Crear y aplicar formulario : guía

formularios TaxDome teformularios crear cuestionarios interactivos para recopilar información de los clientes de manera eficiente. Configura tus preguntas frecuentes una sola vez y luego automatiza formulario a través de proyectos los clientes los reciban en el momento adecuado, sin necesidad de realizar ninguna acción manual. A continuación, te guiaremos a través del proceso de creación, adición y aplicación formulario .

Paso 1. Crear o añadir formulario .

Nota

formulario puede ser añadida porPropietario de la Empresa, administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas.

Utiliza una plantilla ya preparada.

Puedes descargar formulario ya preparadas desde el Marketplace utilizando las mejores prácticas y editarlas según tus necesidades. Para añadir una formulario :

1. Ve aPlantillas > Marketplaceen el menú lateral y abre la pestañaOrganizadores.

2. Haz clic en«Obtener gratis»en la plantilla que deseas añadir o haz click en precio y procede con el pago si se trata de una plantilla de pago.

3. Ve a Plantillas > empresa , abre la pestaña Organizadores y haz click en nombre de la formulario para comenzar a editarla .

Crear formulario

Crea un formulario personalizado formulario cero cuando tu empresa preguntas especializadas o flujos de trabajo únicos. Tienes control total sobre la estructura, lo que garantiza que el formulario tus requisitos de servicio.

También puedes añadir una formulario ya preparada del Marketplace ahorrar tiempo.

Para crear una formulario :

1. Ve a Plantillas > empresa  en el menú lateral.

2. Selecciona Organizadores.

3. Haz clic en Crear plantilla.

   

Paso 2. Configura formulario .

Configura tu formulario de la información que necesites recopilar:

• solo documentos

• respuestas al cuestionario

• tanto los documentos como las respuestas

Nota

También puedes empezar a crear una formulario mientras trabajas en formulario en el proyecto.

Recopilar únicamente documentos

Utiliza una lista de verificación de documentos sin formulario solo necesites documentos, no respuestas a cuestionarios. Esto funciona para la recopilación de documentos fiscales anuales (W-2, 1099, recibos) o cualquier situación en la que necesites archivos pero no respuestas escritas.

Para crear una formulario con una lista de verificación de documentos únicamente:

1. Rellena el nombre de la plantilla y el nombre que se muestra al cliente.

2. Activa la opción Adjuntar listas de verificación.

3. Edita la sección Introducción si es necesario o utiliza una ya redactada. La sección Introducción es obligatoria cuando la lista de verificación del documento está habilitada. Puedes editarla, pero no deshabilitarla.

4. Haz clic en Guardar y salir o Guardar para guardar los cambios.

Nota

La lista de verificación de documentos se crea en la cuenta de cada cliente, no en la formulario . Esto permite personalizar la lista de verificación para cada cliente.

Haz solo preguntas.

Utiliza un cuestionario sin lista de verificación de documentos para recopilar información del cliente sin solicitar que se suban archivos. Esto sirve para recopilar datos personales básicos (nombre, dirección, número de la seguridad social), información empresarial (situación contable, estructura de la entidad), datos de incorporación de clientes o updates anuales de clientes.

Para crear una formulario solo con un cuestionario:

1. Rellena el nombre de la plantilla y el nombre que se muestra al cliente.

2. Crea secciones.

3. Añade preguntas o bloques de texto y configúralos. Más información sobre la configuración de cuestionarios y los tipos de preguntas.

4. Haz clic en Guardar y salir o Guardar para guardar los cambios.

Recopilar documentos y hacer preguntas

Utiliza esta opción cuando necesites tanto documentos como respuestas detalladas. Esto funciona bien para la preparación de impuestos cuando necesitas tanto cargar como responder preguntas sobre deducciones, dependientes e ingresos.

Para crear una formulario con un cuestionario y una lista de verificación:

1. Rellena el nombre de la plantilla y el nombre que se muestra al cliente.

2. Activa la opción Adjuntar listas de verificación.

3. Edita la sección Introducción si es necesario o utiliza una ya redactada. La sección Introducción es obligatoria cuando la lista de verificación del documento está habilitada. Puedes editarla, pero no deshabilitarla.

4. Crea secciones.

5. Añade preguntas o bloques de texto y configúralos. Más información sobre formulario y los tipos de preguntas.

6. Haz clic en Guardar y salir o Guardar para guardar los cambios.

Consejo

Para que los clientes confirmen la exactitud de tu información, añade una casilla de verificación al formulario por ejemplo: «Confirmo que la información proporcionada es verdadera, completa y exacta según mi leal saber y entender». Para el lenguaje formal de responsabilidad, utiliza una carta de compromiso.

Paso 3. Vista previa formulario

Previsualiza tu formulario para verificar cómo aparecerán las preguntas, el formato y las instrucciones a los clientes antes de enviarlo.

Para ello, haz clic en Vista previa en la parte superior derecha de la plantilla mientras trabajas en ella.

Aquí puedes seleccionar las secciones que deseas previsualizar en el menú desplegable Ir a la sección, situado en la parte superior izquierda, rellenar cualquier bloque como lo hacen tus clientes y hacer clic en Siguiente para pasar a la siguiente sección. La barra verde de la parte superior aparecerá junto con tu progreso en formulario .

Una vez hecho esto, haz clic en Atrás para editar o en X en la parte superior derecha.

Paso 4. Aplica formulario .

Una vez que haya creado una plantilla, estará listo para utilizarla para recopilar datos de los clientes y empezar a trabajar:

• Enviar formularios a un cliente

• Send organizers to multiple clients at once

• Envíe formularios utilizando automatizaciones

• Deje que los clientes creen formularios por su cuenta

Pantalla de la plantilla del organizador: descripción general

Un formulario tiene secciones y preguntas; cada pregunta pertenece a una sección. Obtén más información sobre los campos en la página de creación de plantillas formulario más abajo.

a. Nombre de la plantilla: introduce el nombre que deseas darle a la plantilla. Verás este nombre cuando la selecciones.

b. Name (visible to client): Enter the name your client will see for the organizer. Click Add shortcode to personalize it: Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go to the detailed article . 

c. Lista de verificación de documentos: activa la opción Adjuntar lista de verificación para adjuntar una lista de verificación de documentos a la formulario . Cuando se activa, la lista de verificación de documentos específica de la cuenta del cliente se incluirá en el formulario.

d. Introducción: Breve introducción al principio del formulario. Solo aparece si se adjunta la lista de verificación.

e. Cuestionario: preguntas que debes hacer al cliente, agrupadas por temas.

f. Nombre de la sección: Introduce un título para la primera sección (por ejemplo,«Información de contacto», «Información del cónyuge », etc.).

g. Configuración de la sección:

• Icono de copia: Haga clic para duplicar toda la sección, incluidas todas las preguntas que contiene.

• Icono de la papelera: Haz clic para eliminar toda la sección. Ten cuidado: la eliminación de la sección no se puede revertir después de guardar la plantilla.

• Icono de engranaje: haz clic para seleccionar la configuración de esta sección. ActivaPermitir que el cliente repitapara permitir que los clientes repitan secciones (para obtener más información, consulta aquí ) . Si deseas que se muestre una nueva sección cuando un cliente responda a una pregunta de una determinada manera, activaCondiciones y, a continuación, configura saltos lógicos condicionales (para obtener más información, consulta aquí ) .

h.Iconos de engranaje del bloque de preguntas y texto:

• Obligatorio: Si está activada, el cliente no podrá enviar un formulario hasta que haya respondido a todas las preguntas obligatorias.

• Prellenado: si se activa, la respuesta del cliente a la pregunta se rellenará automáticamente cuando el cliente rellene el formulario segunda vez y en ocasiones posteriores. Más información sobre cómo funciona el prellenado para el cliente.

• Condicional: si se activa, podrás hacer que se muestre una pregunta o un bloque de texto cuando un cliente responda a una pregunta de una determinada manera. Más información sobre cómo configurar los saltos lógicos condicionales .

• Descripción: Si está activada, podrás proporcionar detalles que expliquen una pregunta. La explicación se muestra debajo de la pregunta.

• Etiquetado: si se activa, podrás añadir y eliminar etiquetas de cuenta etiquetas de las respuestas de los clientes. Obtén más información en el artículo detallado .

• Sincronizar con CRM: si se activa, puedes seleccionar los campos personalizados de la cuenta/contacto que se sincronizarán con la respuesta. Puedes elegir si sincronizar cada respuesta en cada formulario específico. Obtén más información en el artículo detallado .

  

i. Pregunta: Selecciona el tipo de pregunta o solicitud en el menú desplegable. Recuerda que, si vas a sincronizar las respuestas con los campos personalizados de la cuenta o el contacto, el tipo de pregunta debe ser el mismo que el tipo de campo personalizado.

j. Bloque de texto: haz clic para insertar un bloque de texto. Puedes añadir enlaces, inserta y pegar emojis en los bloques de texto.

k. Vista previa: haz clic para ver cómo se ve desde el lado del cliente .

l. Configuración:

• Notificar sobre documentos cargar: Activa esta opción si deseas recibir notificaciones sobre los documentos cargado el formulario. Para obtener más detalles, ve aquí .

• Autoservicio del organizador: activa esta opción si deseas que los clientes creen formularios su cuenta basándose en esta plantilla. Para obtener más detalles, ve aquí .

• Sellar automáticamente después del envío: activa esta opción si deseas evitar que el cliente realice nuevos cambios. Más información aquí .

• Enviar recordatorios a los clientes: activa esta opción para habilitar el envío automático de recordatorios para formularios pendientes. Más información sobre los recordatorios en formularios

• Personalizar la carpeta de destino para la subida de documentos: Actívala si quieres crear una carpeta separada en la cuenta del cliente para almacenar los documentos de cargado . Puedes utilizar shortcodes en el nombre de la carpeta.

m. Guardar y salir,Guardary Cancelar: Haz clic en Guardar y salirpara guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas, en Guardarpara conservar los cambios y seguir editando la plantilla o en Cancelar para salir sin guardar.

Nota

Las secciones vacías sin preguntas o bloques de texto no se guardarán. Tendrás que añadirles información o eliminarlas.

Tipos de preguntas

• Entrada gratuita sirve para introducir texto, como un nombre, una dirección o una empresa

• Envía un correo electrónico a es para introducir una dirección de correo electrónico.

• Número es para introducir números, como el número de hijos o un SSN.

• Fecha sirve para introducir un día, un mes y un año, como la fecha de nacimiento. Al introducirla, la fecha debe coincidir con uno de los siguientes formatos: MMM-DD-AAAA (por ejemplo, 01-Ene-2022) o MM/DD/AAAA (por ejemplo, 24/12/2022) para EE.UU. empresas; DD/MM/AAAA (por ejemplo, 24/12/2022) para fuera de EE.UU. empresas.

• Botones de radio proporciona una lista de al menos dos opciones, como un tipo de empresa (por ejemplo, sin ánimo de lucro o LLC).

• Casillas de verificación muestran pequeñas casillas (al menos una) que se pueden seleccionar, permitiendo tanto respuestas múltiples como únicas.

• Desplegable despliega un menú para seleccionar una o varias opciones.

• Sí/No es para respuestas sí/no a preguntas como "¿Está casado?".

• Archivo cargar proporciona un lugar para cargar con el nombre del documento que hay que subir. En la configuración de la plantilla, puedes añadir una carpeta que se creará en la cuenta del cliente para los documentos cargado . Si no la añades, el cliente tendrá que seleccionar una carpeta al cargar.  

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