Facturas periódicas (Básico): Crear, programar, guardar como borrador

Con las facturas periódicas, puede solicitar autorización de pago a sus clientes y cobrar automáticamente a intervalos rutinarios. Esto puede ayudarle con todos sus clientes que solicitan servicios de forma constante. Descubra aquí todos los detalles sobre la creación de facturas periódicas.

Crear y enviar facturas periódicas

Las facturas recurrentes pueden ser creadas y enviadas por un usuario de empresa Propietario de la Empresa o por cualquier miembro del equipo asignado a la cuenta con derechos de acceso para gestionar facturas. 

Puede crear facturas periódicas solas o incluirlas en sus propuestas o plantillas de propuestas. También puede crear facturas periódicas a partir de los servicios enumerados en la propuesta.

Sigue estos pasos:

1. Cree una factura utilizando cualquiera de las formas:

• Haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda y seleccione Factura de. Seleccione la cuenta para la que debe emitirse la factura periódica.
• Abra la cuenta del cliente, vaya a la pestaña Facturas y haga clic en Nueva factura. La cuenta actual se rellenará automáticamente.

2. Establezca el tipo de factura en Recurrente, y, a continuación, introduzca un Nombre para ella (elija un nombre de cara al cliente para las facturas con autorización de pago) o seleccione una plantilla. Si selecciona una plantilla, vaya al paso 7.

3. Seleccione la frecuencia de envío de las facturas (establecida en Mensual por defecto) y el número de veces que deben repetirse.

4. Elija un método de pago: así es como quiere que se paguen sus facturas (mediante tarjeta de crédito, débito bancario o ambos).

5. Introduzca el importe de cada factura introduciéndolo en Subtotal o sumando las partidas.

6. haz clic Crear para enviar la factura. Una vez aceptada una factura periódica con autorización de pago, se enviará una notificación a su correo electrónico y Inbox+.

Además, es posible que desee incluir otros detalles. La ventana Crear factura está dividida en varias secciones:

• Tipo de factura
• General
• Ajustes de recurrencia
• Autorización de pago
• Más información en
• QuickBooks ajustes
• Partidas y resumen
• Nota al cliente
• Calendario de pagos

Tipo de factura

La ventana Crear factura es común para facturas únicas y recurrentes. Haga clic en Recurrente para cambiar a la recurrente.

General

1. Nombre de la cuenta, ID o correo electrónico: Seleccione la cuenta a la que se enviará la factura.
2. Plantilla de factura: Haz clic y selecciona una de las plantillas de facturas periódicas que has creado en el menú desplegable. Las plantillas de facturas periódicas son especialmente útiles para las facturas que envías a los clientes con regularidad.
3. Nombre: El nombre de la factura periódica (por ejemplo, Contabilidad 2023 o Planificación financiera 2024). El cliente sólo lo verá para las facturas periódicas con autorización de pago. 
4. Elija un método de pago: Así es como quiere que sus clientes paguen las facturas (con tarjeta de crédito, débito bancario o ambos). Admitimos varios métodos de pago.
5. Miembro del equipo: Seleccione el miembro del equipo responsable de recibir los pagos (por defecto, es la persona que crea la factura).
6. Descripción: Añada una descripción que describa lo que se incluye en la factura. Puede utilizar la cuenta shortcodes basada en campos personalizados y fecha shortcodes. Aquí tiene más información sobre shortcodes.

Ajustes de recurrencia

1. Elija el método de pago: Aceptar pagos en el momento de la aceptación (sólo para facturas periódicas con autorización de pago) o en una fecha específica. Si se elige Fecha específica, debe seleccionarla en Primera fecha de factura.
2. Fecha de la primera factura: Fecha de envío de la primera factura.
3. Recurrencias: Introduzca cuántas facturas desea enviar.
4. Recurrencia: Seleccione un intervalo de tiempo entre facturas. Puede ser uno de la lista (por ejemplo, mensual o anual), o puede establecer un intervalo personalizado.

Puede revisar y editar la configuración de recurrencia de facturas en cualquier momento yendo a su lista de facturas recurrentes y abriéndola.

Estos son algunos ejemplos de lo que obtendrá seleccionando diferentes configuraciones de programación :

Horarios personalizados

Los calendarios personalizados le permiten ajustar aún más los calendarios de las facturas periódicas, en función de sus necesidades. Programe las facturas para que se repitan con la frecuencia que desee, por ejemplo, el día 25 cada 4 meses, bimensualmente, cada dos martes, etc.

Para configurar la recurrencia personalizada, seleccione Personalizada en el desplegable Recurrencia.

Estas son las opciones a configurar para crear horarios personalizados:

• Comienza el: Es el momento en que se enviará la primera factura al cliente después de que éste haya aceptado la recurrencia. Puede ser en una fecha concreta o en el momento de la aceptación.
• Fecha de la primera factura: fecha en la que se creará la primera factura (disponible si se elige Fecha específica ).
• Emitir factura cada: el número de periodos de tiempo entre cada factura.
• Categoría temporal: este campo especifica el periodo de tiempo: días, semanas o meses.
• Número de recurrencias: el número de facturas que deben enviarse.

También verá la fecha de vencimiento, que es la fecha en la que debe pagarse la última factura según el calendario.

Autorización de pago

Seleccione una de las opciones:

1. Pago automático: Después de que el cliente acepte las condiciones de facturación recurrente, las facturas se emitirán de acuerdo con su calendario, y se cargarán automáticamente en la tarjeta/cuenta bancaria del cliente. Esta opción está disponible Stripe únicamente.

2. Pago manual de la factura: Las facturas se emitirán y enviarán al cliente según su calendario, pero deberá pagarlas manualmente cada vez.

Pago automático

Cuando se selecciona el pago automático, el cliente autoriza el pago una vez y todos los pagos siguientes se realizan automáticamente. Veamos qué aspecto tiene en el lado del cliente:

1. El empresa Propietario de la Empresa o miembro del equipo prepara una factura recurrente. 2. El cliente recibe un correo electrónico y ve una notificación pendiente en la sección Esperando acción de la página Facturación .

2. El cliente con autoridad para firmar revisa las condiciones, envía los datos de pago y, a continuación, firma y acepta la factura periódica.

Una vez hecho esto, el cargo en la tarjeta/cuenta se realizará automáticamente según el calendario establecido en la factura periódica.

¡Atención! Para utilizar este tipo de autorización, Stripe debe seleccionarse como proveedor de pago predeterminado.

Pago manual de la factura

Cuando se elige el pago manual de facturas, las facturas se emiten y envían al cliente de acuerdo con su programación, y los clientes tienen que pagar las facturas manualmente cada vez. Si tiene seleccionado CPACharge, no podrá seleccionar la autorización de pago, y manual será la única opción.

Todas las facturas emitidas funcionarán como facturas únicas: se mostrarán en la página Facturación > Facturas . Si QuickBooks está conectado, se sincronizarán al día siguiente de su emisión. Al mismo tiempo, estarán disponibles para su revisión y edición en la pestaña Facturas periódicas. 

Veamos qué aspecto tiene en el lado del cliente:

1. El empresa Propietario de la Empresa o miembro del equipo prepara una factura recurrente, y el cliente recibe una notificación en cada factura emitida. Cuando se selecciona el pago manual, el cliente no ve la factura como recurrente por su parte. 

2. El cliente paga la factura manualmente como lo haría con una factura normal.

3. Cuando llega una fecha determinada, se emite una nueva factura al cliente de acuerdo con el calendario, y éste tiene que pagarla manualmente una vez más. Esto se repite hasta que se envían todas las facturas según el calendario.

Más información en

Tenga en cuenta que sólo verá esta sección si utiliza Stripe y ha activado la autorización de pago.

En la sección Adicional , sólo tiene que añadir detalles si activa los interruptores:

1. Envíe la factura por correo electrónico al cliente: Este mensaje sustituirá al texto por defecto en la notificación del sistema de correo electrónico enviado junto con la factura. No podrá acceder al correo electrónico después de enviarlo. Para reutilizarlo, considere la posibilidad de añadirlo a la plantilla de factura. También puede utilizar la cuenta shortcodes basada en campos personalizados y fecha shortcodes.

2. Recordatorios: Active esta opción para enviar una notificación por correo electrónico al cliente si no ha pagado la factura en un número determinado de días. Aquí tienes más información sobre los recordatorios.

QuickBooks ajustes

Seleccione Ubicación y Clase para la factura que se enviará a QuickBooks. Los clientes no verán este campo. 

Tenga en cuenta que la sección de configuración deQuickBooks sólo aparece si la activa en QuickBooks. Para ello, vaya a Cuenta y configuración > Avanzado > Categorías y active el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

Partidas y resumen

Tanto las Partidas como el Resumen muestran el importe de la factura. Si no desea incluir una descripción detallada de sus servicios y la tarifa, puede ir directamente a la sección Resumen y rellenar el importe.

De lo contrario, puede crear una lista detallada para el cliente de los productos y servicios que ofrece en la sección Partidas. Todos los datos de esta sección también se añadirán automáticamente a la sección Resumen.

En la sección Partidas , puede:

1. Añadir partida: Haga clic en Partida y seleccione un servicio existente o cree uno nuevo. Rellene el campo Tarifa, establezca el número de servicios y el impuesto (aquí encontrará más información sobre los tipos impositivos en las facturas) y escriba la Descripción (opcional). Seleccione Clase para enviar a QuickBooks (los clientes no verán este campo).
2. Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa. 
3. Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.
4. Configuración: Haga clic en Configuración para determinar qué columnas se mostrarán en su factura.
   Si los campos Descripción y Fecha de servicio están vacíos y no los ha ocultado, se ocultarán automáticamente en la factura. Hay una lógica diferente para las columnas Tarifas & Cantidad e Impuestos: debe ocultarlas en Configuración para que no se muestren en la factura, incluso si el valor es 0. 

Resumen le permite ver:

• Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puede editarlo si no tiene ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no puede modificarse.
• Tipo de IVA: Si no tiene artículos de línea, puede editar la tasa de IVA. Si tiene artículos de línea, para editar la tasa de IVA, necesita habilitar la columna de IVA para los artículos de línea (aquí hay más información sobre el impuesto sobre las ventas).
• Importe del IVA: Calculado automáticamente a partir de Subtotal x tipo de IVA.
• Total: Se calcula automáticamente a partir del Subtotal + el importe del IVA.

Además, al final, después de la sección Calendario de pagos , puede revisar los ajustes principales de la factura periódica: el número de pagos que espera, el importe de cada uno y el importe total.

Nota al cliente

Puede añadir Nota al cliente y personalizarlo utilizando shortcodes. Puede ser una nota con los detalles del pago o simplemente un mensaje. Esta nota se mostrará en el portal del cliente y en la factura de PDF .

Calendario de pagos

Revise las fechas de envío de cada una de las facturas.

Guardar factura periódica como borrador

En algunos casos, la preparación de una factura periódica puede llevar tiempo (por ejemplo, si todavía está negociando las condiciones con el cliente). Puedes guardar todos los cambios haciendo clic en Guardar como borrador sin enviar esta factura a tu cliente.

Una vez hecho esto, podrá encontrar la factura periódica en la pestaña Inactivo de la página Facturas > Facturas periódicas. Estas facturas están marcadas como Borrador.

Para ver los borradores de facturas de un cliente concreto, vaya a Clientes, seleccione la cuenta y, a continuación, vaya a la subpestaña Facturas periódicas de la pestaña Facturas de su perfil. La pestaña Facturas del perfil del cliente está disponible para empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derecho de acceso a Gestionar facturas.

Cuando la factura periódica se guarda como borrador, aún puede revisarla y añadir o eliminar campos. Sin embargo, el borrador de factura no será visible para el cliente hasta que pulses Crear.

Nota La columna de saldo para facturas borrador mostrará $0.00 hasta que cree y envíe la factura recurrente. El saldo es la suma de las facturas de no pagada en la recurrencia.

Duplicar facturas periódicas

Para crear una copia de una factura periódica existente, vaya a la página Facturas > Facturas periódicas o a la subpestaña Facturas periódicas de la pestaña Facturas de la cuenta del cliente, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la factura y seleccione Duplicar.

Verá el Crear factura con todos los datos de su factura original ya rellenados. Haga clic en Cree o edítalo como mejor te parezca.

Qué ven los clientes cuando creas facturas periódicas

Tu cliente puede ver y firmar las facturas periódicas haciendo clic en la notificación de su panel de control, en el enlace de su notificación por correo electrónico o en el enlace de la página Facturación de su portal. 

A continuación, se les presentará un sencillo formulario en el que podrán revisar los detalles, añadir la información de pago y firmar. 

Si desea ver TaxDome como lo ve el cliente, acceda a una vista de sólo lectura de su portal.

Quién puede firmar una factura periódica

Cuando envíe una factura periódica, todos los contactos vinculados a la cuenta con la autoridad de firma activada podrán firmar desde su portal de cliente. 

Sólo es necesario que un contacto acepte la factura periódica para que se active. Por lo tanto, asegúrate de que la autoridad de firma está desactivada para los contactos que no pueden firmar (por ejemplo, los niños).

¿Qué ocurre si el cliente firma después de la fecha de la primera factura?

Si un cliente firma una factura periódica con autorización de pago una vez pasada la fecha de la primera factura, se generarán todas las facturas pendientes y se cargarán automáticamente al cliente. Por ejemplo, si la factura periódica comienza el 25 de septiembre pero el cliente la firma el 26 de octubre, se le cobrarán las facturas pendientes de septiembre y octubre.

Si el método de pago seleccionado por el cliente no dispone de fondos suficientes, TaxDome realizará múltiples intentos de cobro. No obstante, el cliente siempre tendrá la opción de pagar las facturas si decide hacerlo manualmente.

¿Qué ocurre si falla un pago automático?

Si hay algún problema con el procesamiento del pago, como saldo insuficiente en la cuenta bancaria del cliente u otros errores de procesamiento que impidan que el pago se realice, el sistema intentará automáticamente reintentar el pago hasta cuatro veces más:

• 4 horas después del primer pago fallido
• 24 horas después del último intento
• 48 horas después del último intento
• 72 horas después del último intento

Si los cuatro intentos son infructuosos, el cliente tendrá que actualizar sus datos de pago o podrá aplicar créditos a la factura (si los hubiera). Una vez que lo hayan hecho, los pagos futuros se cargarán automáticamente.

Nota Para los pagos con cargo en cuenta bancaria, el tiempo de procesamiento estándar es de hasta 30 días, tiempo suficiente para garantizar que el pago se procesa correctamente. Si el pago falla durante este tiempo, se volverá a intentar una vez que el estado del pago cambie de "Procesando pago" a "Fallido".