Enviar facturas puntuales

Envía facturas puntuales para cobrar a los clientes por los servicios prestados. Puedes enviarlas a un solo cliente, de forma masiva, o crearlas a partir de un presupuesto, un registro de horas o proyecto .

Nota

Las facturas puntuales pueden ser creadas y enviadas porPropietario de la Empresa cualquier miembro del equipo asignado a la cuenta con Gestionar facturas derecho de acceso .

Enviar una factura única a un cliente

Para crear y enviar una factura única, siga estos pasos:

1. Cree una factura utilizando cualquiera de las dos formas:

   • Haz clic en Nuevo y selecciona Factura.

   • Abre la cuenta de cliente, pasa a la pestaña Facturas y haz clic en Nueva factura. La cuenta actual se rellenará automáticamente.

2. Introduzca el importe de la factura o seleccione una plantilla.

3. Rellena los datos de la factura. Consulta la Referencia de campos de la factura para obtener más información sobre cada opción.

4. Haz clic en «Crear» para generar y enviar la factura.

El cliente recibe una notificación por correo electrónico y una notificación push en la aplicación móvil.

Envíe facturas únicas a varios clientes

Para enviar la misma factura a varios clientes:

1. Ve a Cuenta > Clientes en la barra de menú de la izquierda, marca las casillas junto a los clientes a los que quieras enviar la factura y haz clic «Crear factura».

2. Introduce el importe de la factura o selecciona una plantilla.

3. Rellena los datos de la factura. Consulta la Referencia de campos de la factura para obtener más información sobre cada opción.

4. Haz clic en «Crear» para enviar la factura a todos los clientes seleccionados.

Los clientes reciben una notificación por correo electrónico y una notificación push en la aplicación móvil.

Nota

Puedes enviar facturas a los clientes cuyas cuentas estén conectado o desconectado . Por ejemplo, quizá quieras enviar una factura a los clientes que pagan fuera del sistema si realizan pagos fuera del sistema, pero quieres guardar esta información en tu portal.

Otras formas de enviar facturas puntuales

Descubre más formas de crear y enviar facturas puntuales:

• Cree una plantilla y envíe facturas de forma automatizada

• Enviar facturas junto con las propuestas

• Crea facturas únicas a partir de los servicios que figuran en las propuestas.

• Crear una factura única a partir de la entrada de tiempos

Ver un avance de una factura

La opción «Vista previa» (arriba a la derecha) muestra exactamente el PDF recibirá PDF cliente. Haz clic en «Crear y cerrar» desde el modo de vista previa para confirmar. Para personalizar el aspecto y las facturas con marca blanca, haz clic en «Configuración de la factura » desde el modo de vista previa.

Guardar borrador de factura

Si necesitas más tiempo para terminar una factura antes de enviársela a un cliente, guárdala como borrador. Así podrás prepararla sin que se envíen notificaciones al cliente y volver a ella más tarde para seguir editándola. Para ello, haz clic en «Guardar como borrador» en lugar de en «Crear».

Los borradores se guardan en Facturación > Facturas con el estado «Borrador». No se envían a QuickBooks y los clientes no pueden verlos hasta que envíes la factura. Puedes vincular el borrador a trabajo y esto no bloqueará ninguna automatización.

Consejo

Para encontrar rápidamente todas las facturas en borrador, usa los filtros: configura Estado = Borrador.

Si ya no necesitas un borrador, puedes eliminarlo. Para ello, ve a Facturación > Facturas, haz clic en los tres puntos que hay junto al borrador y selecciona Eliminar.

Enviar factura desde el borrador

Para enviar la factura desde el borrador:

1. Ve a Facturación > Facturas y haz clic en los tres puntitos que hay junto al borrador.

2. Selecciona «Editar » si quieres hacer algún cambio.

3. Haz clic en «Enviar». El cliente recibe una notificación por correo electrónico y una notificación push en la aplicación móvil.

Establecer recordatorios de facturas

Los recordatorios son correos electrónicos automáticos de seguimiento que sirven para dar un pequeño empujón a los clientes que aún no han pagado una factura.

Para activarlos, marca la casilla «Recordatorios» al enviar la factura y, a continuación, configura lo siguiente:

• Días hasta el próximo recordatorio: cada cuánto se repite el recordatorio (por defecto: 3)
• Número de recordatorios: cuántos recordatorios se enviarán en total (por defecto: 1)

Puedes modificar estos ajustes más adelante editando la no pagada .

Para reenviar una factura manualmente en cualquier momento, haz clic en los tres puntos que hay a la derecha de la factura en la lista y selecciona «Enviar factura por correo electrónico».

Consejo

Más información sobre los recordatorios: valores predeterminados exactos de los campos, condiciones de detención y la acción del menú para cada reenvío manual.

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se les avisa de que han recibido una factura. Tus clientes pueden ver y abrir las facturas de diferentes maneras:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: haz clic en la notificación que aparece en la sección «Pendiente de acción » o en el enlace de la página «Facturación ».
• Según la notificación por correo electrónico: Haz clic en «Pagar factura» en el correo. No hace falta que entres en el portal del cliente para pagar: la factura viene adjunta al correo en formato PDF.

Cuando pagan la factura, su estado cambia de no pagada a Pagada, y tú recibes una notificación.

Para ver la factura enviada desde el punto de vista del cliente, accede a la vista de solo lectura.

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