Enviar facturas automáticamente y vincularlas a trabajos

Puedes hacer que tus facturas se creen automáticamente. Además, tus trabajos pueden pasar automáticamente a la siguiente fase del proyecto una vez que el cliente pague la factura vinculada a él. Para que se produzca la magia de la automatización, configura la automatización Crear factura y activa la opción autoavanzar y activa la función autoavanzar.

Establezca automatizaciones para la fase de facturación y habilite autoavanzar

Hablando de facturas automatizadas, el proceso suele ser el siguiente:

1. If you want your invoices to be sent automatically, you always need to have a template . If you don’t have one, you can create one by clicking New template when you add the automation.

2. Asegúrate de que tienes una etapa en tu proyecto para las facturas, luego añade el botón Crear factura automatizada. Una vez que el trabajo entra en esta etapa, la factura se envía automáticamente al cliente. Al mismo tiempo, se vincula automáticamente al trabajo. 

3. Asegúrate de que autoavanzar trabajos de la etapa está activado. De esta forma, el trabajo pasa automáticamente a la siguiente etapa una vez que el cliente paga el importe total de la factura. Los pagos parciales no activan autoavanzar.

Vincular factura a trabajo manualmente

Invoices can be linked to jobs by a firm owner, admin, or any employee who has been given access rights to manage invoices . Once the invoice is manually linked, the Automove jobs feature works the same as for invoices sent and linked automatically: when the client pays the full invoice amount, the job is moved to the next stage.

Existen tres formas de vincular una factura manualmente:

• Desde una tarjeta trabajo : Abre la tarjeta trabajo , haz clic en Vincular en la sección Vinculado, selecciona Facturas y elige las facturas. O bien, haz clic en Nuevo en la sección Vinculado, selecciona Facturas y crea una nueva factura vinculada a la tarjeta trabajo.

• Desde la pantalla de creación/edición de facturas: Haz clic en el enlace Añadir, luego en Vincular a trabajos y selecciona trabajos. Una vez vinculados, los trabajos se muestra la sección Trabajos. Puedes ver el título del trabajo y el proyecto al que pertenece.

• En la lista de facturas: Haz clic en el icono de tres puntos situado en el extremo derecho de la factura, selecciona Vincular a trabajos, luego selecciona los trabajos de la lista y haz clic en Enviar.

Tras la vinculación, las facturas se mostrarán en la sección Vinculado > Facturas, a la derecha de la ficha de trabajo . Al hacer clic en el número de factura, ésta se abrirá en una barra lateral adicional.

Nota

Si la factura no está totalmente pagada y mueves manualmente el trabajo a otra fase, se te pedirá que decidas qué hacer con la factura pendiente (para más detalles, lee sobre la gestión de elementos inacabados al trasladar trabajos ).

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