Planificar el presupuesto de tiempo para trabajos

Evaluar el tiempo asignado a un trabajo frente al tiempo real empleado es crucial para mantener la eficacia y la rentabilidad, especialmente en los empresas de mayor tamaño. Este artículo te guiará a través de las funciones de TaxDome diseñadas para ayudarte a planificar y gestionar con precisión tu presupuesto de tiempo para trabajos.

Planificación del presupuesto de tiempo para trabajos, explicado

Algunos trabajos requieren más tiempo y esfuerzo; pueden requerir la atención de miembros del equipo más cualificados. Si utilizas el control del tiempo o quieres empezar a utilizarlo, TaxDome te permite planificar y analizar tu presupuesto de tiempo trabajo utilizando los siguientes conceptos:

• Presupuesto de tiempo: El tiempo asignado a un determinado trabajo. Si es un empresa Propietario de la Empresa , puede restringir a otros miembros del equipo el acceso a él y su modificación.

• Tiempo rastreado: Todas las entradas de tiempo vinculadas a la trabajo sumadas.

• Desviación de tiempo: La diferencia entre el tiempo presupuestado y el tiempo seguido. 

• Tiempo presupuestado empleado: La cantidad de tiempo rastreado relacionado con el presupuesto de tiempo (en %).

Por ejemplo, si el tiempo presupuestado es de 2 horas y el tiempo seguido es de 1 hora, la desviación de tiempo será de 1 hora, y el tiempo presupuestado empleado será del 50%.

En general, todo el proceso de planificación del presupuesto de tiempo de trabajo es el siguiente:

1. Cuando se crea el trabajo , la persona responsable establece el presupuesto de tiempo para el mismo (esto podría hacerse de antemano utilizando plantillas de trabajo ).

2. Los miembros del equipo controlan el tiempo mientras trabajan en trabajos que tienen asignados. Las entradas de tiempo de un trabajo se suman automáticamente.

3. Una vez finalizado el trabajo , la persona responsable puede ver y analizar la diferencia entre el tiempo planificado y el tiempo empleado. 

En TaxDome, puede utilizar esta función para:

• Haga visible el presupuesto estimado y utilícelo para distribuir trabajos entre los miembros del equipo. Por ejemplo, es posible que quieras asignar un trabajo que requiera más tiempo y sea más importante a un miembro del equipo con más experiencia y hacia atrás. 
• Decide a quién asignar un trabajo, teniendo en cuenta la carga de trabajo actual de cada miembro del equipo expresada en las horas del presupuesto de trabajo o en la desviación de tiempo.
• Analice el rendimiento de los miembros de su equipo durante un periodo pasado y si alguien estaba sobrecargado.

Another tool for analyzing your workload and planning the team capacity is to set weekly capacity for each team member and compare it to the actual time spent. Learn more here .

Antes de empezar

Antes de empezar a planificar el presupuesto de tiempo de trabajo , debes tener en cuenta lo siguiente:

• Make sure all team members use time entries while working on jobs: if your employees don’t track time while working on jobs, you can only set the time budget in hours but not analyze the actual time spent or build reports. Working with time budget is most effective if everyone in the team tracks time right from the job card . Or, they can link time entries to jobs manually.

  

• Set up access rights: By default, only the firm owner and admins can manage the time budget . However, if you want your team members to be responsible for the time budget when they create jobs or to be able to compare the allocated time with the time they already spent, you can enable a Manage time budget access right for them. To give them access to the Time variance dashboard in the Reporting, turn on the View reporting for them as well.

  

Establecer un presupuesto de tiempo para trabajos

Establecer un presupuesto de tiempo es esencial en la capacidad del equipo de planificación, porque necesitas estos datos para comparar y analizar. Si, después de analizar, comprendes que la desviación de tiempo suele ser grande, puedes cambiar el presupuesto de tiempo para futuros trabajos. 

Un presupuesto de tiempo puede establecerse en cualquier momento de una de las siguientes maneras:

• Desde la ficha de trabajo : Abre la ficha de trabajo y rellena el campo Presupuesto de tiempo en horas y minutos.

  

• From the job list: Go to Workflow > Jobs and edit the Time budget column value right in the table. If you don’t see the column, check if it’s hidden .

  

• De la plantilla de trabajo . Es una buena idea establecer el presupuesto de tiempo directamente en la plantilla de trabajo para los trabajos comunes y los creados de acuerdo con el calendario. De esta forma, se rellenará automáticamente para todos los nuevos trabajos creados con esta plantilla.

  

Analizar la desviación temporal

Una vez que trabajo ha establecido su presupuesto de tiempo y vinculado las entradas de tiempo, es hora de analizar la desviación de tiempo. Hay diferentes maneras de hacerlo:

• En la tarjeta trabajo (para un trabajo)

• En la lista trabajos (para varios trabajos)

• En proyecto (para trabajos que está en curso)

• On the Time variance dashboard (for multiple jobs over a period of time)

Desviación horaria mostrada en la tarjeta trabajo

Siempre puede ver la variación de tiempo justo dentro de la tarjeta trabajo en la sección Entradas de tiempo.

Desviación horaria mostrada en la lista trabajos

Puedes ver la desviación de tiempo de varios trabajos en la lista de trabajo , a la que se accede yendo a flujo de trabajo > trabajos en el menú de la barra lateral izquierda. Aquí tienes columnas que muestran el presupuesto de tiempo, el tiempo rastreado, la desviación de tiempo y el presupuesto de tiempo empleado y los filtros correspondientes. Es la mejor forma de analizar la desviación de tiempo sobre la marcha, cuando quieras comprobar a quién asignar un nuevo trabajo o identificar los trabajos activos que están fuera de presupuesto y tomar medidas si es necesario.

For example, if you want to find all active jobs where Tracked time significantly exceeds the Time budget and understand what’s the reason, filter jobs by ‘Budget time spent > 100’. 

Desviación temporal mostrada en el proyecto

Another way to see time variance is to show the time budget data on job cards in the pipeline. This could be useful for identifying issues while the team is working on jobs. This  could be enabled in the pipeline settings  for each pipeline individually.

Desviación temporal en el cuadro de mandos de capacidad

Time variance pre-built dashboard is a great tool for analyzing time variance over a past period of time. You’ll be able to see who was overloaded or who took more or less responsibility than the others. To see the dashboard, go to Reporting > Dashboards and select Time variance.