Crea y aplica plantillas de trabajo

Crear plantillas trabajo te ahorrará mucho tiempo y es imprescindible para trabajar con eficacia. Las necesitarás para todos tus procedimientos de uso frecuente, así como para añadir trabajos a proyectos.

Crear plantillas trabajo

A job template is created by a firm owner, an admin or any team member who has access rights to manage templates .

Para crear una plantilla de trabajo , ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, abre el menú trabajoshaz clic Crear plantilla.

Consulta a continuación los detalles de cada campo numerado en la ventana Crear plantilla de trabajo :

a. Nombre de la plantilla: Dale a la plantilla de trabajo un nombre que verás al seleccionarla (por ejemplo, Declaración 1040).

b. Job name: Give the job name displayed on the job cards in a pipeline. Use shortcodes to add dynamic data (such as the specific account name and due date) to make jobs easily identifiable. 

c. Time budget: Set the time that should be allocated to completing the job . This field is available only to firm owners, admins and team members with the Manage time budget access right . 

d. Prioridad: Elige el nivel de prioridad del trabajo: Bajo, Alto, Medio o Urgente.

e. Description: Use different text formatting, emojis, bullets, numbered lists, links and even shortcodes here. The shortcodes add dynamic data to automatically add more specific information to a job description.

f. Asignados: Selecciona uno o más asignatarios de tareas. Puedes seleccionar miembros del Equipo o Roles:

• Miembros del equipo: Selecciona el nombre de un miembro del equipo o varios nombres.

• Funciones: Selecciona un rol o roles de la cuenta. Una vez creado el trabajo a partir de la plantilla, todos los miembros del equipo asignados a los roles relevantes en una cuenta de cliente serán asignados al trabajo.

g. Start date: Set the date when the assigned team member should start working on a job. It’s not the same as the job creation date. The job is visible inside a pipeline once it is created, but it is not visible in the calendar view unless you set the Start and/or Due dates.

h. Due date: Set the date by which the job must be completed, calculated from the start date. When you have it set, you can easily tweak your calendar view to see all your due dates inside the calendar . This also influences the color of the counters on the job card.

Las fechas de inicio y vencimiento se consideran relativas o absolutas (aproximadas o empresa):

• Relativo (por defecto): Establece un periodo de tiempo para saber cuánto tiempo después de la fecha de inicio vence el trabajo (por ejemplo, empezar un día después de la creación del trabajo ; terminar dos semanas después de la fecha de inicio). Si no se ha establecido ninguna fecha de inicio, la fecha de vencimiento se calcula a partir de la fecha de creación del trabajo . Ten en cuenta que no puedes establecer más de 10.000 unidades (días/meses/años).

• Absoluto: Activa Fechas absolutas para establecer las fechas de inicio y vencimiento a partir del calendario (por ejemplo, el 15 de abril).

i. Intake and internal deadline: Set default dates for when you receive the client’s documents (Intake date) and your internal completion target (Internal deadline). Both fields are optional and work independently from Start and Due dates. Read more in the article on tracking document intake and internal deadlines for jobs .

j. Client-facing status: Toggle Show in the client portal to set up a job status that will be visible to clients when the job is added to a pipeline. Here’s more on assigning the client-facing status via the job template.

k. Add: Click to enable a comment or a wiki page section for the job template. 

l. Comment (first, click “j”): Leave any useful notes here. For example, specify details your team members might need to know to do the job.

m. Add a wiki page (first, click “j”): Leave internal instructions suitable for this kind of job for your team members.

n. Save & exit, Save and Cancel: Click Save & exit to save the template and go back to the templates list; Save to keep your changes and continue editing the template or Cancel to exit without saving.

Personalice los nombres y descripciones de trabajo con shortcodes

Al crear una plantilla de trabajo , incluye datos dinámicos -como el nombre de la cuenta o la fecha de vencimiento- en el nombre del trabajo, el nombre del trabajoy la descripción de un cliente. De esta forma, podrás 

• Distinga fácilmente trabajos por los detalles específicos de sus nombres una vez que estén dentro de proyecto y se muestren en las tarjetas de trabajo .

• Añada automáticamente información más específica a la descripción de trabajo .

• Share specific information in the job’s name and description for a client.

  

By selecting these shortcodes, you can include any of these details in a job’s name, job’s name for a client or a description:

• Nombre de la cuenta: La cuenta a la que corresponde el trabajo

• Account custom field: Any custom account field

• Date shortcodes : Any date, such as a due date set in the job template

• proyecto periodicidad: La configuración de la programación de trabajo's en el seleccionado proyecto

• Prioridad: La prioridad establecida en la plantilla de trabajo

Aquí encontrará algunos ejemplos de nombres o descripciones de trabajo con shortcodes y cómo aparecerían en un proyecto o para el cliente:

Aplique las plantillas de trabajo

Once you have some job templates, you can speed up the process of creating jobs. Job templates are applied manually or automatically by selecting a default .

Para aplicar una plantilla trabajo manualmente:

1. Create a new job .

2. Add accounts and indicate the pipeline.

3. Click the Template list to expand it, then select the template you want. Check the template details; edit them if needed.

4. Continúa creando el trabajo haciendo clic en Añadir en la parte inferior izquierda.

   

Plantilla predeterminada trabajo

La plantilla de trabajo por defecto se aplica automáticamente a todos los trabajos creados dentro de un proyecto. Para establecerla, haz click en el nombre del proyecto en la pestaña proyectos de la página Plantillas o flujo de trabajo o flujo de trabajo. 

Una vez elegida la plantilla de trabajo por defecto, se aplica automáticamente...

• ...cuando se añade manualmente un trabajo al proyecto.

• …when a recurring job is automatically added to the pipeline according to the schedule settings. For more details, go here .

• …when a job is automatically added to the pipeline according to the settings of the client sign-up form. For more details, go here .

Editar plantillas trabajo

Para realizar cambios en una plantilla trabajo :

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, selecciona trabajoshaz clic el nombre de la plantilla de trabajo en la lista o selecciona Editar en el desplegable.

2. haz clic cambios en la plantilla de trabajo , haz clic en el botón Guardar y salir.

Plantillas duplicadas trabajo

Crea nuevas plantillas de trabajo a partir de las existentes: Haz clic en los tres puntos situados a la derecha de la plantilla de trabajo y selecciona Duplicar en el desplegable. La copia de la plantilla de trabajo se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Formulario 940 (2)).

Borrar plantillas trabajo

Para eliminar completamente una plantilla de trabajo , ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, selecciona trabajoshaz clic clic en los tres puntos a la derecha de la plantilla de trabajo , selecciona Eliminar en el desplegable, haz clic en el botón Eliminar para confirmar.