Prepare your CSV file for import

Índice

CSV, explicado
Antes de empezar
Crea y etiqueta las columnas de tu archivo CSV
- Campos de cuenta/campos personalizados (Columnas A-J)
- Campos de contacto/campos personalizados (Columnas K-V)
Escenarios comunes de importación
Guarda la hoja de cálculo en formato CSV

CSV, explicado

Un archivo CSV (Valores Separados por Comas) es un formato sencillo para almacenar y organizar datos en una tabla, similar a una hoja de cálculo de Excel. Cada fila representa un registro (como un cliente), y cada columna contiene detalles específicos (como el nombre de la cuenta, el tipo de cuenta, el correo electrónico, etc.). A diferencia de las hojas de cálculo de Excel, un archivo CSV no incluye formato ni fórmulas, sólo texto sin formato con valores separados por comas. Los archivos CSV se utilizan mucho para importar datos en sistemas CRM como TaxDome porque te permiten crear o actualizar varios registros de clientes a la vez rápidamente. En lugar de añadir clientes individualmente, puedes preparar un archivo CSV con todos los datos necesarios y cargar en TaxDome. Cosas que debes recordar:

You can create a CSV file in Excel just like you would create a spreadsheet. The only difference is that you need to specify that it’s CSV when you are saving it .
If you’ve used another accounting CRM before TaxDome, you don’t need to create a CSV from scratch; just export it from your current provider .

El archivo debe estar codificado en UTF-8 y no debe superar los 300 kB.

Antes de empezar

Distinguish accounts and contacts: Contacts are individuals you interact with. Accounts are entities you work for and bill, such as a company, a family or an individual. When working with CSV files, it’s important to remember that the import is based on contacts, not accounts. This is because a single account (like a business or a married couple) can have multiple contacts (such as several employees or both spouses).
Use different spreadsheets for different client groups. These can be imported one by one, with different settings applied .
If your source software generates a file with the taxpayer and spouse on the same row, you don’t need to manually edit the CSV. Instead, follow the instructions for importing a file with the taxpayer and spouse on one row .

👋 We can help! If your CSV file ends up with multiple contacts per row and you don’t know how to fix it, let us know. Our support team is happy to help: Follow these steps to get assistance .

Crea y etiqueta las columnas de tu archivo CSV

Formatea correctamente tu archivo CSV antes de subirlo a TaxDome para garantizar un proceso de importación sin problemas. Sigue estos pasos para crear un archivo bien estructurado que cumpla los requisitos del sistema. Cuando nombres las columnas, cada encabezado de columna representará una propiedad de datos diferente. Esto se mapeará con la propiedad TaxDome apropiada durante la importación. Algunas columnas se asignarán a cuentas, mientras que otras lo harán a contactos. Estas son algunas reglas generales a seguir para una importación sin problemas:

Cada fila debe incluir un solo contacto.
Para asegurarte de que se crean cuentas al transferir tus datos, comprueba si hay una columna Nombre de cuenta.
If you plan to add columns for custom fields, pay attention to the data format. Different types of custom fields support different characters:

Divide las opciones con una coma o punto y coma ("," o ";") para los campos personalizados desplegables de selección múltiple. Las fechas deben rellenarse en el formato correspondiente:

MM/DD/AAAA o MMM/DD/AAAA para empresas estadounidenses. DD/MM/AAAA para empresas no estadounidenses.

Ahora, repasemos las columnas habituales que se utilizan en CSV para la importación.

Campos de cuenta/campos personalizados (Columnas A-J)

Recuerda que deben referirse a la entidad empresarial para la que vas a trabajar. Dado que una cuenta puede tener varios contactos vinculados a ella, tu hoja de cálculo podría tener varias líneas para diferentes contactos que se refieran a la misma cuenta.

Columna A | Nombre de la cuenta: El nombre de una empresa o fideicomiso (una cuenta no personal) o el nombre de un individuo o familia (una cuenta personal). Para los cónyuges, se aconseja utilizar dos nombres y un apellido.
Column B | Account Tags: Label(s) you can apply for grouping accounts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas.
Columna C | Tipo de cuenta: Particular o Empresa.
Columna D | Miembros del equipo: Miembros del equipo que quieres que se asignen automáticamente a la cuenta durante la importación. Introduce el nombre exacto tal y como se creó en el portal web, separando los nombres con comas si hay varios.
Columnas E-G | Nombre del rol de la cuenta (por ejemplo, Preparador de impuestos, Revisor): Introduce el nombre exacto del rol de cuenta tal y como se creó en el portal web. Enumera los miembros del equipo asignados a este rol, separando los nombres con comas si hay varios. Utiliza una columna distinta para cada función adicional (por ejemplo, la columna G para Gestor).
Columns H-J | Custom Fields: Additional fields for accounts that will be created during the import. These may include important information that you would like to add to your accounts, like Tax Filing Status, SNN/EIN or City. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.

Campos de contacto/campos personalizados (Columnas K-V)

Deben referirse a las personas con las que te relacionas: cónyuges, empleados de la empresa, etc.

Columna K | Nombre del contacto: Aquí especificamos el nombre y apellidos del contacto.
Columna L | Nombre
Columna M | Apellidos
Columna N | Correo electrónico: Proporcionar una dirección de correo electrónico es esencial para todos los contactos que vayan a tener acceso al portal.
Column O | Phone Number. Having this info in a contact is particularly useful when using the SMS feature .
Columna P | Dirección postal
Column Q | Custom Fields: Additional fields for contacts that will be created during the import. These may include important information you want to add to your contact, like Birthday, Best time to call. Feel free to add as many fields as needed by creating additional columns.
Column R | Contact Tags: Label(s) you can apply for grouping contacts. If you want to apply several, be sure to separate them by commas.

Escenarios comunes de importación

Dependiendo de los distintos tipos de clientes, puede que tengas que configurar distintos tipos de cuentas, como las de un matrimonio que declara por separado. A continuación se indican algunas situaciones habituales que te servirán de guía para rellenar correctamente las filas de la hoja de cálculo con la información.

Importar varias empresas que pertenecen a la misma empresa Propietario de la Empresa
Importar cónyuges/socios
Importar contactos a dos cuentas simultáneamente
Importar sólo contactos

Importar varias empresas que pertenecen a la misma empresa Propietario de la Empresa

For these, you need to have different accounts that are linked to the same person. Create one row for each account, then enter the same contact information for each account in the appropriate columns. In the example spreadsheet below, a contact for Brian Ross is added to TaxDome after import. Also, five different accounts are created, each one linked to Brian Ross’s contact information. Brian Ross can then log in to TaxDome using email@example.com and switch between accounts.

Importar cónyuges/socios

Para ello, debes tener varios contactos vinculados a la misma cuenta. Utiliza una fila para cada contacto e introduce el mismo nombre de cuenta para cada persona en la columna correspondiente.

En la hoja de cálculo de ejemplo que aparece a continuación, se crearán tres cuentas: dos para la familia y una la empresa. La cuenta para los Simpson estará vinculada a dos contactos de cónyuges, la cuenta para los Flanser estará vinculada a cuatro contactos (cónyuges y sus hijos), y la cuenta de empresa para Americal Wheels estará vinculada a tres contactos: empleados de esta entidad empresarial.

Importar contactos a dos cuentas simultáneamente

Puedes hacer que un contacto esté vinculado a dos o más cuentas en la hoja de cálculo. Por ejemplo, los hijos que necesitan sus propias cuentas pero aún así deben estar vinculados a la cuenta familiar. Para ello, copia la fila del contacto y cambia el nombre de la cuenta manteniendo los datos del contacto.

En el ejemplo siguiente, Bart y Lisa Simpson estarán vinculados a la cuenta de Los Simpson y, al mismo tiempo, estarán vinculados a sus propias cuentas.

Importar sólo contactos

Si no necesitas que tus contactos estén vinculados a cuentas (por ejemplo, estás transfiriendo la información sobre tus clientes potenciales), deja en blanco la fila de la columna Nombre de la cuenta.

Guarda la hoja de cálculo en formato CSV

TaxDome sólo reconoce las hojas de cálculo guardadas como archivos CSV. Asegúrate de que el archivo CSV está codificado en UTF-8 y no supera los 300 kB. En la barra de menús de tu hoja de cálculo, ve aArchivo y selecciona Guardar como CSV o Descargar como CSV (el texto puede variar según el programa que utilices).

Microsoft Excel: En el campo Guardar como tipo, selecciona CSV (delimitado por comas). En el menú desplegable Herramientas, selecciona Opciones Web. Abre la pestaña Codificación. En el menú desplegable Guardar este documento como, selecciona Unicode (UTF-8), haz clic Aceptar.