QuickBooks integration for billing

Nota

This integration is for client billing and payments. For bookkeeping transactions integration, refer to our article on processing bookkeeping transactions .

If you’re used to using QuickBooks Online , link TaxDome to your QuickBooks Online accounts. Once they’re linked, you’ll see all payments and details made through TaxDome in your QuickBooks account. QuickBooks account can be linked only by a firm owner .

Sincronización de QuickBooks de un vistazo

La sincronización QuickBooks Books funciona principalmente en un solo sentido. Esto significa que las facturas y los pagos se envían de TaxDome a QuickBooks, no al revés. Por lo tanto, esta integración te será útil si facturas a tus clientes sólo o principalmente en TaxDome. De lo contrario, si prefieres facturar inicialmente a tus clientes en QuickBooks, tendrías que duplicar manualmente los registros de QuickBooks en TaxDome.

A continuación te explicamos cómo funciona la sincronización de facturas y pagos:

Aquí puedes ver todos los detalles sobre los datos que se envían de TaxDome a QuickBooks Online y de QuickBooks Online a TaxDome:

Cosas que debes recordar sobre la conexión a QuickBooks :

• Como la sincronización funciona en un solo sentido, si necesitas editar o eliminar algo, hazlo primero en TaxDome.

• Si creas una factura en QuickBooks y quieres añadirla a TaxDome, asegúrate de que sus números coinciden.

• If you create a payment in QuickBooks and want to add it to TaxDome, ensure to clear the QuickBooks sync checkbox .

• Para que coincida automáticamente, el nombre de una cuenta de TaxDome debe ser el mismo que el nombre para mostrar del cliente QuickBooks . Si no coinciden, ve a la pestaña Información del perfil de la cuenta y edita el nombre.

• TaxDome and QuickBooks payment amounts are the same. The payment processing fee is calculated when a client makes a payment and is added to QuickBooks as an expense . Services included in an invoice are itemized in QuickBooks the same way.

Conectarse a QuickBooks Online

UnPropietario de la Empresa puede sincronizar TaxDome y QuickBooks en cuatro pasos:

1. Go to Settings > Integrations from the left menu bar and switch to the QuickBooks tab. Select which accounts to sync and the sync date. For details on each setting, see the first step of the section below . Click Connect to QuickBooks.

2.  Introduce tus credenciales QuickBooks , haz clic Inicia sesión.

3. Haz clic en Conectar para dar acceso a TaxDome a tus datos de QuickBooks Online.

Una vez establecida la conexión, serás redirigido a TaxDome. La sincronización puede llevar algún tiempo, especialmente si hay muchos datos. Hasta que se complete el proceso, el botón de conexión estará desactivado.

Nota

La conexión a QuickBooks Online se reflejará en la página Activity feed.

Permisos necesarios

Si en algún momento no puedes hacer algo (no encuentras un botón o está inactivo), puede deberse a la falta de permisos. Comprueba los permisos necesarios para saber a quién tienes que preguntar:

¿Qué cuentas de cliente se sincronizan y en qué fecha?

Una vez QuickBooks puedes elegir las cuentas de cliente que quieres sincronizar y la fecha de inicio de la sincronización.

1. Ve a Configuración > Integraciones en la barra de menú de la izquierda, selecciona la opción QuickBooks de QuickBooks. Allí encontrarás tres opciones:

• Sincronizar sólo cuentas con facturas o pagos (opción por defecto). Sólo se sincronizarán las cuentas que tengan facturas o pagos. Una vez que crees una factura o un pago para cualquier cuenta, también se sincronizará.

• Sincronizar todas las cuentas. Se sincronizarán todas las cuentas, incluidas las que no tengan facturas o pagos.

• Fecha de sincronización. Las cuentas, facturas y pagos se sincronizan a partir de esta fecha. Las facturas y pagos emitidos antes de esta fecha no se sincronizarán.

2. Pulsa . Guardar. Las cuentas TaxDome se sincronizarán con QuickBooks. 

If you get an error, you can review and fix it .

Consejo

También puedes sincronizar facturas manualmente y sincronizar o desincronizar cuentas individualmente.

Transacciones TaxDome y tu cuenta bancaria QuickBooks

All transactions handled through TaxDome appear in QuickBooks from the moment you turn on the connection. The QuickBooks account where you will find your payments depends on the particular service for which it was created. It can be defined as follows:

• If you created a service in TaxDome after you integrated TaxDome with QuickBooks, an invoice for this service will appear on the QuickBooks account you set as default in the Service income account section (here’s more on syncing services to QuickBooks ).

• Si copiaste un servicio de QuickBooks, aparecerá una factura por este servicio en la cuenta de QuickBooks , que está configurada para ello en QuickBooks (Producto y Servicios > Nombre del Servicio > Editar > Cuenta de ingresos).

• Si creaste un servicio en TaxDome antes de integrar TaxDome con QuickBooks, ese servicio se sincronizará una vez que configures la conexión con QuickBooks. Aparecerá una factura por este servicio en la cuenta de QuickBooks que establezcas por defecto en la sección Cuenta de ingresos por servicios.

For details on services sync status, go here . 

Nota

Si el pago se traslada a la cuenta bancaria en QuickBooks se reembolsará posteriormente a través de TaxDome, y el reembolso irá a esa misma cuenta bancaria.

Navigate to QuickBooks invoices/payments from TaxDome

Once your TaxDome and QuickBooks accounts are synced, the data for payments and invoices is automatically transferred to QuickBooks. You may choose not to sync some or all payments — here’s more on syncing payments .

Para obtener información sobre cualquier transacción enviada a QuickBooks, ve a Facturas en la barra de menú de la izquierda, busca la factura o el pago que quieras ver, haz clic el enlace Estado de la sincronización en la pestaña QuickBooks de QuickBooks. Se abrirá la página de la factura o del pago en QuickBooks .

For more info on QuickBooks statuses, see the articles on invoice statuses and payment statuses .

Desconectarse de QuickBooks

Para desactivar por completo la sincronización con QuickBooks , ve a Configuración > Integraciones en la barra de menú de la izquierda, selecciona la opción QuickBooks y haz clic Desconectar.

Nota

La desconexión de tu empresa de QuickBooks se reflejará en la página Activity feed.

Reconexión a otra cuenta

Once you disconnect from your initial QuickBooks Online account, you may reconnect to the same exact account.

Reconectarse a otra cuenta puede causar problemas. 

Advertencia

La conexión a una cuenta diferente no se puede anular. Todos los clientes, facturas y pagos se resincronizarán con la nueva cuenta. Si decides volver a conectar tu cuenta inicial QuickBooks después de haber conectado una cuenta diferente, es probable que tengas entradas duplicadas para clientes, facturas y pagos.

Mientras te conectas a la nueva cuenta, verás una notificación emergente. Si estás seguro de proceder, escribe ACEPTAR en el campo de texto y haz clic en Conectar nueva cuenta.

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