Integración de QuickBooks (Avanzada): Manejar los problemas de sincronización

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Explicamos aquí:

• Tipos de problemas de sincronización, explicados
• Cómo solucionar problemas comunes relacionados con facturas, pagos, reembolsos, gastos y servicios
• Cómo revisar y solucionar los problemas relacionados con las cuentas
• Cómo revisar y solucionar problemas relacionados con las facturas

Intentamos proporcionar una sincronización fluida entre TaxDome y QuickBooks. Sin embargo, ocasionalmente ocurren problemas de sincronización. empresa Propietario de la Empresa y los administradores siempre reciben notificaciones sobre errores de sincronización de QuickBooks y pueden solucionarlos. 

Tipos de problemas de sincronización, explicados

Si te da un error, presta atención a estas posibles razones, para que puedas solucionarlo:

• Los datos de tu cuenta TaxDome no coinciden con los de QuickBooks.
• La sincronización de QuickBooks con TaxDome fue desactivada en QuickBooks.
• Has editado/borrado una entrada de QuickBooks que se había sincronizado anteriormente con TaxDome.

Para revisar y manejar los problemas de sincronización, haz clic en el banner naranja de la parte superior o ve a tu TaxDome Configuración de la barra lateral izquierda, selecciona Integraciones en la barra de menú, ve a QuickBooks, luego revisa la sección de Errores de QuickBooks. 

Errores:

• Cuentas: Son errores causados por la no coincidencia de los datos de los clientes de TaxDome y QuickBooks.
• Facturas: Son errores provocados porque los datos de TaxDome Facturas y QuickBooks Facturas no coinciden. Por ejemplo, si ha cambiado manualmente un número de factura de TaxDome , es posible que tenga que duplicar el número de factura en QuickBooks.
• Pagos: Son errores causados cuando no coinciden los datos de Pago de TaxDome y QuickBooks. 
• Reembolsos: Son errores causados al no coincidir los datos de Reembolso TaxDome y QuickBooks.
• Gastos: Se trata de errores provocados por la falta de coincidencia de los datos de las tarifas de procesamiento de pagos de Stripe y de los gastos de QuickBooks.
• Servicios: Son errores causados por la no coincidencia de los datos de TaxDome y QuickBooks Productos/Servicios.

Cómo solucionar problemas comunes relacionados con facturas, pagos, reembolsos, gastos y servicios

Dispones de las siguientes opciones para intentar solucionar los errores de las Facturas, Pagos, Reembolsos, Gastos, y Servicios:

• Resync: Intenta sincronizar las entradas de nuevo. Puedes hacer esto después de haber realizado cambios en los datos de QuickBooks. Si la sincronización no tiene éxito, el problema seguirá siendo visible en la lista. 
  • Si tiene problemas con los pagos, en su cuenta de QuickBooks Online, haga clic en el icono de engranaje de la parte superior derecha, vaya a Todas las listas y, a continuación, a Métodos de pago. Haga clic en Editar junto a Tarjeta de crédito, seleccione la casilla de verificación y haga clic en Guardar. Ahora puede seleccionar Resincronizar en TaxDome.

• Omitir: No intentes sincronizar una tercera vez. Si lo haces, no se te notificará del problema.
• Borrar: Esta opción sólo está disponible para los Servicios. Al seleccionarla, usted elimina los servicios que fallan de TaxDome. Luego, puede arreglarlo 1) editando la cuenta de ingresos de Servicios, 2) creando un nuevo Servicio, y sincronizándolo con QuickBooks.

Cómo revisar y solucionar los problemas relacionados con las cuentas

Las facturas y los pagos de tus clientes pueden sincronizarse automáticamente con QuickBooks sólo si los datos de tu cuenta de cliente de TaxDome y QuickBooks coinciden. Al añadir un cliente, TaxDome busca el mismo cliente en QuickBooks. Si no encuentras un cliente de QuickBooks con datos coincidentes, se muestra un mensaje de error.

También obtendrás un error si la cuenta de QuickBooks que se ha sincronizado con la cuenta TaxDome se ha eliminado en QuickBooks. Podrás seleccionar otra cuenta para sincronizar o decidir no sincronizar los datos relacionados con la cuenta TaxDome .

Para revisar y arreglar los problemas relacionados con la cuenta, ve a tu Configuración de TaxDome en la barra lateral izquierda, selecciona Integraciones en la barra de menú, ve a QuickBooks, y luego revisa la sección Erroresde QuickBooks . Están disponibles las siguientes opciones:

• Selecciona el nombre del cliente de la lista de clientes de QuickBooks disponibles: Escribe el nombre del cliente en la columna ACCIÓN , selecciónalo cuando aparezca y haz clic en ENVIAR.
• Crear nuevo cliente en QuickBooks: Si no encuentra una coincidencia exacta para su cliente entre sus clientes de QuickBooks, seleccione esta opción.
• No sincronizar esta cuenta: Si no quieres sincronizar los datos relacionados con esta cuenta, desactiva tu sincronización con QuickBooks. Una vez que lo hagas, no recibirás ningún mensaje de error sobre esta cuenta. Sin embargo, las facturas y los pagos de ese cliente no se sincronizarán con QuickBooks hasta que decidas sincronizarlos yendo a la pestaña Información del perfil de la cuenta (lee más sobre la sincronización/desincronización de cuentas en el artículo).
• Omita este error: No intentes sincronizar por tercera vez. Si lo haces, no recibirás más notificaciones sobre el problema. Sin embargo, recibirás futuras notificaciones sobre problemas de sincronización para este cliente.

Cómo revisar y solucionar problemas relacionados con las facturas

Al crear facturas en TaxDome, puede elegir un número de factura manual o automáticamente (si se crea por automatización o es una factura recurrente). Cuando una factura con el mismo número ya existe en QuickBooks, verá el Error de Número de Documento Duplicado después de la creación de la factura.

Puede solucionarlo manualmente (asigne a su nueva factura un nuevo número según esta fórmula (el último número de factura de QuickBooks Online) + 1, o dejar que el sistema lo gestione automáticamente.

Para ello, vaya a su TaxDome Configuración de la barra lateral izquierda, seleccione Integraciones en la barra de menú, vaya a QuickBooks, a continuación, active Sincronizar números de factura con QuickBooks Online desde la sección Facturas en la parte inferior de la página:

Cuando está activado, el sistema comprueba tanto las facturas que usted crea como las facturas de QuickBooks Online. Si intenta asignar manualmente un número duplicado a una factura, verá la notificación "Este número ya existe en QBO. Utilice 'número' para evitar duplicados" debajo del campo Número de factura:

Utilice el número de factura sugerido en la notificación para evitar errores.

Si su factura es creada por automatización o es una factura recurrente, la sincronización de los números de factura establecerá automáticamente el siguiente número sin errores de acuerdo con esta fórmula: (el último número de factura de QuickBooks Online) + 1.