Enviar solicitudes de clientes

Las solicitudes de clientes en TaxDome agilizan la comunicación y le permiten recopilar información importante de los clientes a través de formularios personalizables. Estas solicitudes pueden incluir texto, fechas, carga de archivos, etc., lo que facilita la organización y el seguimiento de las respuestas de los clientes.

Crear nuevas solicitudes

Las solicitudes de los clientes pueden ser creadas por unPropietario de la Empresa, un administrador o un miembro del equipo con derecho de acceso a Gestionar solicitudes de clientes .

Hay varias formas de crear una nueva solicitud de cliente:

• Desde cualquier página: Haz clic en Nuevo en la parte superior y selecciona Solicitud de cliente.

  

• Desde las cuentas de cliente: Ve a la cuenta del cliente, abre la pestaña Solicitudes y haz clic en Nueva solicitud de cliente.

• Desde los chats con los clientes: Selecciona el chat con el cliente y crea una nueva solicitud mediante la opción Adjuntar.

• Desde trabajo : Abre una trabajo y, a continuación, en la sección Vinculado, haz clic en Nuevo y selecciona Solicitud del cliente. La solicitud creada se vinculará trabajo al trabajo

• De forma masiva: Ve a Clientes > Cuentas, selecciona las cuentas a las que deseas enviar solicitudes con las casillas de verificación, haz clic en Más acciones en la barra de navegación y selecciona Enviar solicitud de cliente. Obtén más información sobre el envío masivo de solicitudes de clientes .  

• De forma automática a través de proyectos:La solicitud de cliente también se puede crear y enviar automáticamente a través de proyectos

Resumen de la pantalla de solicitud de nuevos clientes

A continuación, explicamos las secciones numeradas de la barra lateralSolicitud de nuevo cliente:

a. Cuenta: Selecciona la(s) cuenta(s) a la(s) que quieres enviar la solicitud.

b. Plantilla: Selecciona la plantilla creada anteriormente o empieza a crear la nueva plantilla. 

c. Message for client (Optional): Explain the task using formatting, emojis and links. When your client gets an email notification about the request, this message will be displayed in the email body. You can also include account and date shortcodes .

d. Nombre de la solicitud: Especifica el nombre que se mostrará tanto en el portal del cliente como en el correo electrónico.

e. Añadir pregunta: Haz clic en Añadir pregunta y rellena los campos. Encontrarás más información sobre los tipos de preguntas en la sección más abajo . Al hacer clic en el icono de engranaje, puedes hacer que la pregunta sea opcional y añadir una pista sobre cómo rellenarla.

f. Bloque de texto: haz clic para insertar un bloque de texto. Puedes añadir enlaces, inserta y pegar emojis en los bloques de texto.

g. Recordatorios (opcional): configura recordatorios para avisar automáticamente a los clientes de las solicitudes pendientes. 

h. Solicitar inicio de sesión: ofrece a los clientes la opción de responder con o sin iniciar sesión. Si la opción de inicio de sesión obligatorio está desactivada, los clientes solo podrán acceder a la solicitud específica del cliente; no se podrá acceder a ningún otro dato del cliente, lo que garantiza la seguridad de su información. 

i. Guardar como plantilla:Selecciona la casilla Guardar como plantilla para crear una plantilla basada en la solicitud una vez que la envíes.

j. Enlace al trabajo opcional):haz clic en Enlace al trabajo para conectar el resultado de las solicitudes de los clientes (documentos y respuestas) a un trabajo tarea en particular.

k. Enviar: Haz clic para enviar la solicitud. 

El cliente recibe una notificación sobre su solicitud por correo electrónico y una notificación push en caso de que utilice la aplicación móvil.

Tipos de preguntas

Te sugerimos 9 tipos de preguntas disponibles para añadir a tu solicitud de cliente:

Introducción de texto es para texto, como un nombre, una dirección o una empresa.

Envía un correo electrónico a es para las direcciones de correo electrónico.

Número es para números, como el número de hijos o un SSN.

Fecha es para un día, un mes y un año, como la fecha de nacimiento. Al introducirla, la fecha debe coincidir con uno de los siguientes formatos: MMM-DD-AAAA (por ejemplo, 01-Ene-2024) o MM/DD/AAAA (por ejemplo, 24/12/2024) para EE.UU. empresas; DD/MM/AAAA (por ejemplo, 24/12/2024) para fuera de EE.UU. empresas.

Botones de radio es una lista de al menos dos opciones, como un tipo de empresa (por ejemplo, sin ánimo de lucro o LLC).

Casillas de verificación mostrar casillas pequeñas (al menos una) que se puedan marcar, permitiendo respuestas múltiples y únicas.

Desplegable Expande un menú para seleccionar una o más opciones predefinidas. Si desea permitir que los clientes seleccionen más de una opción, active Permitir selección múltiple Al crear una pregunta.

Sí/No es para respuestas sí/no a preguntas (por ejemplo, "¿Está casado?").

Archivo cargar proporciona un lugar para cargar con el nombre del documentoque hay que subir. Los archivos cargado a las solicitudes se guardan en la cuenta del cliente; éste puede seleccionar una carpeta al cargarlos. Con la función TaxDome AI activada, los documentos cargado de los clientes a través del portal o la aplicación móvil se renombran y etiquetan automáticamente. 

Establecer recordatorios

Cuando envías solicitudes de clientes a los clientes, se les notifica. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con Notificar activada-reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.

Si los destinatarios tardan demasiado en completar la acción solicitada o se han olvidado de ella, puedes utilizar recordatorios. Esta opción de solicitudes de clientes funciona de forma idéntica a los recordatorios en formularios

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se le informará de la recepción de una solicitud. Tus clientes pueden ver y abrir las solicitudes de diferentes maneras:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Solicitudes. 
• Desde la notificación por correo electrónico: Haga clic en Responder a la solicitud en el correo electrónico. Si Requerir inicio de sesión está habilitada, los clientes deben iniciar sesión para ver la solicitud. Si está deshabilitada, pueden acceder directamente desde el navegador y responder sin necesidad de iniciar sesión.  

  

A continuación, los clientes interactuarán con tu solicitud. Pueden empezar a rellenar la solicitud sobre la marcha y terminarla más tarde. Todas las respuestas, incluidos cargado , se guardan automáticamente.

Para ver la solicitud enviada desde la perspectiva del cliente, accede a la vista de solo lectura.