Enviar formularios manual o automáticamente

Nuestra herramientaOrganizadores te permite crear cuestionarios y formularios personalizados para obtener toda la información básica que necesitas de los clientes. Además, los clientes pueden cargar sus documentos directamente en respuesta a las preguntas.

Our mobile-friendly organizers can contain conditions (logic jumps) , and they autosave. They not only provide you with a powerful tool to automate your info gathering, but they also give clients a great user experience.

Enviar formularios

Organizers can be sent to clients by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage organizers .

Para enviar un formulario a un cliente, primero tendrás que crear una plantilla. Tenemos el Marketplace donde puedes encontrar plantillas de formulario .

Una vez que tengas una plantilla de formulario :

• Enviar formularios a un cliente

• Envíe formularios a varios clientes a la vez

• Envíe formularios utilizando automatizaciones

• Deje que los clientes creen formularios por su cuenta

Enviar formularios a un cliente

Para enviar un formulario a un cliente, siga estos pasos:

1. Crea un formulario utilizando cualquiera de las formas:

• Haz clic en Nuevo en la parte superior izquierda y selecciona Organizador.

• Ve a Organizadores en el menú de la barra lateral y haz clic en Nuevo formulario.

• Abre la cuenta de cliente, pasa a la pestaña Organizadores y haz clic en Nuevo formulario. La cuenta actual se rellenará automáticamente.

2. Haz clic en la Organizador Plantilla para seleccionar una plantilla, previsualiza tu cuestionario, haz clic Crear y enviar para enviar el formulario al cliente seleccionado.

Ya está. El cliente recibirá automáticamente un correo electrónico notificándole que se le ha enviado un formulario para que lo rellene.

Hay un par de opciones más:

• Organizer name: By default, the organizer’s name is the same as the template’s. You can change it and click Add shortcode to individualize the organizer. Apply shortcodes to include dynamic data, such as the client’s name or the year. For more about shortcodes, go here . 

• Reminders: Ensure your client gets an email notification when you send them an organizer. For details, see below .

• Link to Jobs: Link organizers to existing jobs to make them immediately available in your workflow. Click the Link to Jobs on the right, and select the jobs. Once linked, you’ll see the job title and the pipeline it belongs to in the Jobs section. (For more details on linking organizers to jobs, go here .)

Envíe formularios a varios clientes a la vez

Para enviar el mismo formulario a muchos clientes, ve a Clientes del menú de la barra lateral izquierda, selecciona las casillas de verificación junto a los clientes a los que quieras enviar el formulario , haz clic Enviar Organizador.

You can send organizers to clients whose accounts are either active or offline . For instance, you may want to send an organizer to an offline client before you send them an invitation to use their TaxDome portal.

Here, you have the same options as above .

Envíe formularios utilizando automatizaciones

For details, go here or watch a video below for a quick look.

Recordar a los clientes lo que tienen pendiente formularios

Siempre que envíes formularios a los clientes, éstos recibirán una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con Notificar activada-reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.   

Si los destinatarios tardan demasiado en realizar el elemento de acción o si se olvidan de hacerlo, puede realizar una de las siguientes acciones:

• Manually resend a notification about the pending organizer.

• Set up automatic reminders .

Recordatorios manuales

Para reenviar una notificación sobre un formulario pendiente, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del elemento de la lista y, a continuación, selecciona Reenviar.

Esto es lo que ocurre:

• Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente.
• A notification is moved to the top of the client’s to-do list .

Recordatorios automáticos

Los clientes reciben una notificación por correo electrónico cuando les envías un mensaje a formulario.

Activar Recordatorios en cualquier momento si es necesario. De esta forma, se envía un correo electrónico al cliente cuando no devuelve el formulario cumplimentado en un plazo determinado. Cuando actives los Recordatorios, elige cómo se recordará a tus clientes:

• Días hasta el próximo recordatorio: Por defecto, se envía un recordatorio tres días después del envío de formulario , pero puedes cambiarlo.

• Número de recordatorios: Por defecto, el cliente sólo recibe un correo electrónico de recordatorio, pero también puedes cambiarlo.

La página La opciónRecordatorios puede activarse o desactivarse en cualquier momento abriendo el formulario de pendientes. Pulsa Guardar cuando hayas terminado con los cambios.

Los recordatorios se detienen cuando:

• El cliente no ha presentado el formulario pero se han enviado todos los recordatorios.
• El formulario está sellado.
• Se presenta la formulario .

Vista del cliente

If notifications for the client are on, they are informed that they have received an organizer. Your clients can see and open organizers in different ways:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Organizadores. 

• En la notificación por correo electrónico: Haz clic en Completar formulario en el correo electrónico.

Después, los clientes interactuarán con tu formulario. Pueden empezar a rellenar la solicitud sobre la marcha y terminarla más tarde. Todas las respuestas se guardan automáticamente.

When they submit a response, the organizer status changes from Pending/In progress to Completed, and you receive a notification .

To see the sent organizer from the client’s perspective, access the read-only view .