Organizadores (Avanzado): Sincronizar respuestas con campos personalizados

¡Muy pronto! Esta función está disponible actualmente para los usuarios de la versión beta.

Puedes sincronizar las respuestas de formulario con campos personalizados para cuentas o contactos, minimizando el tiempo de introducción manual de datos. Esto es útil para dar de alta a nuevos clientes y actualizar la información de clientes existentes. En este artículo, aprenderás cómo hacerlo.

Sincronizar respuestas con campos personalizados, explicado

Cuando tus clientes rellenen formularios, puedes sincronizar sus respuestas con los campos personalizados de cuenta/contacto, como pago estimado de impuestos, tamaño de la empresa, EIN, etc. 

Es la más útil en estos casos:

• Incorporación de nuevos clientes: Durante la incorporación de nuevos clientes, puedes enviar un formulario para solicitar toda la información necesaria. A continuación, puedes elegir sincronizar las respuestas de formulario con los campos personalizados de la cuenta del cliente o del contacto. Éstos se almacenarán en la cuenta del cliente y podrás acceder a ellos en cualquier momento.
• Actualizar la información de los clientes existentes: Si ya has rellenado los datos del cliente, las cosas pueden cambiar con el tiempo. Si los clientes actualizan su información a través de formularios o algunos campos quedan vacíos, puedes sincronizar estos updates con campos personalizados, para que no tengas que comparar sus respuestas y rellenar los datos manualmente.

Sincronizar las respuestas de formulario está disponible para los siguientes tipos de preguntas:

• Entrada libre
• Envía un correo electrónico a
• Fecha
• Número

En general, el proceso de sincronización de las respuestas de formulario con los campos personalizados es el siguiente:

1. Configura la sincronización mientras preparas la plantilla formulario para que no tengas que asignar preguntas a campos personalizados para cada formulario enviado.

2. Envía un formulario basado en esta plantilla. Después, espera a que tu cliente lo rellene o lo rellene en su nombre.

3. Abre el formulario completado y sincroniza las respuestas con los campos personalizados. Haz los ajustes necesarios. 

Después, verás el perfil del cliente actualizado con los datos de las respuestas.

Antes de empezar

• Asegúrate de que has añadido los campos personalizados que quieres utilizar.
• Los tipos de preguntas de la plantilla formulario deben corresponderse con los tipos de campos personalizados, así que asegúrate de que las preguntas de tu plantilla formulario coinciden con los tipos de los campos personalizados (texto, número, URL) con los que deseas sincronizar.
• Configura los derechos de acceso: Si quieres que los miembros de tu equipo puedan sincronizar respuestas con campos personalizados, habilita para ellos un derecho de acceso a Gestionar formularios. Podría ser útil permitirles también Editar formulario respuestas . Para que puedan configurar la sincronización con CRM en las plantillas de formulario , activa también para ellos el derecho Gestionar plan tillas. 

Paso 1. Configura la sincronización con CRM en las plantillas de formulario

Para facilitar el emparejamiento de respuestas con campos personalizados, puedes predefinirlo en las plantillas de formulario :

1. Abre la plantilla formulario desde Plantillas > Organizadoreshaz clic el icono de engranaje bajo la pregunta que quieras sincronizar con un campo personalizado.

2. Activa la opción Sincronizar con CRM. En el menú desplegable, selecciona un campo de cuenta o contacto con el que quieras sincronizar. Sólo puedes seleccionar campos que coincidan con el tipo de pregunta. Si no ves un campo existente en el menú desplegable, asegúrate de que es del tipo correcto.

3. Haz clic en Guardar en la barra lateral de preguntas y, a continuación, guarda la plantilla formulario . Ahora puedes enviarla al cliente. Los organizadores enviados después de guardar la plantilla actualizada te permitirán sincronizar las respuestas con los campos personalizados.

En la página Plantillas > Campos personalizados , puedes ver qué campos personalizados se pueden actualizar a través de formularios. Haz clic en Sincronizado con CRM junto al nombre del campo personalizado y verás todas las plantillas de formulario en las que hay preguntas conectadas a este campo.

Paso 2. Sincroniza las respuestas

Después de que tu cliente envíe un formulario o tú lo hagas en su nombre, puedes sincronizar las respuestas de formulario con los campos personalizados:

1. Abre formulario desde la página de Organizadores y haz clic en Sincronizar con CRM en la parte superior derecha.

2. Para las preguntas que ya están asociadas a campos personalizados, revisa cómo coincidirán las respuestas con los campos personalizados.

Para realizar los ajustes:

• Omite algunas respuestas seleccionando Ignorar en la columna Sincronizar . 
• Cambia el campo personalizado asociado en la columna Campo .

• Selecciona más preguntas para sincronizar con campos personalizados eligiendo Sincronizar en la columna Sincronizar para ellas y seleccionando un campo personalizado en la columna Campo .

3. Para las preguntas asociadas a campos personalizados de contacto, selecciona un contacto para actualizar. Si va a ser el mismo contacto para todos los campos personalizados de contacto, haz clic en Utilizar para todos los campos.

4. Si algunas respuestas están en blanco, activa Sincronizar campos vacíos para sincronizar esos campos. Esto borrará cualquier dato existente que pudieran contener.

5. Haz clic en Sincronizar. Ahora, puedes ir al perfil del cliente y asegurarte de que todos los campos se han actualizado con los valores de formulario.

Consejo No puedes editar las respuestas cuando las sincronizas con campos personalizados. Si tu cliente cometió un error o quieres ajustar las respuestas por otro motivo, debes editar primero las respuestas de formulario. Para ello, haz clic en los tres puntos de la parte superior derecha de formulario y selecciona Cambiar respuestas. Realiza los ajustes y vuelve a enviar el formulario . Ahora, puedes sincronizar las respuestas actualizadas con los campos personalizados.