Enviar facturas periódicas

Las facturas periódicas automatizan la facturación habitual al cobrar a los clientes según un calendario. Puedes enviarlas manualmente a un cliente, incluirlas en una nueva propuesta o crearlas a partir de una propuesta firmada.

Enviar una factura periódica a un cliente

Nota

Las facturas periódicas pueden ser enviadas por elPropietario de la Empresa, los administradores y los miembros del equipo asignado a la cuenta junto con el Gestionar facturas derecho de acceso .

Para enviar una factura periódica a un cliente:

1. Abre el cuadro de diálogo de envío de cualquiera de estas formas:

   • Haz clic en «Nuevo » en la parte superior izquierda y selecciona «Factura».
   • Abre la cuenta del cliente, ve a la pestaña «Facturas » y haz clic en «Nueva factura». Los datos de la cuenta se rellenan automáticamente.

   

2. Establece el tipo de factura en «Recurrente» y, a continuación, introduce un nombre (elige uno que sea visible para el cliente en el caso de las facturas con autorización de pago) o selecciona una plantilla.

3. Selecciona la frecuencia con la que se deben enviar las facturas ( por defecto está configurado en «Mensual» ) y cuántas veces deben repetirse.

4. Elige una forma de pago: así es como quieres que se paguen tus facturas (ya sea con tarjeta de crédito, domiciliación bancaria o ambas).

5. Rellena y comprueba los datos de la factura.

6. Haz clic en «Crear » para enviar la factura.

El cliente recibe una notificación por correo electrónico indicando que se ha enviado una factura periódica. Una vez que se acepta una factura periódica con autorización de pago, se envía una notificación a tu correo electrónico y Inbox+ .

Guardar como borrador

Para guardar una factura periódica sin enviarla, haz clic en «Guardar como borrador » en lugar de en «Crear».

Los borradores se guardan en la pestaña «Inactivos » de la página «Facturas > Facturas periódicas » con el estado «Borrador».

Para ver las facturas preliminares de un cliente concreto, ve a «Clientes», selecciona la cuenta y, a continuación, abre la subpestaña «Facturas periódicas » de la pestaña «Facturas ». La pestaña «Facturas» está disponible para elPropietario de la Empresa, administrador o cualquier miembro del equipo que tenga el derecho de acceso «Gestionar facturas ».

Aún puedes revisar y editar un borrador, pero el cliente no lo verá hasta que hagas clic en «Crear».

Nota

La columna «Saldo» de las facturas preliminares muestra 0,00 $ hasta que crees y envíes la factura periódica. El saldo es la suma de no pagada de la periodicidad.

Otras formas de enviar facturas periódicas

Descubre más formas de enviar facturas periódicas:

• Incluir en una nueva propuesta
• Crear a partir de una propuesta firmada

Vista del cliente

Cuando envías una factura periódica, los clientes pueden acceder a ella desde:

• Portal del cliente o aplicación móvil: en la sección «Pendiente de acción » o a través del enlace de la página «Facturación ».
• Notificación por correo electrónico: a través del enlace que aparece en el correo.

El cliente revisa los detalles, añade la información de pago y firma. Cuando el cliente acepta la factura periódica o paga una factura, recibes una notificación.

Para ver la factura periódica enviada desde el punto de vista del cliente, usa la vista de solo lectura.

Pago automático

Cuando se elige el pago automático, el cliente autoriza el pago una sola vez y todos los pagos posteriores se realizan automáticamente:

1. El cliente recibe un correo electrónico y ve una notificación pendiente en la parte superior de la página de facturación.

   

2. El cliente con facultad de firma revisa las condiciones, introduce los datos de pago y firma y acepta la factura periódica.

   

Una vez hecho esto, el cargo se realiza automáticamente en la tarjeta o cuenta bancaria según el calendario indicado en la factura periódica.

Nota

Si el cliente ha introducido los datos de su cuenta bancaria a mano, los pagos automáticos no se cobrarán hasta que se haya verificado la cuenta bancaria con micropagos .

Ten en cuenta lo siguiente:

• Firma tardía: si un cliente firma después de la fecha de la primera factura, todas las facturas pendientes se generan y se cobran automáticamente. Por ejemplo, si la facturación periódica empieza el 25 de septiembre, pero el cliente firma el 26 de octubre, se le cobrarán las facturas pendientes tanto de septiembre como de octubre. Si el método de pago elegido por el cliente no tiene fondos suficientes, TaxDome realizar el cobro varias veces. El cliente siempre puede pagar las facturas manualmente.

• Reintentos de pago: Si un pago automático falla por saldo insuficiente u otros errores de procesamiento, TaxDome el pago hasta cuatro veces más: 4 horas después del primer intento fallido, y luego a las 24, 48 y 72 horas tras el último intento. Si los cuatro reintentos fallan, el cliente debe actualizar sus datos de pago, o bien puedes aplicar un abono a la factura. Una vez hecho esto, los pagos futuros se cobrarán automáticamente.

  

• Tramitación de los pagos por domiciliación bancaria: En el caso de los pagos por domiciliación bancaria, el plazo de tramitación habitual es de hasta 30 días. Si el pago falla durante este tiempo, se vuelve a intentar en cuanto el estado pasa de «Pago en tramitación » a «Fallido».

Pago manual

Cuando se elige el pago manual, el cliente no ve la factura como recurrente:

1. Cada vez que se emite una factura, el cliente recibe una notificación.

   

2. El cliente paga la factura manualmente, como lo haría con una factura normal.

   

3. Se emite una nueva factura según el calendario y el cliente vuelve a pagarla manualmente. Esto se repite hasta que se hayan enviado todas las facturas del calendario.

¿Quién puede firmar?

Cuando envías una factura periódica, todos los contactos vinculados a la cuenta que tengan habilitada la autoridad de firma pueden firmarla desde su portal de cliente.

Solo hace falta que un contacto acepte la factura periódica para que se active. Asegúrate de desactivar la autorización para firmar en los contactos que no puedan firmar (por ejemplo, los menores).

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