Tareas (Básicas): Trabajar en una tarea
Aprenda los aspectos básicos sobre cómo trabajar con tareas, dónde encontrar todas las tareas asignadas y cómo verlas. Realiza un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas directamente desde tus tareas existentes, edítalas, elimínalas y mucho más.
Cubierto aquí:
- ¿Cómo sé si se me ha asignado una tarea?
- Acceso a las tareas
- Actualización del estado de la tarea
- Realizar un seguimiento del tiempo en las tareas
- Edición de una tarea
- Utilizar comentarios de tareas
- Eliminación de una tarea
- Reasignación de tareas
- ¿Quién puede hacerlo?
¿Cómo sé si se me ha asignado una tarea?
Cuando una tarea esté a punto de vencer o se le haya asignado una nueva tarea, recibirá una notificación en su Inbox+ correo electrónico. Haga clic en el nombre de la tarea o en Ir a... para acceder a ella.
Nota: puedes cambiar tus preferencias de notificación en cualquier momento.
Cuando tenga tareas asignadas pendientes, aparecerá un círculo verde con el número de tareas asignadas junto a las tareas en el menúflujo de trabajo en la barra de menú de la izquierda. Para ver tus tareas, ve aflujo de trabajo > Tareas en la barra de menú de la izquierda.
Acceso a las tareas
Una vez que se le asigna una tarea, está en su Insights página. De esta manera, siempre estarás al tanto de lo que debes hacer primero y cómo avanza el trabajo. Aquí hay más información sobre el widget de tareas en el Insights página.
También puede ver todas las tareas en la vista Calendario haciendo clic en la pestaña Tareas. Aquí hay más información sobre las vistas de calendario.
Otra forma de ver las tareas es flujo de trabajo > página Tareas . Aquí, puede ver no solo sus tareas, sino también las no asignadas y las asignadas a los otros miembros del equipo (solo las tareas de las cuentas de cliente a las que tiene acceso son visibles para usted).
Las tareas que ya se han completado se muestran en una pestaña separada. Aquí hay más información sobre la lista de tareas.
Para ver todas las tareas de un solo cliente, vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, haga clic en el nombre del cliente y, a continuación, vaya a la sección flujo de trabajopestaña. Las tareas pendientes y completadas se muestran por separado.
Actualización del estado de la tarea
Una vez que se realiza o cancela una tarea, haga clic en su estado y cámbiela a Completada o Cancelada, según corresponda. Una vez que se ha cambiado el estado de la tarea, desaparece de la carpeta Insights y se desplaza a la pestaña Completado de la lista de tareas.
Nota: Las tareas completadas y canceladas aún pueden editarse. Vuelva a mover la tarea a la carpeta Pendiente cambiando su estado a Planificada, En revisión, En curso, En espera, Ampliada, Esperando al cliente, Esperando firmas o Esperando a la agencia.
Actualización del estado de las tareas recurrentes
Al marcar una tarea recurrente como Completada antes de la fecha de finalización, se crea automáticamente una nueva tarea con la configuración de la anterior duplicada. El número de repeticiones programadas se muestra en la sección Nueva tarea .
Realizar un seguimiento del tiempo en las tareas
Realice un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas directamente desde la tarea existente. A continuación, te explicamos cómo hacerlo:
1. Abra una tarea y asegúrese de que un cliente esté seleccionado correctamente, haz clic el enlace Seguimiento del tiempo en la parte superior derecha y comience a trabajar en una tarea. No se puede realizar un seguimiento del tiempo de las tareas en las que no se ha seleccionado la cuenta de cliente.
Una entrada de tiempo se vincula automáticamente a una tarea. Ahora puede salir de la página de tareas, el temporizador se mostrará en la parte superior de todas TaxDome Páginas.
2. Si es necesario, agregue una descripción, haga una pausa o finalice la entrada de tiempo directamente desde la página de tareas, o haga clic en los tres puntos a la derecha para editarla y eliminarla.
3. Una vez que haya terminado, verá la barra lateral Editar entrada de tiempo . Haz los cambios que necesites, haz clic Salvar.
Si tiene varias entradas de tiempo agregadas para una tarea, el tiempo total que ha dedicado a ellas se mostrará dentro de la tarea.
¡Nota! Los miembros del equipo con el derecho de acceso Administrar entradas de tiempo pueden ver, editar y eliminar todas las entradas de tiempo de la tarea. De lo contrario, solo pueden ver los temporizadores que han creado.
Edición de una tarea
Edite una tarea para cambiar su estado o cuenta, realice un seguimiento del tiempo de la tarea, marque las subtareas o reescriba la descripción. Las tareas se pueden editar de una en una o de forma masiva.
Si alguien edita una tarea asignada a usted, recibirá un correo electrónico y una Inbox+ notificación.
Hay muchas formas de editar una tarea:
- Haga clic en el nombre de la tarea en el Insights o Páginas de calendario
- Haga clic en la tarea vinculada desde la tarjetatrabajo o desde la página Vincular tareas
- Seleccione el nombre de la tarea en su lista de Tareas , haz clic Editar
-
Cambie el parámetro asignado a, fecha de inicio, fecha de vencimiento, prioridad o estado en la lista de tareas
Nota: Cuando se cambia la cuenta de una tarea vinculada a trabajo, ésta se desvincula automáticamente.
Tareas de edición masiva
Para realizar cambios en varias tareas:
1. Seleccione los nombres de las tareas en una lista de Tareas , haz clic Editar.
2. Realiza tus cambios, haz clic Salvar.
Ten en cuenta las tareas de edición masiva:
- No puedes adjuntar o eliminar archivos
- No se pueden editar subtareas
- No puede editar, borrar ni añadir comentarios
- Los datos de todos los campos no modificados siguen siendo los mismos
Edite una sola tarea si necesita realizar alguna de las acciones anteriores.
Utilizar comentarios de tareas
Mientras trabajas, es posible que encuentres información que necesitas para una tarea específica. Anótala en los comentarios de la tarea. De este modo, los miembros del equipo asignados a la tarea la verán.
Para añadir un comentario a una tarea:
1. Haga clic en el nombre de la tarea o en los tres puntos situados a su derecha y seleccione Editar.
2. En la sección Comentarios , haga clic en Añadir comentario, haga clic en el campo de texto y escriba la nota.
3. Haga clic en Guardar para conservar los cambios. El comentario, junto con la fecha y el nombre del miembro del equipo que lo escribió, se guarda dentro de la tarea. Cuando el comentario ya no sea necesario, haga clic en el icono de la papelera a la derecha para eliminarlo.
Eliminación de una tarea
Para eliminar una tarea por completo, siga estos pasos:
- Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la tarea, haz clic Eliminar.
- Haga clic en Eliminar en la ventana emergente Confirmación de eliminación.
¿Quién puede hacerlo?
Una vez que un miembro del equipo tiene acceso a la cuenta del cliente, puede realizar todas las acciones con tareas, por ejemplo:
- Ver todas las tareas de empresapara sus cuentas asignadas.
- Crear tareas para las cuentas asignadas
- Cambiar las personas asignadas a las tareas
- Cambiar el estado de la tarea
- Realizar cualquier cambio en la tarea
- Realizar un seguimiento del tiempo dentro de una tarea
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