Facturas únicas (Básico): Crear, enviar y configurar recordatorios

Envíe facturas puntuales a sus clientes, de una en una o en bloque, y acelere el proceso creando plantillas y utilizando automatizaciones. Para el seguimiento del tiempo, TaxDome le permite crear facturas directamente a partir de sus entradas de tiempo.

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Creación y envío de facturas únicas

Las facturas únicas pueden ser creadas y enviadas por un usuario de empresa Propietario de la Empresa o cualquier miembro del equipo asignado a la cuenta con derechos de acceso para gestionar facturas.

Puede crear facturas solas o incluirlas en sus propuestas o plantillas de propuestas.

Hay tres formas de crear y enviar facturas únicas:

Crear y enviar una factura única

Para crear y enviar una factura única, siga estos pasos:

1. Pulse el botón NUEVO en la parte superior izquierda y seleccione Factura en el menú desplegable.

2. Introduzca el importe de la factura o seleccione una plantilla.

3. haz clic Cree para crear y enviar la factura (a menos que el Programar factura en cuyo caso tendrá que programar la factura).

Además del importe, hay otros detalles que puede incluir. Echa un vistazo a los elementos numerados para ver qué más puedes añadir:

1. Vincular a trabajos: Vincule su factura a una trabajo existente para que esté disponible en su flujo de trabajo. Haga clic en Vincular a trabajos, luego seleccione la trabajos. Una vez vinculada, la trabajos y podrá ver los trabajos y los proyectos a los que pertenecen.

2. Tipo de factura: Seleccione si desea crear una factura única o periódica.

3. Nombre de la cuenta, ID o Correo electrónico: seleccione una cuenta a la que se enviará la factura.

4. Plantilla de factura: Haz clic y selecciona una de las plantillas de factura que has creado en el menú desplegable. Las plantillas de factura son especialmente útiles para las facturas que envías con frecuencia a los clientes.

5. Número de factura: Puede elegir un número de factura o dejar el campo vacío, y TaxDome generará uno por usted.

6. Elija la forma de pago: Esta es la forma en que desea que se paguen sus facturas (ya sea con tarjeta de crédito, débitos bancarios, o ambos). Admitimos varios métodos de pago.

7. Fecha: Introduzca la fecha para la factura. Puede emitir una factura para la fecha actual (que se establece por defecto), así como para cualquier fecha futura.

8. Miembro del equipo: Seleccione el miembro del equipo que recibirá el pago (por defecto, lo recibe la persona que crea la factura).

9. Descripción: Añada una descripción que describa lo que incluye la factura (opcional).

10, 13. Añadir shortcode: Incluya datos dinámicos para individualizar sus facturas. Puede utilizar la cuenta shortcodes basada en campos personalizados, así como la fecha shortcodes. Aquí tiene más información sobre shortcodes.

11. Pagar factura utilizando créditos de clientes: Active esta opción si desea que la factura se marque automáticamente como pagada. Esta opción sólo está disponible cuando los clientes tienen créditos suficientes para pagar la factura.

12. Enviar factura por email al cliente: Active esta opción si desea que el cliente reciba la factura por correo electrónico y la pague sin necesidad de iniciar sesión. El correo electrónico contendrá un enlace de pago. También puede añadir un mensaje personalizado al correo electrónico. Si la opción Enviar factura por correo electrónico al cliente no está activada, los clientes sólo recibirán la factura en su portal.

14. 14. Recordatorios: Active esta opción en para enviar una notificación por correo electrónico al cliente si no ha pagado la factura en un número determinado de días(más detalles a continuación).

15. Programar factura: Programe cuándo se enviará la factura. Más información sobre la programación de facturas.

16. Configuración de QuickBooks: Seleccione Ubicación para que la factura se envíe a QuickBooks. Los clientes no verán este campo.

17. Partidas: Detalle los servicios prestados y los descuentos aplicados.

Partida: Haga clic en Partida y seleccione un servicio existente o cree uno nuevo. Rellene el campo Tarifa, establezca el número de servicios y el impuesto (aquí encontrará más información sobre los tipos impositivos en las facturas) y escriba la Descripción (opcional). Seleccione Clase para enviar a QuickBooks (los clientes no verán este campo).
Descuento: Para añadir una partida, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa .

También puede editar los mismos campos de la partida desde la página Editar partida haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha de la partida, seleccionando Editar y, a continuación, haciendo clic en Guardar al finalizar las ediciones.

18. Resumen:

Subtotal: Es la suma de los importes correspondientes a los servicios prestados, antes de impuestos.
Tipo impositivo: Una vez que se añade el impuesto sobre las ventas, se refleja en el total (aquí tienes más información sobre el impuesto sobre las ventas).

19. Crear: Pulse para enviar la factura.

Enviar una factura única a varios clientes

Para enviar la misma factura a muchos clientes, vaya a Cuenta > Clientes en la barra de menú de la izquierda, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los clientes a los que desea enviar la formulario, haz clic Crear factura.

Puede enviar facturas a clientes cuyas cuentas estén activas o desconectadas. Por ejemplo, puede que desee enviar una factura a clientes sin conexión si realizan pagos sin conexión, pero desea almacenar esta información en su portal.

Aquí tienes las mismas opciones que arriba.

Establecer recordatorios de facturas

Al crear una factura única o añadir una automatización de Crear factura, active Recordatorios. Cuando lo hagas, se enviará al cliente un recordatorio sobre la factura si no se ha pagado en un plazo determinado; el número de días por defecto es tres, pero puedes cambiarlo:

Días hasta el próximo recordatorio: Este es el número de días antes de que se envíe un recordatorio al cliente. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de que se emita una factura, pero puedes cambiarlo a lo que prefieras.
Número de recordatorios: Este es el número de recordatorios enviados al cliente. Por defecto, el cliente sólo recibe un correo electrónico de recordatorio, pero también se puede cambiar esto a lo que usted prefiera.

Los recordatorios se detienen cuando...

...el cliente no ha pagado la factura, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.
...el cliente pagó la factura.

Cómo se generan los números de factura

Si no introduce un número de factura y deja el campo vacío al crear una factura, se generará un número para usted.

Una vez sincronizados TaxDome y QuickBooks, los números de factura en QuickBooks coinciden.
Una vez sincronizados, los números de factura editados se actualizan automáticamente en QuickBooks.
Cada factura dentro de su empresa tiene un número único.
Cuando los números de factura se generan automáticamente, son secuenciales.
Por necesidad, no hay dos números de factura iguales.

Seleccionar su primer número de factura

Puede elegir el primer número de factura en TaxDome si usted es un empresa Propietario de la Empresa o administrador. Esto es útil si su empresa, digamos, ya tiene 1.500 facturas, y usted no quiere empezar en el número 1, porque va a echar a perder la sincronización de QuickBooks.

Para ello, vaya aConfiguración > Factura en la barra de menú de la izquierda. Introduce el número en la sección Secuenciación del número de factura, haz clic Guardar. Ahora, TaxDome empezará a numerar las facturas a partir de ese número especificado.

Consejo Para evitar errores de números duplicados, active la opción Sincronizar números de factura con QuickBooks Online con QuickBooks Online.

Qué ven los clientes cuando creas facturas únicas

Su cliente puede ver y pagar facturas únicas de diferentes maneras:

Haciendo clic en la notificación de su panel de control
Haciendo clic en el enlace de la página Facturas de su portal
Haciendo clic en el enlace de la notificación por correo electrónico (sin necesidad de iniciar sesión en el portal del cliente).

Si quiere ver cómo es TaxDome desde el punto de vista de un cliente, acceda a una vista de sólo lectura de su portal.