Facturas únicas (Básico): Crea, envía y configura recordatorios

Envíe facturas puntuales a sus clientes, de una en una o en bloque, y acelere el proceso creando plantillas y utilizando automatizaciones. Para el seguimiento del tiempo, TaxDome le permite crear facturas directamente a partir de sus entradas de tiempo.

Seminario web: Explora cómo TaxDomeLas funcionalidades de facturación facilitan tanto a sus clientes el pago de facturas como a usted el pago con Get paid: cartas de compromiso, propuestas, facturas

Formas de enviar facturas únicas

Las facturas únicas pueden ser creadas y enviadas por un usuario de empresa Propietario de la Empresa o cualquier miembro del equipo asignado a la cuenta con derechos de acceso para gestionar facturas.

Puede crear facturas solas o incluirlas en sus propuestas o plantillas de propuestas.

Existen diferentes formas de crear y enviar facturas únicas:

Crear y enviar facturas únicas

Para crear y enviar una factura única, siga estos pasos:

Cree una factura utilizando cualquiera de las dos formas:
- Haz clic en Nuevo y selecciona Factura.
- Abra la cuenta del cliente, vaya a la pestaña Facturas y haga clic en Nueva factura. La cuenta actual se rellenará automáticamente.
Introduzca el importe de la factura o seleccione una plantilla.
haz clic Crear para crear y enviar la factura (a menos que la opción Programar factura esté activada, en cuyo caso tendrá que programar la factura).

Además del importe, hay otros detalles que puede desear incluir. La ventana Crear factura está dividida en varias secciones:

Tipo de factura
General
QuickBooks ajustes
Más información en
Partidas y resumen
Nota al cliente
Vista previa
Enlace trabajos

Tipo de factura

La ventana Crear factura es común para facturas únicas y periódicas. Seleccione si desea crear una factura única o periódica.

General

Nombre de la cuenta, ID o Correo electrónico: Seleccione una cuenta a la que se enviará la factura.
Plantilla de factura: Haz clic y selecciona una de las plantillas de factura que has creado en el desplegable. Las plantillas de factura son especialmente útiles para las facturas que envías con frecuencia a los clientes.
Número de factura: Puede elegir un número de factura o dejar el campo vacío, y TaxDome generará uno para usted.
Elija la forma de pago: Elige cómo quieres que tus clientes paguen las facturas (mediante tarjeta de crédito, débito bancario o ambos). Admitimos varios métodos de pago.
Fecha: Introduzca la fecha de la factura. Puede emitir una factura para la fecha actual (que se establece por defecto) y cualquier fecha pasada.
Miembro del equipo: Seleccione el miembro del equipo que recibirá el pago (por defecto, lo recibe la persona que crea la factura).
Descripción: Añade una descripción que describa lo que se incluye en la factura o desactívala en tu página Configuración > Factura . Puede utilizar la cuenta shortcodes basada en campos personalizados y fecha shortcodes. Más información en shortcodes.

QuickBooks ajustes

Seleccione Ubicación y Clase para la factura que se enviará a QuickBooks. Los clientes no verán este campo.

Tenga en cuenta que la sección de configuración deQuickBooks sólo aparece si la activa en QuickBooks. Para ello, vaya a Cuenta y configuración > Avanzado > Categorías y active el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

Más información en

En el Más información en sólo tendrá que añadir detalles si activa los interruptores:

1. Pagar factura utilizando créditos de clientes: Active esta opción si desea que la factura se marque automáticamente como pagada. Esta opción sólo está disponible cuando los clientes tienen créditos suficientes para pagar la factura.

2. Enviar factura por correo electrónico al cliente: Este mensaje sustituirá al texto por defecto en la notificación del sistema de correo electrónico enviado junto con la factura. No podrá acceder al correo electrónico después de enviarlo. Para reutilizarlo, considere añadirlo a la plantilla de factura. También puede utilizar la cuenta shortcodes basada en campos personalizados y fecha shortcodes.

3. Recordatorios: Active esta opción para enviar una notificación por correo electrónico al cliente si no ha pagado la factura en un número determinado de días. Más información sobre recordatorios.

4. Programar factura: Programe cuándo se enviará la factura. Más información sobre la programación de facturas.

Partidas y resumen

Tanto las Partidas como el Resumen muestran el importe de la factura. Si no desea incluir una descripción detallada de sus servicios y la tarifa, puede ir directamente a la sección Resumen y rellenar el importe.

De lo contrario, puede crear una lista detallada para el cliente de los productos y servicios que ofrece en la sección Partidas . Todos los datos de esta sección también se añadirán automáticamente a la sección Resumen.

Partidas ayudarle a desglosar la lista de servicios y hacer más transparente su facturación en caso de que su trabajo incluya, por ejemplo, no sólo un paquete de declaración de la renta "todo en uno", sino también consultas u otros servicios que se facturan por separado.

En la sección Partidas , puede:

Añadir partida: Haga clic en Partida y seleccione un servicio existente o cree uno nuevo. Rellene el campo Tarifa, establezca el número de servicios y el impuesto (aquí encontrará más información sobre los tipos impositivos en las facturas) y escriba la Descripción (opcional). Seleccione Clase para enviar a QuickBooks (los clientes no verán este campo).
Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa.
Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.
Configuración: Haga clic en Configuración para determinar qué columnas se mostrarán en su factura.
Si los campos Descripción y Fecha de servicio están vacíos y no los ha ocultado, se ocultarán automáticamente en la factura. Hay una lógica diferente para las columnas Tarifas & Cantidad e Impuestos: debe ocultarlas en Configuración para que no se muestren en la factura, incluso si el valor es 0.

Resumen le permite ver:

Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puede editarlo si no tiene ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no puede modificarse.
Tipo de IVA: Si no tiene partidas, puede editarlo. Si tiene artículos de línea, para editar la tasa de IVA, debe habilitar la columna de IVA para los artículos de línea (aquí hay más información sobre el impuesto sobre las ventas).
Importe del IVA: Calculado automáticamente a partir de Subtotal x tipo de IVA.
Total: Se calcula automáticamente a partir del Subtotal + el importe del IVA.

Nota al cliente

Puede añadir Nota al cliente y personalizarlo utilizando shortcodes. Puede ser una nota con los detalles del pago o simplemente un mensaje. Esta nota se mostrará en el portal del cliente y en la factura de PDF .

Vista previa

Haga clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver de antemano el PDF exacto que obtendrá su cliente. Si está satisfecho con lo que ve, haga clic en Crear y cerrar desde el modo de vista previa.

Si quieres personalizar el aspecto de tus facturas y ponerles una marca blanca, haz clic en Configuración de la factura desde el modo de vista previa y realiza los ajustes necesarios. Más información sobre cómo personalizar el aspecto de las facturas.

Enlace trabajos

Vincule su factura a un trabajo existente para que esté disponible en su flujo de trabajo. Haga clic en Vincular a trabajos y, a continuación, seleccione trabajos. Una vez vinculada, aparecerá la sección trabajos vinculada y podrá ver trabajos y proyectos a la que pertenecen.

Envíe facturas únicas a varios clientes

Para enviar la misma factura a muchos clientes, vaya a Cuenta > Clientes en la barra de menú de la izquierda, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los clientes a los que desea enviar la formulario, haz clic Crear factura.

Puede enviar facturas a clientes cuyas cuentas estén activas o desconectadas. Por ejemplo, puede que desee enviar una factura a clientes sin conexión si realizan pagos sin conexión, pero desea almacenar esta información en su portal.

Aquí tienes las mismas opciones que arriba.

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se le informa de que ha recibido una factura. Tus clientes pueden ver y abrir las facturas de distintas formas:

Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Facturación.
Desde la notificación por correo electrónico: Haz clic en Pagar factura en el correo electrónico. No es necesario iniciar sesión en el portal del cliente para pagar. La factura en formato PDF se adjuntará al correo electrónico.

Después, los clientes interactuarán con tu factura.

Cuando pagan la factura, su estado cambia de no pagada a Pagada, y recibes una notificación.

Para ver la factura enviada desde la perspectiva del cliente, accede a la vista de sólo lectura.

Establecer recordatorios de facturas

Siempre que envíe facturas a los clientes, éstos recibirán una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con la opción Notificar activada- reciben una notificación por correo electrónico. Compruebe si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.

Al crear una factura única o añadir una automatización de Crear factura, active Recordatorios. Cuando lo hagas, se enviará al cliente un recordatorio sobre la factura si no se ha pagado en un plazo determinado; el número de días por defecto es tres, pero puedes cambiarlo:

Días hasta el próximo recordatorio: Este es el número de días antes de que se envíe un recordatorio al cliente. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de que se emita una factura, pero puedes cambiarlo a lo que prefieras.
Número de recordatorios: Este es el número de recordatorios enviados al cliente. Por defecto, el cliente sólo recibe un correo electrónico de recordatorio, pero también puede cambiar esto a su preferencia.

Los recordatorios se detienen cuando:

El cliente no ha pagado la factura, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.
El cliente pagó la factura.