Proyectos (Básico): Crear y ver

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Nuestros proyectos no sólo son una herramienta visual sencilla, sino también totalmente personalizable, adaptada a sus empresa's necesidades. Una vez automatizados, trabajos pasa de una fase a otra, creando tareas automáticamente y enviando correos electrónicos, contratos y formularios a los clientes en el momento justo. Siga leyendo para obtener más información. 

Explicamos aquí:

• Proyectos
  
• Utilizando proyectos de nuestra biblioteca
• Creación de proyectos desde cero
• Ver proyectos
• Ver automatizaciones en proyectos
• Edición de proyectos (añadir, mover y eliminar etapas y automatizaciones)
• Duplicar proyectos
• Borrado de proyectos
• Añadir trabajos
• Ver las cuentas añadidas a proyectos

Proyectos

Un proyecto es un procedimiento de trabajo establecido: una secuencia de pasos, o etapas, para, por ejemplo, preparar un formulario IRPF de principio a fin.

Nuestro sitio web proyectos está diseñado para parecerse a un tablero kanban. Los trabajos, que se muestran en tarjetas, pasan de una etapa a otra en el tablero. Y una vez automatizado, los proyectos hacen gran parte del trabajo por ti.

Lo que ocurre dentro de un proyecto:   

• trabajosLos proyectos individuales por los que le paga un cliente (como una declaración de la renta o la nómina de enero ) se introducen en en un sitio proyecto diseñado específicamente para ello. Cada trabajo, vinculado a una cuenta de cliente, avanza por el proyecto desde la primera hasta la última etapa, o finalización. 
• Las etapas son los pasos de un procedimiento de trabajo global. Una vez completado todo el trabajo de una etapa, trabajo pasa a la siguiente.
• Las automatizaciones, los mecanismos que automatizan un proyecto, hacen que las cosas sucedan por sí solas. Una vez activadas, crean tareas para los miembros del equipo o envían formularios y contratos a los clientes, por ejemplo.

Dos ejemplos de proyectos

proyecto 1: Declaración 1040

trabajo 1: Declaración de la renta 2015

trabajo 2: Declaración de la renta 2016

trabajo 3: Declaración de la renta 2017

Fase 1: Revisar documentos

Fase 2: Preparar la carta de compromiso

Fase 3: Preparar la declaración

Etapa 4: Revisar

Etapa 5: E-file

Proyecto 2: Nómina

trabajo 1: nómina de enero de 2015

trabajo 2: p ayroll de febrero de 2016

trabajo 3: p ayroll de marzo de 2017

Fase 1: Revisar documentos

Fase 2: Revisión de las fichas horarias

Fase 3: Iniciar el débito

Fase 4: Enviar los recibos de sueldo

Utilizando proyectos de nuestra biblioteca

TaxDome ofrece plantillas de proyecto ya preparadas para empezar. Se pueden editar fácilmente.

Consejo: Cuando copias un proyecto de nuestra biblioteca, también obtienes todas las plantillas prediseñadas con automatizaciones que están dentro de él. Aquí hay más información sobre la adición masiva de plantillas de la biblioteca copiando proyectos.

Para añadir un proyecto de nuestra biblioteca:

1. Ve a Configuración en la barra lateral izquierda, haz clic en Proyectos y luego COPIAR DESDE LA BIBLIOTECA.

2. Haz clic en el ícono de copia situado a la derecha de la plantilla que deseas utilizar. Las etapas, las automatizaciones y otros ajustes de la plantilla también se copian. Ahora puedes editar el proyecto haciendo clic en su nombre; tendrás que añadir manualmente los trabajos.

Gracias a nuestros clientes, agregamos constantemente nuevas plantillas a nuestra biblioteca. ¿Te gustaría compartir algunas de sus plantillas con otros usuarios de TaxDome? Si es así, nos encantaría escucharlo.

Creación de proyectos desde cero

El propietario de la empresa, el administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso a gestionar proyectos puede crear un proyecto.

A continuación se explica cómo hacerlo:

Desde Ajustes o Proyecto ve a Proyectos y haz clic en Crear Proyecto.

Consulte a continuación las instrucciones de cada campo numerado:

1. proyecto name: Introduzca un nombre para la proyecto; lo que verá en la flujo de trabajo sección.

2. Disponible para: Selecciona los miembros del equipo que necesitan acceder a él. Si deja esta opción vacía, sólo la persona que crea la proyecto y la empresa Propietario de la Empresa podrán verla. flujo de trabajo sección. Para más información, lee sobre el acceso a proyectos.

3. Ordene trabajos por: Decide cómo quieres ordenar trabajos en las etapas. Por defecto, se ordenan por nombre de cuenta, pero también puedes ordenarlos por cantidad de tiempo en una etapa, fecha de vencimiento, fecha de creación de un trabajo o prioridad.

4. Plantilla de trabajo por defecto: Decide si se debe aplicar una plantilla a los trabajos que entran en el proyecto y cómo (automática o manualmente).

5. Campos de la ficha de trabajo: Decide qué quieres que aparezca en las tarjetas de trabajo . Aquí tienes más información sobre cómo personalizar las tarjetas de trabajo .

6. Recurrencia: Programe trabajos que se repiten para que se creen automáticamente dentro de proyecto. Aquí encontrará más información sobre cómo configurar una programación para que se repitan trabajos.

7. Nombre de la etapa: Introduzca el nombre de la primera etapa.

8. Añadir etapa: Añada tantas etapas como necesite y vincule automatizaciones a las mismas. 

9. Añada automatizaciones: Vincula tantas automatizaciones a las etapas como sea necesario. Una vez que trabajo pasa a una nueva etapa que contiene automatizaciones, esas acciones se activan automáticamente una a una, en un orden específico. Por ejemplo, se crea una tarea; se genera un formulario ; se envía un correo electrónico. Aquí tienes más información sobre cómo funcionan las automatizaciones. 

10. Guardar: Guarda el proyecto. Una vez que tengas un proyecto, navega a la sección Flujo de Trabajo , y comienza a añadir trabajos a él para sus cuentas de clientes.

Ver proyectos

Ver proyectos ya sea para una sola cuenta de cliente o para todas las cuentas:

• Para una cuenta de cliente: En la barra lateral izquierda, ve a Clientes, haz clic en el nombre de la cuenta y selecciona Flujo de Trabajo en la barra de menú. Verás todos los proyectos con trabajos para esa cuenta de cliente y el progreso realizado. Una vez que un trabajo se ha completado y archivado o eliminado, ya no es visible.

• Para todas las cuentas de clientes: Ve a proyecto en la barra lateral izquierda,y luego selecciona el proyecto. Para ir a otro proyecto, utiliza el menú desplegable.

Por defecto, la lista proyecto muestra 25 proyectos por página. Para ver más, seleccione el número que desea mostrar en el menú Filas por página situado en la parte inferior izquierda de la página. Para ordenar la lista de proyectos por nombre o número de cuentas, haga clic en la flecha arriba-abajo situada junto a la cabecera de la columna de la lista.

Edición de proyectos (añadir, mover y eliminar etapas y automatizaciones)

Un propietario de la empresa, un administrador o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar proyectos puede editar un proyecto.

A continuación se explica cómo hacerlo:

• Desde el proyecto, haz clic en Editar en la parte superior derecha de la página o haz clic en el ícono de automatización debajo del nombre de una etapa, y luego haz clic en el enlace Añadir automatización.

• En la lista de plantillas proyecto , vaya a Configuración en la barra lateral izquierda, seleccione proyectos, haz clic en el nombre de la proyecto.
• En la lista proyecto , vaya a flujo de trabajo en la barra lateral izquierda, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de proyecto y seleccione Editar.

Una vez en la ventana de edición, puede cambiar la configuración de proyecto (véase más arriba para más detalles) yrealizar cambios en las etapas:

• Para añadir un escenario, haga clic en Añadir escenario o en el botón + eintroduzca el nombre del escenario.
• Para mover un escenario, señale el icono de mover situado a la izquierda del nombre del escenario y arrástrelo y suéltelo.
• Para eliminar una etapa haga clic en el icono de la papelera situado a la derecha del nombre de la etapa.
• Para añadir automatizaciones a una etapa, seleccione la etapa, haz clic en el botón Añadir automatizaciones o en cualquier automatización, si ya hay una. 

• Si quieres que se envíen correos electrónicos adicionales a los clientes cuando no respondan en un plazo determinado, localiza Recordatorios debajo de la plantilla de automatización y, a continuación, selecciona Activar en el desplegable. Aquí tienes más información sobre los recordatorios.

Cuando hayas terminado, haz clic en GUARDAR.

Atención. Cuando elimine una etapa en proyecto, se eliminarán todos los trabajos de esta etapa. Asegúrese de guardar toda la información necesaria para evitar la pérdida de datos.

Duplicar proyectos

Para crear nuevos proyectos a partir de otros existentes, vaya a Configuración en la barra lateral izquierda, seleccione proyectos, haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del nombre del proyecto, haz clic Duplicar. Se guarda una copia del proyecto con un sufijo (por ejemplo, Declaración 1040 (2)). Las etapas, automatizaciones y otros ajustes de la plantilla también se copian. Sin embargo, tendrá que añadir manualmente trabajos al nuevo duplicado proyecto.

Borrado de proyectos

Para eliminar un proyecto,ve a Configuración, selecciona proyectos, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del proyecto, selecciona  Eliminar y, a continuación, haz clic en ELIMINAR para confirmar.

Nota: Esto elimina todos los trabajos vinculados al proyecto.

Ver las cuentas añadidas a proyectos

Para saber qué cuentas se han añadido a un proyecto específico o a una etapa de un proyecto:

1. Ve a la página de Clientes o Trabajos de la sección de Flujo de Trabajo , y luego haz clic en el botón FILTRO .
2. Selecciona un nombre de Proyectos en la sección de Proyectos, selecciona la etapa y haz clic en APLICAR. Selecciona varios proyectos y etapas si es necesario.

A continuación, verás una lista de todas las cuentas de clientes que se agregaron al proyecto y/o etapa seleccionadas.