Facturas (básicas): Editar, Imprimir, Descargar, Borrar
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Aprenda todo lo que necesita saber sobre la gestión de sus facturas: cómo descargarlas, imprimirlas y editarlas. Además, sepa cómo comprobar rápidamente si sus clientes han pagado... ¡y mucho más!
Explicamos aquí:
- Saber cuándo se ha pagado o prepagado una factura
- Ver el historial de pagos de una factura
- Impresión de facturas en PDF
- Descarga de facturas
- Edición de facturas
- Envío de facturas por correo electrónico
- Borrar facturas
- Vinculación y traslado automático de facturas en trabajos
Saber cuándo se ha pagado o prepagado una factura
Los clientes pueden realizar un pago por adelantado de cualquier importe o pagar al vencimiento de una factura. En la cuenta del cliente, los pagos anticipados aparecen como créditos que se pueden utilizar para futuras facturas.
Siempre recibirá un correo electrónico cuando un cliente realice un pago anticipado, pague una factura en su totalidad o tenga una factura vencida. También recibirá una notificación en su Inbox+. Haz clic en Ir a... para ir a la página de Facturas del cliente.
Ver el historial de pagos de una factura
Para ver el historial de pagos, pulse el icono del ojo. A continuación, lo verás desplegado en una ventana emergente.
El historial de pagos muestra la fuente, la fecha, el importe de los pagos y el reembolso, si lo hay. Haga clic en el tipo de pago en la columna Fuente para saltar a la información del pago.
Si la factura se liquidó parcialmente con créditos, el historial de pagos incluirá esa información.
Impresión de facturas en PDF
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Imprima directamente desde la página Facturas haciendo clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de la factura. Seleccione Imprimir en el menú desplegable. También puede acceder a la opción de impresión mientras edita o visualiza una factura.
Una factura muestra automáticamente el nombre de su empresa, el logotipo, los datos de contacto, los servicios prestados y un sello rojo de "PAGADO", una vez que el cliente ha abonado la totalidad del importe.
Puede utilizar los campos personalizados de cuenta para añadir información específica sobre un cliente a la factura PDF. De este modo, si añades los campos personalizados de cuenta para la dirección, la ciudad y el estado, la cabecera de tu factura PDF tendrá este aspecto:
Descarga de facturas
Para guardar una factura para sus archivos, descargue un PDF a su computador. Mostrará automáticamente el logotipo de su empresa y un sello rojo de "PAGADO" una vez que el cliente haya abonado la totalidad del importe.
Para descargar una factura:
1. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha de la factura y selecciona Descargar en el menú desplegable. También puedes acceder al comando Descargar mientras editas o visualizas la factura.
2. Elija la ubicación en la que desea guardar el archivo, haz clic Guardar.
3. Cuando termine la descarga, haga clic en el nombre del documento para abrirlo (para saber más sobre cómo especificar dónde se descargan los archivos, vaya aquí).
Edición de facturas
Haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de la factura y seleccione Editar para modificar el importe o la forma de pago, para establecer un recordatorio o para cambiar los detalles de una factura.
Nota: Cuando se cambia un número de factura, se actualiza automáticamente en QuickBooks.
Consejo: No se puede editar una factura una vez que el cliente ha pagado. En ese momento, la factura es un registro y no puede modificarse. Sin embargo, puedes emitir un reembolso si, por ejemplo, has cobrado de más por accidente.
Envío de facturas por correo electrónico
Los clientes con Notificar a activado para su dirección de correo electrónico en Contactos reciben una notificación por correo electrónico cuando se crea una factura. Si desea enviar por correo electrónico una o más facturas porque los pagos están atrasados o porque la opción de notificación no estaba activada en , elija una de estas opciones:
- Para enviar una factura por correo electrónico: Haga clic en los tres puntos a la derecha de la factura, haz clic Enviar factura por correo electrónico.
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Para enviar varias facturas por correo electrónico En la página Facturas de la cuenta, seleccione las casillas de verificación situadas junto a las facturas que desea enviar, haz clic Enviar correo electrónico con las facturas seleccionadas.
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Para enviar por correo electrónico todas las facturas a no pagada : En la página Facturas de la cuenta, seleccione la casilla situada más arriba de la lista, haz clic Enviar correo electrónico con las facturas seleccionadas.
Entonces sigue estos pasos:
1. Compruebe la información de la factura. Asegúrese de que todas las facturas que desea enviar están seleccionadas.
2. Escriba un mensaje al cliente si lo desea.
3. El correo electrónico se enviará a todos los usuarios vinculados a la cuenta que hayan Notificar a activado. Añada otras direcciones de correo electrónico si es necesario haciendo clic en Añadir otra dirección de correo electrónico.
4. Haz clic en Enviar.
Borrar facturas
Para eliminar una factura, siga estos pasos:
1. Haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de la factura y selecciona Eliminar.
2. Haga clic en Eliminar en la ventana emergente de confirmación de eliminación de facturas.
Nota: No se pueden eliminar las facturas pagadas porque son registros.
