Trabajar en una tarea

Aprenda los aspectos básicos sobre cómo trabajar con tareas, dónde encontrar todas las tareas asignadas y cómo verlas. Realiza un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas directamente desde tus tareas existentes, edítalas, elimínalas y mucho más.

¿Cómo sé si se me ha asignado una tarea?

Cuando una tarea esté a punto de vencerse o se te haya asignado una nueva tarea, recibirás una notificación en tu Inbox+ y por correo electrónico. haz click en nombre de la tarea o enIr a...para acceder a ella.

Nota

Puedes cambiar tus preferencias de notificación en cualquier momento .

Cuando tengas tareas pendientes asignadas, aparecerá un círculo verde con el número de tareas que tienes asignadas junto a la opción Tareas en la secciónflujo de trabajo de la barra de menú de la izquierda. Para ver tus tareas, ve a flujo de trabajo > Tareas en la barra de menú de la izquierda.

Tareas de acceso

Una vez que se te asigna una tarea, depende de ti Insights . De esta manera, siempre sabrás qué debes hacer primero y cómo avanza el trabajo. Aquí encontrarás más información sobre el widget de tareas en la Insights . 

También puedes ver todas las tareas en la vista Calendario haciendo clic en la pestañaTareas. Aquí tienes más información sobre las vistas de calendario.  

Otra forma de ver las tareas es la página flujo de trabajo > Tareas. Aquí puedes ver no sólo tus tareas, sino también las no asignadas y las asignadas a otros miembros del equipo (sólo son visibles para ti las tareas de las cuentas de cliente a las que tienes acceso). 

Las tareas que ya se han completado se muestran en una pestaña separada. Aquí hay más información sobre la lista de tareas .

Para ver todas las tareas de un mismo cliente, ve a Clientes > Cuentas de la barra de menú de la izquierda, haz click en el nombre del cliente, y luego ve a la pestaña flujo de trabajo pestaña. Las tareas pendientes y completadas se muestran por separado. 

Actualizar el estado de la tarea

Una vez que una tarea está hecha o cancelada, haz click en su estado y cámbialo a Completada o Cancelada, según corresponda. Una vez cambiado el estado de la tarea, desaparece de la ventana Insights y pasa a la pestaña Completadas de la lista de tareas.

Nota

Las tareas completadas y canceladas pueden seguir editándose. Vuelve a mover la tarea al Pendiente cambiando su estado a Previsto, En revisión, En curso, En espera, Ampliado, A la espera de cliente, A la espera de firmas o A la espera de la agencia.

Actualizar el estado de las tareas recurrentes

Al marcar una tarea recurrente como Completada antes de la fecha de finalización, se crea automáticamente una nueva tarea con la configuración de la anterior duplicada. El número de repeticiones programadas se muestra en la secciónNueva tarea.

Veamos un ejemplo. Hemos creado una tarea que se repetirá una vez a la semana del 27 de mayo al 12 de junio:

1. El plazo para la primera tarea es 27 de mayo. Cuando asignes el estado Completado en la primera iteración, se creará automáticamente una nueva tarea.

2. El plazo para la segunda tarea es 3 de junio. Cuando asignes el estado Completado en la segunda iteración, se creará automáticamente una nueva tarea.

3. El plazo para la tercera tarea es 10 de junio. Cuando asignes el estado Completado, la tarea se considerará completada (ya que es la última recurrencia semanal) y no aparecerá en la lista de Tareas pendientes. 

   

Realizar un seguimiento del tiempo en las tareas

Realiza un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas directamente desde la tarea existente. He aquí cómo:

1. Abre una tarea y asegúrate de que se ha seleccionado correctamente un cliente, haz clic en el enlace Seguimiento del tiempo en la parte superior derecha y empieza a trabajar en una tarea. No puedes realizar el seguimiento del tiempo de las tareas en las que la cuenta del cliente no está seleccionada.

Una entrada de tiempo se vincula automáticamente a una tarea. Ahora puede salir de la página de tareas, el temporizador se mostrará en la parte superior de todas TaxDome Páginas.

2. Si es necesario, añade una descripción, pausa o finaliza la entrada de tiempo directamente desde la página de la tarea, o haz clic en los tres puntos de la derecha para editarla y eliminarla.

3. Una vez terminado, verás la barra lateral Editar entrada de tiempo . Realiza los cambios que necesites y haz clic en Guardar. 

Si tienes varias entradas de tiempo añadidas para una tarea, el tiempo total que les has dedicado se mostrará dentro de la tarea.

Nota

Miembros del equipo con la Gestionar las entradas de tiempo derecho de acceso pueden ver, editar y borrar todas las entradas de tiempo de la tarea. De lo contrario, sólo podrán ver los temporizadores que hayan creado.

Editar tareas

Edita una tarea para cambiar su estado o cuenta, realiza un seguimiento del tiempo de la tarea , marca las subtareas o reescribe la descripción. Las tareas se pueden editar de una en una o en bloque .

Si alguien edita una tarea asignada a ti, recibirás un correo electrónico y Inbox+ de Inbox+.

Hay muchas formas de editar una tarea:

• haz click en el nombre de la tarea en Insights o Calendario

• haz click en tarea vinculada desde la trabajo o desde la página Vincular tareas.

• Selecciona el nombre de la tarea en tu lista de Tareas, haz clic Editar

• Cambia el asignado a, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento, la prioridad, etiquetas o el estado directamente en la Lista detareas

Nota

Cuando cambias la cuenta de una tarea vinculado a un trabajo se desvincula automáticamente.

Tareas de edición masiva

Para realizar cambios en varias tareas:

1. Selecciona los nombres de las tareas en una lista detareas, haz clic Editar.

2. Haz tus cambios, haz clic Guardar.

   

Ten en cuenta las tareas de edición masiva:

• No puedes cambiar la plantillaNo puedes adjuntar o eliminar archivos
• No se pueden editar subtareas
• No puede editar, borrar ni añadir comentarios
• Los datos de todos los campos no modificados siguen siendo los mismos
• Puedes cambiar los asignatarios de las tareas, pero no puedes desasignarlas ni cambiar los roles

Edite una sola tarea si necesita realizar alguna de las acciones anteriores.

Utilizar comentarios de tareas

Mientras trabajas, es posible que encuentres información que necesitas para una tarea específica. Anótala en los comentarios de la tarea. De este modo, los miembros del equipo asignados a la tarea la verán.

Para añadir un comentario a una tarea:

1. haz click en el nombre de la tarea o en los tres puntos situados a su derecha y selecciona Editar.

2. En la sección Comentarios, haz clic en Añadir comentario, haz click en el campo de texto y escribe la nota.

   

3. Haz clic en Guardar para conservar tus cambios. El comentario -junto con la fecha y el nombre del miembro del equipo que lo escribió- se guardará dentro de la tarea. Cuando el comentario ya no sea necesario, haz clic en el icono de la papelera situado a su derecha para eliminarlo.

   

Eliminar tareas

Para eliminar una tarea por completo, siga estos pasos:

1. haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la tarea, haz clic Borrar.

2. Haga clic en Eliminar en la ventana emergente Confirmación de eliminación.

   

¿Quién puede hacerlo?

Una vez que un miembro del equipo tiene acceso a la cuenta del cliente, puede realizar todas las acciones con tareas, por ejemplo:

• Ver todas las tareas de empresapara sus cuentas asignadas.
• Crear tareas para las cuentas asignadas
• Cambiar las personas asignadas a las tareas
• Cambiar el estado de la tarea
• Realizar cualquier cambio en la tarea
• Realizar un seguimiento del tiempo dentro de una tarea

La empresa Propietario de la Empresa, administradores y empleados con el derecho de acceso a ver todas las cuentas tienen acceso a todas empresa . 

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