QuickBooks para la facturación: gestiona los problemas de sincronización

Índice

Solucionar problemas de sincronización de QuickBooks en TaxDome
Evitar problemas de sincronización QuickBooks
Problemas comunes y sus soluciones

Esta guía aborda los problemas de sincronización más comunes en la QuickBooks para la facturación, incluyendo cómo identificarlos y resolverlos.

Nota

Este artículo trata sobre problemas de sincronización con QuickBooks para facturación (facturas, pagos, servicios). Para problemas con QuickBooks para transacciones contables, consulta Gestiona los problemas de sincronización con QuickBooks para las transacciones contables. .

Solucionar problemas de sincronización de QuickBooks en TaxDome

Justo después de conectar QuickBooks Online en TaxDome, TaxDome empieza a analizar continuamente el estado de la sincronización. Si algo va mal, verás el siguiente mensaje de error en la parte superior:

Haz clic en el enlace del mensaje o ve a Configuración en el menú de la barra lateral y abre Integraciones > QuickBooks. En la sección ErroresQuickBooks Books, verás el número de errores por categoría. Puedes revisar los errores en cada ficha y seleccionar cómo gestionarlos.

Tipos de error:

Cuentas: Se trata de errores provocados porque los datos de cliente TaxDome y QuickBooks no coinciden.
Facturas: se trata de errores causados por la falta de coincidencia entre los datos QuickBooks TaxDome y QuickBooks . Por ejemplo, si has cambiado manualmente un número TaxDome , es posible que tengas que duplicar el número de factura en QuickBooks.
Pagos: Se trata de errores provocados porque los datos de TaxDome y de Pagos QuickBooks no coinciden.
Reembolsos: Se trata de errores provocados porque los datos de TaxDome y QuickBooks Refunds no coinciden.
Gastos: Son errores causados por Stripe las comisiones por transacción y los datos QuickBooks no coincidan.
Servicios: Se trata de errores causados por la falta de coincidencia entre los datos de TaxDome y los de Productos/Servicios QuickBooks .

Evitar problemas de sincronización QuickBooks

Para evitar problemas de sincronización QuickBooks , debes entender que funciona principalmente en un sentido: de TaxDome a QuickBooks Online. Esto significa que está diseñado de forma quelas facturas y los pagos se envíen de TaxDome a QuickBooks, no al revés. Por tanto:

Si tu factura de TaxDome está en QuickBooks, debes cambiarla sólo en TaxDome. Cambiarla en QuickBooks provocará errores de sincronización en TaxDome.
Eliminar una factura o un pago sincronizados desde TaxDome en QuickBooks online dará lugar a errores.
Si creas una factura o registras un pago en QuickBooks, no aparecerá en TaxDome. Si quieres añadirla a TaxDome manualmente después de añadirla a QuickBooks, tienes que copiar el número de factura de QuickBooks a TaxDome. Aparecerá el mensaje de error, pero no provocará la creación de una entrada duplicada. Para omitir el error, ve a Configuración en el menú de la barra lateral y abre Integraciones > QuickBooks. Busca allí el error y selecciona Omitir.

Problemas comunes y sus soluciones

La factura/pago/cuenta/servicio se ha desincronizado

Razón:

Si una factura se ha convertido en No sincronizada, es posible que la factura/servicio/cuenta asociada se haya eliminado de QuickBooks Online.
Si un pago se ha convertido en No sincronizado, es posible que la factura/pago/servicio/cuenta asociados se hayan eliminado de QuickBooks Online.
Si un servicio se ha convertido en No sincronizado, es posible que el servicio asociado se haya eliminado de QuickBooks Online.
Si una cuenta se ha convertido en No sincronizada, es posible que la cuenta asociada se haya eliminado de QuickBooks Online.

Solución:
Para facturas/pagos: Abre el menú de tres puntos situado junto a la factura/pago en la lista y pasa el ratón sobre Sincronizar con QuickBooks. Verás qué se ha eliminado exactamente. Ve a esa entidad, resincronízala y crea una nueva entidad correspondiente en QuickBooks.
Para servicios/cuentas: Ve al servicio/cuenta, resincronízalo y crea una nueva entidad correspondiente en QuickBooks.

No encuentras una coincidencia exacta para Nombre de cuenta en tu cuenta de QuickBooks

Razón 1: Aún no has creado este cliente en QuickBooks .

Solución: En Errores deQuickBooks > Cuentas, selecciona Crear nuevo cliente en QuickBooks para todas las cuentas que faltan en QuickBooks y haz clic en Enviar.

Razón 2: Has creado manualmente este cliente en QuickBooks después de sincronizar TaxDome con QuickBooks.

Solución: Sincroniza manualmente la cuenta en TaxDome.

Aparecen facturas/pagos duplicados

Razón 1: Durante la conciliación de transacciones bancarias en QuickBooks Online, crear manualmente entradas como facturas, pagos y gastos para Stripe puede dar lugar a duplicados si la creación automática está activada en la configuración.

Solución: Evita crear manualmente estas entradas en QuickBooks. En su lugar, haz coincidir las transacciones generadas automáticamente por la integración.

Razón 2: Pueden producirse duplicidades si ambos Stripe y TaxDome se integran directamente con QuickBooks Online, ya que ambos sistemas crean transacciones de pago de forma independiente.

Solución: Para evitar la duplicación, desactiva la función Stripe en QuickBooks o desactiva la sincronización de las transacciones de pago de Stripe. Esto asegura que sólo TaxDome gestiona la sincronización de las transacciones de pago.

Razón 3: Pueden aparecer duplicidades debido a las particularidades del procesamiento del pago bancario.

Solución: Elimina manualmente los pagos duplicados en QBO o ponte en contacto con Intuit para resolver el problema.

El pago correcto en TaxDome es "fallido" en QuickBooks

Motivo: Puede que se haya producido un error en el procesamiento del pago si tu proveedor de servicios de pago es CPACharge y el pago se realizó mediante adeudos bancarios.

Solución: Elimina el pago en TaxDome. A continuación, vuelve a pagar la factura o elimínala y crea una nueva. Es seguro, ya que el pago anterior no se ha completado.

El pago no se sincroniza con una factura de período cerrado en QuickBooks.

Motivo: QuickBooks no permite modificar transacciones que pertenecen a un período contable cerrado.

Solución: En QuickBooks , ve a Configuración > Cuenta y configuración > Avanzado, selecciona Editar en la sección Contabilidad y, a continuación, desmarca Cerrar los libros o cambia la fecha de cierre a una fecha anterior a la fecha de la factura. Una vez hecho esto, vuelve a sincronizar el pago desde TaxDome.

Error de nombre duplicado existente: El nombre suministrado ya existe

Para errores de sincronización de pagos:

Motivo: El método de pago en QuickBooks seleccionado incorrectamente.

Solución: En QuickBooks, ve a Contabilidad > Todas las listas > Métodos de pago > Método de pago ACH. Desmarca la casilla Esto es una tarjeta de crédito o débito si está seleccionada. A continuación, inicia sesión en TaxDome comoPropietario de la Empresa y vuelve a sincronizar los errores de sincronización en el QuickBooks de la página Configuración > Integraciones.
Para errores de sincronización de cuentas:

Razón 1: Al intentar sincronizar una cuenta manualmente desde la sección QuickBooks , seleccionas Crear nuevo cliente en QuickBooks, pero ya existe un cliente con ese nombre en QuickBooks.

Solución: Si el cliente con el mismo nombre en QuickBooks es el cliente que quieres sincronizar en TaxDome, en la sección ErroresQuickBooks , escribe su nombre en la columna Acción del campo de búsqueda y selecciónalo. A continuación, haz clic en Enviar.

Si el cliente con el mismo nombre en QuickBooks no QuickBooks tu cliente en TaxDome, tendrás que editar su nombre, ya que tanto TaxDome QuickBooks permiten nombres duplicados para los clientes.

Razón 2: Otro proveedor ya está utilizando este nombre.

Solución: Antes de crear una nueva cuenta, comprueba si existe un vendedor con ese nombre en tu base de datos QBO. Si existe, crea un esquema para distinguirlos y crea un nuevo nombre. Por ejemplo, Juan Pérez puede ser cliente y vendedor: almacena sus nombres en el objeto cliente como Juan Pérez (cliente) y en el objeto vendedor como Juan Pérez (vendedor).

Cliente no válido: El cliente que has especificado ha sido eliminado. No puedes crear o editar una transacción con un cliente eliminado

Razón: La cuenta ha sido eliminada de QuickBooks. Puede que hayas tenido un cliente con el mismo nombre pero lo hayas eliminado.

Solución: Intenta volver a conectarte a QuickBooks.

Error de número de documento duplicado: Debes especificar un número diferente. Este número ya ha sido utilizado.

Razón 1: La factura con el mismo número ya existe en QuickBooks.

Solución 2: Cambia el número de factura en TaxDome y vuelve a sincronizar la factura.

Para evitar estos problemas en el futuro, se recomienda:

Configura manualmente la secuencia numérica en TaxDome verificar los números no utilizados en QuickBooks. Más información aquí .
Activa Números de transacción personalizados en la configuración QuickBooks para introducir números específicos para las transacciones.
Activa la opción Sincronizar número de factura con QuickBooks la pestaña QuickBooks de la página Configuración > Integraciones.

Razón 2: El número de factura es idéntico al número de Abono en QBO, y esto provoca este error.

Solución 2: Asigna un número de Abono único y vuelve a intentar la sincronización.

Id. de referencia no válida: Línea.DetalleDePedidoDeVenta.ItemRef

Motivo: Se ha eliminado un servicio o artículo utilizado en una transacción en QuickBooks.

Solución: Restaura el servicio o elemento eliminado en QuickBooks no crees uno nuevo). Después de restaurarlo, vuelve a sincronizar las entidades con este error.

Error de validación comercial: el importe recibido (más el crédito) no puede ser inferior a los cargos seleccionados. Además, los cargos seleccionados no pueden ser inferiores al crédito seleccionado.

Motivo: Este error se produce cuando se aplica un crédito de proveedor a la factura en TaxDome, y esa aplicación intenta sincronizarse con QuickBooks Online, pero el saldo pendiente de la factura en QuickBooks Online es inferior al importe del crédito aplicado.

Solución: Si la factura ya está marcada como pagada en QuickBooks , revisa los pagos tanto en QuickBooks como en TaxDome asegurarte de que coinciden. Anula el pago y/o elimina el crédito en QuickBooks si es necesario.

Tipo de cuenta no válido: Comprueba los datos de tu cuenta antes de continuar. Puede que tengas que seleccionar un tipo de cuenta diferente para tu transacción.

Motivo: Se ha seleccionado una cuenta incorrecta en la configuración de Gastos en QuickBooks.

Solución: Cambia el tipo de cuenta de gastos en QuickBooks Tarjeta de crédito. A continuación, en TaxDome, selecciona Resincronizar para el error en la sección QuickBooks y haz clic en Enviar.

Tipo de cuenta no válido: No puedes asociar un producto o servicio a cuentas de determinados tipos (como Cuentas a Cobrar y Cuentas a Pagar).

Motivo: Este error se produce cuando un elemento intenta sincronizarse desde TaxDome a QuickBooks Online, pero el tipo de cuenta asociado al servicio proporcionado no es correcto.

Solución: En TaxDome, edita el servicio proporcionado al tipo de cuenta correcto y vuelve a sincronizar. Si el producto o servicio es algo que vendes, elige una cuenta de ingresos; si es algo que compras, elige una cuenta de gastos. Más información aquí .

La longitud de la cadena es más corta o más larga de lo que admite la especificación: la longitud de la cadena especificada no coincide con la longitud admitida. Mín:0 Máx:100 admitida

Motivo: Este mensaje de error aparece cuando el texto de un campo es demasiado largo para QuickBooks Online. Esto suele ocurrir en campos como ID factura, Nombre de artículo, Notas o cualquier otro campo que envíe información a QuickBooks Online.

Solución: Lee el texto del mensaje y ajusta el valor del campo en consecuencia. Ten en cuenta que los valores máximos pueden ser diferentes según el campo. A continuación, selecciona Resincronizar para el error en la sección Errores QuickBooks y haz clic en Enviar.

Diferentes errores de servicio

Razón: Puede haber varias razones para estos errores. Por ejemplo, pueden deberse a problemas técnicos.

Solución: Elimina el servicio de QuickBooks de la página Configuración > Integraciones. Además, edita la cuenta de ingresos del servicio, luego crea un nuevo servicio y sincronízalo con QuickBooks.

El nombre del servicio aparece en la descripción de la partida

Motivo: Esto ocurre cuando los servicios no están sincronizados con QuickBooks Online o cuando el nombre del servicio se escribe manualmente en las facturas en TaxDome.

Solución: Comprueba la configuración de sincronización para asegurarte de que los servicios se sincronizan correctamente con QuickBooks. Utiliza la lista de servicios de TaxDome en lugar de introducir manualmente los nombres de los servicios para evitar este problema.

La descripción de la factura se sincroniza con el campo Memo

Motivo: La descripción de la factura en TaxDome está pensada como una nota para identificar el contenido de la factura, no como un servicio.

Solución: Utiliza partidas para especificar servicios en las facturas. Personaliza las partidas para simplificar su cumplimentación y garantizar que la información correcta se sincroniza con QuickBooks.