Aplicación Windows: Cargar Documentos

La aplicación TaxDome Windows le permite acceder rápida y fácilmente a cargar sus documentos y carpetas. Estas son las diferentes acciones que puedes realizar:

• Cargar documentos
• Cargar carpetas
• Carga masiva
• Creación masiva de carpetas de cuentas
• Consultar el historial cargar

Cargar documentos

Para cargar archivos utilizando la aplicación TaxDome Windows:

1. Haz clic en + NUEVO en la parte superior izquierda de la página, selecciona Carga de Archivo, y luego elige los archivos.

2. Selecciona la cuenta de cliente donde deseas cargar los archivos.

3. Haz clic en Cargar Archivos para terminar de cargar los documentos.

A continuación, ver cómo manejar cada sección numerada:

1. Cuenta: Selecciona a qué cuenta corresponden los documentos. 

2. Seleccione el destino del archivo: Seleccione la carpeta de nivel superior en la que desea cargar. Aquí encontrará más información sobre la visibilidad y los niveles de acceso.

3. Directorio: Por defecto, los documentos se guardan en una carpeta de nivel superior. Si deseas seleccionar una subcarpeta, haz clic en Cambiar. Para crear una nueva carpeta, haz clic en el icono de la carpeta, introduce un nombre para ella, haz clic en la marca de verificación verde de la derecha y, a continuación, haz сlic en ELEGIR.

4. Nombre del archivo: Edite el nombre del archivo si es necesario.

5. Vincular a trabajo: Active esta opción y seleccione un trabajo para la cuenta corriente a la que se vinculará el documento . Más información sobre la vinculación de elementos a trabajos.

 6. Bloquear el documento a una factura de no pagada : Active esta opción si desea que el documento sea visible para el cliente, pero sólo descargable una vez que haya pagado por el servicio. documento se desbloqueará en cuanto se haya efectuado el pago. Seleccione de la lista la factura a la que desea bloquear el documento o haga clic en CREAR UNA NUEVA FACTURA para crear uno nuevo, entonces haz сlic en ELEGIR. (Más información sobre bloqueo de documentos en las facturas.)

Nota: Esta opción sólo está disponible para las cargas a carpetas de nivel superior con El cliente puede ver acceso. Más información ajustes de visibilidad.

7. Solicitar aprobación del cliente: Si quieres saber si los clientes están satisfechos con tu trabajo o necesitan cambios, activa esta opción. Aquí tienes más información sobre cómo pedir opiniones a los clientes.

8. Solicitar firma del cliente: Si desea que los clientes firmen electrónicamente los documentos, active esta opción. Más información sobre cómo añadir campos de firma.

9. Descripción: Edite la descripción del documento si es necesario (hasta 150 caracteres).

10. Informar a los clientes sobre cargar: Informar a los clientes de que un archivo ha sido cargado. Por defecto, esta opción está activada para que reciban una notificación automática por correo electrónico. Desactívelo si no desea que los clientes reciban notificaciones.

Nota: Esta opción sólo está disponible para las subidas a las carpetas de nivel superior con El cliente puede ver acceso. Más información sobre ajustes de visibilidad.

11. cargar ARCHIVOS: Haga clic para iniciar el proceso de carga; verá el progreso de la carga. Una vez que los archivos hayan terminado de cargarse, estarán disponibles en la pestaña documentos del perfil de la cuenta del cliente.

Cargar carpetas

La aplicación TaxDome Windows te permite cargar carpetas enteras que contienen documentos de cuentas de clientes múltiples. Para añadir una carpeta, haz clic en + NUEVA, selecciona Carpeta cargar, y luego elige la carpeta. Continúa como se ha descrito anteriormente. Es mucho más rápido que cargar los documentos uno por uno.

Cuando cargas las carpetas, ten en cuenta estos datos:

1. TaxDome procesa todos los archivos de la carpeta seleccionada y sus subcarpetas.

2. Por la seguridad de tus datos, TaxDome no reconoce todos los tipos de archivo (más información sobre los tipos de archivo no reconocidos).

3. Puede proporcionar detalles para cada documento en sus carpetas y subcarpetas: seleccione el cliente, la carpeta de destino, etc.

4. Tu estructura de carpetas original no se replica en TaxDome; tendrás que crear nuevas carpetas para organizar tus archivos. O bien, puedes crear una carpeta masiva en cargar para mantener su estructura original. Ten en cuenta que las nuevas carpetas se crearán con el nivel de acceso Cliente puede ver y editar.

5. No puedes seleccionar varias carpetas a la vez. Si necesitas cargar documentos de varias carpetas diferentes, utiliza el botón Cargar Carpeta para cada una de ellas.

Carga masiva

Nuestra función Carga Masiva es útil cuando tienes muchos documentos antiguos de clientes en carpetas en tu escritorio o en el almacenamiento en la nube. Te permite mover rápidamente esos documentos a TaxDome.

Cuando haces carga masiva:

• Los archivos que no están en carpetas son cargados a la carpeta Privada de nivel superior. De este modo, podrás ordenarlos cuando estés preparado. Si aún no tienes una carpeta de nivel superior llamada Privado, se creará una automáticamente para ti.
• Las carpetas de tu computador corresponden automáticamente con los nombres de las cuentas de TaxDome, por lo que no tiene que seleccionar los clientes manualmente.
• Si falta una cuenta de cliente para una carpeta de escritorio, crea rápidamente una nueva para ella.
• Los archivos se guardan en cargado en segundo plano, por lo que puedes utilizar la aplicación mientras se cargan.

Para asegurarse de que sus carpetas están asociadas a las cuentas de cliente adecuadas, cada nombre de carpeta debe coincidir con su correspondiente nombre de cuenta de cliente o ID de cuenta de TaxDome .

Para encontrar el ID de un cliente y el nombre de la cuenta, ve a la sección Clientes . Aparecen en las columnas ID y NOMBRE . Los nombres de las cuentas de los clientes son el nombre de la organización o el nombre y el apellido del cliente.

Una identificación de cliente es una combinación única de dos letras y un número, como JB1 o AR2.

Consejo Puede crear carpetas de cuentas de forma masiva exportando su lista de clientes y utilizando el sencillo script. Lea más aquí.

1. Coloque cada documento que necesite en cargar en la carpeta de cliente adecuada. 2. Cree tantas subcarpetas dentro de la carpeta de un cliente como necesite. El tamaño máximo de archivo de cargar es de 200 Mb.

2. Haga clic en NUEVO y seleccione Masivo cargar. También puede hacer clic con el botón derecho en el icono de la bandeja de aplicaciones de Windows TaxDome y seleccionar Bulk cargar.

3. Localice la carpeta principal que ha creado. La aplicación TaxDome Windows seleccionará automáticamente los nombres de los clientes. Sin embargo, puede cambiar cualquier nombre de cliente. Si tiene carpetas para clientes que aún no se han añadido a TaxDome, haga clic en Crear nuevo en la lista de cuentas para crear una cuenta TaxDome para ellos.

4. Haga clic en cargar ARCHIVOS para añadir sus documentos a TaxDome.

Puedes ver el progreso de cargar o minimizarlo (continuará en segundo plano). Una vez que los archivos hayan terminado de cargarse, descargue un informe. Los archivos que se hayan cargado correctamente en cargado estarán disponibles en la sección documentos del perfil de cada cliente con la estructura de carpetas mantenida.

Consejo Si sigue teniendo problemas con la transferencia de archivos, podemos hacerlo por usted. Siga las instrucciones para recibir asistencia en la transferencia de archivos. 

Creación masiva de carpetas de cuentas

Al utilizar la función Bulk cargar (detalles aquí) o copiar archivos de TD Drive a sus carpetas locales o viceversa, necesita tener carpetas de cuentas creadas en su computador. Aquí te mostraremos cómo hacerlo rápidamente, incluso si tienes docenas de clientes.

Para ello, es necesario crear un script de creación de carpetas. He aquí cómo:

1. Prepare el archivo CSV que utilizó para importar contactos a TaxDome. También puede utilizar la función Exportar cuentas de la página Clientes. Aquí tienes más información sobre la exportación de listas de contactos.
2. Cree una carpeta en su computador y coloque el archivo CSV en la carpeta.
3. Abra el archivo CSV. Busque la columna con los nombres de las cuentas; es la única que necesita. Elimine todas las demás columnas.



4. Copie la fórmula:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) en la celda situada a la derecha de la que contiene el nombre de la cuenta y, a continuación, aplíquela a toda la columna (puede utilizar las funciones de autorrelleno de Google Sheets o Excel). Si la fórmula CONCATENAR no está disponible en su software, intente utilizar CONCATE en su lugar.

5. 

6. Selecciona todas las celdas con la fórmula aplicada (columna B) y cópialas.
7. Crea un archivo de bloc de notas en la misma carpeta y pega el valor en él. A continuación, guarde el archivo como tipo Todos los archivos con el nombre Script.bat y ciérrelo.
8. Abra Script.bat para ejecutar el script. Creará rápidamente carpetas en bloque.

Ahora está listo para utilizar la función Bulk cargar para mover rápidamente todas las carpetas a TaxDome. Para más información, haz clic aquí.

Consultar el historial cargar

¿No está seguro de haber enviado a cargado todos los documentos necesarios? Consulte su historial de cargar para averiguarlo. Haz clic en el enlace cargar HISTOR IAL para ver la fecha, el nombre del archivo, la información del cliente y el estado de carga. Haz clic en BORRAR HISTOR IAL para eliminar la información (esto no eliminará tus archivos).