Tareas (Avanzado): Vincular tareas a trabajos

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Cada trabajo requiere un conjunto de tareas, como conseguir que un cliente firme un contrato, completar un formulario o cargar un documento. TaxDome le permite automatizar su proyectos para que las tareas se creen por sí solas a medida que trabajos avanza. Sin embargo, también puede vincular manualmente las tareas a trabajos. A continuación, le explicamos cómo utilizar las tareas dentro de proyectos.

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Explicamos aquí:

• Vinculación de tareas a trabajos
• Gestión de tareas
• Cómo cambiar el estado de una tarea o asignado a
• Emparejar una tarea asignado a con una trabajo asignado a

Vinculación de la tarea a trabajos 

Es posible vincular tareas a trabajos de forma automática o manual. Se ahorra mucho tiempo cuando se configura proyectos para generar automáticamente tareas en diferentes etapas. 

¿Necesita un ejemplo? Añada una automatización de tarea de Revisión por el Gestor en laetapa de Revisión de un proyecto, de modo que cuando trabajos llegue a esa etapa, a los miembros del equipo responsables del trabajos se les asigne automáticamente la tarea de revisar las devoluciones.

Para aprender a automatizar tareas en proyectos, ve aquí.

Sin embargo, en algunos casos, también puede querer vincular tareas a trabajos manualmente. 

Hay dos maneras de hacerlo:

• En la pantalla de creación/edición de tareas: una vez seleccionada la cuenta del cliente, seleccione trabajo. 
• Desde un proyecto: Asegúrese de que el trabajo está en el escenario correcto, haga clic en la casilla trabajo , luego + Vincular en la parte superior derecha, seleccione Tareas, luego elija las tareas o edítelas haciendo clic en el nombre de la tarea sin salir de la página Vincular Tareas. Puede vincular cualquier tarea creada previamente para la misma cuenta de cliente.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Una tarea específica sólo puede vincularse una vez a trabajo .
• En trabajo se pueden incluir tantas tareas diferentes como sea necesario.
• Las tareas están vinculadas a trabajos por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o miembro del equipo con derechos de acceso para ver todas las cuentas o asignado a la cuenta.

Una vez vinculadas las tareas, visualícelas en la sección Tareas y edítelas haciendo clic en el nombre de la tarea. Las tareas vinculadas en último lugar aparecen en primer lugar.

Verás lo siguiente:

• NOMBRE: Cómo se llama la tarea. Si la tarea es recurrente, aparece un reloj junto a ella.
• asignado a(S): Aquí puede cambiar los miembros del equipo asignados a la tarea si es necesario.
• ESTADO: Las tareas están Planificadas, En revisión, En curso, En espera, Ampliadas, En espera de cliente/firma/agencia, Completadas, Canceladas o Sin estado. Aquí puede cambiar el estado si es necesario.
• PRIORIDAD: Las tareas se etiquetan como BAJA, ALTA, MEDIA o URGENTE. Puede cambiar la prioridad aquí si es necesario.
• Además, haga clic en el nombre de la tarea para revisarla y editar sus detalles. Haz clic en la x para desvincular tareas innecesarias.

Gestión de tareas

Puedes gestionar las tareas vinculadas en tres lugares:

• La ventana de edición de la tarea: Aquí verás en qué proyecto y etapa se encuentra la tarea. Haz clic en el nombre del proceso para ir a él.

• La lista de tareas: Aquí verás el trabajo al que está vinculada la tarea, así como el proyecto y la fase en la que se encuentra. Haz clic en el nombre del trabajo si necesitas hacer cambios en una tarea vinculada.

• El proceso: El contador de la derecha muestra el número de tareas inacabadas en la etapa actual. Para más detalles, ve aquí.

Cómo cambiar el estado de una tarea o su destinatario dentro de una proyecto

Normalmente, las tareas se asignan a los miembros del equipo al crearlas o al hacer una plantilla de tareas. Sin embargo, puedes cambiar a quién se le asigna una tarea cuando...

• ...revisar los detalles de trabajo. Añadir, eliminar o cambiar los asignatarios de la tarea vinculada dentro de la etapa actual. Véase más arriba para más detalles.
• ...mover un trabajo a una nueva etapa que incluya una automatización de Crear Tarea. Añadir, eliminar o cambiar los asignados cuando la tarea se añade a un proyecto.
• ...mover un trabajo con tareas incompletas a una nueva etapa. Añade, elimina o cambia los asignados al mover un trabajo con tareas inacabadas a la siguiente etapa.

Si hay tareas incompletas cuando un trabajo se mueve a una nueva etapa, aparece un menú desplegable en la sección de Requisitos Inconclusos. Selecciona una de las indicaciones:

• Marcar como completada: Cambia el estado de la tarea a Completada .
• Mover a la siguiente etapa: Mueve la tarea a la siguiente etapa sin cambiar su estado.
• Borrar: Elimina la tarea del trabajo.
• Desvincular: Desvincula la tarea del trabajo. (Seguirá estando disponible pero ya no estará vinculada al trabajo. Una vez que desvincula una tarea, puedes vincularla a otro trabajo).

Empareje la tarea asignado a con trabajo asignado a

Nota: Si no se selecciona la opción Asignado al trabajo, el campo asignado permanecerá vacío para las tareas que sean activadas por la automatización con la opciónAsignar tarea al asignado al trabajo activada.