Facturas periódicas (Básico): Crear, programar, guardar como borrador

Con las facturas periódicas, puede solicitar autorización de pago a sus clientes y cobrar automáticamente a intervalos rutinarios. Esto puede ayudarle con todos sus clientes que solicitan servicios de forma constante. Descubra aquí todos los detalles sobre la creación de facturas periódicas.

Cubierto aquí:

• Creación y envío de facturas periódicas
• Ajustes de recurrencia
  • Horarios personalizados
• Tipos de autorización de pago
  • Pago automático
  • Pago manual de la factura
• Configuración de recordatorios de facturas recurrentes
• Guardar factura periódica como borrador
• Duplicar facturas periódicas
• Qué ven los clientes cuando creas facturas periódicas
• Quién puede firmar una factura periódica
• ¿Qué ocurre si el cliente firma después de la fecha de la primera factura?
• ¿Qué ocurre si falla un pago automático?

Creación y envío de facturas periódicas

Las facturas recurrentes pueden ser creadas y enviadas por un usuario de empresa Propietario de la Empresa o por cualquier miembro del equipo asignado a la cuenta con derechos de acceso para gestionar facturas. 

Puede crear facturas periódicas solas o incluirlas en sus propuestas o plantillas de propuestas. También puede crear facturas periódicas a partir de los servicios enumerados en la propuesta.

Sigue estos pasos:

1. Haga clic en el botón + Nuevo de la barra lateral izquierda y seleccione Factura en el menú desplegable. O añada una factura a la propuesta.

2. Seleccione la cuenta para la que debe emitirse la factura periódica.

3. Establezca el Tipo de factura como Recurrente, y, a continuación, introduzca un Nombre para ella (elija un nombre de cara al cliente para las facturas con autorización de pago) o seleccione una plantilla. Si selecciona una plantilla, vaya al paso 7.

4. Seleccione la frecuencia de envío de las facturas (establecida en Mensual por defecto) y el número de veces que deben repetirse.

5. Elija un método de pago: así es como quiere que se paguen sus facturas (mediante tarjeta de crédito, débito bancario o ambos).

6. Introduzca el importe de cada factura introduciéndolo en Subtotal o sumando las partidas.

7. haz clic Crear para enviar la factura. Una vez aceptada una factura periódica con autorización de pago, se enviará una notificación a su correo electrónico y Inbox+.

Es posible que desee incluir otros datos. Consulte a continuación las instrucciones detalladas para cada campo numerado:

1. Tipo de factura: Para una factura periódica, seleccione la opción adecuada. 

2. Nombre de la cuenta, ID o correo electrónico: Seleccione la cuenta a la que se enviará la factura.

3. Plantilla de factura: Haz clic y selecciona una de las plantillas de facturas periódicas que has creado en el menú desplegable. Las plantillas de facturas periódicas son especialmente útiles para las facturas que envías a los clientes con regularidad.

4. Elija una forma de pago: Así es como quiere que se paguen sus facturas (mediante tarjeta de crédito, débito bancario o ambos). Admitimos varios métodos de pago.

5, 6. Comienza el: Es cuando se envía la primera factura al cliente después de que éste haya aceptado la recurrencia. Puede ser en el momento de la aceptación (sólo para facturas periódicas con autorización de pago) o en una fecha específica. Si se elige una fecha específica, deberá seleccionarla en Primera fecha de factura.

7, 8. Recurrencia(s): Aquí puede seleccionar el periodo de repetición de la factura y establecer el número de facturas que se enviarán dentro del ámbito de la factura periódica.

9. Miembro del equipo: Seleccione el miembro del equipo responsable de recibir los pagos (por defecto, es la persona que crea la factura).

10. Nombre: El nombre de la factura periódica (por ejemplo, Contabilidad 2023 o Planificación financiera 2024). El cliente sólo lo verá para las facturas periódicas con autorización de pago.

11. Descripción: Añada una descripción que describa lo que se incluye en la factura (opcional).

12, 15. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.

• Pago automático: después de que el cliente acepte los términos de la factura recurrente, las facturas se emitirán de acuerdo con su cronograma y la tarjeta/cuenta bancaria del cliente se cargará automáticamente. Disponible para Stripe solamente.
• Pago manual de la factura: las facturas se emitirán y enviarán al cliente según su calendario, pero éste tendrá que pagarlas manualmente cada vez.

A continuación encontrará más información sobre los tipos de autorización de pago.

14. Enviar factura por correo electrónico al cliente: Active esta opción y añada un mensaje personalizado si desea que el cliente reciba una notificación por correo electrónico sobre una factura periódica con pago automático. De lo contrario, sólo recibirá una notificación en su portal.

16. 16. Recordatorios: Active esta opción en para enviar una notificación por correo electrónico al cliente cuando no acepte la factura periódica en un número determinado de días(más detalles a continuación).

17. Configuración de QuickBooks: Seleccione Ubicación para que la factura se envíe a QuickBooks. Los clientes no verán este campo.

18. Partidas: Desglose los servicios prestados en cada factura de la repetición, así como los descuentos aplicados. 

• Partida: Haga clic en Partida y seleccione un servicio existente o cree uno nuevo. Rellene el campo Tarifa , establezca la cantidad de cada servicio y el tipo impositivo (más información sobre tipos impositivos), y añada una Descripción (opcional). Seleccione la Clase que se enviará a QuickBooks (los clientes no verán este campo).
• Descuento: Para añadir una partida, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa . 

También puede editar los mismos campos de la partida desde la página Editar partida haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha de la partida, seleccionando Editar y, a continuación, haciendo clic en Guardar.

19. Resumen: Aquí puede ver el importe de cada pago.

• Subtotal: La suma de los servicios prestados en cada factura, antes de impuestos. Se rellena automáticamente después de añadir las partidas. O bien, puede introducir la suma manualmente si no desea añadir partidas.
• Tipo impositivo: Una vez que se añade el impuesto sobre las ventas, se refleja en el total (más información sobre cómo añadir el impuesto sobre las ventas).

20. Calendario de pagos: Revisa las fechas en las que se enviarán cada una de las facturas. 

21. Cada pago, Importe de la factura, Total: Revisa los principales ajustes de la factura periódica: cuántos pagos esperas, el importe de cada uno y el total.

22. Crear: Haga clic para enviar la factura periódica para que el cliente la revise y acepte.

23. Guardar como borrador: Guarda los cambios sin enviar la factura periódica: los ajustes se guardan y la factura periódica es visible en la pestaña Facturas periód icas de la sección Facturas y se marca como Borrador. Podrás seguir revisando y editando la factura y añadir o eliminar campos. La factura no es visible para el cliente hasta que pulses Crear.

Ajustes de recurrencia

Ajustes de recurrencia en detalle:

• Recurrencias: establece el número de facturas que entrarán en el ámbito de factura recurrente
• Recurrencia: establece el periodo de repetición de la factura:
  • Diario
  • Semanal
  • Mensualmente
  • Cada 3 meses
  • Cada 6 meses
  • Anualmente
  • Personalizado (véase más abajo)

Puede revisar y editar la configuración de recurrencia de facturas en cualquier momento yendo a su lista de facturas recurrentes y abriéndola.

Estos son algunos ejemplos de lo que obtendrá seleccionando diferentes configuraciones de programación :

Horarios personalizados

Los calendarios personalizados le permiten ajustar aún más los calendarios de las facturas periódicas, en función de sus necesidades. Programe las facturas para que se repitan con la frecuencia que desee; por ejemplo, el día 25 cada 4 meses, bimensualmente, cada dos martes, etc.

Para configurar la recurrencia personalizada, seleccione la opción Personalizada en el desplegable Recurrencia.

Estas son las opciones a configurar para crear horarios personalizados:

• Comienza el: Es el momento en que se enviará la primera factura al cliente después de que éste haya aceptado la recurrencia. Puede ser en una fecha concreta o en el momento de la aceptación.
• Fecha de la primera factura: fecha en la que se creará la primera factura (disponible si se elige una Fecha específica ).
• Emitir factura cada: el número de periodos de tiempo entre cada factura.
• Categoría temporal: este campo especifica el periodo de tiempo: días, semanas o meses.
• Número de recurrencias: el número de facturas que deben enviarse.

También verá la fecha de vencimiento, es decir, la fecha en la que debe pagarse la última factura según el calendario.

Tipos de autorización de pago

Con las facturas periódicas, puede seleccionar si desea que los pagos se autoricen y se realicen automáticamente o no. A continuación, le ofrecemos una descripción más detallada de cómo funciona.

• Pago automático : el cliente acepta los términos recurrentes, luego su tarjeta / cuenta bancaria se carga automáticamente de acuerdo con el cronograma. Disponible para Stripe solamente.
• Pago manual de la factura : las facturas se emiten y envían al cliente de acuerdo con su horario, y deberán pagar manualmente cada vez. Disponible para Stripe y CPACharge. Si tiene seleccionado CPACharge, no podrá seleccionar la autorización de pago y la única opción será manual.

Pago automático

Cuando se selecciona el pago automático, el cliente autoriza el pago una vez y todos los pagos siguientes se realizan automáticamente. Las facturas periódicas con pagos automáticos son similares a una suscripción: una vez configuradas, ni tú ni el cliente tenéis que hacer nada más.

Veamos qué aspecto tiene en el lado del cliente:

1. empresa Propietario de la Empresa o un miembro del equipo prepara una factura recurrente. El cliente recibe una notificación.

2. El cliente con autoridad para firmar revisa las condiciones, envía los datos de pago y, a continuación, firma y acepta la factura periódica.

Una vez hecho esto, el cargo en la tarjeta/cuenta se efectuará automáticamente de acuerdo con el calendario establecido en la factura periódica.

¡Atención! Para utilizar este tipo de autorización, Stripe debe seleccionarse como proveedor de pago predeterminado.

Pago manual de la factura

Cuando se elige el pago manual de facturas, las facturas se emiten y envían al cliente de acuerdo con su programación, y los clientes tienen que pagar las facturas manualmente cada vez. Si tiene seleccionado CPACharge, no podrá seleccionar la autorización de pago, y manual será la única opción.

Todas las facturas emitidas funcionarán como facturas únicas: se mostrarán en la pestaña Facturas de la página Facturas y, si QuickBooks Online está conectado, se sincronizarán al día siguiente de su emisión. Al mismo tiempo, estarán disponibles para su revisión y edición en la pestaña Facturas periódicas. 

Veamos qué aspecto tiene en el lado del cliente:

1. empresa Propietario de la Empresa o un miembro del equipo prepara una factura recurrente, y el cliente recibe una notificación en cada factura emitida. Cuando se selecciona el pago manual, el cliente no ve la factura como recurrente por su parte. 

2. El cliente paga la factura manualmente como lo haría con una factura normal.

3. Cuando llega una fecha determinada, se emite una nueva factura al cliente de acuerdo con el calendario, y de nuevo tiene que pagarla manualmente. Esto se repite hasta que se envían todas las facturas según el calendario.

Configuración de recordatorios de facturas recurrentes

Al crear una factura periódica, active la opción Recordatorios. Al hacerlo, se envía al cliente un recordatorio sobre la factura si no ha sido aceptada en un plazo determinado; el número de días por defecto es tres, pero puede cambiarlo:

• Días hasta el próximo recordatorio: Este es el número de días antes de que se envíe un recordatorio al cliente. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de que se emita una factura, pero puedes cambiarlo a lo que prefieras.

• Número de recordatorios: Este es el número de recordatorios enviados al cliente. Por defecto, el cliente sólo recibe un correo electrónico de recordatorio, pero también puede cambiar esto también.

Los recordatorios se detienen cuando:

• El cliente no ha aceptado la factura periódica, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
• El cliente aceptó la factura.
• La factura pendiente ha sido desactivada por un miembro de empresa .

Guardar factura periódica como borrador

En algunos casos, la preparación de una factura periódica puede llevar tiempo (por ejemplo, si todavía está trabajando en los términos con el cliente). Puedes guardar todos los cambios sin enviar esta factura a tu cliente haciendo clic en el enlace Guardar como borrador.

Una vez hecho esto, podrá encontrar la factura periódica en la subpestaña Inactivo de la pestaña Facturas periódicas de la sección Facturas. Estas facturas están marcadas como Borrador.

Para ver los borradores de facturas de un cliente concreto, vaya a Clientes, seleccione la cuenta y, a continuación, vaya a la subpestaña Facturas periódicas de la pestaña Facturas de su perfil. La pestaña Facturas del perfil del cliente está disponible para empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derecho de acceso a Gestionar facturas.

Cuando la factura periódica se guarda como borrador, aún puede revisarla y añadir o eliminar campos. El borrador de factura no será visible para el cliente hasta que pulse Crear.

Nota La columna de saldo para facturas borrador mostrará $0.00 hasta que cree y envíe la factura recurrente. El saldo es la suma de las facturas de no pagada en la recurrencia.

Duplicar facturas periódicas

Para crear una copia de una factura periódica existente, vaya a la pestaña Facturas periódicas de la página Facturas o a la subpestaña Facturas periódicas de la pestaña Facturas de la cuenta de cliente, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la factura y seleccione Duplicar en el desplegable.

Verás la página Crear factura con todos los detalles de tu factura original ya rellenados. Haz clic en el botón Crear o edítala como mejor te parezca.

Qué ven los clientes cuando creas facturas periódicas

Su cliente puede ver y firmar las facturas periódicas haciendo clic en la notificación de su panel de control, haciendo clic en el enlace de su notificación por correo electrónico o haciendo clic en el enlace de la páginaFacturas periód icas de su portal. 

A continuación, se les presentará un sencillo formulario en el que podrán revisar los detalles, añadir la información de pago y firmar. 

Si desea ver TaxDome como lo ve el cliente, acceda a una vista de sólo lectura de su portal.

Quién puede firmar una factura periódica

Cuando envíe una factura periódica, todos los contactos vinculados a la cuenta con la autoridad de firma activada podrán firmar desde su portal de cliente. 

Para que la factura periódica se active, sólo es necesario que un contacto la acepte. Por tanto, asegúrate de que la autoridad de firma está desactivada para los contactos que no pueden firmar (por ejemplo, los hijos).

¿Qué ocurre si el cliente firma después de la fecha de la primera factura?

Si un cliente firma una factura periódica con autorización de pago una vez pasada la fecha de la primera factura, se generarán todas las facturas pendientes y se cargarán automáticamente al cliente. Por ejemplo, si la factura periódica comienza el 25 de septiembre pero el cliente la firma el 26 de octubre, se le cobrarán las facturas pendientes de septiembre y octubre.

Si el método de pago seleccionado por el cliente no dispone de fondos suficientes, TaxDome realizará múltiples intentos de cobro. No obstante, el cliente siempre tendrá la opción de pagar las facturas si decide hacerlo manualmente.

¿Qué ocurre si falla un pago automático?

Si hay algún problema con el procesamiento del pago, como saldo insuficiente en la cuenta bancaria del cliente u otros errores de procesamiento que impidan que el pago se realice, el sistema intentará automáticamente reintentar el pago hasta cuatro veces más:

• 4 horas después del primer pago fallido
• 24 horas después del último intento
• 48 horas después del último intento
• 72 horas después del último intento

Si los cuatro intentos son infructuosos, el cliente deberá actualizar sus datos de pago. Una vez lo haya hecho, los pagos futuros se cargarán automáticamente.

Nota Para los pagos con cargo en cuenta bancaria, el tiempo de procesamiento estándar es de hasta 30 días, tiempo suficiente para garantizar que el pago se procesa correctamente. Si el pago falla durante este tiempo, se volverá a intentar una vez que el estado del pago cambie de "Procesando pago" a "Fallido".