trabajos (Básico): Crear y aplicar plantillas trabajo

La creación de plantillas trabajo le ahorrará mucho tiempo y es imprescindible para trabajar con eficacia. Las necesitará para todos los procedimientos que utilice con frecuencia, así como para añadir trabajos a proyectos.

Crear plantillas trabajo

Una plantilla trabajo es creada por un empresa Propietario de la Empresa , un administrador o cualquier miembro del equipo que tenga derechos de acceso para gestionar plantillas.

Para crear una plantilla trabajo , vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda, abra la pestaña trabajos pestaña haz clic Crear plantilla.

Consulte a continuación los detalles sobre cada campo numerado en la ventana Crear plantilla trabajo :

a. Nombre de la plantilla: Asigne a la plantilla trabajo un nombre que verá al seleccionarla (por ejemplo, Declaración 1040).

b. trabajo nombre: Asigne el nombre trabajo que aparece en las tarjetas trabajo en un proyecto. Utilice shortcodes para añadir datos dinámicos (como el nombre específico de la cuenta y la fecha de vencimiento) para que trabajos sea fácilmente identificable. 

c. Asignados: Seleccione el miembro del equipo para el trabajo. 

d. Presupuesto de tiempo: Establezca el tiempo que debe asignarse para completar la trabajo. Este campo sólo está disponible para los propietarios de empresa , los administradores y los miembros del equipo con el derecho de acceso Gestionar presupuesto de tiempo. 

e. Prioridad: Elija el nivel de prioridad para la trabajo: Baja, Alta, Media o Urgente.

f. Descripción: Utilice diferentes formatos de texto, emojis, viñetas, listas numeradas, enlaces e incluso shortcodes aquí. shortcodes añade datos dinámicos para añadir automáticamente información más específica a una descripción de trabajo .

g. Fecha de inicio: Establezca la fecha en la que el miembro del equipo asignado debe empezar a trabajar en un trabajo. No es la misma que la fecha de creación de trabajo . El trabajo es visible dentro de un proyecto una vez creado, pero no es visible en la vista de calendario a menos que establezca lasfechas de Inicio y/o Vencimiento. 

h. Fecha de vencimiento: Establezca la fecha en la que debe completarse la trabajo , calculada a partir de la fecha de inicio. Cuando la haya establecido, podrá modificar fácilmente la vista del calendario para ver todas las fechas de vencimiento dentro del calendario. Esto también influye en el color de los contadores de la tarjeta trabajo .

Las fechas de inicio y vencimiento se consideran relativas o absolutas (aproximadas o empresa):

• Relativo (predeterminado): Establezca un período de tiempo para el tiempo después de la fecha de inicio del trabajo (p. ej., comenzar un día después de la trabajo fue creado; dos semanas después de la fecha de inicio). Si no se ha establecido una fecha de inicio, la fecha de vencimiento se calcula a partir de la trabajo fecha de creación. Tenga en cuenta que no puede establecer más de 10 000 unidades (días/meses/años).
• Absoluto: active Fechas absolutas para establecer las fechas de inicio y vencimiento a partir del calendario (por ejemplo, 15 de abril).

i. Estado de cara al cliente: Active Mostrar en el portal del cliente para configurar un estado trabajo que será visible para los clientes cuando el trabajo se añada a un proyecto. Aquí encontrará más información sobre la asignación del estado de cara al cliente a través de la plantilla trabajo .

j. Añadir: Haga clic para habilitar un comentario o una sección de página wiki para la plantilla trabajo . 

k.Comente (primero, haga clic en "j"): Deje aquí cualquier nota útil. Por ejemplo, especifique detalles que los miembros de su equipo puedan necesitar saber para realizar la trabajo.

l. Añade una página wiki (primero, haz clic en "j"): Deje instrucciones internas adecuadas para este tipo de trabajo para los miembros de su equipo.

m. Guardar y salir, Guardar y Cancelar: Haga clic en Guardar y salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas; Guardar para conservar los cambios y seguir editando la plantilla o Cancelar para salir sin guardar.

Personalice los nombres y descripciones de trabajo con shortcodes

Al crear una plantilla trabajo , incluya datos dinámicos -como el nombre de la cuenta o la fecha de vencimiento- en el nombre de trabajo, el nombre de trabajo y la descripción de un cliente. De este modo, podrá 

• Distinga fácilmente trabajos por los detalles específicos de sus nombres una vez que estén dentro de proyecto y se muestren en las tarjetas de trabajo .
• Añada automáticamente información más específica a la descripción de trabajo .
• Compartir información específica en el trabajo's nombre y descripción de un cliente.

Seleccionando estos shortcodes, puede incluir cualquiera de estos detalles en un trabajo's name, trabajo's name for a client or a description:

• Nombre de la cuenta: La cuenta a la que pertenece trabajo
• Campo personalizado de cuenta: Cualquier campo personalizado de la cuenta
• Fecha shortcodes: Cualquier fecha, como una fecha de vencimiento establecida en la plantilla trabajo
• proyecto periodicidad: La configuración de la programación de trabajo's en el seleccionado proyecto
• Prioridad: La prioridad establecida en la plantilla trabajo

Aquí encontrará algunos ejemplos de nombres o descripciones de trabajo con shortcodes y cómo aparecerían en un proyecto o para el cliente:

Aplique las plantillas de trabajo

Una vez que disponga de algunas plantillas de trabajo , podrá agilizar el proceso de creación de trabajos. Las plantillas de trabajo se aplican de forma manual o automática seleccionando una predeterminada.

Para aplicar una plantilla trabajo manualmente:

1. Cree un nuevo trabajo.

2. Añada cuentas e indique la dirección proyecto.

3. Haga clic en la lista Plantilla para ampliarla y seleccione la plantilla que desee. Compruebe los detalles de la plantilla; edítelos si es necesario.

4. Continúe creando la página trabajo haciendo clic en Añadir en la parte inferior izquierda.

Plantilla predeterminada trabajo

La plantilla por defecto trabajo se aplica automáticamente a todas las trabajos creadas dentro de una proyecto. Para establecerla, haz click en el nombre proyecto en la proyectos página, desde las secciones Plantillas o flujo de trabajo o Plantillas. 

Una vez elegida la plantilla por defecto de trabajo , se aplica automáticamente...

• ...cuando se añade manualmente una trabajo a la proyecto.
• ...cuando un trabajo recurrente se añade automáticamente al proyecto de acuerdo con los ajustes de programación. Para más detalles, vaya aquí.
• ...cuando un trabajo se añade automáticamente al proyecto según la configuración del formulario de inscripción del cliente. Para más detalles, vaya aquí.
  

Editar plantillas trabajo

Para realizar cambios en una plantilla trabajo :

1. Vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, seleccione trabajoshaz clic en el nombre de la plantilla trabajo de la lista o seleccione Editar en el desplegable.

2. Realice los cambios en la plantilla trabajo , haz clic el botón Guardar y salir.

Plantillas duplicadas trabajo

Cree nuevas plantillas trabajo a partir de las existentes: Haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la plantilla trabajo y seleccione Duplicar en el menú desplegable. La copia de la plantilla trabajo se guardará con el sufijo correspondiente (por ejemplo, Formulario 940 (2)).

Borrar plantillas trabajo

Para eliminar completamente una plantilla trabajo , vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, seleccione trabajoshaz clic haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la plantilla trabajo , seleccione Eliminar en el menú desplegable y haga clic en el botón Eliminar para confirmar.