Crea y aplica plantillas de facturas

Nuestras plantillas se utilizan para automatizar procedimientos rutinarios y ahorrar mucho tiempo. Aquí te mostramos cómo crear una plantilla de factura de forma proactiva o mientras creas un proyecto que puedas aplicarla como automatización .

Crear plantillas de facturas

Una plantilla de factura la puede crearPropietario de la Empresa, administrador cualquier miembro del equipo que tenga derechos de acceso a para gestionar plantillas. Para crear una plantilla de factura:

1. Ve a Plantillas > empresa en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, a Facturas.

2. Haz clic en «Crear plantilla».

   

   Además, puedes empezar a crear una plantilla añadiendo la automatización «Crear factura » mientras creas o editas un proyecto y, a continuación, haciendo clic en «Nueva plantilla».

   

3. Rellena los datos de la plantilla de factura. Para más información, consulta la sección que aparece a continuación.

4. Haz clic en«Vista previa»en la esquina superior derecha para ver de antemano el PDF exacto que recibirán PDF clientes. Si te gusta lo que ves, haz clic en «Guardar y salir» para salir del modo de vista previa.

Si deseas personalizar el aspecto de tus facturas y ponerles tu marca, haz clic enConfiguración de facturasdesde el modo de vista previa y realiza los ajustes necesarios. Obtén más información sobre cómo puedes personalizar el aspecto de las facturas .

Aplicar plantillas de facturas

Las plantillas de factura se pueden utilizar tanto al crear facturas, como al crear propuestas o plantillas de propuestas o al configurar la proyecto .

He aquí cómo:

1. Crea una nueva factura o añade una factura a la propuesta.

2. Haz clic en la lista Lista deplantillas de factura para expandirla y, a continuación, selecciona una plantilla.

3. Continúa configurando la factura. Ahora puedes hacer cambios en el importe, el tipo impositivo, etc.

   

   Nota

   Los cambios que hagas en una factura no afectan a la plantilla.

Editar plantillas de facturas

Para realizar cambios en una plantilla de factura, siga estos pasos:

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, selecciona Facturas. A continuación, haz click en el nombre de la plantilla de factura de la lista.

2. Haz cambios en la plantilla de factura, haz clic Guardar y Salir.

Plantillas de facturas duplicadas

Para crear una nueva plantilla de factura a partir de una existente, haz clic en los puntos situados en el extremo derecho de la plantilla de factura y, a continuación, selecciona Duplicar en el menú desplegable. Se guardará una copia de la plantilla de factura con un sufijo (por ejemplo, Formulario 1040 (2)).

Borrar plantillas de facturas

Para eliminar completamente una plantilla de factura, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de factura, selecciona Eliminar y confirma la eliminación.

Referencia: datos de la factura

La ventana «Crear plantilla de factura » está dividida en dos partes: izquierda y derecha. En la parte izquierda, tienes las siguientes opciones:

a) Nombre de la plantilla: lo verás al seleccionar la plantilla.

b) Description: An optional description of what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

c) Forma de pago: cómo quieres que tus clientes paguen las facturas (ya sea con tarjeta de crédito, domiciliación bancaria o ambas).

d) QuickBooks : UbicaciónyClasepara la factura que se enviará a QuickBooks. Los clientes no verán este campo. Ten en cuenta que la secciónQuickBooks solo se muestra si la activas enQuickBooks. Ve aCuenta y configuración > Avanzado > Categoríasy activa el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

e) Send email to client when invoice created: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

f) Pagar la factura con crédito, si hay disponible: activa esta opción para que la factura se pague con cualquier TaxDome que pueda tener el cliente.

g) Enviar recordatorios a los clientes: activa esta opción para enviar una notificación por correo electrónico al cliente si no ha pagado la factura en un plazo determinado. Aquí tienes más información sobre los recordatorios.

En la parte derecha de la ventana Crear plantilla de factura, tienes las siguientes opciones:

a) Partidas. En la sección«Partidas», puedes:

• Añadir partida: Haz clic en «Partida» y, a continuación, selecciona un servicio ya existente o crea uno nuevo. Elige un miembro del equipo para aplicar una tarifa personalizada, si se ha configurado para este servicio y este empleado. Indica el número de servicios y el impuesto (aquí tienes más información sobre las tasas de impuestos en las facturas) , escribe ladescripción(opcional). Seleccionala claseque se enviará a QuickBooks los clientes no verán este campo).

• Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa. 

• Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.

• Ajustar la configuración: Haz clic en«Configuración»para elegir qué columnas se mostrarán en tu factura.  Si los campos DescripciónyFecha del servicioestán vacíos y no los has ocultado, se ocultarán automáticamente de la factura. Las columnasTarifas y CantidadeImpuestossiguen una lógica diferente: debes ocultarlas enAjustespara que no aparezcan en la factura, incluso si el valor está establecido en 0. 

b) En la sección de resumen puedes ver:

• Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puedes editarlo si no tienes ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no se puede modificar.

• Tipo impositivo/IVA/GST: si no tienes partidas, puedes editar el tipo. Si tienes partidas, para editar el tipo impositivo, debes habilitar la columna Impuesto para las partidas (aquí encontrarás más información sobre el impuesto sobre las ventas ) .

• Importe del impuesto/IVA/GST: se calcula automáticamente a partir del subtotal × tipo impositivo. Tanto el porcentaje del impuesto como el importe del impuesto se muestran en la sección.

• Total: Calculado automáticamente a partir del subtotal + importe del impuesto.

c) Note to client: You can add Note to client and personalize it using shortcodes. It can be either a note with the payment details or just a message. This note will be displayed in the client portal and in the PDF invoice.

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