Crea facturas, envíalas y configura recordatorios

Índice

Formas de enviar facturas únicas
Vista del cliente
Establecer recordatorios de facturas

Envía facturas puntuales a los clientes, de una en una o en bloque, y acelera el proceso creando plantillas y utilizando automatizaciones. Para el tiempo de seguimiento, TaxDome te permite crear facturas directamente desde tus entradas de tiempo!

Formas de enviar facturas únicas

Las facturas puntuales pueden ser creadas y enviadas por empresa Propietario de la Empresa cualquier empresa del equipo asignado a la cuenta con derechos de acceso para gestionar facturas .

Puedes crear facturas por separado o incluirlas en tus propuestas o plantillas de propuestas.

Existen diferentes formas de crear y enviar facturas únicas:

Crear y enviar facturas únicas

Para crear y enviar una factura única, siga estos pasos:

Cree una factura utilizando cualquiera de las dos formas:
- Haz clic en Nuevo y selecciona Factura.
- Abre la cuenta de cliente, pasa a la pestaña Facturas y haz clic en Nueva factura. La cuenta actual se rellenará automáticamente.
Introduzca el importe de la factura o seleccione una plantilla.
haz clic Crear para crear y enviar la factura (a menos que esté activado el conmutador Programar factura, en cuyo caso tendrás que programar la factura).

Además del importe, hay otros detalles que puedes querer incluir. La ventana Crear factura está dividida en varias secciones:

Tipo de factura
General
QuickBooks ajustes
Más información en
Partidas y resumen
Nota al cliente
Vista previa
Enlace trabajos

Tipo de factura

La ventana Crear factura es común para las facturas únicas y recurrentes. Selecciona si deseas crear una factura única o recurrente .

General

Nombre de la cuenta, ID o Correo electrónico: Seleccione una cuenta a la que se enviará la factura.
Número de factura: el campo se rellena automáticamente con el siguiente número de factura disponible. Puedes dejarlo tal cual o cambiarlo manualmente. Si la integración con QuickBooks QBO) está habilitada, el número se generará basándose en el último número de factura de QBO.
Fecha: Introduzca la fecha de la factura. Puede emitir una factura para la fecha actual (que se establece por defecto) y cualquier fecha pasada.

Nota

El formato predeterminado de la fecha de la factura sigue el formato predeterminado de la fecha para la firma electrónica establecido en empresa > Firmas.

Miembro del equipo: Seleccione el miembro del equipo que recibirá el pago (por defecto, lo recibe la persona que crea la factura).
Plantilla de factura: Haz clic y selecciona una de las plantillas de factura que has creado en el desplegable. Las plantillas de factura son especialmente útiles para las facturas que envías con frecuencia a los clientes.
Description: Add a description outlining what’s included in the invoice or turn it off in your Settings > Invoice page. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .
Elige el método de pago: elige cómo quieres que tus clientes paguen las facturas (con tarjeta de crédito, débito bancario o ambos).

QuickBooks ajustes

Selecciona Ubicación y Clase para que la factura se envíe a QuickBooks. Los clientes no verán este campo.

Ten en cuenta que la sección de configuración de QuickBooks sólo se muestra si la activas en QuickBooks. Para ello, ve a Cuenta y Configuración > Avanzado > Categorías y activa el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

Más información en

En la sección Adicional, sólo tienes que añadir detalles si activas los conmutadores:

Pagar factura con crédito del cliente: activa esta opción si deseas que la factura se marque automáticamente como pagada. Esta opción solo está disponible cuando los clientes tienen suficiente saldo acreedor para pagar la factura.
Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.
Recordatorios: activa esta opción para enviar una notificación por correo electrónico al cliente si no ha pagado la factura en un plazo determinado. Más información sobre recordatorios .
Programar factura: programa cuándo se enviará la factura. Más información sobre programar facturas .

Partidas y resumen

Tanto las partidas como el resumen muestran el importe de la factura. Si no deseas incluir una descripción detallada de tus servicios y tarifas, puedes ir directamente a la sección de resumen e introducir el importe.

De lo contrario, puedes crear una lista detallada de los productos y servicios que ofreces a los clientes en la sección «Partidas ». Todos los datos de esta sección también se añadirán automáticamente al resumen.

Las partidas te ayudan a desglosar la lista de servicios y a que tu facturación sea más transparente en caso de que tu trabajo incluya, por ejemplo, no sólo un paquete de declaración de la renta "todo en uno", sino también consultas u otros servicios que se facturan por separado.

En la sección Partidas, puedes

Añadir partida: Haz clicen Partida y, a continuación, selecciona un servicio existente o crea uno nuevo. Rellena el campoTarifa, establece el número de servicios y los impuestos (aquí encontrarás más información sobre las tarifas fiscales en las facturas ) y escribe laDescripción(opcional). Seleccionala Claseque se enviará a QuickBooks los clientes no verán este campo).
Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa.
Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.
Configuración: Haz clic en Configuración para determinar qué columnas se mostrarán en tu factura. Si los campos Descripción y Fecha de servicio están vacíos y no los has ocultado, se ocultarán automáticamente de la factura. Hay una lógica diferente para las columnas Tarifas y Ctd. e Impuestos: debes ocultarlas en Configuración para que no se muestren en la factura, aunque el valor sea 0.

La sección de resumen te permite ver:

Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puedes editarlo si no tienes ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no se puede modificar.
Tipo impositivo/IVA/GST: si no tienes partidas, puedes editar el tipo. Si tienes partidas, para editar el tipo impositivo, debes habilitar la columna Impuesto para las partidas (aquí encontrarás más información sobre el impuesto sobre las ventas ) .
Importe del impuesto/IVA/GST: se calcula automáticamente a partir del subtotal × tipo impositivo. Tanto el porcentaje del impuesto como el importe del impuesto se muestran en la sección.
Total: Calculado automáticamente a partir del subtotal + importe del impuesto.

Nota al cliente

You can add Note to client and personalize it using shortcodes. It can be either a note with the payment details or just a message. This note will be displayed in the client portal and in the PDF invoice.

Vista previa

Haz clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver por adelantado el PDF exacto que obtendrá tu cliente. Si estás satisfecho con lo que ves, haz clic en Crear y cerrar desde el modo de vista previa.

Si deseas personalizar el aspecto de tus facturas y ponerles tu marca, haz clic en Configuración de facturas desde el modo de vista previa y realiza los ajustes necesarios. Obtén más información sobre cómo personalizar el aspecto de las facturas .

Enlace trabajos

Vincula tu factura a un trabajo existente para que esté disponible en tu flujo de trabajo. Haz clic en Vincular a trabajos, y luego selecciona los trabajos. Una vez enlazados, aparecerá la sección trabajos enlazados y podrás ver los trabajos y los proyectos a los que pertenecen.

Envíe facturas únicas a varios clientes

Para enviar la misma factura a muchos clientes, ve a Cuenta > Clientes en la barra de menú de la izquierda, selecciona las casillas junto a los clientes a los que quieres enviar el formulario, haz clic Crear factura.

Puedes enviar facturas a clientes cuyas cuentas estén activas o fuera de línea . Por ejemplo, es posible que desees enviar una factura a clientes fuera de línea si realizan pagos fuera de línea, pero deseas almacenar esta información en tu portal.

Aquí tienes las mismas opciones que arriba .

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se les informará de que han recibido una factura. Tus clientes pueden ver y abrir las facturas de diferentes maneras:

Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Facturación.
Desde la notificación por correo electrónico: Haz clic en Pagar factura en el correo electrónico. No es necesario iniciar sesión en el portal del cliente para pagar. La factura en formato PDF se adjuntará al correo electrónico.

Después, los clientes interactuarán con tu factura.

Cuando pagan la factura, su estado cambia de no pagada aPagada, y tú recibes una notificación .

Para ver la factura enviada desde la perspectiva del cliente, accede a la vista de solo lectura.

Establecer recordatorios de facturas

Cada vez que envías facturas a los clientes, éstos reciben una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con la opción Notificar activada- reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.

Mientras creas una factura única o añades una Crear factura automatizada, activa Recordatorios. Al hacerlo, se envía al cliente un recordatorio sobre la factura si no se ha pagado en un plazo determinado; el número de días por defecto es tres, pero puedes cambiarlo:

Días hasta el próximo recordatorio: Es el número de días antes de que se envíe un recordatorio al cliente. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de emitir una factura, pero puedes cambiarlo a lo que prefieras.
Número de recordatorios: Es el número de recordatorios enviados al cliente. Por defecto, el cliente sólo recibe un recordatorio por correo electrónico, pero también puedes cambiarlo según tus preferencias.