Utilizar campos personalizados

Aprenda todo lo que necesita saber sobre la gestión de campos personalizados: cómo actualizarlos para cuentas de clientes, buscar por su contenido y usar campos personalizados en diferentes secciones del portal como shortcodes .

Actualizar campos personalizados

Una vez que hayas creado campos personalizados, estos ya se añaden a todas las cuentas de clientes. Puedes rellenarlos manualmente desde el perfil del cliente o de forma masiva utilizando la herramienta Importar. También puedes utilizar formulario para transferir los datos obtenidos a cuentas/contactos .  

Del perfil de un cliente

Para actualizar un campo personalizado de la cuenta desde el perfil de un cliente:

1. Abre el perfil del cliente y cambia a la pestaña Información. En la sección Información de la cuenta, haz clic en Editar.

2. Actualiza los valores de los campos personalizados, haz clic en Continuar y, a continuación, haz clic en Guardar.

Para actualizar un campo personalizado de contacto:

1. Desde el perfil de un cliente o desde la página páginaContactos, abre la barra lateral de contactos.

2. Actualiza los valores de los campos personalizados y haz clic en Guardar.

A granel

Para actualizar o rellenar varios valores de campos personalizados a la vez:

1. Exporta las cuentas o los contactos cuyos campos personalizados debas actualizar.

2. En la hoja de cálculo con los datos exportados, elimina todas las columnas excepto las que contengan nombres de cuentas o contactos.

3. Añade columnas para los campos personalizados que necesites, rellena los datos y guarda el archivo CSV.

Consejo

Para evitar perder tus datos, asegúrate de que el formato de los valores en las celdas se corresponde con los formatos permitidos para cada tipo de campo personalizado.

4. Utiliza el archivo CSV para importar cuentas o contactos a TaxDome. Asigna las columnas añadidas a campos personalizados en TaxDome crea nuevos campos personalizados a los que asignar estas columnas. 

5. Omite todos los demás pasos de la importación. Una vez finalizada la importación:

• Para las cuentas: No se crean cuentas duplicadas. Los campos personalizados de las cuentas existentes se actualizan.

• Para los contactos: Se crean contactos duplicados. Para incluir los valores de los campos personalizados de los contactos existentes, ve a Clientes > Contactos en el menú de la barra lateral, haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha y haz clic en Fusionar duplicados.

Buscar por contenido de campo personalizado

Puedes buscar contenido específico de campos personalizados de contactos o cuentas utilizando una palabra clave:

• Escribe en el campo de búsqueda dentro de las páginas Clientes > Contactos o Clientes > Cuentas. Presiona Intro en tu teclado para ver los resultados de la búsqueda. Haz clic en la X del campo de búsqueda para borrarlo.

• Pulsa el botón de búsqueda en la parte superior de cualquier página, escribe en el campo de búsqueda y, a continuación, revisa los resultados en las pestañas Cuentas y Contactos.

Nota

No puedes buscar campos personalizados del tipo fecha. Más información sobre tipos de campos personalizados .

Utilizar campos personalizados

Custom CRM fields not only allow you to store and display unique data tailored to your business needs. They can be used as shortcodes throughout the system, included in PDF invoices , or referenced when requesting IRS transcripts.

En shortcodes

Custom fields are used as shortcodes , or dynamic data, to add recipient-specific text, such as a person’s birthday or phone number when communicating with clients or working on jobs for them. It’s extremely useful when using templates and/or sending emails, messages, invoices etc. in bulk.

En la siguiente tabla, descubra dónde utilizar los campos personalizados de cuenta y contacto. shortcodes :

Consejo

For your individual clients, we recommend adding each client’s first name, last name and address as account custom fields during import. This will allow using this info as shortcodes in message and proposal templates where contact fields are not supported.

Por ejemplo, si utilizas el campo personalizado Pago estimado de impuestos en una plantilla de correo electrónico, el destinatario recibirá un correo electrónico con su pago estimado de impuestos (si se ha rellenado ese campo personalizado en sus datos de contacto).

Al solicitar IRS transcripciones

Puedes utilizar campos personalizados de contacto para simplificar la solicitud IRS . Una vez que hayas añadido campos personalizados a los contactos y los hayas rellenado, esta información se puede transferir automáticamente a los campos correspondientes cuando solicites transcripciones. 

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