Campos personalizados (Avanzado): Actualizar, buscar, formas de uso

Learn everything you need to know about managing custom fields: how to update them for client accounts, search by their content and use custom fields in different portal sections as shortcodes.

Actualizar campos personalizados

Una vez creados los campos personalizados, ya se añaden a cada cuenta de cliente. Puedes rellenarlos manualmente desde el perfil del cliente o en bloque utilizando la herramienta Importar . También puedes utilizar respuestas formulario para transferir los datos obtenidos a las cuentas/contactos. 

Del perfil de un cliente

Para actualizar un campo personalizado de la cuenta desde el perfil de un cliente:

1. Abre el perfil de cliente y pasa a la pestaña Información . 2. En la sección Detalles de cuenta , haz clic en Editar.

2. Actualiza los valores de los campos personalizados, haz clic en Continuar y, a continuación, en Guardar.

Para actualizar un campo personalizado de contacto:

1. Desde el perfil de un cliente o desde la página Contactos , abre la barra lateral de contactos.

2. Actualiza los valores de los campos personalizados y haz clic en Guardar.

A granel

Para actualizar o rellenar varios valores de campos personalizados a la vez:

1. Exporta las cuentas o contactos para los que necesites actualizar los campos personalizados.

2. En la hoja de cálculo con los datos exportados, elimina todas las columnas excepto las que contengan nombres de cuentas o contactos.

3. Añade columnas para los campos personalizados que necesites, rellena los datos y guarda el archivo CSV.

Consejo Para evitar perder sus datos, asegúrese de que el formato de los valores en las celdas corresponde a los formatos permitidos para cada tipo de campo personalizado.

4. Utiliza el archivo CSV para importar cuentas o contactos a TaxDome. Asigna las columnas añadidas a campos personalizados en TaxDome o crea nuevos campos personalizados a los que asignar estas columnas. 

5. Omite todos los demás pasos de la importación. Una vez finalizada la importación:

• Para las cuentas: No se crean cuentas duplicadas. Los campos personalizados de las cuentas existentes se actualizan.
• Para los contactos: Se crean contactos duplicados. Para incluir los valores de los campos personalizados de los contactos existentes, ve a Clientes > Contactos en el menú de la barra lateral, haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha y haz clic en Fusionar duplicados.

Buscar por contenido de campo personalizado

Puedes buscar contenido específico de campos personalizados de contactos o cuentas utilizando una palabra clave:

• Escriba en el campo de búsqueda dentro de las páginas Clientes > Contactos o Clientes > Cuentas . Pulsa Intro en el teclado para ver los resultados de la búsqueda. Haga clic en la x del campo de búsqueda para borrarlo.
• Haz clic en el botón de búsqueda en la parte superior de cualquier página, escribe en el campo de búsqueda y, a continuación, revisa los resultados en las pestañas Cuentas y Contactos .

Nota. No puede buscar campos personalizados de los tipos Usuario y Fecha. Más información sobre los tipos de campos personalizados.

Utilizar campos personalizados

Custom CRM fields not only allow you to store and display unique data tailored to your business needs. They can be used as shortcodes throughout the system, included in PDF invoices, or referenced when requesting IRS transcripts.

En shortcodes

Custom fields are used as shortcodes, or dynamic data, to add recipient-specific text, such as a person’s birthday or phone number when communicating with clients or working on jobs for them. It's extremely useful when using templates and/or sending emails, messages, invoices etc. in bulk.

In the chart below, find out where to use account and contact custom fields as shortcodes:

Consejo Para sus clientes individuales, le recomendamos que añada el nombre, apellidos y dirección de cada cliente como campos personalizados de la cuenta durante la importación. Esto permitirá utilizar esta información como shortcodes en plantillas de mensajes y propuestas en las que no se admiten campos de contacto.

Por ejemplo, si utiliza el campo personalizado Pago estimado de impuestos en una plantilla de correo electrónico, el destinatario recibirá un correo electrónico con su pago estimado de impuestos (si se ha rellenado ese campo personalizado en sus datos de contacto).

Al solicitar IRS transcripciones

Puede utilizar los campos personalizados de los contactos para simplificar la solicitud de transcripciones a IRS . Una vez que haya añadido campos personalizados a los contactos y los haya rellenado, esta información se puede transferir automáticamente a los campos correspondientes cuando solicite transcripciones.