Crea y aplica plantillas de trabajo

Crear plantillas trabajo te ahorrará mucho tiempo y es imprescindible para trabajar con eficacia. Las necesitarás para todos tus procedimientos de uso frecuente, así como para añadir trabajos a proyectos.

Crear plantillas trabajo

Una trabajo es creada por elPropietario de la Empresa, un administrador cualquier miembro del equipo que tenga derechos de acceso para gestionar plantillas .

Para crear una plantilla de trabajo , ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, abre el menú trabajoshaz clic Crear plantilla.

Consulta a continuación los detalles de cada campo numerado en la ventana Crear plantilla de trabajo :

a. Nombre de la plantilla: Dale a la plantilla de trabajo un nombre que verás al seleccionarla (por ejemplo, Declaración 1040).

b. Job name: Give the job name displayed on the job cards in a pipeline. Use shortcodes to add dynamic data (such as the specific account name and due date) to make jobs easily identifiable. 

c. Presupuesto de tiempo: Establece el tiempo que se debe asignar para completar el trabajo Este campo solo está disponible para empresa , los administradores y los miembros del equipo con el derecho de acceso Gestionar presupuesto de tiempo .  

d. Prioridad: Elige el nivel de prioridad del trabajo: Bajo, Alto, Medio o Urgente.

e. Description: Use different text formatting, emojis, bullets, numbered lists, links and even shortcodes here. The shortcodes add dynamic data to automatically add more specific information to a job description.

f. Asignados: Selecciona uno o más asignatarios de tareas. Puedes seleccionar miembros del Equipo o Roles:

• Miembros del equipo: Selecciona el nombre de un miembro del equipo o varios nombres.

• Funciones: Selecciona un rol o roles de la cuenta. Una vez creado el trabajo a partir de la plantilla, todos los miembros del equipo asignados a los roles relevantes en una cuenta de cliente serán asignados al trabajo.

g. Fecha de inicio: establece la fecha en la que el miembro del equipo asignado debe empezar a trabajar en un trabajo. No es lo mismo que la fecha trabajo . El trabajo visible dentro de un proyecto creado, pero no es visible en la vista de calendario a menos que establezcas las fechas de inicio y/o vencimiento.

h. Fecha de vencimiento: establece la fecha en la que trabajo completarse el trabajo , calculada a partir de la fecha de inicio. Una vez establecida, puedes ajustar fácilmente la vista del calendario para ver todas las fechas de vencimiento dentro del calendario . Esto también influye en el color de los contadores de la trabajo .

Las fechas de inicio y vencimiento se consideran relativas o absolutas (aproximadas o empresa):

• Relativo (por defecto): Establece un periodo de tiempo para saber cuánto tiempo después de la fecha de inicio vence el trabajo (por ejemplo, empezar un día después de la creación del trabajo ; terminar dos semanas después de la fecha de inicio). Si no se ha establecido ninguna fecha de inicio, la fecha de vencimiento se calcula a partir de la fecha de creación del trabajo . Ten en cuenta que no puedes establecer más de 10.000 unidades (días/meses/años).

• Absoluto: Activa Fechas absolutas para establecer las fechas de inicio y vencimiento a partir del calendario (por ejemplo, el 15 de abril).

i. Fecha de recepción y fecha límite interna: Establece fechas predeterminadas para la recepción de los documentos del cliente (fecha de recepción) y tu objetivo de finalización interna (fecha límite interna). Ambos campos son opcionales y funcionan independientemente de las fechas de inicio y vencimiento. Para obtener más información, consulta el artículo sobre el seguimiento de la recepción de documentos y las fechas límite internas para trabajos

j. Estado visible para el cliente: activa la opción Mostrar en el portal del cliente para configurar un trabajo que será visible para los clientes cuando el trabajo añada a un proyecto. Aquí encontrarás más información sobre cómo asignar el estado visible para el cliente a través de la trabajo .

k. Añadir: Haz clic para habilitar un comentario o una sección de la página wiki para la trabajo . 

l. Comentario (primero, haz clic en «j»): Deja aquí cualquier nota útil. Por ejemplo, especifica los detalles que los miembros de tu equipo puedan necesitar saber para realizar el trabajo

m. Añade una página wiki (primero, haz clic en «j»): Deja instrucciones internas adecuadas para este tipo de trabajo los miembros de tu equipo.

n. Guardar y salir, Guardar y cancelar: Haz clic en Guardar y salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas; Guarda para conservar los cambios y seguir editando la plantilla o Cancela para salir sin guardar.

Personalice los nombres y descripciones de trabajo con shortcodes

Al crear una plantilla de trabajo , incluye datos dinámicos -como el nombre de la cuenta o la fecha de vencimiento- en el nombre del trabajo, el nombre del trabajoy la descripción de un cliente. De esta forma, podrás 

• Distinga fácilmente trabajos por los detalles específicos de sus nombres una vez que estén dentro de proyecto y se muestren en las tarjetas de trabajo .

• Añada automáticamente información más específica a la descripción de trabajo .

• Comparte información específica en el nombre y la descripción trabajopara un cliente.

  

By selecting these shortcodes, you can include any of these details in a job’s name, job’s name for a client or a description:

• Nombre de la cuenta: La cuenta a la que corresponde el trabajo

• Campo personalizado de la cuenta: cualquier campo personalizado de la cuenta.

• Date shortcodes : Any date, such as a due date set in the job template

• proyecto periodicidad: La configuración de la programación de trabajo's en el seleccionado proyecto

• Prioridad: La prioridad establecida en la plantilla de trabajo

Aquí encontrará algunos ejemplos de nombres o descripciones de trabajo con shortcodes y cómo aparecerían en un proyecto o para el cliente:

Aplique las plantillas de trabajo

Una vez que tengas algunas trabajo , podrás acelerar el proceso de creación trabajos. trabajo se aplican de forma manual o automática seleccionando un valor predeterminado.

Para aplicar una plantilla trabajo manualmente:

1. Crea un nuevo trabajo

2. Añade cuentas e indica el proyecto.

3. Haz clic en la listade plantillas para expandirla y, a continuación, selecciona la plantilla que desees. Comprueba los detalles de la plantilla y edítalos si es necesario.

4. Continúa creando el trabajo haciendo clic en Añadir en la parte inferior izquierda.

   

Plantilla predeterminada trabajo

La plantilla de trabajo por defecto se aplica automáticamente a todos los trabajos creados dentro de un proyecto. Para establecerla, haz click en el nombre del proyecto en la pestaña proyectos de la página Plantillas o flujo de trabajo o flujo de trabajo. 

Una vez elegida la plantilla de trabajo por defecto, se aplica automáticamente...

• ...cuando se añade manualmente un trabajo al proyecto.

• ... cuando un trabajo recurrente trabajo añade automáticamente al proyecto la configuración del calendario. Para obtener más detalles, ve aquí .

• ... cuando trabajo añade automáticamente un trabajo al proyecto la configuración del formulario de registro del cliente. Para obtener más información, ve aquí.

Editar plantillas trabajo

Para realizar cambios en una plantilla trabajo :

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, selecciona trabajoshaz clic el nombre de la plantilla de trabajo en la lista o selecciona Editar en el desplegable.

2. haz clic cambios en la plantilla de trabajo , haz clic en el botón Guardar y salir.

Plantillas duplicadas trabajo

Crea nuevas plantillas de trabajo a partir de las existentes: Haz clic en los tres puntos situados a la derecha de la plantilla de trabajo y selecciona Duplicar en el desplegable. La copia de la plantilla de trabajo se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Formulario 940 (2)).

Borrar plantillas trabajo

Para eliminar completamente una plantilla de trabajo , ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, selecciona trabajoshaz clic clic en los tres puntos a la derecha de la plantilla de trabajo , selecciona Eliminar en el desplegable, haz clic en el botón Eliminar para confirmar.