Actualizar automáticamente los asignatarios de trabajo

Cuando tu empresa muchos empleados, cada uno se encarga del trabajo distintas proyecto . Reasignar trabajos da mucho lugar a errores. En su lugar, puedes hacer que trabajo se añadan y eliminen automáticamente en determinadas fases del flujo de trabajo.

Paso 1. Definir los destinatarios de trabajo

Tener trabajo te ayuda a ver quién es responsable de un trabajo específico trabajo también te permite filtrar por cada asignado a. Puedes configurar tantos asignados como desees para cada trabajo puedes tenerlos todos visibles en tus trabajo siempre y cuando tengas esa opción habilitada en la configuración proyectotu proyecto.

Antes de añadir la automatización , debes decidir qué miembro del equipo debe asignarse a un trabajo cuándo lo necesita. Eso depende del rol o las responsabilidades de los miembros de tu equipo, ya que tu gerente de ventas/preparador de impuestos/revisor/etc. podría ser responsable de un trabajo durante una determinada flujo de trabajo . Por ejemplo, puedes tener un trabajo a un gestor de clientes en la primera etapa, luego al preparador en la siguiente, luego al revisor, y así sucesivamente.

Paso 2. Configura la automatización «Actualizar trabajo asignado aaasignado a

Para asegurarse de que todo su personal está asignado a trabajo mientras completa su parte en él, siga estos pasos:

1. Ve a la proyecto , elige la fase a la que quieres añadir la automatización, haz click en enlace «Añadir automatizaciones» y, a continuación, selecciona «Actualizar trabajo » en el menú desplegable.

2. Elige cómo actualizar los asignados usando el botón «Actualizar por »: Miembro del equipo o Función (disponible para usuarios de la versión beta).

   

   Nota

   En Actualización de El botón de alternancia solo aparece si tu empresa al menos uno rol de cuenta configuración. Si no hay roles de cuenta, Función aparece como desactivado junto a Miembro del equipo, con una descripción emergente que explica que los roles asignan trabajos las responsabilidades. Añadir roles de cuenta para activar esta opción.

   

Nota

En autoavanzar trabajos El botón de alternancia no tiene ningún efecto en esta automatización. Actualizar trabajo Siempre se ejecuta en cuanto el trabajo la fase correspondiente; no espera a que el cliente o tu equipo hagan nada.

Actualización de un miembro del equipo

Selecciona a los empleados que quieras añadir o eliminar como trabajo . Las opciones «Eliminar responsables actuales», «Añadir responsables» y «Eliminar responsables » se combinan de la siguiente manera:

Actualización por rol (Beta)

Trabajo en curso

La funcionalidad se está desarrollando y actualmente está disponible para los usuarios Beta. Se están preparando documentos el uso de la función.

En lugar de nombrar a un miembro concreto del equipo, asigna el trabajo quien tenga en ese momento un rol de cuenta específico para ese cliente. Así, la automatización seguirá funcionando bien aunque el personal cambie de rol.

• Asignar a un rol: Elige uno o varios roles de la cuenta. Cuando se ejecute la automatización, TaxDome trabajo todas las personas que actualmente tengan esos roles para el cliente y trabajo asignará el trabajo . Si alguien tiene más de un rol seleccionado, solo se añadirá una vez.
• Borrar los asignados actuales: el mismo botón que en el «modo Miembro del equipo», desactivado por defecto.

Nota

• El modo «Rol» es solo de añadir: si más adelante eliminas a «quien tenga este rol», podrías eliminar a la persona equivocada si el rol ha cambiado de manos desde entonces. Para eliminar a los asignados, usa el modo «Miembro del equipo » o activa la opción «Borrar asignados existentes».

• Al cambiar entre «Miembro del equipo » y «Función», se borra la configuración del otro modo.

• Si nadie ocupa actualmente el rol seleccionado, no se añade a nadie. Si la opción «Borrar asignados existentes» está activada, los asignados existentes se eliminan de todos modos; el trabajo queda sin asignados.

Paso 3. Observe el orden de las automatizaciones

Al crear proyectos complejos proyectos la automatización trabajo y las etapas y automatizaciones condicionales, ten en cuenta el orden de las automatizaciones. Ten en cuenta que las automatizaciones se activan una por una, de la primera a la última. 

Compare las dos imágenes siguientes para comprenderlo mejor. 

• En el ejemplo de la izquierda, se creará una tarea para un miembro del equipo asignado a trabajo en una etapa anterior y, a continuación, trabajo se asignará a otro miembro del equipo.
• En el ejemplo de la derecha, trabajo se asignará en primer lugar a un nuevo miembro del equipo y, a continuación, se creará la tarea para este miembro en concreto.

Para cambiar el orden de las automatizaciones, haz clic en cualquier automatización dentro de la etapa, pasa el ratón por encima del iconoMover y, a continuación, arrástrala y suéltala. 

Consejo

Si, al crear la plantilla de tarea, no estás seguro de cuál es la tarea específica asignado a, puedes dejarlo en blanco y luego activar Asignar tarea a trabajo asignado a en Crear tarea automatización junto con el Actualizar trabajo automatización. De esta forma, la tarea se asignará a un miembro del equipo que haya sido asignado a un trabajo se active la automatización. Más información en tarea asignado a trabajo asignado a .

Cambie trabajo asignatarios al mover o añadir trabajos

Las opciones que elija en la configuración de proyecto son las predeterminadas. Sin embargo, siempre puedes decidir qué miembros del equipo se asignarán o eliminarán al mover tu trabajos manualmente o al añadirlos a la proyecto.

Si hay una actualización trabajo asignado a la automatización creada dentro de una etapa seleccionada trabajos estás moviendo trabajos , se muestra en una ventana emergente. Tienes las siguientes opciones:

• Si desea que la automatización se active con la configuración predeterminada, déjelo como está
• Si no deseas que se active la automatización, desmarca la casilla de verificación.
• Si quieres cambiar la configuración de los asignados, añade o elimina los que necesites
• Si deseas borrar todos los asignados existentes para el trabajo, activa Borrar asignados existentes.

Nota

Si la automatización está configurada en Modo de actualización por rol , la ventana emergente muestra los nombres de los roles en lugar de las personas asignadas. Una vez confirmados, esos roles se resuelven y se actualizan los asignados.

Además, puedes ver a los miembros del equipo asignados desde la vista kanban, así como añadir o eliminar asignados editando una trabajo en el momento.

Utilizar a trabajo como remitentes en las comunicaciones.

Una vez configurados y automatizados trabajo , puedes utilizarlos como remitentes en tus automatizaciones de correo electrónico y mensajes. Cuando seleccionas trabajo asignado a como remitente en la sección Configuración de plantillas de las automatizaciones Enviar correo electrónico o Enviar mensaje, la comunicación se enviará automáticamente desde el miembro del equipo asignado al trabajo.

Esto resulta especialmente útil cuando trabajo cambian en proyecto diferentes proyecto (por ejemplo, del gestor de clientes al preparador y al revisor). Los mensajes y los correos electrónicos siempre procederán del miembro del equipo asignado en ese momento, lo que garantiza una experiencia fluida para el cliente.

Descubre más sobre cómo usar a trabajo como remitentes.

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