trabajos (Básico): Crear y aplicar plantillas

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La creación de plantillas te ahorrará mucho tiempo y es imprescindible para trabajar con eficacia. Las necesitarás para todos los procedimientos que utilices con frecuencia, así como para añadir trabajos a los proyectos.

Cubierto aquí: 

• Creación de Plantillas de Trabajo
• Personalización de los Nombres de los Trabajos con Shortcodes
• Aplicación de Plantillas de Trabajo
• Plantilla de trabajo por defecto
• Edición de Plantillas de Trabajo
• Duplicación de Plantillas de Trabajo
• Eliminación de Plantillas de Trabajo

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Creación de Plantillas de Trabajo

Una plantilla trabajo es creada por un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o cualquier miembro del equipo que tenga derechos de acceso para gestionar plantillas.

Para crear una plantilla de trabajo, dirígete a Configuración en la barra lateral izquierda, selecciona Plantillas en la barra de menú, abre la pestaña Trabajos y haz clic en Crear plantilla.

Consulte a continuación los detalles sobre cada campo numerado de la ventana Crear plantilla trabajo :

1. Nombre de la plantilla: Dé un nombre a la plantilla de trabajo; lo que verás cuando la selecciones. Por ejemplo: IRPF.

2. Nombre del trabajo: Este es el nombre que se muestra en las tarjetas de trabajo en un proyecto. Los shortcodes añaden datos dinámicos -como el nombre de la cuenta específica y la fecha de vencimiento- para que los trabajos sean fácilmente identificables (ve la sección siguiente).

3. Asignados: Selecciona el miembro del equipo para el trabajo. Para más información sobre la asignación de trabajos, dirígete aquí.

4. Prioridad: Elige el nivel de prioridad del trabajo: BAJO, ALTO, MEDIO o URGENTE.

5. Descripción: Utiliza aquí diferentes formatos de texto, emojis, viñetas, listas numeradas e incluso enlaces.

6. Fecha de inicio. Es la fecha en la que el miembro del equipo asignado debe empezar a trabajar en un trabajo. No es la misma que la fecha de creación de trabajo . El trabajo es visible dentro de un proyecto una vez creado, pero no es visible en la vista de calendario a menos que se establezcan lasfechas de Inicio y/o Vencimiento. 

7. Fecha de vencimiento : Esta es la fecha en la que trabajo tiene que estar terminado. Cuando la tengas configurada, podrás modificar fácilmente la vista del Calendario para ver todas tus fechas de vencimiento dentro del Calendario. Esto también influye en el color de los contadores de la tarjeta trabajo .

Las fechas de inicio y vencimiento se consideran relativas o absolutas (aproximadas o empresa):

• Relativo (por defecto): Establezca un periodo de tiempo relativo a la fecha de creación de trabajo (por ejemplo, empezar un día después de la creación de trabajo ; terminar dos semanas después de su creación). Tenga en cuenta que no puede establecer más de 10 000 unidades (días/meses/años).
• Absoluto: active Fechas absolutas para establecer las fechas de inicio y vencimiento a partir del calendario (por ejemplo, 15 de abril).

8. Añada un comentario: Deje aquí cualquier nota útil; por ejemplo, algo que los miembros de su equipo necesiten saber para hacer el trabajo.

9. Añada una página wiki: Si tienes instrucciones internas para este tipo de trabajo, enlázalas a la plantilla para los miembros de tu equipo. Para más detalles, vaya aquí.

10. Guardar: Una vez guardada la plantilla, estará lista para ser utilizada en proyecto.

Personalización de los Nombres de los Trabajos con Shortcodes

Al crear una plantilla de trabajo, incluye datos dinámicos -como el nombre de la cuenta o la fecha de vencimiento- en el nombre del trabajo. De este modo, podrás distinguir fácilmente los trabajos por los detalles específicos de sus nombres una vez que estén dentro de una proyecto y se muestren en las tarjetas de trabajo. 

Al seleccionar estos shortcodes, puede incluir cualquiera de estos detalles en el nombre de un trabajo:

• Nombre de la cuenta: la cuenta a la que pertenece trabajo
• Campo personalizado de la cuenta: cualquier campo personalizado de la cuenta
• Fecha de creación: fecha de creación de trabajo
• Día de la Creación: el día en que se crea trabajo
• Mes de creación: el mes de creación de trabajo
• Año de creación: año de creación de trabajo
• Fecha de vencimiento: la fecha de vencimiento establecida en la plantilla trabajo
• Periodicidad del proyecto: la configuración de la programación del trabajo en el proyecto seleccionado
• Prioridad: la establecida en la plantilla trabajo

Aquí encontrarás algunos ejemplos de nombres de trabajos con shortcodes y cómo aparecerían en un proyecto:

Aplicación de Plantillas de Trabajo

Una vez que tengas algunas plantillas de trabajo, podrás acelerar el proceso de creación de trabajos. Las plantillas de trabajo se aplican manualmente o automáticamente seleccionando una por defecto (ver más abajo).

Para aplicar una plantilla de trabajo manualmente:

1. Crea un nuevo trabajo, descrito aquí.

2. Añade cuentas e indica el proyecto.

3. Haz clic en la lista de plantillas para ampliarla y selecciona la plantilla que deseas. Comprueba los detalles de la plantilla; edítalos si es necesario.

4. Continúa creando el trabajo haciendo clic en Añadir en la parte inferior izquierda.

Plantilla de trabajo por defecto

La plantilla por defecto trabajo es la que se aplica automáticamente a todos los trabajos que se crean dentro de un proyecto. Para establecer la plantilla por defecto trabajo , haga clic en el nombre proyecto dentro de la sección proyectos sección Configuración o flujo de trabajo. 

Una vez elegida la plantilla por defecto de trabajo , se aplica automáticamente...

• ...cuando un trabajo se agrega manualmente al proyecto.
• ...cuando un trabajo recurrente se añade automáticamente al proyecto de acuerdo con la configuración de la programación. Para más detalles, dirígete aquí.
• ...cuando un trabajo se añade automáticamente al proyecto según la configuración del formulario de inscripción del cliente. Para más detalles, dirígete aquí.
  

Edición de Plantillas de Trabajo

Para realizar cambios en una plantilla de trabajo:

1. Vaya a Configuración en el menú de la barra lateral izquierda, seleccione Plantillas en la barra de menú, vaya a trabajos, haz clic en el nombre de la plantilla trabajo de la lista o seleccione Editar en el desplegable.

2. Realiza los cambios en la plantilla de trabajo y a continuación, haz clic en el botón Guardar.

Duplicación de Plantillas de Trabajo

Crea nuevas plantillas de trabajo a partir de las existentes: Haz clic en los tres puntos situados a la derecha de la plantilla de trabajo y selecciona Duplicar en el menú desplegable. La copia de la plantilla de trabajo se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Formulario 940 (2)).

Eliminación de Plantillas de Trabajo

Para eliminar completamente una plantilla de trabajo, ve a Configuración en el menú de la barra lateral izquierda, selecciona Plantillas en la barra de menús, ve a Trabajos, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho de la plantilla de trabajo, selecciona Eliminar en el desplegable y, a continuación, haz clic en el botón Eliminar para confirmar.