Planificar el presupuesto de tiempo para trabajos

Evaluar el tiempo asignado a un trabajo frente al tiempo real empleado es crucial para mantener la eficacia y la rentabilidad, especialmente en los empresas de mayor tamaño. Este artículo te guiará a través de las funciones de TaxDome diseñadas para ayudarte a planificar y gestionar con precisión tu presupuesto de tiempo para trabajos.

Planificación del presupuesto de tiempo para trabajos, explicado

Algunos trabajos requieren más tiempo y esfuerzo; pueden requerir la atención de miembros del equipo más cualificados. Si utilizas el control del tiempo o quieres empezar a utilizarlo, TaxDome te permite planificar y analizar tu presupuesto de tiempo trabajo utilizando los siguientes conceptos:

• Presupuesto de tiempo: El tiempo asignado a un determinado trabajo. Si es un empresa Propietario de la Empresa , puede restringir a otros miembros del equipo el acceso a él y su modificación.

• Tiempo rastreado: Todas las entradas de tiempo vinculadas a la trabajo sumadas.

• Desviación de tiempo: La diferencia entre el tiempo presupuestado y el tiempo seguido. 

• Tiempo presupuestado empleado: La cantidad de tiempo rastreado relacionado con el presupuesto de tiempo (en %).

Por ejemplo, si el tiempo presupuestado es de 2 horas y el tiempo seguido es de 1 hora, la desviación de tiempo será de 1 hora, y el tiempo presupuestado empleado será del 50%.

En general, todo el proceso de planificación del presupuesto de tiempo de trabajo es el siguiente:

1. Cuando se crea el trabajo , la persona responsable establece el presupuesto de tiempo para el mismo (esto podría hacerse de antemano utilizando plantillas de trabajo ).

2. Los miembros del equipo controlan el tiempo mientras trabajan en trabajos que tienen asignados. Las entradas de tiempo de un trabajo se suman automáticamente.

3. Una vez finalizado el trabajo , la persona responsable puede ver y analizar la diferencia entre el tiempo planificado y el tiempo empleado. 

En TaxDome, puede utilizar esta función para:

• Haga visible el presupuesto estimado y utilícelo para distribuir trabajos entre los miembros del equipo. Por ejemplo, es posible que quieras asignar un trabajo que requiera más tiempo y sea más importante a un miembro del equipo con más experiencia y hacia atrás. 
• Decide a quién asignar un trabajo, teniendo en cuenta la carga de trabajo actual de cada miembro del equipo expresada en las horas del presupuesto de trabajo o en la desviación de tiempo.
• Analice el rendimiento de los miembros de su equipo durante un periodo pasado y si alguien estaba sobrecargado.

Otra herramienta para analizar tu carga de trabajo y planificar la capacidad del equipo consiste en establecer la capacidad semanal de cada miembro del equipo y compararla con el tiempo real dedicado. Más información aquí .

Antes de empezar

Antes de empezar a planificar el presupuesto de tiempo de trabajo , debes tener en cuenta lo siguiente:

• Asegúrate de que todos los miembros del equipo utilicen las entradas de tiempo mientras trabajan en trabajos: si tus empleados no registran el tiempo mientras trabajan entrabajos, solo podrás establecer el presupuesto de tiempo en horas, pero no analizar el tiempo real dedicado ni crear informes. Trabajar con el presupuesto de tiempo es más eficaz si todos los miembros del equipo registran el tiempo directamente desde la trabajo . O bien, pueden vincular las entradas de tiempo a trabajos .

  

• Configurar derechos de acceso: De forma predeterminada, soloPropietario de la Empresa los administradores pueden gestionar el presupuesto de tiempo. Sin embargo, si deseas que los miembros de tu equipo sean responsables del presupuesto de tiempo cuando crean trabajos que puedan comparar el tiempo asignado con el tiempo que ya han dedicado, puedes habilitar un derecho de acceso para gestionar el presupuesto de tiempo. Para darles acceso al panel de control de variaciones de tiempo en los informes, activa también la opción Ver informes.

  

Establecer un presupuesto de tiempo para trabajos

Establecer un presupuesto de tiempo es esencial en la capacidad del equipo de planificación, porque necesitas estos datos para comparar y analizar. Si, después de analizar, comprendes que la desviación de tiempo suele ser grande, puedes cambiar el presupuesto de tiempo para futuros trabajos. 

Un presupuesto de tiempo puede establecerse en cualquier momento de una de las siguientes maneras:

• Desde la ficha de trabajo : Abre la ficha de trabajo y rellena el campo Presupuesto de tiempo en horas y minutos.

  

• Desde la trabajo : Ve a flujo de trabajo trabajos y edita el valor de la columna Presupuesto de tiempo directamente en la tabla. Si no ves la columna, comprueba si está oculta.

  

• De la plantilla de trabajo . Es una buena idea establecer el presupuesto de tiempo directamente en la plantilla de trabajo para los trabajos comunes y los creados de acuerdo con el calendario. De esta forma, se rellenará automáticamente para todos los nuevos trabajos creados con esta plantilla.

  

Analizar la desviación temporal

Una vez que trabajo ha establecido su presupuesto de tiempo y vinculado las entradas de tiempo, es hora de analizar la desviación de tiempo. Hay diferentes maneras de hacerlo:

• En la tarjeta trabajo (para un trabajo)

• En la lista trabajos (para varios trabajos)

• En proyecto (para trabajos que está en curso)

• En el panel de variación temporal ( para múltiples trabajos un periodo de tiempo)

Desviación horaria mostrada en la tarjeta trabajo

Siempre puede ver la variación de tiempo justo dentro de la tarjeta trabajo en la sección Entradas de tiempo.

Desviación horaria mostrada en la lista trabajos

Puedes ver la desviación de tiempo de varios trabajos en la lista de trabajo , a la que se accede yendo a flujo de trabajo > trabajos en el menú de la barra lateral izquierda. Aquí tienes columnas que muestran el presupuesto de tiempo, el tiempo rastreado, la desviación de tiempo y el presupuesto de tiempo empleado y los filtros correspondientes. Es la mejor forma de analizar la desviación de tiempo sobre la marcha, cuando quieras comprobar a quién asignar un nuevo trabajo o identificar los trabajos activos que están fuera de presupuesto y tomar medidas si es necesario.

Por ejemplo, si deseas encontrar todos trabajos activos trabajos el tiempo registrado supera significativamente el presupuesto de tiempoy comprender cuál es el motivo, filtra trabajos «Tiempo presupuestado > 100». 

Desviación temporal mostrada en el proyecto

Otra forma de ver la variación de tiempo es mostrar los datos del presupuesto de tiempo en trabajo del proyecto. Esto podría ser útil para identificar problemas mientras el equipo está trabajando en trabajos. Esto se puede habilitar en la proyecto para cada proyecto .

Desviación temporal en el cuadro de mandos de capacidad

El panel predefinido «Variación temporal » es una herramienta excelente para analizar las variaciones temporales durante un periodo de tiempo pasado. Podrás ver quién estaba sobrecargado de trabajo o quién asumió más o menos responsabilidades que los demás. Para ver el panel, ve a Informes > Paneles y selecciona «Variación temporal».