Facturas (Avanzado): Corregir facturas y pagos

Los errores de facturación ocurren. Aquí le mostramos cómo solucionarlos.

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Cubierto:

• Modificar una factura antes de pagarla
• Eliminar una factura antes de pagarla
• Modificar/eliminar una factura una vez pagada
• Borrar pagos
• Un cliente pagó una factura de un perfil equivocado
• Marcar manualmente una factura como pagada cuando el pago no se efectuó el TaxDome
• Corrección de facturas periódicas

Modificar una factura antes de pagarla

Si descubres que una factura es incorrecta antes de que se pague (por ejemplo, una factura emitida por 100 $ debería haber sido, en realidad, de 150 $), no es demasiado tarde para arreglarlo. Puedes editar la factura o eliminarla y emitir una nueva.

Para modificar el importe de una factura:

1. Vaya a la pestaña Facturas del perfil del cliente.

2. Las facturas que aún no se han pagado se etiquetan no pagada. Haga clic en el icono de tres puntos situado a la derecha de la factura no pagada y, a continuación, seleccione Editar en el menú desplegable.

3. Corrija el importe, haz clic Enviar.

Eliminar una factura antes de pagarla

Otra forma de corregir una factura que aún no se ha pagado es eliminarla por completo y emitir una nueva: 

1. Vaya a la pestaña Facturas del perfil del cliente.

2. Las facturas que aún no se han pagado se etiquetan no pagada. Haga clic en el icono de tres puntos situado a la derecha de la factura no pagada y, a continuación, seleccione Eliminar en el menú desplegable. 

3. Haga clic en ELIMINAR en la ventana emergente de confirmación de eliminación y, a continuación, emita una nueva factura. 

Modificar/eliminar una factura una vez pagada

Si una factura ya ha sido pagada, no podrá editarla ni eliminarla. Una vez contabilizado el pago, la factura queda vinculada a él y debe seguir siendo la misma para su registro. Sin embargo, puede emitir un reembolso.

1. Vaya a la pestaña Facturas del perfil del cliente.

2. Las facturas pagadas se etiquetan como pagadas. Haga clic en el icono del ojo a la derecha de la factura pagada. En la sección Historial de pagos de la ventana emergente Factura , haga clic en el enlace del pago. 

3. La información del pago se muestra entonces en el menú desplegable Ver pago de la derecha. 4. Haga clic en el enlace Reembolsar pago de la esquina superior derecha y, a continuación, procese el reembolso (consulte Borrar pagos más abajo). 

Borrar pagos

Una vez contabilizado el pago, debe seguir siendo el mismo para su registro. Por eso no permitimos borrar pagos con tarjeta de crédito. Sólo puede eliminar pagos de débitos bancarios (por ejemplo, si fue rechazado por Stripe o CPACharge). Lea los detalles en el artículo.

En el caso de los pagos con tarjeta de crédito, tiene la opción de emitir un reembolso.

1. Vaya a la pestaña Facturas del perfil del cliente. 

2. En la lista de Pagos , busque el que desea reembolsar, haz clic en el icono del ojo a su extrema derecha. (Otra forma de encontrar un pago es consultando el historial de pagos de la factura).

3. En el menú desplegable Ver pago, haga clic en el enlace Reembolsar pago de la esquina superior derecha y decida si desea reembolsar el pago total o parcialmente. 

Cuando emites un reembolso, debes decidir qué quieres hacer con los créditos del cliente. Por defecto, el saldo acreedor del cliente se reducirá por el importe del reembolso, pero también puedes optar por no reducirlo o reducirlo por otro importe. Para más detalles sobre esto, vaya aquí.

4. Especifique el motivo del reembolso, haz clic Emitir reembolso.

Qué ocurre cuando se emite un reembolso, según el tipo de pago:

• Pagos realizados a través de Stripe/CPA Charge: El pago se marca como reembolsado y usted resta el importe reembolsado del saldo acreedor del cliente, total o parcialmente. El cliente recibe el reembolso en la cuenta de la tarjeta de crédito que utilizó para el pago. Stripe/CPA Charge envía inmediatamente el reembolso a esa cuenta. Dependiendo del banco, tarda entre 5 y 10 días laborables en aparecer en la cuenta del cliente.
• Pagos sin conexión: El pago se marca como reembolsado y usted resta el importe reembolsado del saldo acreedor del cliente, total o parcialmente.

Para obtener más información sobre los créditos de clientes y la emisión de un reembolso, vaya aquí.

Un cliente pagó una factura de un perfil equivocado

 Puede que necesite trasladar un pago de una cuenta a otra...

• ...si un cliente ya tiene una cuenta pero ha utilizado una recién creada para pagar una factura. 
• ...si un cliente tiene varias cuentas y pagó desde la equivocada.

Para solucionar estos problemas:

• Elimine la cuenta secundaria: Borre la cuenta (para más detalles, vaya aquí); esto borrará también el prepago realizado. A continuación, añada un pago fuera de línea a la cuenta correcta (para más detalles, vaya aquí).
• Añadir un crédito: Añada un crédito promocional a la cuenta correcta (para más detalles, vaya aquí). Añadir un crédito promocional no afecta a los ingresos de empresay verá el dinero vinculado a la cuenta correcta.

Marcar manualmente una factura como pagada cuando el pago no se efectuó el TaxDome

Si ha emitido una factura desde TaxDome pero ha recibido el pago por otros medios (en efectivo o con un cheque enviado por correo, por ejemplo), esto es lo que puede hacer para marcarla como pagada.

1. Añada un pago fuera de línea para su cliente por el importe de la factura: Haga clic en el botón + NUEVO de la parte superior, seleccionePago fuera de línea en el menú desplegable y, a continuación, introduzca el importe del pago.
2. Asegúrese de que está seleccionada la opción depagos utilizados para el cálculo de ingresos y, a continuación, indique la fuente (efectivo, cheque o tarjeta de crédito).
3. Añada una descripción que indique para qué es el pago.
4. A la derecha verá las facturas no pagada del cliente seleccionado. Seleccione la factura que cubre el pago.  
5. Haga clic en Enviar. La factura se marcará como pagada.

Corrección de facturas periódicas

Cuando sus clientes le pidan que cambie la próxima fecha de pago o le soliciten que añada un servicio más, podrá editar una factura programada concreta sin que ello afecte a las demás. 

Esto sólo podría hacerse:

• cuando la factura periódica ya ha sido aceptada por el cliente Y
• si la factura programada es no pagada

Para ello, haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la factura que desea modificar en la sección Calendario de pagos y, a continuación, seleccione Editar.

Para más detalles sobre la edición de facturas periódicas, vaya aquí.