Aplicación Windows: cargar Documentos

La aplicación TaxDome Windows le permite cargar sus documentos y carpetas de forma rápida y sencilla. Estas son las diferentes acciones que puedes realizar:

• Cargar documentos
• Cargar carpetas
• Carga masiva
  • Preparación de la estructura de carpetas para el envío masivo cargar
  • Creación masiva de carpetas de cuentas a partir de la lista de clientes
• Consultar el historial cargar

Cargar documentos

Para cargar archivos utilizando la aplicación TaxDome Windows:

1. Haga clic en + NUEVO en la parte superior izquierda de la página , seleccione Archivo cargar, luego elija los archivos

2. Seleccione la cuenta de cliente a la que desea enviar los archivos cargar

3. Haga clic en cargar ARCHIVOS

A continuación, vea cómo tratar cada sección numerada:

1. 2. Cuenta: Seleccione a qué cuenta corresponden los documentos. 

2. Seleccione el destino del archivo: Seleccione la carpeta de nivel superior a la que desea enviar los documentos a cargar . Aquí tienes más información sobre visibilidad y niveles de acceso.

3. Directorio: Por defecto, los documentos se guardan en una carpeta de nivel superior. Si desea seleccionar una subcarpeta, haga clic en Cambiar. Para crear una nueva carpeta, haga clic en el icono de carpeta, introduzca el nombre de la nueva carpeta, haga clic en la marca de verificación verde de la derecha y, a continuación, сlic en ELEGIR.

4. Nombre del archivo: Edite el nombre del archivo si es necesario.

5. Vincular a trabajo: Active esta opción y seleccione trabajo para la cuenta a la que se vinculará el documento. Más información sobre la vinculación de elementos a trabajos.

 6. Bloquear documento a una factura no pagada : Active esta opción si desea que el documento sea visible para el cliente, pero que sólo pueda descargarse una vez que haya pagado por el servicio. documento se desbloqueará en cuanto se haya efectuado el pago. Seleccione en la lista la factura a la que desea bloquear el documento o haga clic en CREAR UNA NUEVA FACTURA para crear una nueva factura, haga сlick en ELEGIR. (Más información sobre bloqueo de documentos en las facturas.)

Nota: Esta opción sólo está disponible para subidas a carpetas de nivel superior con la extensión El cliente puede ver acceso. Más información ajustes de visibilidad.

7. Solicitar la aprobación del cliente: Activa esta opción para saber si los clientes están satisfechos con tu trabajo o necesitan hacer cambios. Aquí tienes más información sobre cómo pedir opiniones a los clientes.

8. Solicitar firma del cliente: Si desea que los clientes firmen electrónicamente los documentos, active esta opción. Más información sobre cómo añadir campos de firma.

9. Descripción: Edite la descripción del documento, si es necesario (hasta 150 caracteres).

10. Informar a los clientes sobre cargar: Informar a los clientes de que un archivo ha sido cargado. Por defecto, esta opción está activada para que reciban una notificación automática por correo electrónico. Desactívelo si no desea que los clientes reciban notificaciones.

Nota: Esta opción sólo está disponible para las subidas a las carpetas de nivel superior con la extensión El cliente puede ver acceso. Más información sobre ajustes de visibilidad.

11. cargar ARCHIVOS : Haz clic para iniciar el proceso de carga; verás el progreso. Una vez que los archivos hayan terminado de cargarse, estarán disponibles en la pestaña documentos del perfil de la cuenta del cliente.

Cargar carpetas

La aplicación TaxDome Windows le permite cargar carpetas enteras que contienen múltiples cuentas de cliente documentos. Para añadir una carpeta, haga clic en + NUEVO, seleccione Carpeta cargar y, a continuación, elija la carpeta. Continúe como se ha descrito anteriormente. Es mucho más rápido que cargar documentos una por una.

Cuando cargues carpetas, ten en cuenta estos datos:

1. TaxDome procesa todos los archivos de la carpeta seleccionada y sus subcarpetas.

2. Por la seguridad de sus datos, TaxDome no reconoce todos los tipos de archivos (más información sobre los tipos de archivos no reconocidos).

3. Puede proporcionar detalles para cada documento en sus carpetas y subcarpetas: seleccione el cliente, la carpeta de destino, etc.

4. Tu estructura de carpetas original no se replica en TaxDome; tendrás que crear nuevas carpetas para organizar tus archivos. También puedes crear cargar para mantener tu estructura original. Ten en cuenta que las nuevas carpetas se crearán con el nivel de acceso Cliente puede ver y editar.

5. No puedes seleccionar varias carpetas a la vez. Si necesita cargar documentos de varias carpetas diferentes, utilice el botón cargar FOLDER para cada una de ellas.

Carga masiva

Nuestra función Bulk cargar es útil cuando tienes un montón de antiguos clientes documentos en carpetas en tu computador o en almacenamiento en la nube. La carga masiva le permite mover rápidamente esos documentos a TaxDome.

Cuando usted a granel cargar:

• Los archivos que no están en carpetas son cargado a una carpeta privada de nivel superior. De esta forma, puedes ordenarlos cuando quieras. Si aún no tiene una carpeta de nivel superior llamada Privado, se le creará una automáticamente.
• Las carpetas de tu computador se asocian automáticamente a los nombres de las cuentas en TaxDome, para que no tengas que seleccionar cada una manualmente.
• Si una carpeta computador no tiene una cuenta de cliente correspondiente, puede crear una rápidamente.
• Los archivos se guardan en cargado en segundo plano, por lo que puedes utilizar la aplicación mientras se cargan.

He aquí cómo cargar a granel:

1. Coloque cada documento que necesite en cargar en la carpeta de cliente adecuada. 2. Cree tantas subcarpetas como necesite dentro de una carpeta cliente. El tamaño máximo de archivo de cargar es de 300 Mb.

2. Haga clic en +NUEVOy, a continuación, seleccione Bulk cargar. También puede hacer clic con el botón derecho en el icono de la bandeja de aplicaciones de Windows TaxDome y seleccionar Bulk cargar.

3. Localice la carpeta padre que ha creado. Si el nombre de la carpeta es el nombre de la cuenta o ID, la aplicación TaxDome Windows hará coincidir los nombres de los clientes automáticamente. También tienes la opción de añadir nuevas cuentas o seleccionar cuentas existentes.

Consulte nuestros consejos sobre la preparación de carpetas a continuación:

• Preparación de la estructura de carpetas para el envío masivo cargar
• Creación masiva de carpetas de cuentas 

4. Localice el destino cargar en el desplegable Destino seleccionando una carpeta, o haga clic en el botón CREAR CARPETA para cargar archivos a una nueva carpeta.

5. Haga clic en cargar ARCHIVOS para añadir sus documentos a TaxDome.

Puedes ver el progreso de cargar o puedes minimizarlo, y seguirá ejecutándose en segundo plano. Una vez que los archivos hayan terminado de cargarse, podrá descargar un informe. Los archivos que se hayan cargado correctamente en cargado estarán disponibles en la sección documentos de cada perfil de cliente con la estructura de carpetas establecida.

Los archivos que no coinciden con una cuenta pueden verse en la pestaña No coincidentes. 

Si se ha producido algún error durante el proceso de carga, se mostrará en la pestaña Errores.

Preparación de la estructura de carpetas para el envío masivo cargar

Para asegurarse de que sus carpetas se emparejan automáticamente con las cuentas de cliente adecuadas, cada nombre de carpeta debe coincidir con su correspondiente nombre de cuenta de cliente TaxDome o cuenta ID.

Para encontrar un cliente ID y el nombre de la cuenta, vaya a la sección Clientes . Aparecen en las columnas ID y NOMBRE . Los nombres de las cuentas de los clientes son el nombre de la organización o el nombre y apellidos del cliente.

Un cliente ID es una combinación única de dos letras y un número, como JB1 o AR2.

Creación masiva de carpetas de cuentas 

Al utilizar la función Bulk cargar (detalles aquí) o copiar archivos de TD Drive a sus carpetas locales o viceversa, necesita tener carpetas de cuentas creadas en su computador. Aquí te mostraremos cómo hacerlo rápidamente, incluso si tienes docenas de clientes.

Para ello, es necesario crear un script de creación de carpetas. He aquí cómo:

1. Prepare el archivo CSV que utilizó para importar contactos a TaxDome. También puede utilizar la función Exportar cuentas de la página Clientes . Aquí tienes más información sobre la exportación de listas de contactos.
2. Cree una carpeta en su computador y coloque el archivo CSV en la carpeta.
3. Abra el archivo CSV. Busque la columna con los nombres de las cuentas; es la única que necesita. Elimine todas las demás columnas.



4. Copie la fórmula:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) en la celda situada a la derecha de la que contiene el nombre de la cuenta y, a continuación, aplíquela a toda la columna (puede utilizar las funciones de autorrelleno de Google Sheets o Excel). Si la fórmula CONCATENAR no está disponible en su software, intente utilizar CONCATE en su lugar.

5. 

6. Selecciona todas las celdas con la fórmula aplicada (columna B) y cópialas.
7. Crea un archivo de bloc de notas en la misma carpeta y pega el valor en él. Guarda el archivo, nombrándolo Script.bat y seleccionando el tipo de archivo Todos los archivos. A continuación, ciérralo.
8. Abra Script.bat para ejecutar el script. Creará rápidamente carpetas en bloque.

Ahora está listo para utilizar la función Bulk cargar para mover rápidamente todas las carpetas a TaxDome. Aquí tiene más detalles.

Consultar el historial cargar

¿No está seguro de haber enviado a cargado todos los documentos necesarios? Consulte su historial de cargar para averiguarlo. Haz clic en el enlace cargar HISTOR IAL para ver la fecha, el nombre del archivo, la información del cliente y el estado de carga. Haz clic en BORRAR HISTOR IAL para eliminar esta información (esto no eliminará tus archivos).