Formularios (básicos): Crear y aplicar plantillas

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Los formularios de TaxDome te permiten crear cuestionarios interactivos para recopilar eficazmente la información de los clientes. Tener todas las preguntas frecuentes preparadas le ahorrará mucho tiempo. Además, automatiza tu formularios dentro de proyectos para que se envíen a los clientes justo cuando lo necesitan, sin que tengas que hacer clic en un solo botón.

Explicamos aquí:

Creación de Plantillas de Formulario
- Tipos de preguntas
Aplicación de Plantillas de Formulario
Agregar Formularios predeterminados desde nuestra Biblioteca
Automatización del envío de Formularios a clientes
Actualización de plantillas de organizador
Duplicación de Plantillas de Formularios
Cómo eliminar las Plantillas de los Formularios

Creación de Plantillas de Formulario

Una plantilla formulario puede ser creada por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas. Créelas para tenerlas a mano y poder utilizarlas y personalizarlas cuando sea necesario.

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Para crear una plantilla de formulario, ve a Configuración en la barra lateral izquierda, elige Plantillas en la barra de menú, selecciona Formularios y haz clic en Crear plantilla.

O accede a esta página añadiendo la automatizaciónCrear formulario mientras creas o editas un proyecto y, a continuación, haz clic en Nueva plantilla.

Un formulario tiene secciones y preguntas; cada pregunta pertenece a una sección. A continuación, aprende más sobre los campos numerados en la página Crear plantilla de formulario.

1. Nombre de la plantilla: introduce el nombre que deseas darle a la plantilla. Verás este nombre al seleccionarla.

2. Nombre del formulario: Introduce el nombre que tu cliente verá para el formulario. Haz clic en +Añadir Shortcode para individualizarlo: El shortcode incluye datos dinámicos que se sustituyen, por ejemplo, por el nombre del cliente o la fecha. ¿Quieres más información sobre shortcodes? Ve aquí.

3.Notificar sobre el documento cargar: Activa esta opción si deseas recibir notificaciones sobre los documentos cargados al formulario. Para más detalles, ve aquí.

4. Autoservicio del organizador: Activa esta opción si deseas que los clientes creen formularios por su cuenta basándose en esta plantilla. Para más detalles, ve aquí.

5. Sellar automáticamente después del envío. Activa esta opción si deseas que el cliente no realice nuevos cambios. Obtén más información aquí.

6. Enviar recordatorios a los clientes: Active esta opción para habilitar el envío automático de recordatorios para las consultas pendientes formularios. Más información sobre recordatorios en formularios.

7. Nombre de la sección: introduzca un título para la primera sección (por ejemplo, Datos personales).

8. Icono de engranaje del nombre de la sección: Haga clic en el icono de engranaje para elegir la configuración de esta sección. Active Permitir al cliente repetir para permitir a los clientes replicar secciones (para más detalles, vaya aquí). Si desea que se muestre una nueva sección cuando un cliente responda a una pregunta de una determinada manera, haga clic en el icono de engranaje para activar Condiciones y, a continuación, configure saltos lógicos condicionales (para más detalles, vaya aquí).

9. Iconos de engranaje de los bloques Pregunta y Texto :

Obligatorio. Si está activada, el cliente no podrá enviar un mensaje a formulario hasta que haya respondido a todas las preguntas obligatorias.
Permitir rellenado previo. Si se activa, la respuesta del cliente a la pregunta se rellenará automáticamente cuando el cliente rellene formulario por segunda vez y más veces. Lea más sobre cómo funciona el pre-relleno para el cliente aquí.
Condiciones. Si se activa, podrá hacer que se muestre una pregunta o un bloque de texto cuando un cliente responda a una pregunta de una determinada manera. Lea más sobre cómo configurar los saltos de lógica condicional aquí.
Añadir explicación. Si está activada, podrá proporcionar detalles que expliquen una pregunta. La explicación aparecerá debajo de la pregunta.
Actualizar cuenta etiquetas. Si está activada, podrá añadir y eliminar la cuenta etiquetas en función de las respuestas de los clientes. Para más detalles, vaya aquí.

10. + Pregunta: Seleccione el tipo de pregunta o solicitud en el desplegable.

Esto es lo que significan los tipos de preguntas:

Entrada gratuita sirve para introducir texto, como un nombre, una dirección o una empresa

Correo electrónico es para introducir una dirección de correo electrónico.

Número es para introducir números, como el número de hijos o un SSN.

Fecha sirve para introducir un día, un mes y un año, como la fecha de nacimiento. Al introducirla, la fecha debe coincidir con uno de los siguientes formatos: MMM-DD-AAAA (por ejemplo, 01-Ene-2022) o MM/DD/AAAA (por ejemplo, 24/12/2022) para EE.UU. empresas; DD/MM/AAAA (por ejemplo, 24/12/2022) para fuera de EE.UU. empresas.

Botones de radio ofrecen una lista de opciones, como un tipo de empresa (por ejemplo, sin ánimo de lucro o LLC).

Casillas de verificación muestran pequeñas casillas que se pueden marcar.

Desplegable despliega un menú para seleccionar una o varias opciones.

Sí/No es para respuestas sí/no a preguntas como "¿Está casado?".

Cargar archivo proporciona un lugar para cargar con el nombre del documento que hay que cargar. (Los documentos cargado a un formulario se guardan en la carpeta de cliente de nivel superior creada más recientemente con El cliente puede ver y editar acceso).

11. + Bloque de texto: Haga clic para soltar un bloque de texto.

12. Añadir sección: Haga clic para crear secciones adicionales.

13. Guardar y Salir, Guardar y Cancelar: Haga clic en Guardar y Salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas, Guardar para conservar los cambios y continuar editando la plantilla o Cancelar para salir sin guardar.

Nota: Las secciones vacías sin preguntas o bloques de texto no se guardarán. Tendrás que añadirles información o eliminarlas.

Aplicación de Plantillas de Formulario

Una vez que hayas creado una plantilla, estarás listo para utilizarla para recopilar datos de los clientes y comenzar tu trabajo:

1. Crea un nuevo formulario haciendo clic en + NUEVO y seleccionando Formulario o seleccionando los destinatarios en su lista de cuentas y haciendo clic en Enviar Formulario.

2. Haz clic en la lista de plantillas del formulario para ampliarla y, a continuación, selecciona una plantilla.

3. Edite el nombre de formulario o haga clic en + Añadir short code para individualizar el título. El shortcode incluye datos dinámicos que se sustituyen, por ejemplo, por el nombre del cliente o la fecha. Para más información sobre shortcodes, vaya aquí.

4. Continúa activando los recordatorios y vinculando el formulario a los trabajos.

Nota: Si hay más de un destinatario, no podráS vincular el formulario a los trabajos.

Agregar Formularios predeterminados desde nuestra Biblioteca

Ofrecemos plantillas predeterminadas de formulario que puedeS editar:

1. Dirígete aConfiguración en el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Plantillas en la barra de menú, abre la pestaña Formularios y haz clic en COPIAR DESDE LA BIBLIOTECA.

2. Haz clic en el ícono de copia situado en el extremo derecho de la plantilla que desea añadir. Ahora, haz clic en el nombre para empezar a editarla.

Actualización de plantillas de organizador

1. Para realizar cambios en una plantilla de formulario , ve aConfiguraciónen la barra lateral izquierda, selecciona Plantillas en la barra de menús, abre la pestaña Formularios y haz clic en el nombre de la plantilla formulario en la lista.

2. Edite las preguntas (por ejemplo, si necesita actualizar formulario para un nuevo ejercicio fiscal), mueva o elimine preguntas y secciones utilizando los iconos situados en el extremo derecho del nombre de la sección o pregunta. Cuando haya terminado de realizar cambios en la plantilla formulario , haga clic en Guardar y salir.

Nota: Los cambios que realice en una plantilla formulario no se reflejarán en las formularios que ya se hayan creado a partir de la misma plantilla. Sin embargo, todos los nuevos formularios que se envíen a partir de ahora (incluidos los de las automatizaciones) reflejarán los cambios.

Duplicación de Plantillas de Formularios

Crea una nueva plantilla formulario a partir de una existente: Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla formulario y selecciona Duplicar. La copia de formulariose guardará con un sufijo (por ejemplo, Formulario (2)).

Cómo eliminar las Plantillas de los Formularios

Para evitar el desorden, elimina una plantilla de formulario si ya no la necesita. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla formulario, selecciona Eliminar en el menú desplegable y confirma haciendo clic en ELIMINAR. Todos los formularios creados para los clientes con esa plantilla seguirán existiendo.