Facturas (básicas): Editar, Imprimir, Descargar, Borrar
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Aprenda todo lo que necesita saber sobre la gestión de sus facturas: cómo descargarlas, imprimirlas y editarlas. Además, sepa cómo comprobar rápidamente si sus clientes han pagado... ¡y mucho más!
Explicamos aquí:
- Saber cuándo se ha pagado o prepagado una factura
- Ver el historial de pagos de una factura
- Imprimir o descargar facturas en PDF
- Edición de facturas
- Envío de facturas por correo electrónico
- Duplicar una factura
- Borrar facturas
- Vinculación y traslado automático de facturas en trabajos
Saber cuándo se ha pagado o prepagado una factura
Los clientes pueden realizar un pago por adelantado ( si está permitido en la configuración) de cualquier importe o pagar cuando vence una factura. En la cuenta del cliente, los pagos por adelantado aparecen como créditos que se pueden utilizar para futuras facturas.
Siempre recibirá un correo electrónico cuando un cliente realice un pago anticipado, pague una factura en su totalidad o tenga una factura vencida. También recibirá una notificación en su Inbox+. Haz clic en Ir a... para ir a la página de Facturas del cliente.
Consultar el historial de pago de una factura
Para ver el historial de pagos de una factura, haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la factura y seleccione Ver factura. A continuación, aparecerá en la barra lateral.
El historial de pagos muestra la fuente, la fecha, el importe y el reembolso, si lo hubiera. Haga clic en el tipo de pago en la columna Origen para saltar a la información del pago.
Si se aplicaron créditos para pagar las facturas, el historial de pagos incluirá esa información.
Imprimir o descargar facturas en PDF
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Imprima directamente desde la página Facturas haciendo clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de la factura. Seleccione Imprimir en el menú desplegable. También puede acceder a la opción de impresión mientras edita o visualiza una factura.
O, si desea guardar una factura para sus archivos, descargue un PDF a su computador seleccionando Descargar en el desplegable.
Aparecerá automáticamente una factura:
- Nombre de su empresa, logotipo, datos de contacto y servicios prestados
- Para cada factura no pagada , un enlace para efectuar el pago
- Para cada factura pagada, un enlace para ver los detalles de la factura pagada. También se muestra un sello rojo de "PAGADA".
- También puede utilizar campos personalizados de cuenta para añadir información específica a la factura PDF. De este modo, si añades los campos personalizados de cuenta para la dirección, la ciudad y el estado, se colocarán en la cabecera de la factura PDF:
Edición de facturas
Tanto las facturas únicas como las periódicas son editables.
Edición de facturas únicas
Haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de la factura y seleccione Editar para modificar el importe o la forma de pago, para establecer un recordatorio o para cambiar los detalles de una factura.
Nota: Cuando se cambia un número de factura, se actualiza automáticamente en QuickBooks.
Consejo: No puede editar una factura una vez que el cliente ha pagado. En ese momento, la factura es un registro y no puede modificarse. Sin embargo, puede emitir un reembolso en caso de que, por ejemplo, haya cobrado accidentalmente de más al cliente.
Duplicar una factura
Para crear una copia de una factura existente, vaya a la página Facturas o a la pestaña Facturas de una cuenta de cliente, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la factura y seleccione Duplicar en el desplegable.
Verá la página Crear factura con todos los detalles de su factura original ya rellenados. Haz clic en el botón Crear o edítala como creas conveniente.
Borrar facturas
Para eliminar una factura, siga estos pasos:
1. Haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de la factura y selecciona Eliminar.
2. Haga clic en Eliminar en la ventana emergente de confirmación de eliminación de facturas.
Nota: No se pueden eliminar las facturas pagadas porque son registros.
