Crea facturas, envíalas y configura recordatorios

Índice

Formas de enviar facturas únicas
Vista del cliente
Establecer recordatorios de facturas

Envía facturas puntuales a los clientes, de una en una o en bloque, y acelera el proceso creando plantillas y utilizando automatizaciones. Para el tiempo de seguimiento, TaxDome te permite crear facturas directamente desde tus entradas de tiempo!

Formas de enviar facturas únicas

One-time invoices can be created and sent by a firm owner or any team member assigned to the account with access rights to manage invoices .

You can create invoices alone or include them in your proposals or proposal templates .

Existen diferentes formas de crear y enviar facturas únicas:

Crear y enviar facturas únicas

Para crear y enviar una factura única, siga estos pasos:

Cree una factura utilizando cualquiera de las dos formas:
- Haz clic en Nuevo y selecciona Factura.
- Abre la cuenta de cliente, pasa a la pestaña Facturas y haz clic en Nueva factura. La cuenta actual se rellenará automáticamente.
Introduzca el importe de la factura o seleccione una plantilla.
haz clic Crear para crear y enviar la factura (a menos que esté activado el conmutador Programar factura, en cuyo caso tendrás que programar la factura).

Además del importe, hay otros detalles que puedes querer incluir. La ventana Crear factura está dividida en varias secciones:

Tipo de factura
General
QuickBooks ajustes
Más información en
Partidas y resumen
Nota al cliente
Vista previa
Enlace trabajos

Tipo de factura

The Create invoice window is common for one-time and recurring invoices. Select whether you want to create a one-time or recurring invoice.

General

Nombre de la cuenta, ID o Correo electrónico: Seleccione una cuenta a la que se enviará la factura.
Plantilla de factura: Haz clic y selecciona una de las plantillas de factura que has creado en el desplegable. Las plantillas de factura son especialmente útiles para las facturas que envías con frecuencia a los clientes.
Invoice number: The field is pre-filled with the next available invoice number. You can keep it as is or change it manually. If the integration with QuickBooks (QBO) is enabled, the number will be generated based on the last invoice number from QBO.
Choose payment method: Choose how you want your clients to pay invoices (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods .
Fecha: Introduzca la fecha de la factura. Puede emitir una factura para la fecha actual (que se establece por defecto) y cualquier fecha pasada.

Nota

The default invoice date format follows the default date format for e-signature set in Firm Settings > Signatures.

Miembro del equipo: Seleccione el miembro del equipo que recibirá el pago (por defecto, lo recibe la persona que crea la factura).
Description: Add a description outlining what’s included in the invoice or turn it off in your Settings > Invoice page. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

QuickBooks ajustes

Selecciona Ubicación y Clase para que la factura se envíe a QuickBooks. Los clientes no verán este campo.

Ten en cuenta que la sección de configuración de QuickBooks sólo se muestra si la activas en QuickBooks. Para ello, ve a Cuenta y Configuración > Avanzado > Categorías y activa el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

Más información en

En la sección Adicional, sólo tienes que añadir detalles si activas los conmutadores:

Pagar factura utilizando créditos de cliente: Activa esta opción si quieres que la factura se marque automáticamente como pagada. Esta opción sólo está disponible cuando los clientes tienen créditos suficientes para pagar la factura.
Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.
Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Read more about reminders .
Schedule invoice: Schedule when the invoice will be sent out. Read more about scheduling invoices .

Partidas y resumen

Tanto las Partidas como el Resumen muestran el importe de la factura. Si no quieres incluir una descripción detallada de tus servicios y la tarifa, puedes ir directamente a la sección Resumen y rellenar el importe.

Si no, puedes crear una lista detallada de los productos y servicios que ofreces al cliente en la sección Partidas. Todos los datos de esta sección también se añadirán automáticamente a la sección Resumen.

Las partidas te ayudan a desglosar la lista de servicios y a que tu facturación sea más transparente en caso de que tu trabajo incluya, por ejemplo, no sólo un paquete de declaración de la renta "todo en uno", sino también consultas u otros servicios que se facturan por separado.

En la sección Partidas, puedes

Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa.
Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.
Configuración: Haz clic en Configuración para determinar qué columnas se mostrarán en tu factura. Si los campos Descripción y Fecha de servicio están vacíos y no los has ocultado, se ocultarán automáticamente de la factura. Hay una lógica diferente para las columnas Tarifas y Ctd. e Impuestos: debes ocultarlas en Configuración para que no se muestren en la factura, aunque el valor sea 0.

El resumen te permite ver:

Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puedes editarlo si no tienes ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no se puede modificar.
VAT rate: If you don’t have line items, you can edit. If you have line items, to edit VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).
Importe del IVA: Calculado automáticamente a partir de Subtotal x tipo de IVA.
Total: Se calcula automáticamente a partir del Subtotal+ importe del IVA.

Nota al cliente

You can add Note to client and personalize it using shortcodes. It can be either a note with the payment details or just a message. This note will be displayed in the client portal and in the PDF invoice.

Vista previa

Haz clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver por adelantado el PDF exacto que obtendrá tu cliente. Si estás satisfecho con lo que ves, haz clic en Crear y cerrar desde el modo de vista previa.

If you want to customize the look of your invoices and white-label them, click Invoice settings from the preview mode and make the required adjustments. Find out more on how you can customize the invoice look .

Enlace trabajos

Vincula tu factura a un trabajo existente para que esté disponible en tu flujo de trabajo. Haz clic en Vincular a trabajos, y luego selecciona los trabajos. Una vez enlazados, aparecerá la sección trabajos enlazados y podrás ver los trabajos y los proyectos a los que pertenecen.

Envíe facturas únicas a varios clientes

Para enviar la misma factura a muchos clientes, ve a Cuenta > Clientes en la barra de menú de la izquierda, selecciona las casillas junto a los clientes a los que quieres enviar el formulario, haz clic Crear factura.

You can send invoices to clients whose accounts are either active or offline . For instance, you may want to send an invoice to offline clients if they make offline payments, but you want to store this information in your portal.

Here, you have the same options as above .

Vista del cliente

If notifications for the client are on, they are informed that they have received an invoice. Your clients can see and open invoices in different ways:

Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Facturación.
Desde la notificación por correo electrónico: Haz clic en Pagar factura en el correo electrónico. No es necesario iniciar sesión en el portal del cliente para pagar. La factura en formato PDF se adjuntará al correo electrónico.

Después, los clientes interactuarán con tu factura.

When they pay the invoice, its status changes from Unpaid to Paid, and you receive a notification .

To see the sent invoice from the client’s perspective, access the read-only view .

Establecer recordatorios de facturas

Cada vez que envías facturas a los clientes, éstos reciben una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con la opción Notificar activada- reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.

Mientras creas una factura única o añades una Crear factura automatizada, activa Recordatorios. Al hacerlo, se envía al cliente un recordatorio sobre la factura si no se ha pagado en un plazo determinado; el número de días por defecto es tres, pero puedes cambiarlo:

Días hasta el próximo recordatorio: Es el número de días antes de que se envíe un recordatorio al cliente. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de emitir una factura, pero puedes cambiarlo a lo que prefieras.
Número de recordatorios: Es el número de recordatorios enviados al cliente. Por defecto, el cliente sólo recibe un recordatorio por correo electrónico, pero también puedes cambiarlo según tus preferencias.