Crea y aplica plantillas de facturas

Nuestras plantillas se utilizan para automatizar procedimientos rutinarios y ahorrar mucho tiempo. Aquí te mostramos cómo crear una plantilla de factura de forma proactiva o mientras creas un proyecto que puedas aplicarla como automatización .

Crear plantillas de facturas

Una plantilla de factura puede ser creada porPropietario de la Empresa, administrador cualquier miembro del equipo con derechos de acceso a gestionar plantillas .

Para crear una plantilla de factura, ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, y luego Facturas. A continuación, haz clic en Crear plantilla.

O accede a esta página añadiendo el Crear automatización de facturas mientras haces o editas un proyecto, haz clic Nueva plantilla.

La página La ventanaCrear modelo de factura está dividida en las partes izquierda y derecha.

En la parte izquierda, dispone de las siguientes opciones:

1. Nombre de la plantilla: lo verás al seleccionar la plantilla.

2. Description: Add an optional description of what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

3. Elige un método de pago: elige cómo quieres que tus clientes paguen las facturas (con tarjeta de crédito, débito bancario o ambos).

4. QuickBooks : selecciona la ubicaciónyla clasepara la factura que se enviará a QuickBooks. Los clientes no verán este campo. Ten en cuenta que la secciónQuickBooks solo se muestra si la activas enQuickBooks. Ve aCuenta y configuración > Avanzado > Categoríasy activa el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

5. Send email to client when invoice created: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

6. Pagar la factura con crédito si está disponible: activa esta opción para que la factura se pague con cualquier TaxDome que pueda tener el cliente.

7. Recordatorios: activa esta opción para enviar una notificación por correo electrónico al cliente si no ha pagado la factura en un plazo determinado. Aquí encontrarás más información sobre los recordatorios .

8. Vista previa: haz clic enVista previaen la parte superior derecha para ver por adelantado el PDF exacto PDF recibirán PDF clientes. Si estás satisfecho con lo que ves, haz clic en Guardar y sal del modo de vista previa.

En la parte derecha de la ventana Crear plantilla de factura, tienes las siguientes opciones:

1. Partidas individuales: En la secciónPartidas individuales, puedes:

• Añadir partida: Haz clic en Partida y, a continuación, selecciona un servicio existente o crea uno nuevo. Rellena el campoTarifa, establece el número de servicios y los impuestos (aquí encontrarás más información sobre los tipos impositivos en las facturas ) y escribe laDescripción(opcional). Seleccionala Claseque se enviará a QuickBooks los clientes no verán este campo).

• Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa. 

• Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.

• Ajustar la configuración: Haz clic en Ajustes para determinar qué columnas se mostrarán en tu factura. Si los campos camposDescripción y Fecha de servicio están vacíos y no los has ocultado, se ocultarán automáticamente de la factura. Hay una lógica diferente para las columnas Tarifas y Ctd. e Impuestos: debes ocultarlas en Configuración para que no se muestren en la factura, aunque el valor sea 0. 

2. La sección de resumen te permite ver:

• Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puedes editarlo si no tienes ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no se puede modificar.

• Tipo impositivo/IVA/GST: si no tienes partidas, puedes editar el tipo. Si tienes partidas, para editar el tipo impositivo, debes habilitar la columna Impuesto para las partidas (aquí encontrarás más información sobre el impuesto sobre las ventas ) .

• Importe del impuesto/IVA/GST: se calcula automáticamente a partir del subtotal × tipo impositivo. Tanto el porcentaje del impuesto como el importe del impuesto se muestran en la sección.

• Total: Calculado automáticamente a partir del subtotal + importe del impuesto.

3. Note to client: You can add Note to client and personalize it using shortcodes. It can be either a note with the payment details or just a message. This note will be displayed in the client portal and in the PDF invoice.

   

Si deseas personalizar el aspecto de tus facturas y ponerles tu marca, haz clic enConfiguración de facturasdesde el modo de vista previa y realiza los ajustes necesarios. Obtén más información sobre cómo puedes personalizar el aspecto de las facturas .

Aplicar plantillas de facturas

Las plantillas de factura se pueden utilizar tanto al crear facturas, como al crear propuestas o plantillas de propuestas o al configurar la proyecto .

He aquí cómo:

1. Crea una nueva factura o añade una factura a la propuesta.

2. Haz clic en la lista Lista deplantillas de factura para expandirla y, a continuación, selecciona una plantilla.

3. Continúa configurando la factura. Ahora puedes hacer cambios en el importe, el tipo impositivo, etc.

   

   Nota

   Los cambios que hagas en una factura no afectan a la plantilla.

Editar plantillas de facturas

Para realizar cambios en una plantilla de factura, siga estos pasos:

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, selecciona Facturas. A continuación, haz click en el nombre de la plantilla de factura de la lista.

2. Haz cambios en la plantilla de factura, haz clic Guardar y Salir.

Plantillas de facturas duplicadas

Para crear una nueva plantilla de factura a partir de una existente, haz clic en los puntos situados en el extremo derecho de la plantilla de factura y, a continuación, selecciona Duplicar en el menú desplegable. Se guardará una copia de la plantilla de factura con un sufijo (por ejemplo, Formulario 1040 (2)).

Borrar plantillas de facturas

Para eliminar completamente una plantilla de factura, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de factura, selecciona Eliminar y confirma la eliminación.

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