Prepara tu archivo CSV para importarlo.

Los archivos CSV te permiten importar varios registros de clientes a TaxDome la vez, en lugar de añadirlos uno por uno. Puedes crear tu archivo manualmente o utilizar el conversor de importación de clientes para reformatear CRM una exportación desde tu CRM actual.

CSV, explicado

Un archivo CSV (Valores Separados por Comas) es un formato sencillo para almacenar y organizar datos en una tabla, similar a una hoja de cálculo de Excel. Cada fila representa un registro (como un cliente), y cada columna contiene detalles específicos (como el nombre de la cuenta, el tipo de cuenta, el correo electrónico, etc.). A diferencia de las hojas de cálculo de Excel, un archivo CSV no incluye formato ni fórmulas, sólo texto sin formato con valores separados por comas. Los archivos CSV se utilizan mucho para importar datos en sistemas CRM como TaxDome porque te permiten crear o actualizar varios registros de clientes a la vez rápidamente. En lugar de añadir clientes individualmente, puedes preparar un archivo CSV con todos los datos necesarios y cargar en TaxDome. Cosas que debes recordar:

• Puedes crear un archivo CSV en Excel igual que crearías una hoja de cálculo. La única diferencia es que debes especificar que es CSV al guardarlo.  

• Si has utilizado otro CRM de contabilidad CRM TaxDome, no es necesario que crees un CSV desde cero; simplemente exporta el de tu proveedor actual .

• El archivo debe estar codificado en UTF-8 y no debe superar los 300 kB.

Opción 1: Utilizar el conversor de importación de clientes

Si has utilizado otro CRM TaxDome, no es necesario crear un CSV desde cero. El conversor de importación de clientes, disponible como macro de Excel o script de Google Sheets, reformatea automáticamente CRM de tu CRM , crea filas separadas para los cónyuges y genera un archivo listo para TaxDome .

Hay dos versiones disponibles:

Para utilizar el conversor:

1. Abre el archivo y lee primero la pestaña «LEEME ». Si utilizas la versión de Google Sheets, haz clic en Archivo > Hacer una copia y guárdala en tu carpeta (por ejemplo, Mi unidad).

2. Pega CRM de tu CRM en la pestaña Pegar datos. El orden de las columnas en tu archivo de origen no importa, ya que el conversor las asigna automáticamente.

3. En la pestaña Configuración, elige cómo se deben crear los nombres de las cuentas (por ejemplo, apellido, nombre y cónyuge).

4. Ejecuta la macro haciendo clic en el botón verde «Start» (Iniciar). Se guardará un archivo CSV listo para importar en la misma carpeta que el conversor, con el nombre «DATE – TaxDome . Para la versión de Google Sheets, descarga el resultado a través de «File» (Archivo) > «Download» (Descargar) > «Comma Separated Values» (Valores separados por comas, .csv).

Nota

Para la versión MS Excel, deben estar habilitadas las macros. Si tu versión de Office bloquea las macros, cierra el archivo, haz clic con el botón derecho del ratón, selecciona Propiedadespulse Desbloqueary vuelve a abrir el archivo.

Una vez ejecutada la herramienta, tu archivo CSV estará listo para importarse a TaxDome

Opción 2: Crea tu CSV manualmente

Si prefieres dar formato al archivo manualmente, o si estás creando tu archivo desde cero, utiliza esta opción para crear tu CSV.

Antes de empezar

• Distingue entre cuentas y contactos:los contactos son personas con las que interactúas. Las cuentas son entidades para las que trabajas y a las que facturas, como una empresa, una familia o un particular. Cuando trabajes con archivos CSV, es importante recordar que la importación se basa en contactos, no en cuentas. Esto se debe a que una cuenta única ( como una empresa o un matrimonio) puede tener varios contactos (como varios empleados o ambos cónyuges). 

• Utiliza hojas de cálculo diferentes para cada grupo de clientes. Estas se pueden importar una por una, con diferentes ajustes aplicados .

• Si tu software fuente genera un archivo con el contribuyente y su cónyuge en la misma fila, no es necesario que edites manualmente el CSV. En su lugar, sigue las instrucciones para importar un archivo con el contribuyente y su cónyuge en una sola fila .

Crea y etiqueta las columnas de tu archivo CSV

Formatea correctamente tu archivo CSV antes de subirlo a TaxDome para garantizar un proceso de importación sin problemas. Sigue estos pasos para crear un archivo bien estructurado que cumpla los requisitos del sistema. Cuando nombres las columnas, cada encabezado de columna representará una propiedad de datos diferente. Esto se mapeará con la propiedad TaxDome apropiada durante la importación. Algunas columnas se asignarán a cuentas, mientras que otras lo harán a contactos. Estas son algunas reglas generales a seguir para una importación sin problemas:

• Cada fila debe incluir un solo contacto.

• Para asegurarte de que se crean cuentas al transferir tus datos, comprueba si hay una columna Nombre de cuenta.

• Si tienes pensado añadir columnas para campos personalizados, presta atención al formato de los datos. Los diferentes tipos de campos personalizados admiten diferentes caracteres:

Divide las opciones con una coma o punto y coma ("," o ";") para los campos personalizados desplegables de selección múltiple. Las fechas deben rellenarse en el formato correspondiente:

MM/DD/AAAA o MMM/DD/AAAA para empresas estadounidenses. DD/MM/AAAA para empresas no estadounidenses.

Ahora, repasemos las columnas habituales que se utilizan en CSV para la importación.

Campos de cuenta/campos personalizados (Columnas A-J)

Recuerda que deben referirse a la entidad empresarial para la que vas a trabajar. Dado que una cuenta puede tener varios contactos vinculados a ella, tu hoja de cálculo podría tener varias líneas para diferentes contactos que se refieran a la misma cuenta.

• Columna A | Nombre de la cuenta: El nombre de una empresa o fideicomiso (una cuenta no personal) o el nombre de un individuo o familia (una cuenta personal). Para los cónyuges, se aconseja utilizar dos nombres y un apellido.

• Columna B | etiquetas de cuenta: Etiquetas que puedes aplicar para agrupar cuentas. Si deseas aplicar varias, asegúrate de separarlas con comas. 

• Columna C | Tipo de cuenta: Particular o Empresa.

• Columna D | Miembros del equipo: Miembros del equipo que quieres que se asignen automáticamente a la cuenta durante la importación. Introduce el nombre exacto tal y como se creó en el portal web, separando los nombres con comas si hay varios.

• Columnas E-G | Nombre del rol de la cuenta (por ejemplo, Preparador de impuestos, Revisor): Introduce el nombre exacto del rol de cuenta tal y como se creó en el portal web. Enumera los miembros del equipo asignados a este rol, separando los nombres con comas si hay varios. Utiliza una columna distinta para cada función adicional (por ejemplo, la columna G para Gestor).

• Columnas H-J | Campos personalizados: Campos adicionales para las cuentas que se crearán durante la importación. Estos pueden incluir información importante que desees añadir a tus cuentas, como el estado de la declaración de impuestos, el SNN/EIN o la ciudad. No dudes en añadir tantos campos como sea necesario creando columnas adicionales.

Campos de contacto/campos personalizados (Columnas K-V)

Deben referirse a las personas con las que te relacionas: cónyuges, empleados de la empresa, etc. 

• Columna K | Nombre del contacto: Aquí especificamos el nombre y apellidos del contacto. 

• Columna L | Nombre

• Columna M | Apellidos

• Columna N | Correo electrónico: Proporcionar una dirección de correo electrónico es esencial para todos los contactos que vayan a tener acceso al portal.

• Columna O | Número de teléfono. Tener esta información en un contacto resulta especialmente útil cuando se utiliza la función SMS.

• Columna P | Dirección postal

• Columna Q | Campos personalizados: Campos adicionales para los contactos que se crearán durante la importación. Estos pueden incluir información importante que quieras añadir a tu contacto, comola fecha de cumpleaños o la mejor hora para llamar. No dudes en añadir tantos campos como sea necesario creando columnas adicionales.

• Columna R | etiquetas de contacto: Etiqueta(s) que puedes aplicar para agrupar contactos. Si deseas aplicar varias, asegúrate de separarlas con comas. 

Escenarios comunes de importación

Dependiendo de los distintos tipos de clientes, puede que tengas que configurar distintos tipos de cuentas, como las de un matrimonio que declara por separado. A continuación se indican algunas situaciones habituales que te servirán de guía para rellenar correctamente las filas de la hoja de cálculo con la información.

• Importar varias empresas que pertenecen a la misma empresa Propietario de la Empresa

• Importar cónyuges/socios

• Importar contactos a dos cuentas simultáneamente

• Importar sólo contactos

Importar varias empresas que pertenecen a la misma empresa Propietario de la Empresa

Para ello, necesitas tener diferentes cuentas vinculadas a la misma persona. Crea una fila para cada cuenta y, a continuación, introduce la misma información de contacto para cada cuenta en las columnas correspondientes. En la hoja de cálculo de ejemplo que se muestra a continuación, se añade un contacto para Brian Ross a TaxDome la importación. Además, se crean cinco cuentas diferentes, cada una de ellas vinculada a la información de contacto de Brian Ross. Brian Ross puede entonces iniciar sesión en TaxDome [email protected] y cambiar de una cuenta a otra. 

Importar cónyuges/socios

Para ello, debes tener varios contactos vinculados a la misma cuenta. Utiliza una fila para cada contacto e introduce el mismo nombre de cuenta para cada persona en la columna correspondiente.

En la hoja de cálculo de ejemplo que se muestra a continuación, se crearán tres cuentas: dos para familias y una para la empresa. La cuenta de los Simpson se vinculará a dos contactos de cónyuges, la cuenta de Flanders se vinculará a cuatro contactos (cónyuges e hijos) y la cuenta de la empresa American Wheels se vinculará a tres contactos: empleados de esta entidad comercial.

Importar contactos a dos cuentas simultáneamente

Puedes hacer que un contacto esté vinculado a dos o más cuentas en la hoja de cálculo. Por ejemplo, los hijos que necesitan sus propias cuentas pero aún así deben estar vinculados a la cuenta familiar. Para ello, copia la fila del contacto y cambia el nombre de la cuenta manteniendo los datos del contacto.

En el ejemplo siguiente, Bart y Lisa Simpson estarán vinculados a la cuenta de Los Simpson y, al mismo tiempo, estarán vinculados a sus propias cuentas.

Importar sólo contactos

Si no necesitas que tus contactos estén vinculados a cuentas (por ejemplo, estás transfiriendo la información sobre tus clientes potenciales), deja en blanco la fila de la columna Nombre de la cuenta. 

Guarda la hoja de cálculo en formato CSV

TaxDome sólo reconoce las hojas de cálculo guardadas como archivos CSV. Asegúrate de que el archivo CSV está codificado en UTF-8 y no supera los 300 kB. En la barra de menús de tu hoja de cálculo, ve aArchivo y selecciona Guardar como CSV o Descargar como CSV (el texto puede variar según el programa que utilices).

Microsoft Excel: En el campo Guardar como tipo, selecciona CSV (delimitado por comas). En el menú desplegable Herramientas, selecciona Opciones Web. Abre la pestaña Codificación. En el menú desplegable Guardar este documento como, selecciona Unicode (UTF-8), haz clic Aceptar.

Ahora que has guardado la hoja de cálculo como archivo CSV y te has asegurado de que está codificada en UTF-8, ya estás listo para importar tus contactos a TaxDome.

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