Sincronizar pagos con QuickBooks

Si facturas a tus clientes a través de TaxDome, cobras a través de QuickBooks Online y luego añades pagos manuales en TaxDome, manejar las cosas correctamente es crucial para evitar acabar con pagos duplicados. Además, tienes la opción de sincronizar manualmente tus pagos y facturas específicas.

Nota

Para que las facturas y los pagos se sincronicen correctamente, se recomienda sincronizar primero las cuentas de los clientes. Esto te ayudará a evitar errores.

Establecer la configuración predeterminada para sincronizar los pagos sin conexión

Si tu flujo de facturación y pagos es constante, es una buena idea establecer una configuración de sincronización para los pagos sin conexión que pueda utilizarse por defecto para todos los pagos futuros que se creen. He aquí cómo hacerlo:

1. Ve a Configuración > Integraciones en la barra de menú de la izquierda.

2. Selecciona QuickBooks .

3. Desplázate por la página hasta la opción Pagos y activa la opción Por defecto, sincronizar los pagos creados manualmente con QuickBooks o desactiva esta función según tus preferencias. 

Cuando la opción está desactivada, los pagos creados manualmente en TaxDome se sincronizarán con QuickBooks , lo que evita entradas de pago duplicadas. Por si acaso, siempre puedes sincronizar y desincronizar los pagos manualmente .

Selecciona la configuración de sincronización para la creación de pagos sin conexión

También puedes cambiar la configuración de sincronización para cada pago sin conexión que crees:

1. Asegúrate de que la casilla Sincronizar este pago con QuickBooks Online está seleccionada.

2. Por defecto, esta casilla seguirá la configuración establecida en QuickBooks configuración.

3. Si deseas cambiar el estado de sincronización del pago, puedes marcar/desmarcar manualmente la casilla durante la creación del pago. Siempre puedes comprobar el estado de sincronización de los pagos en QuickBooks de la lista de pagos. Si eliminas un pago de TaxDome, también se eliminará de QuickBooks .

Consejo

Si recibiste un pago a través de QuickBooks Online, puedes anotarlo en el campo. Esto ayuda a contextualizar el pago y cómo se recibió.

Sincronizar números de factura

De forma predeterminada, los números de factura generados automáticamente en TaxDome secuenciales.

Para hacer coincidir los números de tus facturas TaxDome con los de QuickBooks, ve a Configuración > Integraciones en el menú de la barra lateral, cambia a la opción QuickBooks y activa Sincronizar número de factura con QuickBooks.

Una vez habilitado, TaxDome el último número de factura en QuickBooks continuará la secuencia al generar nuevas facturas. Los números de factura editados se actualizan automáticamente en QuickBooks.

Sincronizar y desincronizar pagos manualmente

Puedes sincronizar manualmente los pagos con el estado estadoNo sincronizado, Fallido y Omitido, y desincronizar esos pagos sincronizados.

Para ello, ve a la pestaña Pagos de la página Facturas, haz clic los tres puntos a la derecha del pago y selecciona Sincronizar pago a QuickBooks o Desincronizar pago de QuickBooks, según corresponda.

Nota

Al desincronizar el pago también se eliminarán de QuickBooks los reembolsos que se hayan emitido por él.

Establecer cuenta por defecto para pagos sincronizados

Por defecto, todos los pagos sincronizados se muestran en QuickBooks en la cuenta Cuentade fondos no depositados. Puedes elegir cualquier otra cuenta QuickBooks QuickBooks utilizando el tipo Otro Activo Corriente o Banco. Para ello

1. Ve a Configuración > Integraciones en la barra de menú de la izquierda.

2. Selecciona QuickBooks .

3. En la sección Depositar en cuenta, activa la opción Definir cuenta "Depositar en" para los pagos.

4. Selecciona la cuenta por defecto en el desplegable Cuenta para pagos y haz clic en Guardar.

Sincronizar facturas manualmente

Si tu factura QuickBooks es No sincronizada, Omitida o Fallida, pero la cuenta del cliente se ha sincronizado correctamente, puedes sincronizar esa factura manualmente.

Para ello, ve a la páginaFacturas y haz clic en los tres puntos situados a la derecha de la factura, luego selecciona Sincronizar factura con QuickBooks. Si el botónSincronizar factura con QuickBooks aparece en gris, sincroniza primero la cuenta del cliente.

Prueba de sincronización

Para probar la sincronización de facturas:

• Sincronizar una cuenta de cliente.

• Abre las facturas del cliente. 

• Para las facturas con el estado No sincronizado, haz clic en tres puntos y selecciona Sincronizar factura con QuickBooks. A continuación, cuando el estado cambie a Sincronizada, haz clic en el estado.

• Para las facturas con el estado Sincronizado, haz clic en el estado de la factura.

Esto debería abrir la factura en QuickBooks. Compara el importe de la factura, el número, el cliente y los servicios enumerados en TaxDome y QuickBooks para asegurarte de que la sincronización se ha realizado correctamente.

Si el resultado no cumple tus expectativas (por ejemplo, los datos no coinciden o la factura no se sincroniza), prueba los pasos para solucionar problemas .

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