Facturas únicas (Básico): Crear, enviar y configurar recordatorios
Esta página es sólo para usuarios de TaxDome Pro. Actualízate en cualquier momento.
Envíe facturas puntuales a sus clientes de una en una o en bloque. Si tienes que enviar muchas, acelera el proceso creando plantillas y utilizando automatizaciones.
Explicamos aquí:
- Creación y envío de facturas únicas
- Configuración de recordatorios de facturas
- Cómo se generan los números de factura
- Selección del primer número de factura
- Lo que ven los clientes cuando se crean facturas
Creación y envío de facturas únicas
Las facturas únicas pueden ser creadas y enviadas por un usuario de empresa Propietario de la Empresa o cualquier miembro del equipo asignado a la cuenta con derechos de acceso para gestionar facturas.
Hay tres formas de crear y enviar facturas únicas:
- Crear y enviar una factura única
- Cree una plantilla y envíe facturas de forma automatizada
- Enviar una factura única a varios clientes
Crear y enviar una factura única
Para crear y enviar una factura única, siga estos pasos:
1. Haz clic en el botón +NUEVO de la barra lateral izquierda y, a continuación, selecciona Factura en el menú desplegable.
2. Introduzca el importe de la factura o seleccione la plantilla.
3. haz clic Crear para crear y enviar la factura.
Además del importe, hay otros detalles que puede incluir. Echa un vistazo a los elementos numerados para ver qué más puedes añadir:
1. Vincular a trabajos: Vincule su factura a una trabajo existente para que esté disponible rápidamente en su flujo de trabajo. Haga clic en Vincular a trabajos, luego seleccione la trabajos. Una vez vinculada, la trabajos y podrá ver los trabajos y los proyectos a los que pertenecen.
2. Tipo de factura: Seleccione, si desea crear una factura única o periódica.
3. Nombre de la cuenta, ID o correo electrónico: Seleccione una cuenta a la que se enviará la factura.
4. Plantilla de factura: Haz clic y selecciona una de las plantillas de factura que hayas creado en el menú desplegable. Las plantillas de factura son especialmente útiles para las facturas que envías con frecuencia a los clientes.
5. Número de factura: Puede elegir un número de factura o dejar el campo vacío y TaxDome generará uno por usted.
6. Elija una forma de pago: Esta es la forma en que desea que se paguen sus facturas (ya sea con tarjeta de crédito, débitos bancarios o ambos). Admitimos varios métodos de pago.
7. Fecha: Introduzca la fecha de la factura. Puede emitir una factura para la fecha actual (que se establece por defecto), así como para una fecha pasada o futura.
8. Miembro del equipo: Seleccione el miembro del equipo que recibirá el pago (por defecto, lo recibe la persona que crea la factura).
9. Descripción: Añada una descripción que describa lo que incluye la factura (opcional).
10. Añadir shortcode: Incluye datos dinámicos para individualizar tus facturas. Puede utilizar la cuenta shortcodes basada en campos personalizados, así como la fecha shortcodes. Aquí tienes más información sobre shortcodes.
12. Enviar factura por email al cliente: Active esta opción si desea que el cliente reciba una notificación por correo electrónico sobre una factura.
13. 13. Recordatorios: Active esta opción en para enviar una notificación por correo electrónico al cliente cuando no pague la factura en un número determinado de días(más detalles a continuación).
14. Partidas: Detalle los servicios prestados y los descuentos concedidos.
- Partida: Haga clic en Partida y seleccione un servicio existente o cree uno nuevo. Rellena el campo Tarifa , establece la cantidad del servicio y el impuesto (aquí tienes más información sobre los tipos impositivos en las facturas).
- Descuento: Para añadir una partida, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa .
15. Resumen:
- Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos.
- Tipo impositivo: Una vez que se añade el impuesto sobre las ventas, se refleja en el total (aquí tienes más información sobre el impuesto sobre las ventas).
16. Crear: Haga clic para enviar la factura.
Enviar una factura única a varios clientes
Para enviar la misma factura a muchos clientes, vaya a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los clientes a los que desea enviar la formulario, haz clic Crear factura.
Puede enviar facturas a clientes cuyas cuentas estén activas o desconectadas. Por ejemplo, puede que desee enviar una factura a clientes sin conexión si realizan pagos sin conexión, pero desea almacenar esta información en su portal.
Aquí tienes las mismas opciones que en el caso anterior.
Configuración de recordatorios de facturas
Al crear una factura única o añadir una automatización de Crear factura, active Recordatorios. Cuando lo hagas, se enviará al cliente un recordatorio sobre la factura si no se ha pagado en un plazo determinado; el número de días por defecto es tres, pero puedes cambiarlo:
-
Días hasta el próximo recordatorio: Este es el número de días antes de que se envíe un recordatorio al cliente. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de que se emita una factura, pero puedes cambiarlo a lo que prefieras.
-
Número de recordatorios: Este es el número de recordatorios enviados al cliente. Por defecto, el cliente sólo recibe un correo electrónico de recordatorio, pero también se puede cambiar esto a lo que usted prefiera.
Los recordatorios se detienen cuando...
- ...el cliente no ha pagado la factura, pero se ha enviado el número de recordatorios establecido.
- ...el cliente pagó la factura.
Cómo se generan los números de factura
- Si no introduce un número de factura, sino que deja el campo vacío al crear una factura, se genera un número para usted.
- Una vez sincronizados TaxDome y QuickBooks, los números de factura en QuickBooks coinciden.
- Una vez sincronizados, los números de factura editados se actualizan automáticamente en QuickBooks.
- Cada factura dentro de su empresa tiene un número único.
- Cuando los números de factura se generan automáticamente, son secuenciales.
- Por necesidad, no hay dos números de factura iguales.
Selección del primer número de factura
Puede elegir el primer número de factura en TaxDome si es empresa Propietario de la Empresa o administrador. Esto es útil si su empresa, digamos, ya tiene 1.500 facturas, y no quiere empezar por el número 1, porque desajustaría la sincronización con QuickBooks.
Para ello, vaya aConfiguración y, a continuación, a empresa Configuración. En la sección Secuenciación del número de factura, rellene el campo, haz clic Guardar. Ahora, TaxDome empezará a numerar las facturas a partir de ese número especificado.
Consejo Para evitar errores de números duplicados, active la opción Sincronizar números de factura con QuickBooks Online con QuickBooks Online.
Qué ven los clientes cuando se crean facturas únicas
Su cliente puede ver y pagar facturas puntuales haciendo clic en la notificación de su panel de control, haciendo clic en el enlace de su notificación por correo electrónico o haciendo clic en el enlace de la página Facturas de su portal.
Si quiere ver TaxDome desde la vista del Cliente, acceda a una vista de sólo lectura de su portal.
