Crea y aplica plantillas de facturas

Our templates are used to automate routine procedures and save loads of time. Here, we show you how to create an invoice template proactively or while creating a pipeline so that you can apply it as an automation .

Crear plantillas de facturas

An invoice template can be created by a firm owner, admin or team member with access rights to manage templates .

Para crear una plantilla de factura, ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, y luego Facturas. A continuación, haz clic en Crear plantilla.

O accede a esta página añadiendo el Crear automatización de facturas mientras haces o editas un proyecto, haz clic Nueva plantilla.

La página La ventanaCrear modelo de factura está dividida en las partes izquierda y derecha.

En la parte izquierda, dispone de las siguientes opciones:

1. Nombre de la plantilla: Lo verás al seleccionar la plantilla.

2.  Description: Add an optional description of what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

3.  Choose a payment method: Select the payment method you want the client to use. More on selecting a default payment provider .

4QuickBooks ConfiguraciónQuickBooks : Selecciona Ubicación y Clase para que la factura se envíe a QuickBooks. Los clientes no verán este campo. Ten en cuenta que la sección de configuración de QuickBooks sólo se muestra si la activas en QuickBooks. Ve a Cuenta y Configuración > Avanzado > Categorías y activa el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

5.  Send email to client when invoice created: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

6.  Pay invoice with credits if available: Toggle this on so the invoice is paid with any TaxDome credits the client might have. Find out more about paying on behalf of a client .

7.  Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Here’s more on reminders .

En la parte derecha de la ventana Crear plantilla de factura, tienes las siguientes opciones:

1.Partidas: En la sección Partidas, puedes

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).

• Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa. 

• Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.

• Ajustar la configuración: Haz clic en Ajustes para determinar qué columnas se mostrarán en tu factura. Si los campos camposDescripción y Fecha de servicio están vacíos y no los has ocultado, se ocultarán automáticamente de la factura. Hay una lógica diferente para las columnas Tarifas y Ctd. e Impuestos: debes ocultarlas en Configuración para que no se muestren en la factura, aunque el valor sea 0. 

2.Resumen te permite ver:

• Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puedes editarlo si no tienes ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no se puede modificar.

• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).

• Importe del IVA: Calculado automáticamente a partir de Subtotal x tipo de IVA.

• Total: Se calcula automáticamente a partir del Subtotal + el importe del IVA.

3.Note to client: You can add Note to client and personalize it using shortcodes. It can be either a note with the payment details or just a message. This note will be displayed in the client portal and in the PDF invoice.

4.Vista previa: Haz clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver por adelantado el PDF exacto que obtendrán tus clientes. Si estás satisfecho con lo que ves, haz clic en Guardar y salir del modo de vista previa.

If you want to customize the look of your invoices and white-label them, click Invoice settings from the preview mode and make the required adjustments. Find out more on how you can customize the invoice look .

Aplicar plantillas de facturas

Invoice templates could be used either while creating invoices, while creating proposals or proposal templates or when setting up the pipeline automation .

He aquí cómo:

1. Crea una nueva factura o añade una factura a la propuesta.

2. Haz clic en la lista Lista deplantillas de factura para expandirla y, a continuación, selecciona una plantilla.

3. Continúa configurando la factura. Ahora puedes hacer cambios en el importe, el tipo impositivo, etc.

   

   Nota

   Los cambios que hagas en una factura no afectan a la plantilla.

Editar plantillas de facturas

Para realizar cambios en una plantilla de factura, siga estos pasos:

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, selecciona Facturas. A continuación, haz click en el nombre de la plantilla de factura de la lista.

2. Haz cambios en la plantilla de factura, haz clic Guardar y Salir.

Plantillas de facturas duplicadas

Para crear una nueva plantilla de factura a partir de una existente, haz clic en los puntos situados en el extremo derecho de la plantilla de factura y, a continuación, selecciona Duplicar en el menú desplegable. Se guardará una copia de la plantilla de factura con un sufijo (por ejemplo, Formulario 1040 (2)).

Borrar plantillas de facturas

Para eliminar completamente una plantilla de factura, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de factura, selecciona Eliminar y confirma la eliminación.

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