, es posible que veas que no hay ningún nombre de propiedad de contacto que coincida con un nombre de encabezado de columna que hayas utilizado en la hoja de cálculo. No te preocupes. Crea un nuevo nombre de propiedad de contacto o campo personalizado seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable.

2. En Nombre de campo, introduzca cómo desea llamarlo; por ejemplo, Teléfono, Fecha de nacimiento o Correo electrónico.

3. Seleccione el tipo de campo y haga clic en Guardar.

Una vez finalizada la importación, el nuevo campo personalizado estará disponible para todos tus contactos.

Añadir campos personalizados de contacto desde plantillas

Añade nuevos campos personalizados a tus contactos siempre que quieras:

1.Vaya a Plantillas > Campos personalizados en la barra de menús de la izquierda, abra la pestaña Contactos y haga clic en + Añadir campo.


2. Introduzca un nombre para el nuevo campo personalizado en Nombre del campo ; por ejemplo, Cumpleaños, EIN, SSN o Mejor hora para llamar.

3. Seleccione el tipo de campo y haga clic en Guardar.


Una vez que hayas creado el nuevo campo personalizado, estará disponible para todos tus contactos.

Añadir campos personalizados a los contactos existentes

Si quieres añadir campos personalizados a todos tus contactos existentes, sigue estos pasos:

1. En primer lugar, exporta todos tus contactos: ve a Clientes > Contactos en la barra de menú de la izquierda y haz clic en Exportar contactos. Recibirás un correo electrónico con un archivo zip adjunto de tus contactos.

2. Abra el archivo CSV y elimine todas las columnas de la hoja de cálculo excepto la columna del nombre del contacto. Añada columnas para los campos personalizados que desee crear y, a continuación, rellene los datos.

consejo

Consejo Para evitar perder sus datos, asegúrese de que el formato de los valores en las celdas corresponde a los formatos permitidos para cada tipo de campo personalizado.

3. Guarde la hoja de cálculo como archivo CSV.

4. Para cargar la hoja de cálculo a TaxDome, vaya a Clientes > Contactos en la barra de menú de la izquierda, haz clic Importar

5. Omita los pasos para asignar campos de contacto. 6. Cree los campos personalizados correspondientes en TaxDome seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable. Más información sobre cómo añadir campos de contacto durante la importación.

6. Haga clic en Continuar y luego en Iniciar importación en el último paso.

7. Haga clic en Fusionar duplicados para añadir los nuevos datos a los contactos existentes.

Edición/eliminación de campos personalizados

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Buscar contenido de campos personalizados

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Uso de campos personalizados como shortcodes

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Uso de campos personalizados de cuenta en facturas PDF

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Uso de campos personalizados de contacto al solicitar IRS transcripciones

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