CRM (Básico): Añadir cuentas de clientes
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Añada sus clientes a TaxDome de uno en uno o en bloque. Los clientes también pueden registrarse por su cuenta en su portal TaxDome .
Explicamos aquí:
- Creación de cuentas de clientes
- Vincular contactos al añadir cuentas
- Añadir acceso al portal a las cuentas
- Cómo desactivar el enlace de registro en el portal
- Ver activaciones pendientes y reenviar invitaciones
- ¿Cómo puedo saber si se han registrado nuevos clientes en TaxDome?
Creación de Cuentas de Clientes
Un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier empleado con derechos de acceso para gestionar cuentas puede crear una nueva cuenta de cliente.
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el botón +NUEVO de la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Cuenta en el menú desplegable.
2. Seleccione el tipo de cuenta, particular o empresa, haz clic Continuar.
3. En la pestaña Contactos, vincula el contacto existente o crea uno nuevo: introduce el nombre y los apellidos de la persona asociada a una cuenta y, a continuación, añade su correo electrónico.
3. Haz clic en Crear. ¡Y ya está!
Atención Para los nombres y apellidos, evite utilizar caracteres especiales que no puedan usarse en los nombres de directorio de Windows. Por ejemplo, evite utilizar signos de puntuación o caracteres especiales, como los dos puntos (:), las comillas dobles ("), la barra oblicua (/), la barra invertida (\), la barra vertical o tubería(|), el signo de interrogación o el asterisco (*). Si lo haces, no podrás acceder a tus archivos a través de la unidad TaxDome .
A continuación, encontrará más información sobre los elementos numerados de la ventana Nueva cuenta:
Etapa 1. Información de la cuenta
La cuenta es una entidad con la que interactúas. Seleccione su tipo y algunos ajustes para tu nueva cuenta.
1. Tipo de cliente: Si su cliente es una empresa, seleccione Empresa. Si es una persona o una familia, seleccione Individual. La diferencia es que para el tipo Empresa , puede rellenar el nombre y la dirección de la empresa.
2. Nombre de la cuenta: Este nombre se mostrará en la página Clientes. Si deja el campo vacío, se generará a partir del nombre y apellidos del contacto (o de un nombre de empresa en caso de crear una cuenta de empresa).
3. Nombre de la empresa: Este campo sólo se muestra cuando se selecciona Tipo de empresa . Se utilizará como nombre de la cuenta por defecto.
4.Etiquetas: Asigne etiquetas para categorizar las cuentas. Aquí encontrará más información sobre etiquetas.
5. Miembros del equipo: Conceda acceso a una cuenta a uno o varios miembros del equipo seleccionándolos en la lista desplegable Miembros del equipo. Recibirán una notificación. Por defecto, el acceso a una cuenta se concede al usuario que crea la cuenta y a todos los empleados con acceso a la cuenta por defecto.
6. Plantilla de carpetas: Aplique una plantilla de carpeta que contenga carpetas y subcarpetas personalizadas. Si deja este campo vacío, se creará una estructura de carpetas predefinida con la carpeta de nivel superior Documentos de cliente cargado . Más información sobre las plantillas de carpetas.
7. Campos personalizados: Si ha creado campos personalizados para sus cuentas, se muestran aquí. Aquí puedes aprender a añadir tus propios campos personalizados de CRM.
Paso 2. Contactos Contactos
Las personas reales (también conocidas como clientes) que tienen cuentas en TaxDome siempre se identifican mediante contactos: es decir, un nombre, un apellido y una dirección de correo electrónico. Tienes que añadir al menos un contacto a tu cuenta, ya sea creando uno nuevo o vinculando el existente.
1. Vincular contacto existente: Si desea vincular una cuenta al contacto ya añadido, haga clic en este enlace, comience a escribir el nombre del contacto, haz clic Añadir. De lo contrario, rellene los campos siguientes para añadir un nuevo contacto.
2. Información de contacto: Introducir la información personal de los clientes le garantiza que tendrá sus datos a mano, como el número de teléfono o la dirección postal. En el caso de los particulares, el nombre y los apellidos introducidos aquí se utilizarán como nombre de la cuenta por defecto.
3. Correo electrónico: Un cliente no podrá acceder a su portal a menos que su información de contacto incluya su dirección de correo electrónico.
4. Controla el acceso a la cuenta de cada contacto mediante los conmutadores:
- Iniciar Sesión: Cuando está activado, el contacto puede acceder al portal de clientes TaxDome para entrar en la cuenta. Puede activar Iniciar Sesión , pero elegir invitar a los clientes más tarde (consulte la sección sobre cómo añadir acceso al portal más adelante).
- NOTIFICAR: Cuando está activado, el contacto recibe todas las notificaciones del sistema (por ejemplo, mensajes, facturas, formularios, etc.), todos los correos electrónicos y correos masivos enviados a la cuenta desde TaxDome, y todos los correos electrónicos enviados a la cuenta a través de la automatización deproyecto .
- SINCRONIZAR: Cuando está activado, todos los correos electrónicos recibidos del contacto se mostrarán en tu Inbox+ así como en la pestaña correo electrónico de la cuenta, y podrás responder al contacto desde TaxDome. Todo el historial entre tus direcciones de correo electrónico sincronizadas y la dirección de correo electrónico del contacto aparecerá automáticamente en TaxDome y podrás acceder a él en la pestaña Correo electrónico de la cuenta.
5. Campos personalizados: Si has creado campos personalizados para tus contactos, se muestran aquí. Aprende a añadir campos personalizados de CRM.
6. etiquetas: Asigna etiquetas para categorizar los contactos. Aquí tienes más información sobre etiquetas.
7. Crear: Haz clic en el botón para crear una cuenta en TaxDome.
Añadir acceso al portal a las cuentas
Si activó el botón Iniciar Sesión para el correo electrónico del contacto al crear la cuenta, le pedirá que lo invite a través del portal de clientes.
Para añadir un mensaje personalizado a la invitación, escriba en el campo Mensaje personal , haz clic Enviar.
También puede activar el acceso al portal pero optar por no enviar una invitación de inmediato haciendo clic en Omitir; de este modo, podrá trabajar en la cuenta (cargar documentos, añadir proyectos, crear tareas, etc.) antes de que el contacto visite el portal.
Si no has agregado el acceso al portal a las cuentas mientras las creaba, puedes hacerlo en cualquier momento:
1. Ve a la pestaña Información del perfil del cliente (disponible una vez que hayas creado una cuenta).
2. Si ya has vinculado la cuenta a uno o varios contactos, los verás en la sección Contactos . Active el botón Iniciar Sesión junto a cada contacto al que desee dar acceso al portal.
3. Para añadir un mensaje personalizado a tu invitación, escribe en el campo Mensaje personalizado de la ventana emergente y haz clic en Enviar.
Nota Si un contacto está vinculado a varias cuentas, deberá dar acceso al portal a cada una de ellas. De este modo, podrán cambiar de una cuenta a otra una vez que hayan iniciado sesión.
Una vez que el cliente recibe una invitación por correo electrónico a su portal TaxDome , deberá activar la cuenta. El cliente hace clic en el enlace del correo electrónico y luego crea una contraseña. Puedes ver qué clientes no han activado aún sus cuentas y volver a invitarlos navegando a Clientes, y seleccionando la subpestaña de Activación Pendiente en la pestaña de Cuentas .
Cómo desactivar el enlace de registro en el portal
Ve aquí.
¿Cómo puedo saber si se han registrado nuevos clientes en TaxDome?
Una vez que un cliente configura una cuenta de TaxDome , todos los miembros del equipo asignados reciben una notificación en su Inbox+ y un correo electrónico. Haga clic en el enlace Ir a... para revisar el perfil del nuevo cliente.
