trabajo estados: Visión general

trabajo Los estados te ayudan a hacer tu trabajo transparente y a gestionar los bloqueos que puedas tener. En cada proyecto, puedes configurar estados trabajo personalizados para gestionar sin problemas las excepciones trabajo dentro de proyecto sin necesidad de etapas adicionales. En este artículo, te diremos cómo los estados trabajo pueden simplificar tu flujo de trabajo y en qué se diferencian de las etapas.

trabajo estados, explicados

Por defecto, cada trabajo puede estar Activo o Archivado:

Si el trabajo está Activo, puede seguir moviéndose dentro del proyecto. No tiene bloqueadores y puedes trabajar con él.
Si el trabajo está Archivado, ha finalizado o se ha cancelado. Cuando ya no necesites un trabajo, puedes archivarlo manualmente. Puedes seguir accediendo a trabajos después de archivarlos.

También puedes configurar estados trabajo personalizados en cada proyecto. Dependiendo de proyecto, a veces puedes querer poner trabajos en espera. Por ejemplo, utilizar estados trabajo personalizados es útil para:

Peticiones adicionales. Gestionar cambios en los requisitos del cliente o en los niveles de servicio.
Ampliación de plazo. Gestiona trabajos que requiera tiempo adicional, como para IRS presentaciones.
Falta información. Dirección trabajos atascada por falta de datos necesarios del cliente.

Además, los estados personalizados de trabajo son buenos para la supervisión y visibilidad del proyecto: Puedes utilizarlos para proporcionar un estado transparente updates a todos los miembros del equipo.

En general, el proceso de utilización de los estados personalizados de trabajo es el siguiente:

Crea estados personalizados desde la tarjeta trabajo o en los ajustes de proyecto . Añade automatizaciones si es necesario.
Una vez que haya un bloqueador, cambia el estado de trabajoa uno personalizado. Esto no cambiará el estado en el que se encuentra el trabajo . Se activarán las automatizaciones para el estado personalizado (si las hay).
Cuando se hayan resuelto todos los bloqueos, mueve el trabajo de nuevo al estado Activo . Esto puede hacerse manualmente o completando los elementos vinculados relacionados con las automatizaciones de estado personalizadas.
Una vez que trabajo vuelve al estado Activo , se desplaza a través de proyecto dentro del flujo común.

Estados personalizados de trabajo frente a las etapas de proyecto

Aunque tanto el estado trabajo como las etapas proyecto indican diferentes estados trabajo en una proyecto, es importante comprender las diferencias entre ellos:

Las etapas son pasos ordenados en el proceso. Siguen una secuencia específica, de modo que siempre sabes lo que viene a continuación. Los estados no están ordenados. Un trabajo puede permanecer en el mismo estado hasta el final. Cuando se cambia un estado a uno personalizado, el trabajo permanece en la misma etapa y no avanza.
Las etapas pueden incluir automatizaciones para hacer avanzar a trabajos cuando se cumplan determinadas condiciones, guiando a trabajo hacia su etapa final. Los estados personalizados de trabajo también pueden incluir automatizaciones, pero sólo pueden provocar el cambio de estado a Activo, indicando que trabajo ya no está bloqueado y puede seguir avanzando.

Para una proyecto clara y eficaz, utiliza etapas para los pasos obligatorios y estados personalizados para las excepciones, como la espera de documentos o la gestión de solicitudes especiales. Esto mantiene tu vista proyecto sencilla y fácil de seguir.

Estados personalizados de trabajo frente a estados orientados al cliente de trabajo

Aunque tanto el estado trabajo como el estado trabajo de cara al cliente indican el estado trabajo , es esencial comprender las diferencias entre ellos:

Los estados trabajo personalizados indican bloqueos y acciones adicionales necesarias y no están relacionados con ninguna etapa en particular, mientras que los estados trabajo orientados al cliente están asociados a etapas proyecto concretas.
trabajo no son visibles para los clientes y sirven para la comodidad de tu equipo, mientras que los estados trabajo de cara al cliente pretenden eliminar la comunicación adicional y hacer que el progreso de trabajo sea transparente para los clientes.

Los estados personalizados de trabajo y los estados de cara al cliente de trabajo pueden utilizarse juntos y complementarse. Por ejemplo, cuando el estado personalizado se cambia a Necesita extensión, también puedes cambiar el estado de cara al cliente a En espera.

Automatizaciones de estado

Con los estados personalizados de trabajo , puedes configurar automatizaciones que se activarán cuando muevas trabajos a un estado concreto. Puedes utilizar todas las automatizaciones que utilizas en proyectos. De esta forma, puedes, por ejemplo

Crea automáticamente una tarea para que los miembros de tu equipo ajusten el alcance del servicio cuando gestionen solicitudes adicionales.
Envía una solicitud de cliente o un mensaje a un cliente con una consulta precumplimentada sobre los elementos que faltan.
Genera un formulario para recopilar todos los documentos e información necesarios.

Una vez completadas todas las acciones requeridas por esta transición de estado (por ejemplo, se marcan las tareas como realizadas o se pagan las facturas), el estado trabajo vuelve a cambiar automáticamente a Activo. Sin embargo, si no hay automatizaciones o sólo necesitas reactivar trabajo, siempre puedes cambiar el estado a Activo manualmente.

Personaliza los estados de trabajo en las tarjetas trabajo

El estado personalizado trabajo es claramente visible en las tarjetas trabajo dentro de proyecto. Puedes cambiarlo directamente desde la tarjeta trabajo . Si es necesario, puedes incluso añadir un nuevo estado personalizado directamente desde la tarjeta trabajo y configurar sus automatizaciones desde allí.