Sincronizar respuestas formularios con campos personalizados

Puedes sincronizar las respuestas formulario con campos personalizados para cuentas o contactos, minimizando el tiempo de introducción manual de datos. Esto es útil para dar de alta a nuevos clientes y actualizar la información de clientes existentes. En este artículo, aprenderás cómo hacerlo.

Sincronizar respuestas con campos personalizados, explicado

When your clients fill in organizers, you can sync their answers with account/contact custom fields, such as estimated tax payment, company size, EIN, etc.  This is especially useful in the following cases:

• Incorporación de nuevos clientes: Durante la incorporación de nuevos clientes, puedes enviar un formulario para solicitar toda la información necesaria. A continuación, puedes elegir sincronizar las respuestas del formulariocon los campos personalizados de la cuenta de cliente o contacto. Éstos se almacenarán en la cuenta del cliente y podrás acceder a ellos en cualquier momento.

• Actualizar los datos del cliente existente: Si ya has rellenado los datos del cliente, las cosas pueden cambiar con el tiempo. Si los clientes actualizan su información mediante formularios o algunos campos quedan vacíos, puedes sincronizar estas updates con campos personalizados, para que no tengas que comparar sus respuestas y rellenar los datos manualmente.

Syncing organizer answers is available for the following question types :

• Entrada libre

• Envía un correo electrónico a

• Fecha

• Número

  En general, el proceso de sincronización de las respuestas de formulario con los campos personalizados es el siguiente:

1. Configura la sincronización mientras preparas la plantilla del formulario para que no tengas que asignar preguntas a campos personalizados para cada formulario enviado.

   

2. Envía un formulario basado en esta plantilla. Luego, espera a que tu cliente lo rellene o lo rellene en su nombre.

3. Abre el formulario cumplimentado y sincroniza las respuestas con los campos personalizados. Haz los ajustes necesarios. 

   

   Después, verás el perfil del cliente actualizado con los datos de las respuestas.

   

Antes de empezar

• Ensure you have added custom fields you want to use. Question types in the organizer template must correspond with custom field types, so ensure that the questions in your organizer template match the types of the custom fields (text, number, URL) you wish to sync with.

• Set up access rights: If you want your team members to be able to sync answers with custom fields, enable the Manage organizers access right for them. It could be helpful to let the Edit organizer answers as well. To let them set up sync with CRM in the organizer templates, turn on Manage templates for them, too. 

  

Paso 1. Configura la sincronización con CRM en las plantillas de formulario

Para facilitar el emparejamiento de respuestas con campos personalizados, puedes predefinirlo en las plantillas de formulario :

1. Open the organizer template from the Templates > Organizers page, then click the gear icon under the question you want to sync with a custom field.

   

2. Activar Sincronizar con CRM. En el menú desplegable, selecciona un campo de cuenta o contacto con el que quieras sincronizar. Puedes seleccionar sólo los campos que coincidan con el tipo de pregunta. Si no ves un campo existente en el menú desplegable, asegúrate de que es del tipo correcto.

   

3. Haz clic en Guardar en la barra lateral de preguntas y, a continuación, guarda la plantilla del formulario . Ahora puedes enviarla al cliente. Los organizadores enviados después de guardar la plantilla actualizada te permitirán sincronizar las respuestas con los campos personalizados.

   En la página Plantillas > Campos personalizados, puedes ver qué campos personalizados pueden actualizarse mediante formularios. Haz clic en Sincronizado con CRM junto al nombre del campo personalizado y verás todas las plantillas de formulario en las que hay preguntas conectadas a este campo.

   

Paso 2. Sincroniza las respuestas

Después de que tu cliente envíe un formulario o tú lo hagas en su nombre, puedes sincronizar las respuestas de formulario con los campos personalizados:

1. Open the organizer from the Organizers page and click Sync to CRM at the top right.

   

2. Para las preguntas ya asociadas a campos personalizados, revisa cómo se ajustarán las respuestas a los campos personalizados. Para hacer los ajustes:

   • Omite algunas respuestas seleccionando Ignorar en la columna Sincronizar. 

   • Cambia el campo personalizado asociado en la columna Campo.

   

   • Selecciona más preguntas para sincronizar con campos personalizados eligiendo Sincronizar en la columna Sincronizar para ellas y seleccionando un campo personalizado en la columna Campo.

   

3. Para las preguntas asociadas a campos personalizados de contacto, selecciona un contacto para actualizarlo. Si va a ser el mismo contacto para todos los campos personalizados de contacto, haz clic en Usar para todos los campos.

   

4. If some answers are blank, toggle on Sync empty fields to synchronize those fields. This will erase any existing data they might contain.

5. Haz clic en Sincronizar. Ahora, puedes ir al perfil del cliente y asegurarte de que todos los campos se han actualizado con los valores del formulario.

   

Consejo

You can’t edit answers when syncing them to custom fields. If your client made a mistake or you want to adjust answers for another reason, you must edit the organizer’s answers first. To do so, click three dots at the top right of the organizer and select Cambiar respuestas. Make the adjustments and submit the organizer again. Now, you can sync updated answers to custom fields.

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