Gestionar equipo (Avanzado): Planificar la capacidad del equipo

Evaluar el tiempo asignado a un trabajo frente al tiempo real empleado es crucial para mantener la eficiencia y la rentabilidad, especialmente en empresas de mayor tamaño. Este artículo le guiará a través de las funciones de TaxDome diseñadas para ayudarle a planificar y gestionar con precisión la capacidad de su equipo.

Planificación de la capacidad del equipo, explicada

Algunos trabajos requieren más tiempo y esfuerzo; pueden requerir la atención de miembros del equipo más cualificados. Si utiliza el seguimiento del tiempo o quiere empezar a utilizarlo, TaxDome le permite planificar y analizar la capacidad del equipo utilizando los siguientes conceptos:

• Presupuesto de tiempo: El tiempo asignado a un determinado trabajo. Si es un empresa Propietario de la Empresa , puede restringir a otros miembros del equipo el acceso a él y su modificación.
• Tiempo rastreado: Todas las entradas de tiempo vinculadas a la trabajo sumadas.
• Desviación de tiempo: La diferencia entre el tiempo presupuestado y el tiempo seguido. 
• Tiempo presupuestado empleado: La cantidad de tiempo rastreado relacionado con el presupuesto de tiempo (en %).

Por ejemplo, si el presupuesto de tiempo es de 2 horas y el tiempo de seguimiento es de 1 hora, la desviación de tiempo será de 1 hora, y el Presupuesto de tiempo empleado será del 50%.

En general, todo el proceso de planificación de la capacidad del equipo es el siguiente:

1. Cuando se crea trabajo , la persona responsable establece el presupuesto de tiempo para el mismo (esto podría hacerse de antemano utilizando las plantillas de trabajo ).

2. Los miembros del equipo controlan el tiempo mientras trabajan en la página trabajos asignada. Las entradas de tiempo para un trabajo se suman automáticamente.

3. Una vez finalizada la trabajo , la persona responsable puede ver y analizar la diferencia entre el tiempo previsto y el tiempo empleado. 

En TaxDome, puede utilizar esta función para:

• Haga visible el presupuesto estimado y utilícelo para distribuir trabajos entre los miembros del equipo. Por ejemplo, es posible que quieras asignar un trabajo que requiera más tiempo y sea más importante a un miembro del equipo con más experiencia y hacia atrás. 
• Decida a quién asignar un trabajo, teniendo en cuenta la carga de trabajo actual de cada miembro del equipo expresada en las horas del presupuesto de trabajo o en la desviación de tiempo.
• Analice el rendimiento de los miembros de su equipo durante un periodo pasado y si alguien estaba sobrecargado.

Antes de empezar

Antes de empezar a planificar la capacidad del equipo, debe tener en cuenta lo siguiente:

• Asegúrese de que todos los miembros del equipo utilizan entradas de tiempo mientras trabajan en trabajos: si sus empleados no realizan un seguimiento del tiempo mientras trabajan en trabajos, sólo podrá establecer el presupuesto de tiempo en horas, pero no analizar el tiempo real empleado ni elaborar informes. La planificación de la capacidad es más eficaz si todos los miembros del equipo realizan un seguimiento del tiempo directamente desde la tarjeta trabajo . O bien, pueden vincular manualmente las entradas de tiempo a trabajos .

• Configure los derechos de acceso: Por defecto, sólo el empresa Propietario de la Empresa y los administradores pueden gestionar el presupuesto de tiempo. Sin embargo, si quieres que los miembros de tu equipo sean responsables del presupuesto de tiempo cuando creen trabajos o que puedan comparar el tiempo asignado con el tiempo que ya han empleado, puedes habilitarles un derecho de acceso a Gestionar presupuesto de tiempo . Para darles acceso al panel de planificación de la capacidad en Informes, active también para ellos la opción Ver informes.

Establecer un presupuesto de tiempo para trabajos

Establecer un presupuesto de tiempo es un paso esencial en la capacidad del equipo de planificación porque necesitas estos datos para comparar y analizar. Si, después de analizar, comprendes que la desviación de tiempo suele ser grande, puedes cambiar el presupuesto de tiempo para el futuro trabajos. 

Un presupuesto de tiempo puede establecerse en cualquier momento de una de las siguientes maneras:

• Desde la tarjeta trabajo : Abra la tarjeta trabajo y rellene el campo Presupuesto de tiempo en horas y minutos.

• Desde la lista trabajo : Vaya a flujo de trabajo > trabajos y edite el valor de la columna Presupuesto de tiempo justo en la tabla. Si no ves la columna, comprueba si está oculta.

• En la plantilla trabajo . Es una buena idea establecer el presupuesto de tiempo justo en la plantilla trabajo para los trabajos comunes y los creados de acuerdo con el calendario. De esta forma, se rellenará automáticamente para todos los nuevos trabajos creados con esta plantilla.

Analizar la desviación temporal

Una vez que trabajo ha establecido su presupuesto de tiempo y vinculado las entradas de tiempo, es hora de analizar la desviación de tiempo. Hay diferentes maneras de hacerlo:

• En la tarjeta trabajo (para un trabajo)
• En la lista trabajos (para varios trabajos)
• En proyecto (para trabajos que está en curso)
• En el panel de planificación de la capacidad (para múltiples trabajos durante un periodo de tiempo)

Desviación horaria mostrada en la tarjeta trabajo

Siempre puede ver la variación de tiempo justo dentro de la tarjeta trabajo en la sección Entradas de tiempo.

Desviación horaria mostrada en la lista trabajos

Puede ver la desviación de tiempo para múltiples trabajos en la lista trabajo , a la que puede acceder yendo a flujo de trabajo > trabajos en el menú de la barra lateral izquierda. Aquí, tiene columnas que muestran el presupuesto de tiempo, el tiempo rastreado, la desviación de tiempo y el presupuesto de tiempo empleado y los filtros correspondientes. Esta es la mejor manera de analizar la desviación de tiempo sobre la marcha cuando se quiere comprobar a quién asignar un nuevo trabajo o identificar los trabajos activos que están fuera de presupuesto y tomar medidas si es necesario.

Por ejemplo, si desea encontrar todos los trabajos activos en los que el tiempo rastreado excede significativamente el presupuesto de tiempo y entender cuál es la razón, filtre trabajos por'Tiempo de presupuesto gastado > 100'. 

Desviación temporal mostrada en el proyecto

Otra forma de ver la desviación de tiempo es mostrar los datos del presupuesto de tiempo en las tarjetas trabajo en proyecto. Esto podría ser útil para identificar problemas mientras el equipo está trabajando en trabajos. Esto podría activarse en la configuración deproyecto para cada proyecto individualmente.

Desviación temporal en el cuadro de mandos de capacidad

El cuadro de mandos preconstruido de planificación de la capacidad es una gran herramienta para analizar la variación de tiempo en un periodo de tiempo pasado. Podrá ver quién estuvo sobrecargado o quién asumió más o menos responsabilidades que los demás. Para ver el cuadro de mando, vaya a Informes > Cuadros de mando y seleccione Planificación de la capacidad.