Solicitar e-feedback (aprobar/desaprobar) a los clientes

Asegúrate de que tus clientes están satisfechos y de que no se te ha pasado nada por alto solicitando la aprobación de los documentos que has preparado. Así no solo te aseguras de que los clientes están satisfechos con tu trabajo, sino que también compruebas que lo has hecho todo correctamente.

Cuando un cliente no está satisfecho, se le pide que explique por qué, para que usted sepa inmediatamente qué debe solucionar.

Solicitar autorizaciones

¿Quieres obtener el visto bueno de un cliente por un servicio que has realizado?

Web computador

Asegúrate de que el documento está almacenado en una carpeta con El cliente puede ver el acceso, entonces sigue estos pasos:

1. Abre el documento y haz clic en el botón de marca de verificación de aprobación situado en la parte superior del visor de documentos. También puedes solicitar la aprobación del cliente mientras subes documentos o haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha del documento en la lista y seleccionando Solicitar aprobación.

2. Escribe tu mensaje para el cliente (opcional).

3. Configura recordatorios (opcional), y luego envía tu solicitud. 

Después de subir un documento a través de la aplicación de Windows, haz clic en «Solicitar aprobación» en el menú de acciones del archivo. Esto abrirá la página de solicitud de aprobación en tu navegador.

Nota

Esta acción está disponible para los documentos que se encuentren en carpetas con el El cliente puede ver nivel de acceso.

Configurar recordatorios de aprobación

Los recordatorios son correos electrónicos automáticos de seguimiento que sirven para dar un empujoncito a los clientes que aún no han aprobado un documento.

Para activarlos, marca la casilla «Recordatorios» al enviar o reenviar una solicitud de aprobación y, a continuación, configura lo siguiente:

• Días hasta el próximo recordatorio: cada cuánto se repite el recordatorio (por defecto: 3)
• Número de recordatorios: cuántos recordatorios se enviarán en total (por defecto: 1)

Puedes modificar estos ajustes más adelante editando la solicitud pendiente de aprobación.

Para reenviar una solicitud de aprobación manualmente en cualquier momento, haz clic en los tres puntos que hay a la derecha del documento y selecciona «Reenviar solicitud de aprobación». Para reenviar las solicitudes de aprobación de todos los documentos pendientes a la vez, ve a documentos «Aprobaciones» y haz clic en «Solicitar aprobación de los pendientes».

Consejo

Más información sobre los recordatorios: valores predeterminados exactos de los campos, condiciones de detención y la acción del menú para cada reenvío manual.

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se les informa de la recepción de una solicitud para aprobar un documento. Tus clientes pueden ver y abrir estas solicitudes de diferentes maneras:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Documentos. 

• Desde la notificación del correo electrónico: Haz clic en Revisar los documentos del correo electrónico. 

  

Después, los clientes interactuarán con tu formulario de opinión: aprobar o desaprobar. 

Para ver la aprobación enviada desde la perspectiva del cliente, accede a la vista de solo lectura.  

¿Cómo puedo saber si un cliente ha aprobado o rechazado un documento?

Una vez que un cliente ha aprobado o desaprobado un documento, éste pasa a la parte superior de la Listareciente de la página Documentos. 

Si has activado la casilla de verificación Aprobaciones en la sección Preferencias de notificación de la configuración de tu cuenta, también recibirás un correo electrónico y una notificación en tu Inbox+ . 

haz click en el nombre del documento o Ir a... para verlo.

Los estados de los documentos se muestran en la pestañaDocumentos. Para obtener más información sobre los estados, ve aquí .

El registro de auditoría del documento muestra si el cliente ha aprobado o rechazado un documento.

Consejo

Puedes seguir fácilmente el documento y su estado dentro de tu flujo de trabajo vinculándolo a un trabajo. Una vez hecho esto, el trabajo puede ser movido automáticamente a la siguiente fase proyecto una vez que el cliente aprueba un documento.

Gestión de autorizaciones

1. Hay varias formas de localizar los documentos pendientes de aprobación. Elige la que más te convenga:

• Vaya a Documentos para ver todos los documentos con los que se ha trabajado activamente (cargado, editado, enviado, bloqueado a una factura, etc) en los últimos 30 días, 

• Vaya a Documentos, luego a documentosy seleccione el cliente para ver los documentos de un cliente.

• Ir a los documentos desde la cuenta del cliente. 

2. ¿Quieres reducir la lista de documentos pendientes de aprobación? Haz clic en Filtrar en la esquina superior derecha y selecciona uno o varios filtros en la sección Aprobaciones para limitar los resultados de tu búsqueda. 

   

• Todos: todos los documentos pendientes de aprobación

• Pendiente de pago: todos los documentos bloqueados en facturas y pendientes de pago

• Pendiente de aprobación: todos los documentos pendientes de aprobación del cliente

• Aprobados: todos los documentos aprobados por el cliente

• Rechazados: todos los documentos rechazados por el cliente

3. Pulsa Aplicar para filtrar la lista.

Para ver todos los documentos pendientes de aprobación de un cliente, ve a la cuenta, abre documentosy abre la subpestaña Aprobaciones.

Verás la siguiente información:

• Nombre del documento: el nombre del documento junto con un icono que muestra el tipo de archivo.

• Fecha de solicitud: la fecha en que se solicitó la aprobación del cliente

• cargado por: el nombre del miembro del equipo que cargado el documento

• Descripción: una descripción del documento si se añadió una cuando se cargado el documento (opcional)

• Estado: el estado del documento. Obtén más información sobre los estados de los documentos aquí .

• Desaprobado: la fecha en que se rechazó el documento si era

Cancelar solicitud de aprobación

Si el documento necesita modificaciones, se envió por error o ya no es relevante, puedes cancelar tu solicitud de aprobación. Para ello, abre el documento pendiente de aprobación, haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha del visor de documentos y selecciona Cancelar solicitud de aprobación.

También puedes acceder al botón del mismo nombre haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha del documento.

Buscar todas las cuentas con documentos pendientes de aprobación

Puede filtrar fácilmente su lista de cuentas de clientes para ver cuáles tienen documentos pendientes de aprobación.

1. Vaya a Clientes, haz clic Filtro.

2. Seleccione Aprobaciones en el menú desplegable y marque Pendiente de aprobación.

   

También puedes utilizar el filtro de la páginaDocumentos, en la pestañaRecientes.

Averigüe por qué los clientes han rechazado documentos

Si un cliente no está totalmente satisfecho con un documento que has preparado, TaxDome le pide que explique por qué. Para ver la opinión de un cliente, abre el documento, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha y selecciona Mostrar más información (el botón no está disponible si el documento fue aceptado). A la derecha del documento, encontrarás la lista de Motivos de Desaprobación con los comentarios del cliente.

Comparte

Enlace copiado