Vincular tareas a trabajos

Cada trabajo requiere un conjunto de tareas, como pedir a un cliente que firme una propuesta, completar un formulario o cargar un documento. TaxDome le permite automatizar su proyectos para que las tareas se creen automáticamente a medida que trabajos avanza. Sin embargo, también puede vincular tareas a trabajos manualmente. A continuación, le explicamos cómo utilizar las tareas dentro de proyectos.

Vincular tareas a trabajos

Es posible vincular tareas a trabajos de forma automática o manual. Se ahorra mucho tiempo cuando se configura proyectos para generar automáticamente tareas en diferentes etapas. 

When you are linking tasks to jobs automatically, it is done either via stage automations or via custom status automations. For example, add a  Manager review task automation in the Review stage of a pipeline so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns. To learn how to automate tasks in pipeline stages, go here .

Sin embargo, en algunos casos, también puede querer vincular tareas a trabajos manualmente. 

Hay dos formas de hacerlo:

• Desde la pantalla de creación/edición de tareas: Una vez seleccionada la cuenta de cliente, seleccione una trabajo. 

• From a job card: Open the job card, then click Link in the Linked section, select Task, choose the tasks or edit them by clicking the task name and click Save. You can link any tasks created for the same client account. You can also create a new linked task by clicking New in the Linked section of the job card, selecting Task and filling in its details. Or, to link a task that will affect the job status change, move the job to a new custom status and the status-related section of the job card, click Add new or Link.

Fíjate en lo siguiente:

• Una tarea específica sólo puede vincularse una vez a trabajo .
• En trabajo se pueden incluir tantas tareas diferentes como sea necesario.
• Tasks are linked to jobs by a firm owner, admin or team member with access rights to view all accounts or assigned to the account.

Once tasks are linked, view them in the Linked > Tasks section on the right of the job card and edit them by clicking the task name, then clicking Save. Tasks linked last are listed first.

Verás lo siguiente:

• Name: What the task is called. If the task is recurring , a clock appears next to it.

• Subtareas: Este contador muestra el número de subtareas completadas a la izquierda y su total a la derecha.

• asignado a(s): Aquí puede cambiar los miembros del equipo asignados a la tarea si es necesario.

• Status: Tasks are Planned,In review, In progress, On hold, Extended, Waiting for client/signatures/agency, Completed, Canceled or with No status. You can change the status here if needed.

• Además, haz click en el nombre de la tarea para revisar y editar sus detalles. Haga clic en la x para desvincular tareas innecesarias.

Gestionar tareas vinculadas

Puede gestionar las tareas vinculadas en tres lugares:

• The task editing window: Here, you’ll see which pipeline the task is in. Click the pipeline name to go to it.

  

• The task list: Here, you’ll see the job the task is linked to as well as the pipeline and stage it’s in. Click the job name to open the job card.

  

• The pipeline: The counter on the right shows the number of unfinished tasks in the current stage. For more details, go here .

  

Cambiar el estado de una tarea o asignado a dentro de un proyecto

Usually, you assign tasks to team members while creating them or making a task template . However, you can change who is assigned to a task when:

• Reviewing a job’s details: Add, delete or change the assignees of the linked task inside the current stage. See above for details.

• Moving a job to a new stage with a Create task automation: Add, delete or change the assignees when the task is added to a pipeline. If the assignees in the template are determined by account roles , then all team members assigned to the specified account roles will become the task assignees.

• Mover un trabajo con tareas incompletas a una nueva etapa: Añada, elimine o cambie los asignatarios al mover un trabajo con tareas inacabadas a la siguiente etapa.

  

If there are incomplete tasks when a job is moved to a new stage, a drop-down menu appears in the Unfinished Requirements section. Choose one of the options:

• Marcar como completada: Cambia el estado de la tarea a Completada .

• Move to next stage: Move the task to the next stage without changing its status.

• Borrar: Elimina la tarea de trabajo.

• Desvincular: Desvincula la tarea de trabajo. (Seguirá estando disponible pero ya no estará vinculada a trabajo. Una vez que desvincule una tarea, podrá vincularla a otra trabajo).

  

Emparejar la tarea asignado a con trabajo asignado a

Usually, a task assignee is selected in the task template. However, you can change it inside the Create task automation in the pipeline settings: click on the automation name, then toggle on Assign task to job assignee. This will overwrite the task assignee defined in the template.

Cuando un trabajo se mueve a una nueva etapa, la tarea asignado a coincidirá automáticamente con la trabajo asignado a . Puede realizar cambios en los asignatarios de tareas manualmente si es necesario.

To simplify the assignee management, you can use the Update job assignee automation. 

Nota

If trabajo asignado a is not selected, then the assignee field remains empty for the tasks that are triggered by the automation with the Assign task to job assignee option enabled.

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