Facturas únicas (Básico): Crear y aplicar plantillas

Nuestras plantillas se utilizan para automatizar procedimientos rutinarios y ahorrar mucho tiempo. Aquí te mostramos cómo crear una plantilla de factura de forma proactiva o mientras creas un proyecto para que puedas aplicarla como automatización.

Cubierto aquí:

• Creación de plantillas de facturas
• Utilización de plantillas de facturas en automatizaciones
• Aplicación de plantillas de facturas
• Edición de plantillas de facturas
• Duplicar modelos de factura
• Eliminación de modelos de factura

Creación de plantillas de facturas

Una plantilla de factura puede ser creada por un usuario de empresa Propietario de la Empresa , administrador o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas.

Para crear una plantilla de factura, vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, y luego a Facturas. A continuación, haga clic en Crear plantilla.

O acceda a esta página añadiendo la automatizaciónCrear factura mientras crea o edita una proyecto, haz clic Nueva plantilla.

La ventana Crear modelo de factura se divide en las partes izquierda y derecha.

En la parte izquierda, dispone de las siguientes opciones:

1. Nombre de la plantilla: Lo verá al seleccionar la plantilla.

2. Descripción: Añada una descripción opcional de lo que se incluye en la factura. Puede utilizar cuenta shortcodes basada en campos personalizados y fecha shortcodes. Aquí tiene más información sobre shortcodes.

3. Elija un método de pago: Seleccione el método de pago que desea que utilice el cliente. Más información sobre la selección de un proveedor de pago predeterminado.

4. Configuración deQuickBooks : Seleccione Ubicación y Clase para la factura que se enviará a QuickBooks. Los clientes no verán este campo. Tenga en cuenta que la sección de configuración de QuickBooks sólo se muestra si la activa en QuickBooks. Vaya a Cuenta y Configuración > Avanzado > Categorías y active el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

5. Enviar correo electrónico al cliente cuando se crea la factura: Este mensaje sustituirá al texto por defecto en la notificación del sistema de correo electrónico que se envía junto con la factura. No podrá acceder al correo electrónico después de enviar la solicitud. También puede utilizar la cuenta shortcodes basada en campos personalizados y fecha shortcodes.

6. Pagar factura con créditos si están disponibles: Activa esta opción para que la factura se pague con los créditos que pueda tener el cliente en TaxDome . Más información sobre el pago en nombre de un cliente.

7. 7. Recordatorios: Active esta opción para enviar una notificación por correo electrónico al cliente si no ha pagado la factura en un número determinado de días. Aquí tienes más información sobre los recordatorios.

En la parte derecha de la ventana Crear modelo de factura, dispone de las siguientes opciones:

1. Partidas: En la sección Partidas, puede:

• Añadir partida: Haga clic en Partida y seleccione un servicio existente o cree uno nuevo. Rellene el campo Tarifa, establezca el número de servicios y el impuesto (aquí encontrará más información sobre los tipos impositivos en las facturas) y escriba la Descripción (opcional). Seleccione Clase para enviar a QuickBooks (los clientes no verán este campo).
• Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa. 
• Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.
• Ajustar la configuración: Haz clic en Ajustes para determinar qué columnas se mostrarán en tu factura.
  Si los campos Descripción y Fecha de servicio están vacíos y no los has ocultado, se ocultarán automáticamente en la factura. Hay una lógica diferente para las columnas Tarifas y Cantidad e Impuesto: debe ocultarlas en Configuración para que no se muestren en la factura, incluso si el valor es 0. 

2. Resumen le permite ver:

• Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puede editarlo si no tiene ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no puede modificarse.
• Tipo de IVA: Si no tiene artículos de línea, puede editar la tasa de IVA. Si tiene artículos de línea, para editar la tasa de IVA, necesita habilitar la columna de IVA para los artículos de línea (aquí hay más información sobre el impuesto sobre las ventas).
• Importe del IVA: Calculado automáticamente a partir de Subtotal x tipo de IVA.
• Total: Se calcula automáticamente a partir del Subtotal + el importe del IVA.

3. Nota al cliente: Puede añadir Nota al cliente y personalizarla utilizando shortcodes. Puede ser una nota con los detalles del pago o simplemente un mensaje. Esta nota se mostrará en el portal del cliente y en la factura de PDF .

4. Vista previa: Haga clic en Vista previa en la parte superior derecha para ver de antemano el PDF exacto que obtendrán sus clientes. Si está satisfecho con lo que ve, haga clic en Guardar y salir del modo de vista previa.

Si quieres personalizar el aspecto de tus facturas y ponerles una marca blanca, haz clic en Configuración de la factura desde el modo de vista previa y realiza los ajustes necesarios. Más información sobre cómo personalizar el aspecto de las facturas.

Aplicación de plantillas de facturas

Las plantillas de facturas pueden utilizarse para crear facturas, propuestas o plantillas de propuestas, o para configurar la automatización de proyecto .

He aquí cómo:

1. Cree una nueva factura o añada una factura a la propuesta.

2. Haga clic en la lista Plantilla de factura para ampliarla y, a continuación, seleccione una plantilla.

3. Continúe configurando la factura. Ahora puede realizar cambios en el importe, el tipo impositivo, etc.

Nota: Los cambios que realice en una factura no afectan a la plantilla.

Edición de plantillas de facturas

Para realizar cambios en una plantilla de factura, siga estos pasos:

1. Go to Templates > Firm templates from the left menu bar, then select Invoices. Next, click on the invoice template name in the list.

2. Realice cambios en la plantilla de factura, haz clic Guardar y Salir.

Duplicar modelos de factura

Para crear una nueva plantilla de factura a partir de una existente, haga clic en los puntos situados en el extremo derecho de la plantilla de factura y, a continuación, seleccione Duplicar en el menú desplegable. Se guardará una copia de la plantilla de factura con un sufijo (por ejemplo, Formulario 1040 (2)).

Eliminación de modelos de factura

Para eliminar completamente una plantilla de factura, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de factura, seleccione Eliminar en el menú desplegable y haz clic Eliminar de nuevo para confirmar.