Importar (Básico): Prepara tu archivo CSV

CSV, explicado

Un archivo CSV (Valores Separados por Comas) es un formato sencillo para almacenar y organizar datos en una tabla, similar a una hoja de cálculo de Excel. Cada fila representa un registro (como un cliente), y cada columna contiene detalles específicos (como el nombre de la cuenta, el tipo de cuenta, el correo electrónico, etc.). A diferencia de las hojas de cálculo de Excel, un archivo CSV no incluye formato ni fórmulas, sólo texto sin formato con valores separados por comas.

Los archivos CSV se utilizan mucho para importar datos en sistemas CRM como TaxDome porque te permiten crear o actualizar varios registros de clientes a la vez rápidamente. En lugar de añadir clientes individualmente, puedes preparar un archivo CSV con todos los detalles necesarios y cargar en TaxDome.

Cosas para recordar:

Puedes crear un archivo CSV en Excel igual que crearías una hoja de cálculo. La única diferencia es que tienes que especificar que es CSV cuando lo guardes.
Si has utilizado otro CRM contable antes de TaxDome, no necesitas crear un CSV desde cero; basta con exportarlo desde tu proveedor actual.
El archivo debe estar codificado en UTF-8 y no debe superar los 300 kB.

Antes de empezar

Distingue entre cuentas y contactos: Los contactos son personas con las que interactúas. Las cuentas son entidades para las que trabajas y a las que facturas, como una empresa, una familia o un particular. Cuando trabajes con archivos CSV, es importante recordar que la importación se basa en contactos, no en cuentas. Esto se debe a que una sola cuenta (como una empresa o un matrimonio) puede tener varios contactos (como varios empleados o ambos cónyuges).
Utiliza diferentes hojas de cálculo para distintos grupos de clientes. Éstas pueden importarse una a una, con diferentes ajustes aplicados.
Si tu software fuente genera un archivo con el contribuyente y el cónyuge en la misma fila, no necesitas editar manualmente el CSV. En su lugar, sigue las instrucciones para importar un archivo con el contribuyente y el cónyuge en una misma fila.

👋 ¡Podemos ayudarte! Si tu archivo CSV acaba con varios contactos por fila y no sabes cómo solucionarlo, dínoslo. Nuestro equipo de asistencia estará encantado de ayudarte: Sigue estos pasos para obtener ayuda.

Crea y etiqueta las columnas de tu archivo CSV

Formatea correctamente tu archivo CSV antes de subirlo a TaxDome para garantizar un proceso de importación sin problemas. Sigue estos pasos para crear un archivo bien estructurado que cumpla los requisitos del sistema.

Cuando nombras las columnas, cada cabecera de columna representa una propiedad de datos diferente. Esto se mapeará con la propiedad TaxDome apropiada durante la importación. Algunas columnas se asignarán a cuentas, mientras que otras lo harán a contactos. Estas son algunas reglas generales a seguir para una importación sin problemas:

Cada fila debe incluir un solo contacto.
Para asegurarte de que se crean cuentas al transferir tus datos, comprueba si hay una columna Nombre de cuenta.
Si piensas añadir columnas para campos personalizados, presta atención al formato de los datos. Diferentes tipos de campos personalizados admiten caracteres diferentes:
- Divide las opciones con una coma o un punto y coma ("," o ";") para los campos personalizados desplegables de selección múltiple.
- Las fechas deben rellenarse en el formato correspondiente:

Ahora, repasemos las columnas habituales que se utilizan en CSV para la importación.

Campos de cuenta/campos personalizados (Columnas A-J)

Recuerda que deben referirse a la entidad empresarial para la que vas a trabajar. Dado que una cuenta puede tener varios contactos vinculados a ella, tu hoja de cálculo podría tener varias líneas para diferentes contactos que se refieran a la misma cuenta.

Columna A | Nombre de la cuenta: El nombre de una empresa o fideicomiso (una cuenta no personal) o el nombre de un individuo o familia (una cuenta personal). Para los cónyuges, se aconseja utilizar dos nombres y un apellido.
Columna B | etiquetas de cuentas: Etiqueta(s) que puedes aplicar para agrupar cuentas. Si quieres aplicar varias, asegúrate de separarlas por comas.
Columna C | Tipo de cuenta: Particular o Empresa.
Columna D | Miembros del equipo: Miembros del equipo que quieres que se asignen automáticamente a la cuenta durante la importación. Introduce el nombre exacto tal y como se creó en el portal web, separando los nombres con comas si hay varios.
Columnas E-G | Nombre del rol de la cuenta (por ejemplo, Preparador de impuestos, Revisor): Introduce el nombre exacto del rol de cuenta tal y como se creó en el portal web. Enumera los miembros del equipo asignados a este rol, separando los nombres con comas si hay varios. Utiliza una columna distinta para cada función adicional (por ejemplo, la columna G para Gestor).
Columnas H-J | Campos personalizados: Campos adicionales para las cuentas que se crearán durante la importación. Pueden incluir información importante que quieras añadir a tus cuentas, como Estado de declaración de impuestos, SNN/EIN o Ciudad. Puedes añadir tantos campos como necesites creando columnas adicionales.

Campos de contacto/campos personalizados (Columnas K-V)

Deben referirse a las personas con las que te relacionas: cónyuges, empleados de la empresa, etc.

Columna K | Nombre del contacto: Aquí especificamos el nombre y apellidos del contacto.
Columna L | Nombre
Columna M | Apellidos
Columna N | Correo electrónico: Proporcionar una dirección de correo electrónico es esencial para todos los contactos que vayan a tener acceso al portal.
Columna O | Número de teléfono. Tener esta información en un contacto es especialmente útil cuando se utiliza la función SMS.
Columna P |Dirección postal
Columna Q | Campos personalizados: Campos adicionales para los contactos que se crearán durante la importación. Pueden incluir información importante que quieras añadir a tu contacto, como Cumpleaños, Mejor hora para llamar. Puedes añadir tantos campos como necesites creando columnas adicionales.
Columna R | etiquetas contactos: Etiqueta(s) que puedes aplicar para agrupar contactos. Si quieres aplicar varias, asegúrate de separarlas por comas.

Escenarios comunes de importación

Dependiendo de los distintos tipos de clientes, puede que tengas que configurar distintos tipos de cuentas, como las de un matrimonio que declara por separado. A continuación se indican algunas situaciones habituales que te servirán de guía para rellenar correctamente las filas de la hoja de cálculo con la información.

Importar varias empresas que pertenecen a la misma empresa Propietario de la Empresa
Importar cónyuges/socios
Importar contactos a dos cuentas simultáneamente
Importar sólo contactos

Importar varias empresas que pertenecen a la misma empresa Propietario de la Empresa

Para ello, debes tener diferentes cuentas vinculadas a la misma persona. Crea una fila para cada cuenta y, a continuación, introduce la misma información de contacto para cada cuenta en las columnas correspondientes.

En la hoja de cálculo de ejemplo que aparece a continuación, se añade un contacto de Brian Ross a TaxDome después de la importación. Además, se crean cinco cuentas diferentes, cada una vinculada a la información de contacto de Brian Ross. A continuación, Brian Ross puede iniciar sesión en TaxDome utilizando email@example.com y cambiar de una cuenta a otra.

Importar cónyuges/socios

Para ello, debes tener varios contactos vinculados a la misma cuenta . Utiliza una fila para cada contacto e introduce el mismo nombre de cuenta para cada persona en la columna correspondiente.

En la hoja de cálculo de ejemplo que aparece a continuación, se crearán tres cuentas: dos para la familia y una la empresa. La cuenta para los Simpson estará vinculada a dos contactos de cónyuges, la cuenta para los Flanser estará vinculada a cuatro contactos (cónyuges y sus hijos), y la cuenta de empresa para Americal Wheels estará vinculada a tres contactos: empleados de esta entidad empresarial.

Importar contactos a dos cuentas simultáneamente

Puedes hacer que un contacto esté vinculado a dos o más cuentas en la hoja de cálculo. Por ejemplo, los hijos que necesitan sus propias cuentas pero aún así deben estar vinculados a la cuenta familiar. Para ello, copia la fila del contacto y cambia el nombre de la cuenta manteniendo los datos del contacto.

En el ejemplo siguiente, Bart y Lisa Simpson estarán vinculados a la cuenta de Los Simpson y, al mismo tiempo, estarán vinculados a sus propias cuentas.

Importar sólo contactos

Si no necesitas que tus contactos estén vinculados a cuentas (por ejemplo, estás transfiriendo la información sobre tus clientes potenciales), deja en blanco la fila de la columna Nombre de cuenta.

Guarda la hoja de cálculo en formato CSV

TaxDome sólo reconoce las hojas de cálculo guardadas como archivos CSV. Asegúrate de que el archivo CSV está codificado en UTF-8 y no supera los 300 kB.

En la barra de menús de tu hoja de cálculo, ve a Archivo y, a continuación, selecciona Guardar como CSV o Descargar como CSV (el texto puede variar en función del programa que estés utilizando).

Microsoft Excel: En el campoGuardar como tipo, seleccione CSV (delimitado por comas). En el menú desplegable Herramientas, seleccione Opciones web. Abra la pestaña Codificación . En el menú desplegable Guardar este documento como, seleccione Unicode (UTF-8), haz clic OK.

Ahora que has guardado tu hoja de cálculo como archivo CSV y te has asegurado de que está codificado en UTF-8, estás listo para importar tus contactos a TaxDome.