Actualizar trabajo

Cuando tu empresa muchos empleados, las diferentes personas mantienen el trabajo diferentes proyecto . Es muy fácil cometer un error cuando se reasignan trabajos . En su lugar, puedes hacer que trabajo se añadan y eliminen automáticamente en determinadas etapas del flujo de trabajo.

En este artículo, aprenderás a configurar esta automatización en proyecto , pero este enfoque también se aplica a la configuración de esta automatización en trabajo personalizados.

Paso 1. Definir los destinatarios de trabajo

Tener trabajo te ayuda a ver quién es responsable de un trabajo específico trabajo también te permite filtrar por cada asignado a. Puedes configurar tantos asignados como desees para cada trabajo puedes tenerlos todos visibles en tus trabajo siempre y cuando tengas esa opción habilitada en la configuración proyectotu proyecto.

Antes de añadir la automatización , debes decidir qué miembro del equipo debe asignarse a un trabajo cuándo lo necesita. Eso depende del rol o las responsabilidades de los miembros de tu equipo, ya que tu gerente de ventas/preparador de impuestos/revisor/etc. podría ser responsable de un trabajo durante una determinada flujo de trabajo . Por ejemplo, puedes tener un trabajo a un gestor de clientes en la primera etapa, luego al preparador en la siguiente, luego al revisor, y así sucesivamente.

Paso 2. Configura la automatización «Actualizar trabajo asignado aaasignado a

Para asegurarse de que todo su personal está asignado a trabajo mientras completa su parte en él, siga estos pasos:

1. Ve a proyecto , elige la etapa a la que deseas añadir la automatización, haz click en enlace Añadir automatizaciones y, a continuación, selecciona Actualizar trabajo en el menú desplegable. Elige a los miembros del equipo de la lista de cuentas.

2. Al crear la automatización, selecciona los empleados que deseas añadir o eliminar automáticamente como trabajo .

   

   La automatización puede configurarse de distintas maneras:

• Borrar los asignados existentes en + Añadir asignados vacío: Cuando un trabajo esta fase, los empleados asignados dejan de estarlo y el trabajo sin asignar.

• Borrar los asignados existentes en + Añadir asignados rellenados: Cuando un trabajo esta fase, los empleados asignados quedan desasignados y los que aparecen en el campo Añadir asignados son asignados al trabajo .

• Borrar los asignados existentes + Añadir asignados rellenado: Cuando un trabajo esta fase, los empleados asignados siguen asignados al trabajo, y los que aparecen en el campo Añadir asignados también se asignan.

• Borrar los asignados existentes + Eliminar los asignados completados: Cuando un trabajo esta fase, los empleados que aparecen en el campo Eliminar asignados dejan de estar asignados.

• Añadir asignados completados + Eliminar asignados completados: Cuando un trabajo esta fase, los empleados que aparecen en el campo Añadir asignados se asignan al trabajo, y los que aparecen en Eliminar asignados se desasignan.

Una vez que un trabajo entra en escena, el trabajo asignado a se actualiza automáticamente.

Nota

Para los Actualización trabajo asignado a automatización, no importa si el autoavanzar trabajos El interruptor de la etapa está activado. La automatización se activa automáticamente y no requiere ninguna acción por empresa del cliente ni empresa la empresa para completarse. Además, no hay ningún elemento vinculado al trabajo se activa la automatización.

Paso 3. Observe el orden de las automatizaciones

Al crear proyectos complejos proyectos la automatización trabajo y las etapas y automatizaciones condicionales, ten en cuenta el orden de las automatizaciones. Ten en cuenta que las automatizaciones se activan una por una, de la primera a la última. 

Compare las dos imágenes siguientes para comprenderlo mejor. 

• En el ejemplo de la izquierda, se creará una tarea para un miembro del equipo asignado a trabajo en una etapa anterior y, a continuación, trabajo se asignará a otro miembro del equipo.
• En el ejemplo de la derecha, trabajo se asignará en primer lugar a un nuevo miembro del equipo y, a continuación, se creará la tarea para este miembro en concreto.

Para cambiar el orden de las automatizaciones, haz clic en cualquier automatización dentro de la etapa, pasa el ratón por encima del iconoMover y, a continuación, arrástrala y suéltala. 

Consejo

Si, durante la creación de la plantilla de tarea, no estás seguro de la tarea específica asignado a, puedes dejarla en blanco y luego habilitar la Asignar tarea a trabajo asignado a activar Crear tarea automatización junto con el Actualizar trabajo automatización. De esta forma, la tarea se asignará a un miembro del equipo que haya sido asignado a un trabajo se active la automatización. Más información en tarea asignado a trabajo asignado a .

Cambie trabajo asignatarios al mover o añadir trabajos

Las opciones que elija en la configuración de proyecto son las predeterminadas. Sin embargo, siempre puedes decidir qué miembros del equipo se asignarán o eliminarán al mover tu trabajos manualmente o al añadirlos a la proyecto.

Si hay una actualización trabajo asignado a la automatización creada dentro de una etapa seleccionada trabajos estás moviendo trabajos , se muestra en una ventana emergente. Tienes las siguientes opciones:

• Si desea que la automatización se active con la configuración predeterminada, déjelo como está
• Si no deseas que se active la automatización, desmarca la casilla de verificación.
• Si quieres cambiar la configuración de los asignados, añade o elimina los que necesites
• Si deseas borrar todos los asignados existentes para el trabajo, activa Borrar asignados existentes.

Además, puedes ver a los miembros del equipo asignados desde la vista kanban, así como añadir o eliminar asignados editando una trabajo en el momento.

Utilizar a trabajo como remitentes en las comunicaciones.

Una vez configurados y automatizados trabajo , puedes utilizarlos como remitentes en tus automatizaciones de correo electrónico y mensajes. Cuando seleccionas trabajo asignado a como remitente en la sección Configuración de plantillas de las automatizaciones Enviar correo electrónico o Enviar mensaje, la comunicación se enviará automáticamente desde el miembro del equipo asignado al trabajo.

Esto resulta especialmente útil cuando trabajo cambian en proyecto diferentes proyecto (por ejemplo, del gestor de clientes al preparador y al revisor). Los mensajes y los correos electrónicos siempre procederán del miembro del equipo asignado en ese momento, lo que garantiza una experiencia fluida para el cliente.

Más información sobre cómo utilizar trabajo como remitentes:

• Automatización del envío de mensajes
• Enviar automatización de correo electrónico

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