Trabajos (avanzados): Autoavanzar

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El Autoavanzar Trabajos simplifica tu flujo de trabajo haciendo que los trabajos pasen de una etapa a otra en un proyecto por sí mismos. Utiliza la función con automatizaciones, elementos vinculados o ambos. Crea una dependencia para que los trabajos avancen automáticamente cada vez que un miembro del equipo o un cliente complete todas las acciones de una etapa.

• Explicación de Autoavanzar Trabajos
• Cómo funciona Autoavanzar Trabajos con las Automatizaciones
• Cómo funciona Autoavanzar Trabajos con elementos vinculados manualmente
• Preguntas y Respuestas sobre Autoavanzar Trabajos

Explicación de Autoavanzar Trabajos

Así es como funciona:

1. Al añadir etapas y automatizaciones a un proceso, activa Autoavanzar Trabajos en las etapas en las que desees que los trabajos avancen automáticamente.

2. Una vez que se agrega un trabajo a un proyecto, se activan las automatizaciones de la primera etapa.

3. Si se activa Autoavanzar Trabajos para la primera etapa, el trabajo pasa automáticamente a la segunda etapa una vez que se han completado todas las acciones de la primera etapa (por ejemplo, un contrato firmado, una factura pagada, etc.), entonces se activan las automatizaciones de la segunda etapa, y así sucesivamente.

4. Una vez que un trabajo llega a su etapa final y se completan todas las acciones, puedes archivarlo.

Ten en cuenta:

• No se pueden activar Autoavanzar Trabajos para la última etapa de un proyecto.
• Si se añaden varias automatizaciones a una etapa que tiene activados Autoavanzar Trabajos , el trabajo se desplaza automáticamente una vez completadas todas las acciones.
• La función autoavanzar trabajos reconoce facturas, contratos, formularios, tareas, documentos y chats vinculados manualmente a un trabajo dentro de una etapa. Si hay elementos vinculados con acciones incompletas, el trabajo no avanzará.
• Mira el contador a la derecha de la caja de trabajo para saber si hay elementos sin terminar para una etapa actual. Para una explicación detallada, ve aquí.

Cómo funciona Autoavanzar Trabajos con las Automatizaciones

La función autoavanzar trabajos sólo funciona con automatizaciones que requieren acciones específicas del usuario, ya sea de un miembro del equipo o del cliente. He aquí los detalles:

• La automatización Crear tarea activa una tarea para un miembro del equipo, vinculándola automáticamente a un trabajo. Una vez completada o cancelada la tarea, se automatiza el trabajo .
• La automatización Crear factura activa una nueva factura para el cliente, vinculándola automáticamente a un trabajo. Una vez que el cliente paga la factura, el trabajo se automatiza.
• La automatización Crear formulario activa un nuevo formulario para un cliente, vinculándolo automáticamente a un trabajo. Una vez que el cliente o miembro del equipo envía el formulario, el trabajo se automatiza.
• La automatización Enviar contrato activa un nuevo contrato para un cliente, vinculándolo automáticamente a un trabajo. Una vez que el cliente firma el contrato, el trabajo se automatiza.
• La automatización Enviar mensaje activa un nuevo mensaje seguro para un cliente. Si el mensaje incluye tareas del cliente, trabajo se automatiza una vez que el cliente o el miembro del equipo marcan todos los elementos pendientes como completados.
• Algunas automatizaciones como Aplicar plantilla de carpeta, Actualizar cuenta etiquetas,Actualizar acceso a cuenta y Enviar correo electrónico no requieren acciones del usuario. Por lo tanto, si una etapa incluye sólo estas automatizaciones, el trabajo no podrá autoavanzar, aunque Autoavanzar Trabajos  pueda estar activado.

Cómo funciona Autoavanzar Trabajos con elementos vinculados manualmente

Puede que a veces prefieras añadir manualmente una factura, un contrato u otro elemento a un trabajo en lugar de utilizar automatizaciones. Cuando lo hagas, puedes seguir utilizando la función Autoavanzar Trabajos. Aquí tienes los detalles:

• Vincular documento a un trabajo desencadena un trabajo a autoavanzar cuando:
  • Un miembro del equipo vincula manualmente un documento a un trabajo dentro del escenario que ha autoavanzar trabajos activado.
  • El documento está pendiente de firma, a la espera de la aprobación de un cliente, o bloqueado a una factura (pendiente de pago).
  • Se completan todas las acciones relacionadas con los documentos solicitados por el cliente (por ejemplo, firma, pago, aprobación).
• Vincular tarea a un trabajo desencadena un trabajo a autoavanzar cuando:
  • Un miembro del equipo vincula manualmente una tarea a un trabajo dentro del escenario que se ha autoavanzar trabajos activado.
  • Un miembro del equipo marca la tarea como completada.
  • Un miembro del equipo marca la tarea como cancelada.
• Vincular factura a un trabajo desencadena un trabajo a autoavanzar cuando:
  • Un miembro del equipo vincula manualmente una factura de no pagada a una trabajo dentro de la etapa que ha autoavanzar trabajos activado.
  • Un cliente paga su factura.

• Enlace formulario a un trabajo desencadena un trabajo a autoavanzar cuando:
  • Un miembro del equipo vincula manualmente un formulario pendiente a un trabajo dentro del escenario que se ha autoavanzar trabajos activado.
  • Un cliente o un miembro del equipo envía la dirección formulario.
• Vincular el contrato a un trabajo desencadena un trabajo a autoavanzar cuando:
  • Un miembro del equipo vincula manualmente un contrato pendiente a un trabajo dentro del escenario que se ha autoavanzar trabajos activado.
  • El contrato está totalmente firmado.

• Enlazar el chat a un trabajo desencadena un trabajo a autoavanzar cuando:
  • Un miembro del equipo vincula manualmente un chat cadena a un trabajo dentro del escenario que se ha autoavanzar trabajos activado.
  • El chat cadena contiene las tareas del cliente.
  • Un cliente o miembro del equipo marca todos los elementos pendientes como completados.

Preguntas y Respuestas sobre Autoavanzar Trabajos