Organizadores (Configuración): Rellenar previamente las respuestas
Si tienes clientes antiguos, probablemente les pidas que rellenen el formulario cada vez que vuelvan. Con la opción de rellenado previo, puedes mejorar su experiencia permitiendo que el sistema rellene previamente la información que no cambia de un año a otro (por ejemplo, direcciones, fechas de nacimiento, información sobre dependientes, información sobre la empresa, etc.). También puedes utilizar el rellenado previo al cumplimentar formularios en nombre de tus clientes. Esto te ahorrará horas de tiempo de introducción de datos.
Prellenado, explicado
Cuando envías un formulario a tu cliente, las respuestas se guardan. Si envías un formulario utilizando la misma plantilla a un cliente, éste podrá precompletar la información que permanece constante de un año a otro, como direcciones, fechas de nacimiento, información sobre dependientes, información sobre la empresa y mucho más. También puedes utilizar el relleno previo al rellenar formularios en nombre de tus clientes.
Si utilizas la misma plantilla, el relleno previo también está disponible cuando:
- Edita la plantilla.
- Archiva el formulario rellenado anteriormente.
Nota En el lado de empresa , la cumplimentación previa está disponible para los propietarios de empresa , los administradores y los miembros del equipo con el derecho de acceso Gestionar formularios.
El pre-relleno no está disponible si utilizas una plantilla diferente (aunque las preguntas sean las mismas) o si has duplicado una plantilla utilizada anteriormente.
Para los clientes nuevos, si necesitas formularios para varios años a la vez, tienes que enviar primero un formulario y esperar a que lo rellenen o lo rellenen en su nombre. A continuación, puedes enviar todos los demás formularios utilizando/editando la misma plantilla para que esté disponible el rellenado previo.
Activar y desactivar el prellenado
La opción de rellenado previo está activada en por defecto para todas las preguntas de su plantilla formulario (excepto para las cargas de documentos), por lo que no necesita hacer nada para activarla. Sin embargo, dado que no todas las preguntas necesitan ser pre-rellenadas (como la información sobre ingresos), deberías desactivar la función para las preguntas que necesitan ser respondidas cada vez.
Para ello, haz clic en el icono de engranaje situado a la derecha de una pregunta que deba responderse cada vez y, a continuación, desactiva Pre-rellenado.
Tenga en cuenta lo siguiente al utilizar esta función:
- Si formulario permite que el cliente que vuelve copie secciones, sólo la primera sección permitirá el rellenado previo.
- Los documentos deben ser cargado manualmente cada vez, por lo que la opción Pre-rellenado no puede utilizarse para preguntas que requieran el documento cargar.
Aspecto del relleno previo
Cuando un cliente que vuelve rellena un formulario como el que envió anteriormente, o tú lo rellenas en su nombre, es posible rellenar automáticamente los campos con la información que ya ha proporcionado. Para ello, tus clientes o tú hacéis clic enRellenar previamente después de abrir el formulario. Esto sustituirá cualquier información añadida previamente en el formulario.
Si ya se han enviado dos o más formularios basados en la misma plantilla, hacer clic en Cambiar fuente permite a tus clientes o a ti seleccionar el que se debe rellenar previamente.
Así es como se ve en el lado del cliente:
Consejo Los organizadores de la sección Cambiar origen del formulario previo pueden tener el mismo nombre. Considera la posibilidad de cambiar el nombre de formularios enviados anteriormente para evitar confusiones en esa sección.