Send client requests

Las solicitudes de clientes en TaxDome agilizan la comunicación y le permiten recopilar información importante de los clientes a través de formularios personalizables. Estas solicitudes pueden incluir texto, fechas, carga de archivos, etc., lo que facilita la organización y el seguimiento de las respuestas de los clientes.

Crear nuevas solicitudes

Client requests can be created by a firm owner, an admin or a team member with Manage client requests access right.

Hay varias formas de crear una nueva solicitud de cliente:

• Desde cualquier página: Haz clic en Nuevo en la parte superior y selecciona Solicitud de cliente.

  

• Desde las cuentas de cliente: Ve a la cuenta del cliente, abre la pestaña Solicitudes y haz clic en Nueva solicitud de cliente.

• From client chats:  Select the chat with the client, then create a new request via the Attach option.

• From job cards: Open a job card, and then, in the Linked section, click New and select Client request. The created request will be linked to the job automatically .

• In bulk: Go to Clients > Accounts, select the accounts you want to send requests with checkboxes, click More actions at the navigation bar and select Send client request. Learn more about bulk sending of client requests . 

• Automatically via pipelines: The client request can also be created and sent automatically via pipelines .

New Client request screen overview

Below, we explain the numbered sections in the New client request sidebar:

a. Cuenta: Selecciona la(s) cuenta(s) a la(s) que quieres enviar la solicitud.

b. Plantilla: Selecciona la plantilla creada anteriormente o empieza a crear la nueva plantilla. 

c. Message for client (Optional): Explain the task using formatting, emojis and links. When your client gets an email notification about the request, this message will be displayed in the email body. You can also include account and date shortcodes .

d. Nombre de la solicitud: Especifica el nombre que se mostrará tanto en el portal del cliente como en el correo electrónico.

e. Add question: Click Add question and fill in the fields. More information about question types can be found in the section below. By clicking the gear icon, you can make the question optional and add a hint about filling in.

f. Text block: Click to drop a block of text. You can add links, embed videos and paste emojis in text blocks.

g. Reminders (Optional): Set up reminders to automatically remind clients of pending requests. 

h. Require sign-in: Give clients the option to respond with or without logging in. If the required sign-in option is disabled, clients can access only the specific client request; no other client data will be accessible, ensuring the security of their information. 

i. Save as a template: Select the Save as template checkbox to create a template based on the request once you send it

j. Link to job (Optional): Click Link to jobto connect the result of client requests (documents and responses) to a particular job or task.

k. Send: Click to send the request. 

El cliente recibe una notificación sobre su solicitud por correo electrónico y una notificación push en caso de que utilice la aplicación móvil.

Tipos de preguntas

Te sugerimos 9 tipos de preguntas disponibles para añadir a tu solicitud de cliente:

Introducción de texto es para texto, como un nombre, una dirección o una empresa.

Envía un correo electrónico a es para las direcciones de correo electrónico.

Número es para números, como el número de hijos o un SSN.

Fecha es para un día, un mes y un año, como la fecha de nacimiento. Al introducirla, la fecha debe coincidir con uno de los siguientes formatos: MMM-DD-AAAA (por ejemplo, 01-Ene-2024) o MM/DD/AAAA (por ejemplo, 24/12/2024) para EE.UU. empresas; DD/MM/AAAA (por ejemplo, 24/12/2024) para fuera de EE.UU. empresas.

Botones de radio es una lista de al menos dos opciones, como un tipo de empresa (por ejemplo, sin ánimo de lucro o LLC).

Casillas de verificación mostrar casillas pequeñas (al menos una) que se puedan marcar, permitiendo respuestas múltiples y únicas.

Desplegable Expande un menú para seleccionar una o más opciones predefinidas. Si desea permitir que los clientes seleccionen más de una opción, active Permitir selección múltiple Al crear una pregunta.

Sí/No es para respuestas sí/no a preguntas (por ejemplo, "¿Está casado?").

Archivo cargar proporciona un lugar para cargar con el nombre del documentoque hay que subir. Los archivos cargado a las solicitudes se guardan en la cuenta del cliente; éste puede seleccionar una carpeta al cargarlos. Con la función TaxDome AI activada, los documentos cargado de los clientes a través del portal o la aplicación móvil se renombran y etiquetan automáticamente. 

Establecer recordatorios

Cuando envías solicitudes de clientes a los clientes, se les notifica. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con Notificar activada-reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.

If recipients are taking too long to complete the requested action or have forgotten about it, you can use reminders. This option of client requests works identically with  reminders in organizers .

Vista del cliente

If notifications for the client are on, they are informed of receiving a request. Your clients can see and open requests in different ways:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Solicitudes. 
• Desde la notificación por correo electrónico: Haga clic en Responder a la solicitud in the email. If Require sign-in is enabled, clients should log in to view the request. If disabled, they can access it directly in the browser and respond without signing in.  

  

Then, clients will interact with your request. They may start filling out the request on the go and finish later. All answers, including uploaded files, are saved automatically.

To see the sent request from the client’s perspective, access the read-only view .