Tareas (básicas): Ver una lista de tareas, filtrar, editar

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TaxDome cuenta con una página Insights que muestra todas las tareas en curso en empresa. Aprenda a filtrarlas y editarlas para su equipo, y mucho más.

Para ver más vídeos útiles, visita la Academia TaxDome, nuestro centro online gratuito para ver y aprender todo lo que necesitas saber sobre TaxDome.
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Explicamos aquí:

• Acerca de las tareas
• La lista de tareas
• Filtrar una lista de tareas
  
• Visualización de cuentas de clientes con tareas pendientes
• Tareas de edición
• La pista de auditoría de tareas
• Utilizar comentarios de tareas
  
• Imprimir una lista de tareas
• Exportar tareas
• Eliminación de tareas

Acerca de las tareas

Una vez creada una tarea, estará en su Insights página. Si seleccionas Todos los miembros en el widget Tareas: por hacer, verás una lista de cuentas de clientes y las tareas de cada uno. De este modo, siempre estarás al tanto de lo que necesitan los clientes y de cómo avanza el trabajo:

Cuando una tarea está a punto de vencer o se te ha asignado una nueva tarea, recibes una notificación en tu Inbox+ y en tu correo electrónico. Haz clic en el nombre de la tarea o en Ir a... para acceder a ella.

Nota: puedes cambiar tus preferencias de notificación en cualquier momento.

Cuando tengas tareas asignadas pendientes, aparecerá un círculo de notificación verde junto a flujo de trabajoen el menú de la barra lateral izquierda. Para ver sus tareas, ve a flujo de trabajo, y luego abre la pestaña Tareas.

Por defecto, sólo se muestran las tareas asignadas. Para ver todas las tareas de su empresa, haga clic en el menú desplegable Mis tareas en la parte superior izquierda y seleccione Todas las tareas.

Para ver las tareas que aún no han sido asignadas, selecciona Sin asignar.

Las tareas que necesitan trabajo o que están programadas como futuras tareas pendientes se muestran en la pestaña Pendientes .

Una vez finalizada o cancelada una tarea, haga clic en su estado y cámbielo a Completada o Cancelada, según corresponda. Una vez cambiado el estado de la tarea, ésta pasa a la pestaña Completada . 

Nota: Las tareas completadas y canceladas aún pueden editarse. Vuelva a mover la tarea a la carpeta Pendiente cambiando su estado a Planificada, En revisión, En curso, En espera, Ampliada, Esperando al cliente, Esperando firmas o Esperando a la agencia.

Para ver todas las tareas de un cliente, ve a Clientes, haz clic en el nombre del cliente y luego ve a flujo de trabajo. Ve a Tareas pendientes y Tareas completadas para ver todas las tareas de esa cuenta, así como sus estados, etiquetas asignados, el progreso, las fechas de inicio, las fechas de vencimiento y si han sido asignadas a ti o a otro miembro del equipo.

También puede ver todas las tareas en la página Calendario. Haz clic en Tareas para cambiar a una vista de sólo tareas. Aquí tienes más información sobre las vistas de calendario. 

La lista de tareas

En la lista de tareas, verás estos iconos:

Esto significa que la tarea es recurrente.

Esto significa que la tarea está atrasada: la fecha de vencimiento ha pasado y el estado aún no se ha cambiado a Completado o Cancelado.

También verás estos encabezados de columna:

• CUENTA: Haz clic en el nombre de la cuenta para acceder instantáneamente a sus detalles.

• NOMBRE DE LA TAREA: Este es el nombre que usted o un miembro del equipo ha dado a la tarea.

• FECHA LÍMITE: Esta es la fecha límite para que la tarea sea completada.

• ESTADO: A las tareas se les puede asignar Planificado, En revisión, En curso, En espera, Ampliado, En espera de firmas, En espera de cliente o En espera de agencia, o ningún estado. Para cambiar el estado de una tarea sin editarla, pase el ratón por encima de esta columna para mostrar los estados y, a continuación, seleccione el que necesite.

• SUBTAREAS: La primera cifra es el número de subtareas completadas; la segunda, el número total de subtareas.

• asignado a(S): Indica quién tiene asignada la tarea.

• PRIORIDAD: Las tareas tienen una prioridad Baja, Alta, Media o Urgente . etiquetas le ayuda a priorizar las tareas. Para cambiar la prioridad de una tarea sin editarla, pase el ratón por encima de la columna para mostrar los niveles de prioridad y, a continuación, seleccione el que necesite.

• trabajo NOMBRE: Es el nombre de la página trabajo a la que está vinculada la tarea. Haga clic en trabajo para ver sus detalles y realizar cambios, si es necesario.

• DESCRIPCIÓN: Escribir una descripción es opcional y puede ser útil.
• proyecto: Si una tarea está vinculada a trabajo, verá en qué proyecto se encuentra. Haz clic en el nombre de proyecto para ir a proyecto.
• ETAPA: Si una tarea está vinculada a trabajo, verás en qué etapa se encuentra. Haz clic en el nombre de la etapa para navegar hasta proyecto.
• etiquetas: Se puede añadir colorido a etiquetas añadir a las tareas para poder filtrarlas más tarde.

Si abre la subpestaña Completado, también verá dos cabeceras de columna más en el extremo derecho:

• FECHA COMPLETADA: Es la fecha en la que el estado de la tarea se cambió a Completada.
• FECHA CANCELADA: Es la fecha en la que se cambió el estado de la tarea a Cancelada.

Para buscar tareas, escribe una palabra clave en el campo de búsqueda. 

Utilice la clasificación para encontrar determinadas tareas, y también puede hacerlo mientras filtra y busca.

Para ordenar una lista de tareas en la columna Nombre de la Tarea o Fecha de Vencimiento, haz clic en la flecha arriba-abajo situada junto a la cabecera de la columna.

Filtrar una lista de tareas

Los filtros son útiles cuando desea ver las tareas por tipo. Por ejemplo, filtrar para encontrar todas las tareas atrasadas. Hay diferentes maneras de filtrar tareas:

• Por asignatario: Ver sólo las tareas asignadas a determinada persona. Para ver sólo las tareas no asignadas, selecciona Sin asignar en el desplegable de la izquierda.

• Por cuenta: Ver sólo las tareas que pertenecen a cuentas específicas.

• Por proyectos y etapas: Ve sólo las tareas en proyectos específicas. Selecciona una o varias etapas de diferentes proyectos para limitar aún más los resultados. 

• Por fecha de inicio: Ver sólo las tareas que tienen una fecha de inicio dentro de un plazo especificado.

• Por fecha de vencimiento: Ver sólo las tareas que tienen una fecha de vencimiento dentro de un plazo especificado.

• Por etiquetas: Ver sólo las tareas con etiquetas específicas.

• Por estado de vencimiento: Ver sólo las tareas atrasadas (la fecha de vencimiento ha expirado y el estado aún no se ha cambiado a Completado o Cancelado).

• Por prioridad: Ver sólo las tareas con un nivel de prioridad específico(Baja, Alta, Media o Urgente).

• Por estado: Ver sólo las tareas con un estado específico(Planificadas, En revisión, En curso, En espera, Ampliadas, Esperando firmas, Esperando Cliente o Esperando agencia) o sin ningún estado.

Para reducir una lista de tareas:

1. Dirígete a la sección proyecto y luego a Tareas.

2. Haga clic en Filtro en la esquina superior derecha, seleccione uno o más filtros, haz clic Aplicar. Aquí encontrará más información sobre el uso de filtros.

Visualización de cuentas de clientes con tareas pendientes

Filtre su lista de cuentas de clientes para que sólo muestre los clientes con tareas atrasadas:

1. Vaya a Clientes, haz clic Filtro en la esquina superior derecha.

2. En la sección Tareas, seleccione Vencidas, haz clic Aplicar.

Ahora verá una lista con todos los clientes que tienen tareas atrasadas e incompletas, y exactamente cuántas tareas de este tipo quedan para cada cuenta.

Tareas de edición

Edita una tarea para cambiar tu estado o cuenta, marca tus subtareas o reescribe tu descripción. Las tareas pueden editarse de una en una o masivamente.

Hay cinco maneras de editar una tarea:

• Haga clic en el nombre de la tarea en el cuadro de mandos
• Haga clic en la tarea vinculada desde la tarjetatrabajo o desde la página Vincular tareas
• Haga clic en el nombre de la tarea en la página Calendario
• Seleccione el nombre de la tarea en su lista de Tareas , haz clic Editar

• Cambie asignado a, la fecha de inicio, la fecha de vencimiento, la prioridad o el estado de la lista de tareas.

Nota: Cuando se cambia la cuenta de una tarea vinculada a trabajo, ésta se desvincula automáticamente.

Tareas de edición masiva

Para realizar cambios en varias tareas:

1. Seleccione los nombres de las tareas en una lista de Tareas , haz clic Editar.

2. Realice los cambios, haz clic GUARDAR.

Ten en cuenta las tareas de edición masiva:

• No puedes adjuntar o eliminar archivos
• No se pueden editar subtareas
• No puede editar, borrar ni añadir comentarios
• Los datos de todos los campos no modificados siguen siendo los mismos

Edita una tarea por sí misma si necesita hacer algo de lo anterior.

Registro de auditoría de tareas

Puede que necesite revisar el historial de una tarea, es decir, ver todos los eventos que han tenido lugar en relación con esa tarea.

TaxDomele permite realizar un seguimiento de cuándo alguien ha realizado alguna de las siguientes acciones en una tarea:

• Cambiado el asignado a
• Cambio de nombre
• Cambiada la descripción
• Subtareas añadidas o eliminadas
• Cambio de prioridad
• Cambiado el estado
• Fijar o modificar la fecha de inicio
• Fijar o modificar la fecha de vencimiento
• Asignado o modificado etiquetas

Para ver el historial de una tarea, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la tarea en la lista Tareas , haz clic Audit Trail, o haga clic en el enlace Audit Trail dentro de la propia tarea.

Utilizar comentarios de tareas

Mientras trabajas, es posible que encuentres información que necesitas para una tarea específica. Anótala en los comentarios de la tarea. De este modo, los miembros del equipo asignados a la tarea la verán.

Para agregar un comentario a una tarea:

1. Haz clic en el nombre de la tarea o en los tres puntos situados en su extremo derecho, y selecciona Editar.

2. En la sección de comentarios , haz clic en Añadir comentario, haz clic en el campo de texto y escribe la nota.

3. Haga clic en GUARDAR para conservar los cambios. El comentario, junto con la fecha y el nombre del miembro del equipo que lo escribió, se guardará dentro de la tarea. Cuando ya no necesites el comentario, haz clic en el icono de la papelera situado a su derecha para eliminarlo.

Imprimir una lista de tareas

Para imprimir una lista de tareas, haga clic en el icono de impresión situado en la esquina superior derecha.

Por defecto, una lista de tareas muestra 25 elementos por página. Si desea imprimir más, seleccione cuántos desea imprimir en el menú Filas por página de la parte inferior izquierda.

Tu navegador te pedirá que imprimas la lista, que incluirá la fecha y la hora actual.

Eliminación de tareas

Para eliminar una tarea por completo, sigue estos pasos:

1. Haz click en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la tarea y, a continuación, haz click en Eliminar.

2. Haz clic en ELIMINAR en la ventana emergente de confirmación de eliminación.