Solicitar e-feedback (aprobar/desaprobar) a los clientes

Asegúrate de que tus clientes están satisfechos y de que no se te ha pasado nada por alto solicitando la aprobación de los documentos que has preparado. Así no solo te aseguras de que los clientes están satisfechos con tu trabajo, sino que también compruebas que lo has hecho todo correctamente.

Cuando un cliente no está satisfecho, se le pide que explique por qué, para que usted sepa inmediatamente qué debe solucionar.

Solicitar autorizaciones

¿Quieres obtener el visto bueno de un cliente por un servicio que has realizado?

Web computador

Asegúrate de que el documento está almacenado en una carpeta con El cliente puede ver el acceso, entonces sigue estos pasos:

1. Open the document and click the approval checkmark button at the top of the document viewer. You can also request client approval while uploading documents or by clicking the three dots to the right of the document in the list and selecting Request approval.

2. Escribe tu mensaje para el cliente (opcional).

3. Configura recordatorios (opcional), y luego envía tu solicitud. 

Solicita aprobaciones desde la aplicación computador TaxDome Windows mientras cargar documentos y formularios preparados.

Solicitar la aprobación de los documentos y formularios preparados:

1. cargar el documento en la aplicación TaxDome Windows haciendo clic en Nuevo > cargar archivo. 

2. Selecciona la cuenta de cliente para la que es el documento . 

3. Select a folder with Client can view access (learn more about access ) to which you want to upload the doc, then toggle on Request client approval.

   4. Haz clic en cargar archivos.

   

Recordar a los clientes las aprobaciones pendientes

Siempre que envíes documentos que deban ser aprobados por los clientes, éstos recibirán una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con Notificar activada-reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.   

Si los destinatarios tardan demasiado en aprobar un documento, tiene dos opciones:

• Manually resend a notification.

• Set up automatic reminders .

Enviar manualmente nuevos recordatorios

Para enviar manualmente un recordatorio al cliente para que apruebe un documento, siga estos pasos:

1. Open the document, then click the approval checkmark button at the top of the document viewer. You can also resend client approval by clicking the three dots to the right of the document and selecting Resend approval request.

2. Escribe tu mensaje para el cliente (opcional).

3. Establece recordatorios (opcional), y luego vuelve a enviar tu solicitud. 

   

Esto es lo que ocurre:

• Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente.
• A portal notification moves to the top of the client’s to-dos .

Recordatorios automáticos

Activar Recordatorios al enviar o reenviar una solicitud de aprobación de un cliente. Cuando los Recordatorios están activados, se envía un correo electrónico adicional al cliente cuando no aprueba el documento en un determinado número de días. Una vez activados los Recordatorios, puedes configurar los siguientes parámetros:  

• Días hasta el próximo recordatorio: Recordar al cliente tras x días de inactividad. Por defecto, se envía un recordatorio tres días después de cargado el documento.

• Número de recordatorios: Envía hasta x número de recordatorios. Por defecto, el cliente sólo recibe un correo de recordatorio.

  

Los recordatorios se detienen cuando...

• ...el cliente no ha aprobado el documento, pero se ha enviado el número establecido de recordatorios.
• ...el cliente aprobó el documento.

Vista del cliente

If notifications for the client are on, they are informed of receiving a request to approve a document. Your clients can see and open such requests in different ways:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Documentos. 

• Desde la notificación del correo electrónico: Haz clic en Revisar los documentos del correo electrónico. 

  

Después, los clientes interactuarán con tu formulario de opinión: aprobar o desaprobar. 

To see the sent approval from the client’s perspective, access the read-only view . 

How do I know if a client approved or disapproved a document?

Una vez que un cliente ha aprobado o desaprobado un documento, éste pasa a la parte superior de la Listareciente de la página Documentos. 

If you have turned on the Approvals checkbox in the Notification preferences section of your Account settings, you’ll also receive an email and a notification in your Inbox+ . 

haz click en el nombre del documento o Ir a... para verlo.

Documents’ statuses are displayed in the  Documents tab. For more on statuses, go here .

The document’s audit trail shows whether the client approved or disapproved a document.

Consejo

Puedes seguir fácilmente el documento y su estado dentro de tu flujo de trabajo vinculándolo a un trabajo. Una vez hecho esto, el trabajo puede ser movido automáticamente a la siguiente fase proyecto una vez que el cliente aprueba un documento.

Gestión de autorizaciones

1. Hay varias formas de localizar los documentos pendientes de aprobación. Elige la que más te convenga:

• Vaya a Documentos para ver todos los documentos con los que se ha trabajado activamente (cargado, editado, enviado, bloqueado a una factura, etc) en los últimos 30 días, 

• Vaya a Documentos, luego a documentosy seleccione el cliente para ver los documentos de un cliente.

• Ir a los documentos desde la cuenta del cliente. 

2. ¿Quieres reducir la lista de documentos pendientes de aprobación? Haz clic en Filtrar en la esquina superior derecha y selecciona uno o varios filtros en la sección Aprobaciones para limitar los resultados de tu búsqueda. 

   

• Todos: todos los documentos pendientes de aprobación

• Pendiente de pago: todos los documentos bloqueados en facturas y pendientes de pago

• Pendiente de aprobación: todos los documentos pendientes de aprobación del cliente

• Aprobados: todos los documentos aprobados por el cliente

• Rechazados: todos los documentos rechazados por el cliente

3. Pulsa Aplicar para filtrar la lista.

Para ver todos los documentos pendientes de aprobación de un cliente, ve a la cuenta, abre documentosy abre la subpestaña Aprobaciones.

Verás la siguiente información:

• Nombre del documento: el nombre del documento junto con un icono que muestra el tipo de archivo.

• Fecha de solicitud: la fecha en que se solicitó la aprobación del cliente

• cargado por: el nombre del miembro del equipo que cargado el documento

• Descripción: una descripción del documento si se añadió una cuando se cargado el documento (opcional)

• Status: the status of the document. Learn more about document statuses here .

• Desaprobado: la fecha en que se rechazó el documento si era

Cancelar solicitud de aprobación

Si el documento necesita modificaciones, se envió por error o ya no es relevante, puedes cancelar tu solicitud de aprobación. Para ello, abre el documento pendiente de aprobación, haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha del visor de documentos y selecciona Cancelar solicitud de aprobación.

También puedes acceder al botón del mismo nombre haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha del documento.

Buscar todas las cuentas con documentos pendientes de aprobación

Puede filtrar fácilmente su lista de cuentas de clientes para ver cuáles tienen documentos pendientes de aprobación.

1. Vaya a Clientes, haz clic Filtro.

2. Seleccione Aprobaciones en el menú desplegable y marque Pendiente de aprobación.

   

You can also use the filter on the Documents page in the Recent tab.

Averigüe por qué los clientes han rechazado documentos

Si un cliente no está totalmente satisfecho con un documento que has preparado, TaxDome le pide que explique por qué. Para ver la opinión de un cliente, abre el documento, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y selecciona Mostrar más información (el botón no está disponible si el documento fue aceptado). A la derecha del documento, encontrarás la lista de Motivos de Desaprobación con los comentarios del cliente.

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