Lista de Formularios (básica): Ver, Eliminar, Archivar, Sellar, Exportar, Imprimir
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TaxDome te ofrece un montón de herramientas para gestionar los formularios de tus clientes. Aquí te mostramos todo lo que necesitas saber para verlos, eliminarlos, archivarlos, sellarlos, exportarlos e imprimirlos.
- Ver todos los formularios de una cuenta
- Ver las respuestas de los clientes
- Formularios de Sellar
- Cambiar el nombre de los formularios
- Formularios de Exportación
- Formularios de Impresión
- Formularios de archivos
- Borrar formularios
Ver todos los formularios de una cuenta
Para gestionar los formularios de un cliente, ve a Clientes en el menú de la barra lateral izquierda, haz clic en la cuenta del cliente y abre la pestaña Formularios. El círculo que aparece a la derecha de la pestaña Formularios muestra cuántos formularios pendientes tiene una cuenta. Si no hay ningún formulario aquí, es que aún no ha enviado ninguno.
Una vez que el cliente ha recibido un formulario, verás lo siguiente:
- NOMBRE: cómo se llama el formulario .
- ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: cuando el formulario fue creado o actualizado por última vez por el cliente. Todos los cambios realizados por el cliente se guardan en tiempo real.
- ESTADO: Si el cliente empezó a rellenar el formulario pero no lo completó, el estado de la etiqueta dirá PENDIENTE. Si el cliente o un miembro del equipo ha enviado el formulario, la etiqueta del estado dirá FINALIZADO.
- PROGRESO: La primera cifra es el número de preguntas contestadas; la segunda, el número total de preguntas.
- SELLADO: Verás este etiqueta cuando un miembro del equipo haya sellado el formulario para evitar que el cliente haga nuevos cambios (para más detalles, ve aquí).
Ver las respuestas de los clientes
Haga clic en el nombre de formulario para ver la información que ha proporcionado su cliente. Las respuestas del cliente se muestran en una sola página.
Encontrará el número de preguntas a la izquierda del nombre formulario . Tenga en cuenta que sólo se cuentan los bloques de preguntas, los de texto no.
El cliente puede dejar en blanco las respuestas a algunas preguntas. Por defecto, esas preguntas ya no se mostrarán cuando vea la página formulario. Sin embargo, puede mostrarlas activando Mostrar preguntas ocultas yMostrar preguntas sin respuesta en la parte superior de la página. Estas opciones son independientes entre sí y funcionan de la siguiente manera:
- Mostrar preguntas ocultas. Si se activa, se mostrarán las preguntas sin respuesta que están ocultas debido a la lógica condicional.
- Mostrar preguntas sin respuesta. Si se activa, se mostrarán todas las preguntas visibles que el cliente haya dejado sin responder.
Cuando los actives, ten en cuenta:
- Cuando se recarga el formulario, los botones se vuelven a desactivar.
- Si desea imprimir las preguntas ocultas o sin respuesta, active ambas opciones.
Formularios de Sellar
Si necesitas que un cliente deje de hacer cambios en un formulario, séllalo. Haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de formulario y selecciona Sellar.
Para configurar un formulario para que se selle automáticamente después de que el cliente lo haya enviado, activa la opción Sellar automáticamente después del envío cuando creas o editas la plantilla formulario .
Nota: Elsellado automático después del envío funciona incluso si estás enviando formularios en nombre de un cliente. Para más detalles, ve aquí.
Por defecto, formularios enviados a los clientes están sin sellar. Cuando los selle, verá un etiqueta que dice Sellado. Los clientes no verán formularios selladosen la lista de tareas.
Si quieres que un cliente vuelva a tener acceso a la página formulario , haz clic en los tres puntos situados a la derecha de su nombre y selecciona Des-sellar.
Cambiar el nombre de los formularios
Por defecto, el nombre de un formulario es el mismo que el de su plantilla. Puedes cambiarlo en el momento de crear el formulario o posteriormente. Para cambiarlo, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de formulario y selecciona Cambiar nombre.
Nota: Aunque los clientes pueden elegir nombres personalizados para formularios cuando los crean, no podrán renombrarlos posteriormente.
Formularios de Exportación
Siempre puedes exportar un formulario completado a una hoja de cálculo externa para su análisis. Un archivo CSV contendrá los saltos de la lógica condicional (excluyendo las preguntas que no entran en la lógica), así como las secciones adicionales copiadas y completadas por el cliente (si las hay).
Ve a la pestaña Formularios para en la cuenta del cliente, haz clic en los tres puntos a la derecha de la formulario en la lista, y luego selecciona Exportar.
Siéntete libre de abandonar la página. Una vez completada la exportación, recibirás un correo electrónico con un archivo CSV comprimido adjunto.
Un archivo CSV exportado tiene el siguiente aspecto:
Consejo:Si abres un archivo CSV en Excel, éste cortará automáticamente los ceros a la izquierda (por ejemplo, 001 se convierte en 1). Para saber cómo conservarlos, ve aquí.
Formularios de Impresión
Puede imprimir un formulario o varios formularios a la vez.
- Para imprimir un formulario, ya sea pendiente o completado, haz clic en los tres puntos a la derecha del formulario en la lista, y luego selecciona Imprimir.
Tu navegador te pedirá que imprimas el formulario:
- Para imprimir varios formularios, haz clic en el icono de impresión situado en la parte superior derecha de la página de formularios.
Por defecto, la lista formulario muestra 25 por página. Si quieres imprimir más, selecciona el número que prefieras en el menú Filas por página, en la parte inferior izquierda de la página, antes de imprimir.
Consejo: Por defecto, las preguntas no contestadas no se imprimen. Si quieres imprimirlas, activa la opción de mostrar las preguntas no contestadas y la de mostrar las preguntas ocultas, o ambas. Para más detalles sobre esto, ve aquí.
Formularios de archivos
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Una vez que se ha completado un formulario , es mejor archivarlo que borrarlo, ya que puede ser necesario volver a él. Cuando archiva un formulario, sigue teniendo acceso a él. Sin embargo, un formulario archivado no puede sellarse, exportarse, imprimirse o presentarse. Y como es un registro, no puede editarlo.
Nota: Vincula los archivos de formularios a los trabajos. Por defecto, no se mostrarán. Para ver todos los formularios, haz clic en el botón Filtrar y selecciona Todosy luego haz clic en Solicitar.
Haga clic en los tres puntos situados a la derecha del formulario que desea archivar y, a continuación, seleccione Archivar. El formulario se moverá de la pestaña Activo a la pestaña Archivado . Los clientes no verán los formularios archivadosen la lista de tareas pendientes.
Si has archivado un formulario pero lo necesitas de nuevo: Abre la pestaña "Archivado", haz clic en los tres puntos a la derecha del nombre de formulario y selecciona "Restaurar".
Borrar formularios
A diferencia de los formularios archivados, los borrados no pueden restaurarse. Para eliminar definitivamente un formulario, haz clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre del formulario, selecciona Eliminar y, a continuación, haz clic en ELIMINAR para confirmar(esto no afecta a la plantilla original).
