Crear y programar facturas recurrentes

Con las facturas periódicas, puede solicitar autorización de pago a sus clientes y cobrar automáticamente a intervalos rutinarios. Esto puede ayudarle con todos sus clientes que solicitan servicios de forma constante. Descubra aquí todos los detalles sobre la creación de facturas periódicas.

Crear y enviar facturas periódicas

Las facturas recurrentes pueden ser creadas y enviadas porPropietario de la Empresa cualquier empresa del equipo asignado a la cuenta con derechos de acceso para gestionar facturas .  

Puedes crear facturas recurrentes por separado o incluirlas en tus propuestas o plantillas de propuestas . También puedes crear facturas recurrentes a partir de los servicios que figuran en la propuesta .

Sigue estos pasos:

1. Crea una factura utilizando cualquiera de las siguientes opciones:

• Haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda y seleccione Factura de. Seleccione la cuenta para la que debe emitirse la factura periódica.
• Abra la cuenta del cliente, vaya a la pestaña Facturas y haga clic en Nueva factura. La cuenta actual se rellenará automáticamente.

2. Establece el tipo de factura en Recurrente y, a continuación, introduce un nombre (elige un nombre visible para el cliente en las facturas con autorización de pago) o selecciona una plantilla. Si seleccionas una plantilla, pasa al paso 6.

3. Selecciona la frecuencia con la que se deben enviar las facturas (establecida en Mensual por defecto) y cuántas veces deben repetirse.

4. Elige un método de pago: así es como deseas que se paguen tus facturas (ya sea con tarjeta de crédito, débito bancario o ambos). 5. Introduce el importe de cada factura, ya sea introduciéndolo en «Subtotal» o sumando los artículos de la línea.

6. haz clic clic Crear para enviar la factura. Una vez aceptada una factura recurrente con autorización de pago, se envía una notificación a tu correo electrónico y Inbox+ .

Además, hay otros detalles que quizá quieras incluir. La ventanaCrear factura se divide en varias secciones:

• General
• Ajustes de recurrencia
• Autorización de pago
• Más información en
• QuickBooks ajustes
• Partidas y resumen
• Nota al cliente
• Calendario de pagos

General

1. Nombre de la cuenta, ID o correo electrónico: Seleccione la cuenta a la que se enviará la factura.

2. Plantilla de factura: Haz clic y selecciona una de las plantillas de facturas periódicas que has creado en el menú desplegable. Las plantillas de facturas periódicas son especialmente útiles para las facturas que envías a los clientes con regularidad.

3. Nombre: El nombre de la factura periódica (por ejemplo, Contabilidad 2023 o Planificación financiera 2024). El cliente sólo lo verá para las facturas periódicas con autorización de pago. 

4. Miembro del equipo: Seleccione el miembro del equipo responsable de recibir los pagos (por defecto, es la persona que crea la factura).

5. Description: Add a description outlining what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

6. Método de pago: así es como quieres que tus clientes paguen las facturas (ya sea con tarjeta de crédito, débito bancario o ambos).

Ajustes de recurrencia

1. Comienza el: La recurrencia comienza tras la aceptación (solo para facturas recurrentes con autorización de pago) o en una fecha específica. Si se elige una fecha específica, debes seleccionarla enFecha de la primera factura.

2. Fecha de la primera factura: Fecha de envío de la primera factura.

3. Recurrencias: Introduzca cuántas facturas desea enviar.

4. Recurrencia: Selecciona un intervalo de tiempo entre facturas. Puede ser uno de la lista (por ejemplo, mensual o anual), o puedes establecer un intervalo personalizado. Si configuras una recurrencia mensual que comience los días 29, 30 ó 31, y un mes no tiene esa fecha, la factura se enviará el último día de ese mes.

Puedes revisar y editar la configuración de recurrencia de las facturas en cualquier momento accediendo a la listade facturas recurrentes y abriéndola.

A continuación, se muestran algunos ejemplos de lo que obtendrás al seleccionar diferentes configuraciones de programación:

Horarios personalizados

Los calendarios personalizados te permiten ajustar aún más los calendarios de facturas recurrentes, en función de tus necesidades. Programa las facturas para que se repitan con la frecuencia que desees, por ejemplo, el día 25 cada 4 meses, cada dos meses, cada segundo martes, etc. Para configurar los ajustes de recurrencia personalizados, selecciona Personalizadoen el menú desplegable Recurrencia.

Estas son las opciones a configurar para crear horarios personalizados:

• Comienza el: Es el momento en el que se enviará la primera factura al cliente después de que haya aceptado la recurrencia. Puede ser en una fecha específica o en el momento de la aceptación.
• Fecha de la primera factura: fecha en la que se creará la primera factura (disponible si se selecciona Fecha específica).
• Emite factura cada: el número de períodos entre cada factura. Si configuras una recurrencia mensual que comienza el 29, 30 o 31, y un mes no tiene esa fecha, la factura se enviará el último día de ese mes.
• Categoría temporal: este campo especifica el periodo de tiempo: días, semanas o meses.
• Número de recurrencias: el número de facturas que deben enviarse.

También verá la fecha de vencimiento, que es la fecha en la que debe pagarse la última factura según el calendario.

Autorización de pago

Seleccione una de las opciones:

1. Pago automático: una vez que el cliente acepte las condiciones de la factura recurrente, las facturas se emitirán según tu calendario y el importe se cargará automáticamente en la tarjeta o cuenta bancaria del cliente. Esta opción está disponible para TaxDome (Stripe).

2. Pago manual de facturas: Las facturas se emitirán y enviarán al cliente según tu calendario, pero tendrás que pagarlas manualmente cada vez.

Pago automático

Cuando se selecciona el pago automático, el cliente autoriza el pago una vez y todos los pagos posteriores se realizan automáticamente. Veamos cómo se ve desde el lado del cliente:

1. La empresa Propietario de la Empresa un miembro del equipo prepara una factura recurrente. El cliente recibe un correo electrónico y ve una notificación pendiente en la parte superior de la página Facturación.

2. El cliente con autoridad para firmar revisa los términos, envía los detalles de pago y, a continuación, firma y acepta la factura recurrente.

Una vez hecho esto, el cargo en la tarjeta/cuenta se realizará automáticamente según el calendario establecido en la factura periódica.

Consejo

Para utilizar este tipo de autorización, TaxDome (Stripe) como proveedor de pagos actual.

Pago manual de la factura

Cuando se elige el pago manual de las facturas, estas se emiten y envían al cliente según tu calendario, y los clientes deben pagarlas manualmente cada vez. 

• Todas las facturas emitidas funcionarán como facturas únicas y aparecerán en la páginaFacturación > Facturas.

• El calendario estará disponible para su revisión y edición en la pestaña Facturas recurrentes. 

• SiQuickBooks conectado, se sincronizarán en el plazo de un día desde su emisión.

• Si tienes seleccionado CPACharge, no podrás seleccionar la autorización de pago, y la única opción disponible será la manual.

  Veamos cómo se ve en el lado del cliente:

1. La empresa Propietario de la Empresa un miembro del equipo prepara una factura recurrente y el cliente recibe una notificación por cada factura emitida. Cuando se selecciona el pago manual, el cliente no ve la factura como recurrente por su parte. 

2. El cliente paga la factura manualmente, como lo haría con una factura normal.

3. Cuando llega una fecha determinada, se emite una nueva factura al cliente de acuerdo con el calendario, y éste tiene que pagarla manualmente una vez más. Esto se repite hasta que se envían todas las facturas según el calendario.

Más información en

Ten en cuenta que solo verás esta sección si utilizas TaxDome (Stripe) y has habilitado la autorización de pagos. En la secciónAdicional, solo debes añadir detalles si activas los botones:

1. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

2. Recordatorios: activa esta opción para enviar una notificación por correo electrónico al cliente si no ha pagado la factura en un plazo determinado. Aquí encontrarás más información sobre los recordatorios .

QuickBooks ajustes

Selecciona Ubicacióny Clase para la factura que se enviará a QuickBooks. Los clientes no verán este campo. 

Ten en cuenta que la secciónQuickBooks solo se muestra si la activas en QuickBooks. Para ello, ve aCuenta y configuración > Avanzado > Categorías y activa el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

Partidas y resumen

Tanto las partidas individualescomo el resumen muestran el importe de la factura. Si no deseas incluir una descripción detallada de tus servicios y la tarifa, puedes ir directamente a la sección de resumen e introducir el importe.

De lo contrario, puedes crear una lista detallada para el cliente de los productos y servicios que ofreces en la sección«Partidas». Todos los datos de esta sección también se añadirán automáticamente al resumen.

En la secciónPartidas individuales, puedes:

1. Añadir partida: Haz clicen Partida y, a continuación, selecciona un servicio existente o crea uno nuevo. Rellena el campoTarifa, establece el número de servicios y los impuestos (aquí encontrarás más información sobre las tarifas fiscales en las facturas ) y escribe laDescripción(opcional). Seleccionala Claseque se enviará a QuickBooks los clientes no verán este campo).

2. Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa. 

3. Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.

4. Configuración: Haz clic en Configuración para determinar qué columnas se mostrarán en tu factura. 

Si los camposDescripcióny Fecha del servicioestán vacíos y no los has ocultado, se ocultarán automáticamente en la factura. Hay una lógica diferente para las columnasTarifas y cantidadeseImpuestos: debes ocultarlas enConfiguraciónpara que no se muestren en la factura, incluso si el valor está establecido en 0. 

La sección de resumen te permite ver:

• Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puedes editarlo si no tienes ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no se puede modificar.

• Tipo impositivo/IVA/GST: si no tienes partidas, puedes editar el tipo. Si tienes partidas, para editar el tipo impositivo, debes habilitar la columna Impuesto para las partidas (aquí encontrarás más información sobre el impuesto sobre las ventas ) .

• Importe del impuesto/IVA/GST: se calcula automáticamente a partir del subtotal × tipo impositivo. Tanto el porcentaje del impuesto como el importe del impuesto se muestran en la sección.

• Total: Calculado automáticamente a partir del subtotal + importe del impuesto.

Además, al final, después de la secciónCalendario de pagos, puedes revisar la configuración principal de la factura recurrente: el número de pagos que esperas, el importe de cada uno y el importe total.

Nota al cliente

You can add Note to client and personalize it using shortcodes. It can be either a note with the payment details or just a message. This note will be displayed in the client portal and in the PDF invoice.

Calendario de pagos

Revise las fechas de envío de cada una de las facturas.

Guardar factura periódica como borrador

En algunos casos, preparar una factura recurrente puede llevar tiempo (por ejemplo, si todavía estás negociando las condiciones con el cliente). Puedes guardar todos los cambios haciendo clic en Guardar como borradorsin enviar esta factura a tu cliente.

Una vez hecho esto, podrás encontrar la factura recurrente en la pestañaInactivas de la página Facturas > Facturas recurrentes. Estas facturas están marcadas como Borrador.

Para ver los borradores de facturas de un cliente específico, ve a Clientes, selecciona la cuenta y, a continuación, ve a la subpestañaFacturas recurrentesde la pestañaFacturasde su perfil. La pestañaFacturasdel perfil del cliente está disponible para elPropietario de la Empresa, administrador cualquier miembro del equipo con el derecho de acceso Gestionar facturas .

Cuando la factura recurrente se guarda como borrador, todavía puedes revisarla y añadir o eliminar campos. Sin embargo, el borrador de la factura no será visible para el cliente hasta que pulses Crear.

Nota

La columna de saldo de las facturas preliminares mostrará 0,00 $ hasta que crees y envíes la factura periódica. El saldo es la suma de no pagada en la periodicidad.

Duplicar facturas periódicas

Para crear una copia de una factura recurrente existente, ve a la página Facturas > Facturas recurrentes o a la subpestaña Facturas recurrentes de la pestañaFacturasde la cuenta del cliente, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del nombre de la factura y seleccionaDuplicar.

Verás la páginaCrear facturacon todos los datos de tu factura original ya rellenados. Haz clic en Crear o edítala como consideres oportuno.

Vista del cliente

Tu cliente puede ver y firmar facturas recurrentes haciendo clic en la notificación de tu panel de control, en el enlace de la notificación por correo electrónico o en el enlace de la páginade facturación de tu portal. 

A continuación, se te presentará un sencillo formulario en el que podrás revisar los detalles, añadir la información de pago y firmar. Si deseas ver TaxDome lo ve el cliente, accede a una vista de solo lectura de su portal .

Quién puede firmar una factura periódica

Cuando envías una factura recurrente, todos los contactos vinculados a la cuenta con la autoridad de firma habilitada pueden firmar desde su portal de clientes. 

Sólo es necesario que un contacto acepte la factura periódica para que se active. Por lo tanto, asegúrate de que la autoridad de firma está desactivada para los contactos que no pueden firmar (por ejemplo, los niños).

¿Qué ocurre si el cliente firma después de la fecha de la primera factura?

Si un cliente firma una factura recurrente con autorización de pago después de la fecha de la primera factura, se generarán todas las facturas pendientes y se cobrarán automáticamente al cliente. Por ejemplo, si la factura recurrente comienza el 25 de septiembre, pero el cliente la firma el 26 de octubre, se te cobrarán las facturas pendientes de septiembre y octubre.

Si el método de pago seleccionado por el cliente no tiene fondos suficientes, TaxDome varios intentos para cobrar los pagos. Sin embargo, el cliente siempre tendrá la opción de pagar las facturas si decide hacerlo manualmente.

¿Qué ocurre si falla un pago automático?

Si se produce algún problema con el procesamiento del pago, como un saldo insuficiente en la cuenta bancaria del cliente u otros errores de procesamiento que impidan que el pago se realice, el sistema intentará automáticamente volver a procesar el pago hasta cuatro veces más:

• 4 horas después del primer pago fallido
• 24 horas después del último intento
• 48 horas después del último intento
• 72 horas después del último intento

Si los cuatro intentos fallan, el cliente tendrá que actualizar sus datos de pago o tú podrás aplicar crédito a la factura ( si lo hay). Una vez hecho esto, los pagos futuros se cobrarán automáticamente.

Nota

Para los pagos mediante débito bancario, el tiempo de procesamiento estándar es de hasta 30 días, lo que es tiempo suficiente para garantizar que el pago se procese correctamente. Si el pago falla durante este tiempo, se volverá a intentar una vez que el estado del pago cambie de Procesamiento del pago a Fallido.

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