trabajos (Básico): Crear y aplicar plantillas trabajo

La creación de plantillas trabajo le ahorrará mucho tiempo y es imprescindible para trabajar con eficacia. Las necesitará para todos los procedimientos que utilice con frecuencia, así como para añadir trabajos a proyectos.

Cubierto aquí: 

Creación de plantillas trabajo

Una plantilla trabajo es creada por un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o cualquier miembro del equipo que tenga derechos de acceso para gestionar plantillas.

Para crear una plantilla trabajo , vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda, abra la pestaña trabajos pestaña haz clic Crear plantilla.

Consulte a continuación los detalles sobre cada campo numerado de la ventana Crear plantilla trabajo :

1. Nombre de la plantilla: Dé un nombre a la plantilla trabajo ; lo que verá cuando la seleccione. Por ejemplo: Declaración 1040.

2. trabajo nombre: Es el nombre que aparece en las tarjetas trabajo en un proyecto. El shortcodes añaden datos dinámicos, como el nombre específico de la cuenta y la fecha de vencimiento, para que trabajos sea fácilmente identificable (véase la sección siguiente).

3. Asignados: Seleccione el miembro del equipo para trabajo. Para más información sobre la asignación de trabajos, vaya aquí.

4. Prioridad: Elija el nivel de prioridad para la trabajo: BAJA, ALTA, MEDIA o URGENTE.

5. Descripción: Utiliza diferentes formatos de texto, emojis, viñetas, listas numeradas, enlaces e incluso shortcodes aquí. En shortcodes añadir datos dinámicos -como el nombre de la cuenta específica y la fecha de vencimiento- para añadir automáticamente información más específica a la descripción de trabajo (véase la sección siguiente).

6. Fecha de inicio. Es la fecha en la que el miembro del equipo asignado debe empezar a trabajar en un trabajo. No es la misma que la fecha de creación de trabajo . El trabajo es visible dentro de un proyecto una vez creado, pero no es visible en la vista de calendario a menos que se establezcan lasfechas de Inicio y/o Vencimiento

7. Fecha de vencimiento: Es la fecha en la que el trabajo debe completarse, calculado a partir de la fecha de inicio. Cuando lo tengas configurado, puedes modificar fácilmente la vista de Calendario para ver todas tus fechas de vencimiento dentro del Calendario. Esto también influye en el color de los contadores en el trabajo tarjeta.

Las fechas de inicio y vencimiento se consideran relativas o absolutas (aproximadas o empresa):

  • Relativo (predeterminado): Establezca un período de tiempo para el tiempo después de la fecha de inicio del trabajo (p. ej., comenzar un día después de la trabajo fue creado; dos semanas después de la fecha de inicio). Si no se ha establecido una fecha de inicio, la fecha de vencimiento se calcula a partir de la trabajo fecha de creación. Tenga en cuenta que no puede establecer más de 10 000 unidades (días/meses/años).
  • Absoluto: active Fechas absolutas para establecer las fechas de inicio y vencimiento a partir del calendario (por ejemplo, 15 de abril).

8. Estado de cara al cliente: Active Mostrar en el portal del cliente para configurar un estado trabajo que será visible para los clientes cuando el trabajo se añada a un proyecto. Aquí encontrará más información sobre la asignación del estado de cara al cliente a través de la plantilla trabajo .

9. Añada un comentario: Deje aquí cualquier nota útil; por ejemplo, algo que los miembros de su equipo necesiten saber para hacer el trabajo.

10. Añada una página wiki: Si tienes instrucciones internas para este tipo de trabajo, enlázalas a la plantilla para los miembros de tu equipo. Para más detalles, vaya aquí.

11. Guardar y Salir, Guardar y Cancelar: Haga clic en Guardar y Salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas, Guardar para conservar los cambios y continuar editando la plantilla o Cancelar para salir sin guardar.

Personalización de los nombres y descripciones de trabajo con shortcodes

While creating a job template, include dynamic data—such as the account name or due date—in a job’s name, job's name and description for a client. This way, you can: 

  • Distinga fácilmente trabajos por los detalles específicos de sus nombres una vez que estén dentro de proyecto y se muestren en las tarjetas de trabajo .
  • Añada automáticamente información más específica a la descripción de trabajo .
  • Share specific information in the job's name and description for a client.

Seleccionando estos shortcodes, puede incluir cualquiera de estos detalles en un trabajo's name, trabajo's name for a client or description:

  • Nombre de la cuenta: la cuenta a la que pertenece trabajo
  • Campo personalizado de cuenta: cualquier campo personalizado de cuenta
  • Fecha shortcodes: cualquier fecha, como una fecha de vencimiento establecida en la plantilla trabajo
  • proyecto periodicidad: la configuración de horarios de trabajoen el proyecto
  • Prioridad: la prioridad establecida en la plantilla trabajo

Aquí encontrará algunos ejemplos de nombres o descripciones de trabajo con shortcodes y cómo aparecerían en un proyecto o para el cliente:

trabajo nombre con shortcodes Lo que verá en proyecto/ Lo que verá su cliente en su portal
Nómina para [ACCOUNT_NAME], con vencimiento en [DUE_DATE]. Nómina de Otto Mann, con vencimiento en mayo-12-2021
1040, [NOMBRE_CUENTA], [PRIORIDAD] 1040, ACME Corp., Alta
Nómina mensual, [CURRENT_MONTH_NAME][CURRENT_YEAR] Nómina mensual, mayo 2021

Aplicación de plantillas trabajo

Una vez que disponga de algunas plantillas de trabajo , podrá acelerar el proceso de creación de trabajos. Las plantillas de trabajo se aplican manualmente o de forma automática seleccionando una predeterminada (véase más abajo).

Para aplicar una plantilla trabajo manualmente:

1. Cree un nuevo trabajo, descrito aquí.

2. Añada cuentas e indique la dirección proyecto.

3. Haga clic en la lista Plantilla para ampliarla y seleccione la plantilla que desee. Compruebe los detalles de la plantilla; edítelos si es necesario.

4. Continúe creando la página trabajo haciendo clic en Añadir en la parte inferior izquierda.

Plantilla predeterminada trabajo

La plantilla predeterminada trabajo es la que se aplica automáticamente a todas las trabajos que se crean dentro de una proyecto. Para establecer la plantilla predeterminada trabajo , haga clic en el nombre proyecto dentro de la página proyectos página, ya sea desde Plantillas o flujo de trabajo secciones. 

Una vez elegida la plantilla por defecto de trabajo , se aplica automáticamente...

  • ...cuando se añade manualmente una trabajo a la proyecto.
  • ...cuando un trabajo recurrente se añade automáticamente al proyecto de acuerdo con los ajustes de programación. Para más detalles, vaya aquí.
  • ...cuando un trabajo se añade automáticamente al proyecto según la configuración del formulario de inscripción del cliente. Para más detalles, vaya aquí.

Edición de plantillas trabajo

Para realizar cambios en una plantilla trabajo :

1. Vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, seleccione trabajoshaz clic en el nombre de la plantilla trabajo de la lista o seleccione Editar en el desplegable.

2. Realice los cambios en la plantilla trabajo , haz clic el botón Guardar y Salir.

Duplicación de plantillas trabajo

Cree nuevas plantillas trabajo a partir de las existentes: Haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la plantilla trabajo y seleccione Duplicar en el menú desplegable. La copia de la plantilla trabajo se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Formulario 940 (2)).

Eliminación de plantillas trabajo

Para eliminar completamente una plantilla trabajo , vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, seleccione trabajoshaz clic haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la plantilla trabajo , seleccione Eliminar en el menú desplegable y haga clic en el botón Eliminar para confirmar.

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