Añadir cuentas de clientes

A firm owner, admin or any employee with access rights to manage accounts can create new client accounts.

To create a new account:

1. Click New at the top, then select Account. You can click New on the Accounts page as well.

2. Select the account type, individual or company, then click Continue. 

3. On the Contacts tab, either link the existing contact or create a new one: enter the first and last name of the person associated with an account, then add their email. 

4. Click Create.

Advertencia

Para los nombres y apellidos, evita utilizar caracteres especiales que no puedan usarse en los nombres de directorio de Windows. Por ejemplo, evita utilizar signos de puntuación o caracteres especiales, como los dos puntos (:), las comillas dobles ("), la barra oblicua (/), la barra invertida (), la barra vertical o tubería (|), el signo de interrogación o el asterisco (*). Si lo haces, no podrás acceder a tus archivos a través de la unidad TaxDome .

Below, find out more about the numbered items in the New account sidebar.

Etapa 1 Información de la cuenta

La cuenta es una entidad con la que interactúas. Seleccione su tipo y algunos ajustes para su nueva cuenta.

a. Tipo de cliente: Si tu cliente es una empresa, selecciona Empresa. Si es una persona o una familia, selecciona Individual.

b. Nombre de la cuenta: Este nombre se mostrará en la página Clientes. Si dejas el campo vacío, se generará a partir del nombre y apellidos del contacto (o de un nombre de empresa en caso de crear una cuenta de empresa).

c. Nombre de la empresa: Este campo sólo se muestra cuando seleccionas Tipo de empresa. Se utilizará como nombre de la cuenta por defecto. 

d. Address: Enter the full address of the account.

e. Tags: Assign tags to categorize accounts. Here’s more about tags .

f. Team members: Give one or more team members access to an account by selecting them from the Team members drop-down. They’ll then receive a notification. By default, access to an account is given to the user who creates the account and to all employees with default account access .

g. Folder template: Apply a folder template that contains custom folders and subfolders. If you leave this field empty, a predefined folder structure with the Client uploaded documents top-level folder is created. Read more about folder templates .

h. Custom fields: If you have created custom fields for your accounts, they’re displayed here. Here you can learn about adding your own custom CRM fields .

Paso 2. Contactos Contactos

The actual people (aka clients) who have accounts on TaxDome are always identified by contacts: that is, a first and last name and email address. You need to add at least one contact to your account—either create a new or link the existing one.

a.  Link contacts: If you want to link an account to the contact that has been already added, click this link, start typing the contact name, then click Add. Otherwise, fill out the fields below to add a new contact.

b. Create contact: Create more contacts for this account.

c. Contact info: Enter client’s first and last name. Contact name is generated automatically using the default name format.

d. Email: A client won’t be able to access their portal unless their contact info includes their email address. 

e. Control access to the account for each contact by using the toggles (can be done later in bulk or individually ):

• Iniciar Sesión: Cuando está activado, el contacto puede acceder al portal de clientes TaxDome para entrar en la cuenta. Puedes activar la opción Iniciar Sesión pero elegir invitar a los clientes más tarde (consulta la sección sobre cómo añadir acceso al portal más abajo).

• Notify: When toggled on, the contact receives all system notifications (e.g., messages, invoices, organizers, etc.), all emails and bulk emails sent to the account from TaxDome, and all emails sent to the account via pipeline automation .

• Sincronización del correo electrónico: Cuando está activada, todos los correos electrónicos recibidos del contacto se mostrarán en tu Inbox+ así como en la pestaña Correo electrónico de la cuenta, y podrás responder al contacto desde TaxDome. Todo el historial entre tus direcciones de correo electrónico sincronizadas y la dirección de correo electrónico del contacto aparecerá automáticamente en TaxDome y podrás acceder a él en la pestaña Correo electrónico de la cuenta. 

f. Primary phone number: The client’s primary phone number. 

g. Address: Add the full address of the contact to ensure it is organized and easy to find.

h. Tags: Assign tags to categorize contacts. Here’s more about tags .

i. Custom fields: If you have created custom fields for your contacts, they’re displayed here. Learn how to add custom CRM fields .

j. Create: Click the button to create the account.

Acounts can be created by a firm owner, admin or any employee with access rights to manage accounts.  

Sigue estos pasos:

1. Start the uploading process in one of the ways described in Windows app: upload documents . Then, select the Create new account link at the bottom of the selection field.

2. Select the account type (individual or company) and fill the name fields.

   

3. In the Link contacts field, either link an existing contact or create a new contact by clicking Add contact at the bottom of the window: enter the first, last and contact name of the person associated with the account, then add their email and click Add.

4. Click Create.

Advertencia

For first and last names, avoid using special characters that can’t be used in Windows directory names. For example, avoid using punctuation marks or special characters, such as the colon (:), double quote (”), forward slash (/), backslash (), vertical bar or pipe (|), question mark or asterisk (*). If your folder names contain special characters, you won’t be able to access your files via the TaxDome drive.