Utilizar campos personalizados

Aprenda todo lo que necesita saber sobre la gestión de campos personalizados: cómo actualizarlos para cuentas de clientes, buscar por su contenido y usar campos personalizados en diferentes secciones del portal como shortcodes .

Actualizar campos personalizados

Once you have  created custom fields, they are already added to every client account. You can manually fill them out from the client’s profile or in bulk by using the Import tool. You can also use organizer answers to transfer the obtained data to accounts/contacts . 

Del perfil de un cliente

Para actualizar un campo personalizado de la cuenta desde el perfil de un cliente:

1. Open the client profile and switch to the Info tab. In the Account info section, click Edit.

2. Actualiza los valores de los campos personalizados, haz clic en Continuar y, a continuación, haz clic en Guardar.

Para actualizar un campo personalizado de contacto:

1. Desde el perfil de un cliente o desde la página páginaContactos, abre la barra lateral de contactos.

2. Actualiza los valores de los campos personalizados y haz clic en Guardar.

A granel

Para actualizar o rellenar varios valores de campos personalizados a la vez:

1. Export accounts or contacts for which you need to update custom fields.

2. En la hoja de cálculo con los datos exportados, elimina todas las columnas excepto las que contengan nombres de cuentas o contactos.

3. Añade columnas para los campos personalizados que necesites, rellena los datos y guarda el archivo CSV.

Consejo

Para evitar perder tus datos, asegúrate de que el formato de los valores en las celdas se corresponde con los formatos permitidos para cada tipo de campo personalizado.

4. Use the CSV file to import accounts or contacts to TaxDome. Map added columns to custom fields in TaxDome or create new custom fields to map these columns to. 

5. Omite todos los demás pasos de la importación. Una vez finalizada la importación:

• Para las cuentas: No se crean cuentas duplicadas. Los campos personalizados de las cuentas existentes se actualizan.

• Para los contactos: Se crean contactos duplicados. Para incluir los valores de los campos personalizados de los contactos existentes, ve a Clientes > Contactos en el menú de la barra lateral, haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha y haz clic en Fusionar duplicados.

Buscar por contenido de campo personalizado

Puedes buscar contenido específico de campos personalizados de contactos o cuentas utilizando una palabra clave:

• Type in the search field within the Clients > Contacts or Clients > Accounts pages. Press enter on your keyboard to view your search results. Click the X in the search field to clear it.

• Pulsa el botón de búsqueda en la parte superior de cualquier página, escribe en el campo de búsqueda y, a continuación, revisa los resultados en las pestañas Cuentas y Contactos.

Nota

You can’t search for custom fields of the date type. Read more about custom field types .

Utilizar campos personalizados

Custom CRM fields not only allow you to store and display unique data tailored to your business needs. They can be used as shortcodes throughout the system, included in PDF invoices , or referenced when requesting IRS transcripts.

En shortcodes

Custom fields are used as shortcodes , or dynamic data, to add recipient-specific text, such as a person’s birthday or phone number when communicating with clients or working on jobs for them. It’s extremely useful when using templates and/or sending emails, messages, invoices etc. in bulk.

En la siguiente tabla, descubra dónde utilizar los campos personalizados de cuenta y contacto. shortcodes :

Consejo

For your individual clients, we recommend adding each client’s first name, last name and address as account custom fields during import. This will allow using this info as shortcodes in message and proposal templates where contact fields are not supported.

Por ejemplo, si utilizas el campo personalizado Pago estimado de impuestos en una plantilla de correo electrónico, el destinatario recibirá un correo electrónico con su pago estimado de impuestos (si se ha rellenado ese campo personalizado en sus datos de contacto).

Al solicitar IRS transcripciones

You can use contact custom fields to simplify requesting IRS transcripts . Once you have custom fields added to contacts and filled in, this info can automatically be transferred to the corresponding fields when you request transcripts. 

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