Tareas (Avanzado): Vincular tareas a trabajos

Cada trabajo requiere un conjunto de tareas, como pedir a un cliente que firme una propuesta, completar un formulario o cargar un documento. TaxDome le permite automatizar su proyectos para que las tareas se creen automáticamente a medida que trabajos avanza. Sin embargo, también puede vincular tareas a trabajos manualmente. A continuación, le explicamos cómo utilizar las tareas dentro de proyectos.

Vincular tareas a trabajos 

Es posible vincular tareas a trabajos de forma automática o manual. Se ahorra mucho tiempo cuando se configura proyectos para generar automáticamente tareas en diferentes etapas. 

Cuando vinculas tareas a trabajos automáticamente, se hace mediante automatizaciones de etapa o mediante automatizaciones de estado personalizadas. Por ejemplo, añade una automatización de tarea de revisión del Gestor en laetapa Revisión de un proyecto para que cuando trabajos llegue a esa etapa, a los miembros del equipo responsables del trabajos se les asigne automáticamente la tarea de revisar las devoluciones. Para saber cómo automatizar tareas en las etapas de proyecto , ve aquí.

Sin embargo, en algunos casos, también puede querer vincular tareas a trabajos manualmente. 

Hay dos formas de hacerlo:

• Desde la pantalla de creación/edición de tareas: Una vez seleccionada la cuenta de cliente, seleccione una trabajo. 
• Desde una tarjeta trabajo : Abre la tarjeta trabajo , haz clic Vincular en la sección Vinculado , selecciona Tarea, elige las tareas o edítalas haciendo clic en el nombre de la tarea y haz clic en Guardar. Puedes vincular cualquier tarea creada para la misma cuenta de cliente. También puedes crear una nueva tarea vinculada haciendo clic en Nuevo en la sección Vinculado de la tarjeta trabajo , seleccionando Tarea y rellenando sus datos. O, para vincular una tarea que afectará al cambio de estado trabajo , mueve la trabajo a un nuevo estado personalizado y en la sección relacionada con el estado de la tarjeta trabajo , haz clic en Añadirnuevo o en Vincular.

Fíjate en lo siguiente:

• Una tarea específica sólo puede vincularse una vez a trabajo .
• En trabajo se pueden incluir tantas tareas diferentes como sea necesario.
• Las tareas están vinculadas a trabajos por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o miembro del equipo con derechos de acceso para ver todas las cuentas o asignado a la cuenta.

Una vez que las tareas estén vinculadas, véalas en la sección Tareas > vinculadas a la derecha de la trabajo y edítelos haciendo clic en el nombre de la tarea y, a continuación, haciendo clic en Guardar. Las tareas vinculadas en último lugar se enumeran en primer lugar.

Verás lo siguiente:

• Nombre: Cómo se llama la tarea. Si la tarea es recurrente, aparece un reloj junto a ella.
• Subtareas: Este contador muestra el número de subtareas completadas a la izquierda y su total a la derecha.
• asignado a(s): Aquí puede cambiar los miembros del equipo asignados a la tarea si es necesario.
• Estado: Las tareas están Planificadas, En revisión, En curso, En espera, Ampliadas, En espera de cliente/firma/agencia, Completadas, Canceladas o sin estado. Aquí puede cambiar el estado si es necesario.
• Además, haz click en el nombre de la tarea para revisar y editar sus detalles. Haga clic en la x para desvincular tareas innecesarias.

Gestionar tareas vinculadas

Puede gestionar las tareas vinculadas en tres lugares:

• La ventana de edición de la tarea: Aquí verás en qué proyecto se encuentra la tarea. Haga clic en el nombre de proyecto para ir a él.

• La lista de tareas: Aquí verás el trabajo al que está vinculada la tarea, así como el proyecto y la etapa en la que se encuentra. Haga clic en el nombre de trabajo para abrir la tarjeta trabajo .

• proyecto: El contador de la derecha muestra el número de tareas inacabadas en la etapa actual. Para más detalles, vaya aquí.

Cambiar el estado de una tarea o asignado a dentro de un proyecto

Normalmente, las tareas se asignan a los miembros del equipo al crearlas o al confeccionar una plantilla de tareas. Sin embargo, puedes cambiar a quién se asigna una tarea cuando:

• Revisar los detalles de un trabajo: Añadir, eliminar o cambiar los asignados de la tarea vinculada dentro de la etapa actual. Véase más arriba para más detalles.
• Mover un trabajo a una nueva etapa con una automatización de latarea Crear: Añadir, eliminar o cambiar los asignados cuando la tarea se añade a un proyecto. Si los asignados de la plantilla están determinados por roles de cuenta, todos los miembros del equipo asignados a los roles de cuenta especificados se convertirán en los asignados de la tarea.
• Mover un trabajo con tareas incompletas a una nueva etapa: Añada, elimine o cambie los asignatarios al mover un trabajo con tareas inacabadas a la siguiente etapa.

Si hay tareas incompletas cuando se mueve un trabajo a una nueva etapa, aparece un menú desplegable en la sección Requisitos sin terminar. Elija una de las opciones:

• Marcar como completada: Cambia el estado de la tarea a Completada .
• Mover a la siguiente etapa: Mueve la tarea a la siguiente etapa sin cambiar su estado.
• Borrar: Elimina la tarea de trabajo.
• Desvincular: Desvincula la tarea de trabajo. (Seguirá estando disponible pero ya no estará vinculada a trabajo. Una vez que desvincule una tarea, podrá vincularla a otra trabajo).

Emparejar la tarea asignado a con trabajo asignado a

Nota: Si trabajo asignado a no está seleccionado, el campo asignado a permanecerá vacío para las tareas que se activen mediante la automatización con la opción Asignar tarea a trabajo asignado a activada.