Facturas (Avanzadas): Pagar en nombre del cliente o aceptar pagos realizados fuera de él TaxDome

Hay situaciones en las que sus clientes no pueden o no quieren pagar en el portal de clientes. En este caso, le tenemos cubierto. Tanto si utiliza la tarjeta de crédito de un cliente como si registra un pago realizado en efectivo, con cheque o mediante transferencia bancaria, estos métodos garantizan que las facturas se gestionen de forma eficaz y flexible. Esta guía explica cómo pagar en nombre de sus clientes y cómo registrar distintos tipos de pagos.

Aceptar pagos en efectivo y transferencias

Explicación de los pagos sin conexión

Un usuario de empresa Propietario de la Empresa , administrador o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar pagos puede emitir pagos fuera de línea. 

Los pagos fuera de línea pueden utilizarse de las siguientes maneras:

• Pueden añadirse a la cuenta del cliente como créditos. Luego, se pueden utilizar para pagar facturas en el futuro. Esta opción se utiliza más habitualmente para añadir notas de crédito.
• También puede liquidar las facturas existentes mientras añade el pago fuera de línea. Esta opción es más adecuada para cobrar a clientes que no pagan en el portal de clientes.

Registrar pagos fuera de línea

Siga estos pasos para registrar manualmente un pago realizado fuera de TaxDome (efectivo, cheque, Square, Venmo, transferencia bancaria, etc.):

1. Cree un pago fuera de línea utilizando una de las siguientes formas:

• Si sólo desea pagar sin factura o liquidar varias facturas, haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda de la pantalla, seleccione Pago sin conexión y, a continuación, elija la cuenta del cliente.
• Si desea liquidar una factura determinada rápidamente, vaya a Facturación > Facturas, haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la factura que desea liquidar y seleccione Registrar pago fuera de línea.

2. Selecciona la fuente de pago. Si es Abono, el pago no se utilizará para calcular los ingresos, sino que se añadirá a la cuenta del cliente como abono.

3. Añade una descripción que indique para qué es el pago.

4. Ya está. Haz clic en Guardar para realizar el pago offline. Los créditos se añaden a la cuenta del cliente o se utilizan para liquidar facturas existentes.

Aquí tienes más información sobre otras opciones de pago sin conexión:

a. Vincular a trabajos: Vincula tu pago offline a un trabajo existente para que esté disponible inmediatamente en tu flujo de trabajo cuando lo necesites. Haz clic en Vincular a trabajos, luego selecciona el trabajos. Una vez vinculado, la trabajos sección se muestra en la parte inferior. Puedes ver el título de trabajo y el proyecto en el que está (aquí tienes más información sobre cómo vincular pagos a trabajos).

b. Fecha: Es la fecha en la que el cliente realizó el pago. Por defecto, verás la fecha actual.

c. Enviar notificación por correo electrónico al cliente: Selecciona esta opción si quieres que se envíe al cliente un correo electrónico sobre el pago sin conexión.

d. Sincronizar pago con QuickBooks Online: Selecciona esta opción si quieres sincronizar este pago con QuickBooks (esto podría dar lugar a pagos duplicados). Aquí tienes más información sobre la sincronización de pagos con QuickBooks.

e. Liquidar facturas pagadas fuera de TaxDome: Verás la lista de facturas emitidas para la cuenta seleccionada. La suma de las facturas seleccionadas autocompletará el importe del pago. Puedes liquidar sólo el importe total de la factura. La solución para añadir un pago parcial fuera de línea se describe aquí.

Pagar en nombre del cliente

Antes de empezar

Sus clientes pueden pagar las facturas total o parcialmente. Pero cuando pagas en nombre de un cliente, solo puedes pagar la factura (o el resto del importe total) en su totalidad. 

¡Atención! Pagar en nombre del cliente sólo está disponible si tienes conectado un proveedor de pagos.

Hay dos opciones: 

• Pago mediante el método de pago. El pago se realiza especificando la tarjeta de crédito o débito del cliente o introduciendo los datos de la cuenta bancaria.
• Pagar con créditos. Si los créditos disponibles cubren el importe total de la factura, ésta se marca como pagada. Si los créditos sólo cubren una parte de la factura, se aplican primero, y el saldo restante se puede pagar con la tarjeta de crédito o débito del cliente.

Pagar la factura procesando el método de pago

Para pagar una factura de un cliente con su tarjeta de crédito o débito o introduciendo los datos de su cuenta bancaria:

1. Vaya a la página Facturas de empresao a la pestaña Facturas del perfil del cliente.

2. Haz clic en el icono de tres puntos situado junto a la factura y selecciona Pagar factura, o bien selecciona varias facturas de la lista y haz clic en Pagar factura.

Nota Para las facturas programadas, la opción de pagar factura sólo está disponible una vez que se han emitido.

3. Introduzca los datos de la cuenta bancaria o de la tarjeta de crédito y proceda al pago.

La factura se marcará como pagada y recibirá una notificación sobre el pago en su cuenta. Inbox+.

Pagar factura con créditos

Si un cliente tiene créditos disponibles en su cuenta, puede pagarle una factura al crearla o en cualquier momento posterior.

• Para pagar una factura existente con los créditos disponibles, ve a la página Facturas de tu empresao a la pestaña Facturas del perfil del cliente, haz clic en el icono de tres puntos que aparece junto a ella y selecciona Aplicar créditos. A continuación, puedes aplicar todos los créditos disponibles para cubrir total o parcialmente la factura.

• Para pagar totalmente una factura existente con créditos o aplicar todos los créditos disponibles y pagar el resto con tarjeta de crédito/débito, ve a la página Facturas de tu empresao a la pestaña Facturas del perfil del cliente, haz clic en el icono de tres puntos que aparece junto a ella y selecciona Pagar factura.

• Cuando creas una factura y ésta es igual o inferior a los créditos disponibles del cliente, puedes seleccionar la casilla Pagar factura utilizando los créditos del cliente. Si es así y emites la factura, se marcará automáticamente como pagada.

Si realiza un pago en la página Facturas del perfil de un cliente, puede seleccionar varias facturas para su pago (pero no puede seleccionar Pagado parcialmente en bloque).

Una vez que la factura se marque como pagada, recibirá una notificación sobre el pago en su Inbox+.

Pagar facturas periódicas con créditos

Puede aplicar créditos a una única factura generada por una factura periódica del mismo modo que funciona para las facturas únicas:

• Si la factura periódica está configurada con autorización de pago manual.
• Si la factura periódica está configurada con autorización de pago automático, pero el pago automático falla.

Sin embargo, no puede aplicar créditos si la factura periódica está configurada con autorización de pago automático y el intento de pago se realiza correctamente.