Campos personalizados (Avanzado): Editar, buscar, formas de uso

Aprenda todo lo que necesita saber sobre la gestión de campos personalizados: cómo editarlos, así como buscarlos, utilizar campos personalizados en diferentes secciones del portal y eliminarlos.

Cubierto aquí:

• Edición y eliminación de campos personalizados
• Cambiar el tipo de campo personalizado
• Buscar contenido de campos personalizados
• Uso de campos personalizados como shortcodes
• Utilización de campos personalizados de cuenta en las facturas de PDF
• Uso de campos personalizados de contacto al solicitar IRS transcripciones

Edición y eliminación de campos personalizados

Siempre puedes gestionar los campos personalizados que hayas creado. Vaya a Plantillas > Campos personalizados en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, seleccione Contactos o Cuentas.

• Para editar: Haga clic en el icono del lápiz situado a la derecha del campo que desea editar y realice los cambios, haz clic Guardar.
  • Cuando edite un campo personalizado de tipo desplegable, puede cambiar el orden de las opciones haciendo clic y manteniendo pulsado el icono de los seis puntos situado a la izquierda del nombre de la opción; para añadir más opciones, haga clic en Añadir opción; para eliminar algunas, haga clic en el icono de la papelera situado a la derecha del nombre de la opción.
• Para cambiar el orden: Mantenga pulsado el icono de los seis puntos situado en el extremo izquierdo del campo, arrástrelo y suéltelo, haz clic Guardar.
• Para eliminar: Haga clic en el icono de la papelera situado en el extremo derecho del campo que desea eliminar y, a continuación, confirme. Una vez eliminado un campo, dejará de estar disponible en tus contactos o cuentas. Además, esto afecta a todas las plantillas en las que se utilizó el campo personalizado como shortcode.

Nota. No puede editar el tipo de campo después de su creación. Si desea editar el tipo de campo, elimine el campo personalizado y cree uno nuevo con otro tipo de campo.

Cambiar el tipo de campo personalizado

Si desea cambiar el tipo de campo personalizado para todas sus cuentas existentes, siga estos pasos:

1. En primer lugar, exporte todas sus cuentas. Para ello, vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, haga clic en los tres puntos a la derecha de la barra de búsqueda y seleccione Exportar cuentas. Recibirás un correo electrónico con un archivo CSV zip adjunto con todas tus cuentas.

2. cargar la hoja de cálculo de nuevo a TaxDome haciendo clic en el botón Importar de la página Clientes .

3. Asigne los campos de la cuenta. Cree los campos personalizados correspondientes en TaxDome seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable y seleccionando el nuevo tipo de campo. Más información sobre cómo añadir campos personalizados de cuenta durante la importación.

4. Omita el Paso 3 (Configuración) y asigne los campos de contactos. 5. Cree los campos personalizados correspondientes en TaxDome seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable y seleccionando el nuevo tipo de campo. Más información sobre cómo añadir campos de contacto durante la importación.

5. Haga clic en Continuar y luego en Iniciar importación en el último paso. No se crearán nuevas cuentas. En su lugar, los nuevos campos personalizados se añadirán a sus cuentas existentes.

6. En la página Cuentas > Contactos, haz clic en Fusionar duplicados para añadir los nuevos datos a los contactos existentes.

Buscar contenido de campos personalizados

Puede buscar contenidos específicos de campos personalizados de contactos o cuentas utilizando una palabra clave en el campo de búsqueda deslizante de la izquierda:

• Escriba en el campo de búsqueda dentro de las páginas Clientes > Contactos o Clientes > Cuentas . Pulsa Intro en el teclado para ver los resultados de la búsqueda. Haga clic en la x del campo de búsqueda para borrarlo.
• Haga clic en el botón de búsqueda en la parte superior izquierda de cualquier página, escriba en el campo de búsqueda y, a continuación, revise los resultados en las pestañas Cuentas y Contactos .

Nota. No puede buscar campos personalizados de los tipos Usuario y Fecha. Más información sobre los tipos de campos personalizados.

Uso de campos personalizados como shortcodes

Los campos personalizados también se utilizan como shortcodeso datos dinámicos, para añadir texto específico del destinatario, como el cumpleaños o el número de teléfono de una persona. En el siguiente cuadro, descubre dónde utilizar los campos personalizados de cuenta y contacto como shortcodes:

Consejo Para sus clientes individuales, le recomendamos que añada el nombre, apellidos y dirección de cada cliente como campos personalizados de la cuenta durante la importación. Esto permitirá utilizar esta información como shortcodes en plantillas de mensajes y propuestas en las que no se admiten campos de contacto.

Por ejemplo, si utiliza el campo personalizado Pago estimado de impuestos en una plantilla de correo electrónico, el destinatario recibirá un correo electrónico con su pago estimado de impuestos (si se ha rellenado ese campo personalizado en sus datos de contacto).

Uso de campos personalizados de contacto al solicitar IRS transcripciones

Puede utilizar los campos personalizados de los contactos para simplificar la solicitud de transcripciones a IRS . Una vez que haya añadido campos personalizados a los contactos y los haya rellenado, esta información se puede transferir automáticamente a los campos correspondientes cuando solicite transcripciones.