Organizadores (Básico): Enviar manual o automáticamente
Nuestra herramienta Organizadores le permite crear cuestionarios y formularios personalizados para obtener toda la información básica que necesita de los clientes. Además, los clientes pueden cargar sus documentos directamente en respuesta a las preguntas.
Nuestros formularios adaptados a dispositivos móviles pueden contener condiciones (saltos lógicos) y se guardan automáticamente. No sólo le proporcionan una potente herramienta para automatizar la recopilación de información, sino que también ofrecen a los clientes una gran experiencia de usuario.
Enviar formularios
Los organizadores pueden ser enviados a los clientes por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar formularios.
Para enviar un formulario a un cliente, primero tendrá que crear una plantilla. En Marketplace encontrará plantillas de formulario . Para más detalles, visite nuestra página Organizadores (Básicos): Crear y Aplicar.
Una vez que tengas una plantilla formulario :
- Enviar formularios a un cliente
- Envíe formularios a varios clientes a la vez
- Envíe formularios utilizando automatizaciones
- Deje que los clientes creen formularios por su cuenta
Enviar formularios a un cliente
Para enviar un formulario a un cliente, siga estos pasos:
1. Crea un formulario utilizando cualquiera de las formas:
- Haz clic en Nuevo en la parte superior izquierda y selecciona Organizador.
- Ve a Organizadores en el menú de la barra lateral y haz clic en Nuevo formulario.
- Abre la cuenta de cliente, pasa a la pestaña Organizadores y haz clic en Nuevo formulario. La cuenta actual se rellenará automáticamente.
2. Haga clic en la lista Plantilla de organizador para seleccionar una plantilla, previsualice su cuestionario, haz clic Crear y enviar para enviar el formulario al cliente seleccionado.
Ya está. El cliente recibirá automáticamente un correo electrónico notificándole que se le ha enviado un formulario para que lo rellene.
Hay un par de opciones más:
- Nombre del organizador: Por defecto, el nombre de formulario es el mismo que el de la plantilla. Puede cambiarlo y hacer clic en Añadir shortcode para individualizar el formulario. Aplique shortcodes para incluir datos dinámicos, como el nombre del cliente o el año. Para obtener más información sobre shortcodes, vaya aquí.
- Recordatorios: Asegúrese de que su cliente recibe una notificación por correo electrónico cuando le envíe un mensaje a formulario. Para más detalles, consulte más abajo.
- Enlace a trabajos: Vincule formularios a trabajos existentes para que estén disponibles inmediatamente en su flujo de trabajo. Haga clic en Vincular a trabajos a la derecha y seleccione trabajos. Una vez vinculado, verá el título trabajo y el proyecto al que pertenece en la trabajos sección. (Para más detalles sobre cómo vincular formularios a trabajos, vaya aquí).
Envíe formularios a varios clientes a la vez
Para ver más vídeos prácticos, visite TaxDome Academy, nuestro centro en línea gratuito para ver
y aprender todo lo que necesita saber sobre TaxDome.
Para enviar el mismo formulario a muchos clientes, vaya a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda, seleccione las casillas de verificación situadas junto a los clientes a los que desea enviar el formulario , haz clic Enviar Organizador.
Puede enviar formularios a clientes cuyas cuentas estén activas o desconectadas. Por ejemplo, puede que desee enviar un formulario a un cliente desconectado antes de enviarle una invitación para utilizar su portal TaxDome .
Aquí tienes las mismas opciones que arriba.
Envíe formularios utilizando automatizaciones
Para obtener más información, vaya aquí o vea un video a continuación para echar un vistazo rápido.
Recordar a los clientes lo que tienen pendiente formularios
Cada vez que se envía formularios a los clientes, éstos reciben una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con la opción Notificar activada- reciben una notificación por correo electrónico. Compruebe si las notificaciones están activadas en la columna Notificar de la lista de cuentas.
Si los destinatarios tardan demasiado en realizar el elemento de acción o si se olvidan de hacerlo, puede realizar una de las siguientes acciones:
- Vuelva a enviar manualmente una notificación sobre el formulario pendiente .
- Establezca recordatorios automáticos.
Recordatorios manuales
Para reenviar una notificación sobre un asunto pendiente formulario, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del asunto en la lista y, a continuación, seleccione Reenviar.
Esto es lo que ocurre:
- Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente.
- Una notificación se desplaza a la parte superior de la lista de tareas pendientes del cliente.
Recordatorios automáticos
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Los clientes reciben una notificación por correo electrónico cuando les envías un mensaje a formulario.
Active Recordatorios en cualquier momento si es necesario. De este modo, se enviará un correo electrónico a cuando el cliente no devuelva la página formulario cumplimentada dentro de un plazo determinado. Cuando active los Recordatorios, elija cómo se recordará a sus clientes:
- Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, se envía un recordatorio tres días después del envío de formulario , pero puedes cambiarlo.
- Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un email recordatorio, pero también puedes cambiarlo.
La opción Recordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo la página de pendientes formulario. Haga clic en Guardar cuando haya terminado con los cambios.
Los recordatorios se detienen cuando:
- El cliente no ha presentado el formulario pero se han enviado todos los recordatorios.
- El formulario está sellado.
- Se presenta la formulario .
Vista del cliente
Si las notificaciones para el cliente están activadas, se le informa de que ha recibido un formulario. Tus clientes pueden ver y abrir formularios de distintas formas:
- Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Organizadores.
- Desde la notificación del correo electrónico: Haz clic en Completar formulario en el correo electrónico.
Después, los clientes interactuarán con tu formulario. Pueden empezar a rellenar la solicitud sobre la marcha y terminarla más tarde. Todas las respuestas se guardan automáticamente.
Para ver el formulario enviado desde la perspectiva del cliente, accede a la vista de sólo lectura.