Organizadores (Básico): Crea y aplica plantillas

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TaxDome formularios le permiten crear cuestionarios interactivos para recopilar información de los clientes de forma eficaz. Tener todas sus preguntas frecuentes listas le ahorrará mucho tiempo. Además, automatiza tu formularios en proyectos para que se envíen a los clientes justo cuando sea necesario, sin que tengas que pulsar ni un solo botón. 

Crea plantillas formulario

Una plantilla formulario puede ser creada por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas. Créelas para tenerlas a mano y poder utilizarlas y personalizarlas cuando sea necesario.

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Para crear una plantilla formulario , ve a Plantillas >Plantillas empresa en el menú de la barra lateral, selecciona Organizadores, haz clic Crear plantilla.

O accede a esta página añadiendo la automatizaciónCrear formulario mientras creas o editas unaplantilla proyecto, haz clic Nueva plantilla.

Un formulario tiene secciones y preguntas; cada pregunta pertenece a una sección. Obtén más información sobre los campos en la página de creación de plantillas formulario más abajo.

a. Nombre de la plantilla: Introduce cómo quieres llamar a la plantilla. Verás este nombre cuando la selecciones.

b. Nombre del organizador: Introduce el nombre que tu cliente verá para el formulario. Haz clic en Añadir shortcode para personalizarlo: Shortcode incluye datos dinámicos que se sustituyen, por ejemplo, por el nombre del cliente o la fecha. Para más información sobre shortcodesve al artículo detallado. 

c. Contenido de la plantilla: haz click en los nombres de las secciones para verlas o mantén pulsado el icono de los seis puntos para intercambiar las secciones.

d. Nueva sección: Haz clic para crear secciones adicionales. Utiliza el contenido de la plantilla de la izquierda para navegar entre secciones.

e. Nombre de la sección: Introduce un título para la primera sección (por ejemplo, Información de la dirección).

f. Ajustes de sección

• Icono de copia: Haga clic para duplicar toda la sección, incluidas todas las preguntas que contiene.
• Icono de engranaje: Haga clic para elegir la configuración de esta sección. Active Permitir que el cliente repita para permitir que los clientes repitan secciones (para más detalles, vaya aquí). Si desea que se muestre una nueva sección cuando un cliente responda a una pregunta de una determinada manera, active Condiciones y, a continuación, configure saltos lógicos condicionales (para obtener más información, vaya aquí).

• Icono de la papelera: Haga clic para eliminar toda la sección. Tenga cuidado: la eliminación de la sección no se puede revertir después de guardar la plantilla.

g. Iconos de engranaje de los bloques Pregunta y Texto:

• Obligatorio: Si está activada, el cliente no podrá enviar un formulario hasta que haya respondido a todas las preguntas obligatorias.
• Rellenado previo: Si está activada, la respuesta del cliente a la pregunta se rellenará automáticamente cuando rellene formulario por segunda vez y más veces. Lee más sobre cómo funciona el pre-rellenado para el cliente.
• Condicional: Si está activado, podrás hacer que se muestre una pregunta o un bloque de texto cuando un cliente responda a una pregunta de una determinada manera. Lee más sobre cómo configurar los saltos de lógica condicional.
• Descripción: Si está activada, podrás proporcionar detalles que expliquen una pregunta. La explicación se muestra debajo de la pregunta.
• Etiquetado: Si está activada, podrás añadir y eliminar la cuenta etiquetas en función de las respuestas de los clientes. Más información en el artículo detallado.

h. Pregunta: Selecciona el tipo de pregunta o petición en el desplegable.

Esto es lo que significan los tipos de preguntas:

Entrada gratuita sirve para introducir texto, como un nombre, una dirección o una empresa

Envía un correo electrónico a es para introducir una dirección de correo electrónico.

Número es para introducir números, como el número de hijos o un SSN.

Fecha sirve para introducir un día, un mes y un año, como la fecha de nacimiento. Al introducirla, la fecha debe coincidir con uno de los siguientes formatos: MMM-DD-AAAA (por ejemplo, 01-Ene-2022) o MM/DD/AAAA (por ejemplo, 24/12/2022) para EE.UU. empresas; DD/MM/AAAA (por ejemplo, 24/12/2022) para fuera de EE.UU. empresas.

Botones de radio ofrecen una lista de opciones, como un tipo de empresa (por ejemplo, sin ánimo de lucro o LLC).

Casillas de verificación muestran pequeñas casillas que se pueden seleccionar, permitiendo tanto respuestas múltiples como únicas.

Desplegable despliega un menú para seleccionar una o varias opciones.

Sí/No es para respuestas sí/no a preguntas como "¿Está casado?".

Archivo cargar proporciona un lugar a cargar con el nombre del documento que hay que subir. En la configuración de la plantilla, puedes añadir una carpeta que se creará en la cuenta del cliente para los documentos cargado . Si no la añades, el cliente tendrá que seleccionar una carpeta al subirlos.  

i. Bloque de texto: Haz clic para soltar un bloque de texto. Puedes añadir enlaces, inserta vídeos y pegar emojis en bloques de texto.

j. Vista previa: Haz clic para ver el aspecto desde el lado del cliente. Para más detalles, ve a la sección siguiente.

k. Ajustes:

• Notificar sobre el documento cargar: Active esta opción si desea recibir notificaciones sobre los documentos cargado al formulario. Para más detalles, vaya aquí.
• Autoservicio del organizador: Active esta opción si desea que los clientes creen formularios por su cuenta basándose en esta plantilla. Para más información, vaya aquí.
• Sellar automáticamente después del envío: Active esta opción si desea que el cliente no realice nuevos cambios. Más información aquí.
• Enviar recordatorios a los clientes: Active esta opción para activar el envío automático de recordatorios para las consultas pendientes formularios. Más información sobre recordatorios en formularios.
• Personalizar la carpeta de destino para la subida de documentos: Actívala si quieres crear una carpeta separada en la cuenta del cliente para almacenar los documentos de cargado . Puedes utilizar shortcodes en el nombre de la carpeta.

l. Guardar y Salir, Guardar y Cancelar: Pulsa Guardar y Salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas, Guardar para mantener tus cambios y continuar editando la plantilla o Cancelar para salir sin guardar.

Nota: Las secciones vacías sin preguntas o bloques de texto no se guardarán. Tendrás que añadirles información o eliminarlas.

Aplica las plantillas de formulario

Una vez que haya creado una plantilla, estará listo para utilizarla para recopilar datos de los clientes y empezar a trabajar:

1. Cree un nuevo formulario haciendo clic en Nuevo en la parte superior izquierda y seleccionandoOrganizador o seleccionando los destinatarios en su lista de cuentas y haciendo clic en Enviar Organizador.

2. Haga clic en la lista de plantillas del Organizador para ampliarla y, a continuación, seleccione una plantilla. Previsualícela si es necesario.

3. Edite el nombre de formulario o haga clic en + Añadir shortcode para individualizar el título. Shortcode incluye datos dinámicos que se sustituyen, por ejemplo, por el nombre de un cliente o la fecha. Para más información sobre shortcodesvisite aquí. 

4. Continúe activando los recordatorios y vinculando formulario a trabajos.

Nota: Si hay más de un destinatario, no podrá vincular formulario a trabajos.

Añade plantillas de formulario desde Marketplace

Puede descargar plantillas formulario ya preparadas con las mejores prácticas. Para añadir una plantilla formulario desde la página Marketplace:

1. Ve a Plantillas > Marketplace en el menú de la barra lateral y abre la pestaña Organizadores.

2. Pulsa Obtener gratis en la plantilla que quieras añadir o haz click en su precio y procede al pago si se trata de una plantilla de pago.

3. Ve a Plantillas > empresa plantillas, abre la pestaña Organizadores y haz click en el nombre de la plantilla formulario para empezar a editarla si es necesario.

Edita las plantillas de formulario

1. Para hacer cambios en una plantilla formulario , ve a Plantillas >Plantillas empresa en la barra de menús, abre la pestaña Organizadores , haz clic en el nombre de la plantilla formulario de la lista.

2. Edite las preguntas (por ejemplo, si necesita actualizar formulario para un nuevo ejercicio fiscal), mueva o elimine preguntas y secciones utilizando los iconos situados en el extremo derecho del nombre de la sección o pregunta. Cuando haya terminado de realizar cambios en la plantilla formulario , haga clic en Guardar y salir.

Nota: Los cambios que realice en una plantilla formulario no se reflejarán en las formularios que ya se hayan creado a partir de la misma plantilla. Sin embargo, todos los nuevos formularios que se envíen a partir de ahora (incluidos los de las automatizaciones) reflejarán los cambios.

Plantillas duplicadas formulario

Cree una nueva plantilla formulario a partir de una existente: Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla formulario y seleccioneDuplicar. La copia de formulariose guardará con un sufijo (por ejemplo, Organizador (2)).

Borra las plantillas de formulario

Para evitar el desorden, elimine una plantilla de formulario si ya no la necesita. Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla formulario , seleccioneEliminar en el menú desplegable y confirme haciendo clic en Eliminar. Todos los formularios creados para clientes con esa plantilla permanecerán.

¿Qué aspecto tiene mi plantilla para los clientes?

Si necesitas comprobar tu plantilla formulario desde el lado del cliente, haz clic en Vista previa en la parte superior derecha de la plantilla.

Aquí puede seleccionar las secciones que desea previsualizar en el menú desplegable Ir a la sección de la parte superior izquierda, rellenar cualquier bloque como hacen sus clientes y hacer clic en Siguiente para pasar a la siguiente sección. La barra verde en la parte superior aparecerá junto con su progreso con formulario bloques.

Una vez hecho esto, haz clic en Volver para editar o en la X de la parte superior derecha.

Consejo: Visite TaxDome Academy para nuestros cursos.