Enviar formularios manual o automáticamente

Nuestra herramientaOrganizadores te permite crear cuestionarios y formularios personalizados para obtener toda la información básica que necesitas de los clientes. Además, los clientes pueden cargar sus documentos directamente en respuesta a las preguntas.

Nuestros formularios , compatibles con dispositivos móviles, formularios contener condiciones (saltos lógicos) y se guardan automáticamente. No solo te proporcionan una potente herramienta para automatizar la recopilación de información, sino que también ofrecen a los clientes una excelente experiencia de usuario.

Enviar formularios

Los organizadores pueden ser enviados a los clientes porPropietario de la Empresa, administrador cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar formularios

Para enviar un formulario a un cliente, primero tendrás que crear una plantilla. Tenemos el Marketplace donde puedes encontrar plantillas de formulario .

Una vez que tengas una plantilla de formulario :

• Enviar formularios a un cliente

• Envíe formularios a varios clientes a la vez

• Envíe formularios utilizando automatizaciones

• Deje que los clientes creen formularios por su cuenta

Enviar formularios a un cliente

Para enviar un formulario a un cliente, siga estos pasos:

1. Crea un formulario utilizando cualquiera de las formas:

• Haz clic en Nuevo en la parte superior izquierda y selecciona Organizador.

• Ve a Organizadores en el menú de la barra lateral y haz clic en Nuevo formulario.

• Abre la cuenta de cliente, pasa a la pestaña Organizadores y haz clic en Nuevo formulario. La cuenta actual se rellenará automáticamente.

2. Haz clic en la Organizador Plantilla para seleccionar una plantilla, previsualiza tu cuestionario, haz clic Crear y enviar para enviar el formulario al cliente seleccionado.

Ya está. El cliente recibirá automáticamente un correo electrónico notificándole que se le ha enviado un formulario para que lo rellene.

Hay un par de opciones más:

• Organizer name: By default, the organizer’s name is the same as the template’s. You can change it and click Add shortcode to individualize the organizer. Apply shortcodes to include dynamic data, such as the client’s name or the year. For more about shortcodes, go here . 
• Adjuntar lista de verificación: Incluye una lista de verificación de documentos con el formulario los clientes puedan cargar los documentos cargar mientras responden a las preguntas. Si no existe una lista de verificación para la cuenta, puedes crear una directamente en el formulario. Para obtener más información, consulta a continuación .
• Recordatorios: Asegúrate de que tu cliente reciba una notificación por correo electrónico cuando le envíes un formulario. Para obtener más información, consulta a continuación .
• Vincular a trabajos: Vincula formularios trabajos existentes trabajos estén disponibles de inmediato en tu flujo de trabajo. Haz clic en Vincular a trabajos a la derecha y selecciona los trabajos. Una vez vinculados, verás el trabajo y el proyecto pertenece en los trabajos . (Para obtener más detalles sobre cómo vincular formularios trabajos, ve aquí ) .

Envíe formularios a varios clientes a la vez

Para enviar el mismo formulario a muchos clientes, ve a Clientes del menú de la barra lateral izquierda, selecciona las casillas de verificación junto a los clientes a los que quieras enviar el formulario , haz clic Enviar Organizador.

Puedes enviar formularios clientes cuyas cuentas estén activas o desconectadas . Por ejemplo, es posible que desees enviar un formulario un cliente desconectado antes de enviarle una invitación para utilizar su TaxDome .

Aquí tienes las mismas opciones que arriba .

Envíe formularios utilizando automatizaciones

Para obtener más información, ve aquí o mira el vídeo a continuación para obtener una visión general rápida.

Adjuntar lista de verificación a formularios.

Las listas de verificación de documentos son listas de documentos fiscales necesarios, personalizadas para cada cuenta de cliente. Para incluir una lista de verificación de documentos en tu formulario:

1. Selecciona una plantilla de cuestionario al enviar un formulario:

• Si ya hay una lista de verificación habilitada en la plantilla, verás un icono de lista de verificación. Si lo seleccionas, podrás revisar y editar los elementos de la lista de verificación.

• Si no hay ninguna lista de verificación habilitada, activa la opción Adjuntar lista de verificación en la sección Lista de verificación del documento.

2. Lo que sucede a continuación:

• Si existe una lista de verificación para el cliente seleccionado: revisa/edita los elementos antes de enviarlos.
• Si no existe ninguna lista de verificación para el cliente seleccionado: Crea una ahora antes de enviarla directamente.

Recordar a los clientes lo que tienen pendiente formularios

Siempre que envíes formularios a los clientes, éstos recibirán una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con Notificar activada-reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.   

Si los destinatarios tardan demasiado en realizar el elemento de acción o si se olvidan de hacerlo, puede realizar una de las siguientes acciones:

• Reenviar manualmente una notificación sobre el formulario pendiente.

• Configura recordatorios automáticos.

Recordatorios manuales

Para reenviar una notificación sobre un formulario pendiente, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del elemento de la lista y, a continuación, selecciona Reenviar.

Esto es lo que ocurre:

• Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente.
• Una notificación se mueve a la parte superior de la lista de tareas pendientes del cliente .

Recordatorios automáticos

Los clientes reciben una notificación por correo electrónico cuando les envías un mensaje a formulario.

Activar Recordatorios en cualquier momento si es necesario. De esta forma, se envía un correo electrónico al cliente cuando no devuelve el formulario cumplimentado en un plazo determinado. Cuando actives los Recordatorios, elige cómo se recordará a tus clientes:

• Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, se envía un recordatorio tres días después del envío de formulario , pero puedes cambiarlo.

• Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un correo electrónico de recordatorio, pero también puedes cambiarlo.

La página La opciónRecordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo el formulario de pendientes. Pulsa Guardar cuando hayas terminado con los cambios.

Los recordatorios se detienen cuando:

• El cliente no ha presentado el formulario pero se han enviado todos los recordatorios.
• El formulario está sellado.
• Se presenta la formulario .

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se les informa de que han recibido un formulario. Tus clientes pueden ver y abrir formularios diferentes maneras:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Organizadores. 

• En la notificación por correo electrónico: Haz clic en Completar formulario en el correo electrónico.

Después, los clientes interactuarán con tu formulario. Pueden empezar a rellenar la solicitud sobre la marcha y terminarla más tarde. Todas las respuestas se guardan automáticamente.

Cuando envían una respuesta, el formulario cambia de Pendiente/En curso aCompletado,y tú recibes una notificación .

Para ver el formulario enviado formulario la perspectiva del cliente, accede a la vista de solo lectura.