Ejemplos de automatización (básicos): Actualización de asignatarios trabajo
Cuando su empresa tiene muchos empleados, las diferentes personas mantienen el trabajo en diferentes etapas proyecto . Es muy fácil cometer un error al reasignar trabajos manualmente. En su lugar, puede hacer que se añadan y eliminen asignados de trabajo automáticamente en determinadas etapas de flujo de trabajo.
Cubierto aquí:
- Paso 1. Definir los destinatarios de trabajo para etapas específicas de proyecto
- Segundo paso. Configure la automatización "Actualizar trabajo asignado a ".
- Paso 3. Observe el orden de las automatizaciones
- Cambie trabajo asignatarios al mover o añadir trabajos
Paso 1. Definir los destinatarios de trabajo
Tener asignados trabajo le ayuda a ver quién es responsable de un trabajo específico y también le permite filtrar por cada asignado a. Puedes configurar tantos asignados como quieras para cada trabajo y puedes hacer que todos aparezcan en tus tarjetastrabajo siempre que tengas activada esa opción en la configuración de tu proyecto.
Antes de añadir la automatización, tienes que decidir a qué miembro del equipo se le debe asignar un trabajo y cuándo lo necesita. Esto depende de la función o las responsabilidades del miembro de tu equipo, ya que tu gestor de ventas/preparador fiscal/revisor/etc. podría ser responsable de un trabajo sólo durante una determinada etapa de flujo de trabajo . Por ejemplo, puedes tener un trabajo asignado a un gestor de clientes en la primera etapa, luego al preparador en la siguiente, luego al revisor, etc.
Segundo paso. Configure la automatización "Actualizar trabajo asignado a ".
Para asegurarse de que todo su personal está asignado a trabajo mientras completa su parte en él, siga estos pasos:
1. Vaya a la configuración deproyecto , elija la etapa a la que desea añadir la automatización, haga clic en el enlace Añadir automatizaciones y, a continuación, elija Actualizar asignados de trabajo en el menú desplegable. 2. Elija el/los miembro(s) del equipo en la lista de cuentas.
2. Mientras crea la automatización, seleccione los empleados que desea añadir o eliminar como asignados automáticamente de trabajo .
La automatización puede configurarse de distintas maneras:
- Borrar asignados existentes en + Añadir asignados vacío:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados asignados quedan sin asignar, y el trabajo queda sin asignar. - Borrar asignados existentes en + Añadir asignados rellenado:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados asignados se desasignan, y los que aparecen en el campo Añadir asignados se asignan en su lugar al trabajo . - Borrar asignados existentes + Añadir asignados rellenado:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados asignados permanecen asignados al trabajo, y los que aparecen en el campo Añadir asignados también son asignados. - Borrar asignados existentes + Eliminar asignados rellenado:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados listados en el campo Eliminar asignados quedan sin asignar. - Añadir asignados completados + Eliminar asignados completados:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, los empleados listados en el campo Añadir asignados son asignados al trabajo, y los listados en Eliminar asignados son desasignados.
Una vez que un trabajo entra en escena, el trabajo asignado a se actualiza automáticamente.
Nota. Para la actualización trabajo asignado a automatización,no importa si el autoavanzar trabajos de la etapa esté activada. La automatización se activa automáticamente y no requiere acciones ni por parte del cliente ni por parte de empresa para completarse. Además, no se vincula ningún elemento a trabajo cuando se activa la automatización.
Paso 3. Observe el orden de las automatizaciones
Cuando construya proyectos complejos utilizando la automatización Actualizar trabajo asignados y las etapas y automatizaciones condicionales, tenga en cuenta el orden de las automatizaciones. Tenga en cuenta que las automatizaciones se activan una a una, de la primera a la última.
Compare las dos imágenes siguientes para comprenderlo mejor.
- En el ejemplo de la izquierda, se creará una tarea para un miembro del equipo asignado a trabajo en una etapa anterior y, a continuación, trabajo se asignará a otro miembro del equipo.
- En el ejemplo de la derecha, trabajo se asignará en primer lugar a un nuevo miembro del equipo y, a continuación, se creará la tarea para este miembro en concreto.
Para cambiar el orden de las automatizaciones, haga clic en cualquier automatización dentro del escenario, pase el ratón por encima del icono Mover y, a continuación, arrástrela y suéltela.
Consejo Si, durante la creación de la plantilla de tareas, no está seguro de la tarea específica asignado a, puede dejarla en blanco y, a continuación, activar la opción Asignar tarea a trabajo asignado a en Crear automatización de tareas junto con la opción Actualizar asignados trabajo automatización. De esta forma, la tarea se asignará a un miembro del equipo que haya sido asignado a trabajo después de que se active la automatización. Más información sobre la correspondencia de la tarea asignado a con trabajo asignado a .
Cambie trabajo asignatarios al mover o añadir trabajos
Las opciones que elija en la configuración de proyecto son las predeterminadas. Sin embargo, siempre puedes decidir qué miembros del equipo se asignarán o eliminarán al mover tu trabajos manualmente o al añadirlos a la proyecto.
Si hay una automatización Actualizar trabajo asignado a creada dentro de una etapa seleccionada a la que está moviendo trabajos , se muestra en una ventana emergente. Dispone de las siguientes opciones:
- Si desea que la automatización se active con la configuración predeterminada, déjelo como está
- Si no desea que se active la automatización, desmarque la casilla de verificación
- Si quieres cambiar la configuración de los asignados, añade o elimina los que necesites
- Si desea borrar todas las asignaciones existentes para trabajo, active Clear existing assignees
Además, puede ver los miembros del equipo asignados desde la vista de Kanban, así como añadir o eliminar asignados editando una tarjeta trabajo en el momento.
