QuickBooks integración (Básica): Sincroniza pagos y facturas

Si facturas a tus clientes a través de TaxDome, cobras a través de QuickBooks Online, y luego añades pagos manuales en TaxDome, manejar las cosas correctamente es crucial para evitar acabar con pagos duplicados. Además, tienes la opción de sincronizar tus pagos y facturas de forma manual.

Nota Para que las facturas y los pagos se sincronicen correctamente, se recomienda sincronizar primero las cuentas de los clientes. Esto le ayudará a evitar errores.

Establecer la configuración predeterminada para sincronizar pagos sin conexión

Si su flujo de facturación y pagos es constante, es una buena idea establecer una configuración de sincronización para los pagos fuera de línea que podría utilizarse por defecto para todos los pagos creados en el futuro. He aquí cómo hacerlo:

1. Vaya a Configuración > Integraciones en la barra de menú de la izquierda.

2. Seleccione la QuickBooks pestaña

3. Desplácese por la página hasta el ajuste Pagos y active la opción Por defecto, sincronizar los pagos creados manualmente con QuickBooks o desactive esta función según sus preferencias. 

Si la opción está desactivada, los pagos creados manualmente en TaxDome no se sincronizarán con QuickBooks Online, lo que evitará la duplicación de pagos. Por si acaso, siempre puedes sincronizar y desincronizar los pagos manualmente.

Seleccione la configuración de sincronización para la creación de pagos sin conexión

También puedes cambiar los ajustes de sincronización para cada pago sin conexión que crees:

1. Asegúrese de que la casilla Sincronizar este pago con QuickBooksOnline está marcada.

2. Por defecto, esta casilla seguirá la configuración establecida en QuickBooks configuración.

3. Si desea cambiar el estado de sincronización del pago, puede marcar/desmarcar manualmente la casilla de verificación durante la creación del pago.

Siempre puedes comprobar el estado de sincronización de los pagos en la columna QuickBooks de la lista de pagos. Si eliminas un pago de TaxDome, también se eliminará de QuickBooks Online.

Consejo Si ha recibido un pago a través de QuickBooks Online, puede anotarlo en el campo Descripción descripción. Esto ayuda a contextualizar el pago y cómo se recibió.

Sincronizar números de factura

Una vez activado:

• TaxDome comprobará el último número de factura en QuickBooks y continuará la secuencia al generar nuevas facturas.
• Los números de factura editados se actualizan automáticamente en QuickBooks.

Sincronizar y desincronizar pagos manualmente

Puede sincronizar manualmente los pagos con los estados No sincronizado, Fallido y Omitido, y desincronizar aquellos pagos sincronizados.

Para ello, vaya a la pestaña Pagos de la página Facturas, haz clic los tres puntos a la derecha del pago y seleccione Sincronizar pago a QuickBooks o Desincronizar pago de QuickBooks, según corresponda.

Nota Al desincronizar el pago también se eliminarán los reembolsos que se hayan emitido por él en QuickBooks.

Establecer cuenta por defecto para pagos sincronizados

Por defecto, todos los pagos sincronizados se muestran en QuickBooks en la cuenta Fondos no depositados. Puede elegir cualquier otra cuenta de QuickBooks utilizando el tipo Otro Activo Corriente o Banco. Para ello

1. Vaya a Configuración > Integraciones en la barra de menú de la izquierda.

2. Seleccione la QuickBooks pestaña

3. En el Ingreso en cuenta active la casilla Definir la cuenta "Depositar en" para los pagos.

4. Seleccione la cuenta por defecto en el desplegable Cuenta para pagos y haga clic en Guardar.

Sincronizar facturas manualmente

Si el estado de la factura QuickBooks es No sincronizada, Omitida o Fallida, pero la cuenta del cliente está sincronizada correctamente, puede sincronizar esa factura manualmente.

Para ello, vaya a la página Facturas y haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la factura; a continuación, seleccione Sincronizar factura con QuickBooks. Si el botón Sincronizar factura con QuickBooks aparece atenuado, sincronice primero la cuenta del cliente.

Prueba de sincronización

Para probar la sincronización de facturas:

1. Sincronizar una cuenta de cliente.
2. Abra las facturas del cliente. 
   1. Para las facturas con el estado No sincronizado , haga clic en tres puntos y seleccione Sincronizar factura en QuickBooks. A continuación, cuando el estado cambie a Sincronizado, haga clic en el estado.
   2. Para las facturas con el estado Sincronizado , haga clic en el estado de la factura.
3. Esto debería abrir la factura en QuickBooks. Compare el importe de la factura, el número, el cliente y los servicios enumerados en TaxDome y QuickBooks para asegurarse de que la sincronización se ha realizado correctamente.

Si el resultado no satisface sus expectativas (por ejemplo, los datos no coinciden o la factura no se sincroniza), pruebe con la función pasos para solucionar problemas.