Facturas periódicas (Básico): Crear y aplicar plantillas

Las plantillas de facturas periódicas son una excelente forma de simplificar y optimizar sus procedimientos de facturación. Al configurar una factura periódica, puede automatizar el proceso de facturación de los pagos de suscripciones periódicas con autorización de pago, lo que le ahorrará tiempo y esfuerzo. Además, las facturas periódicas garantizan la coherencia y uniformidad en todas las interacciones con los clientes, reduciendo el riesgo de errores y confusiones. Aquí le mostramos cómo crearlas.

Próximamente También podrá utilizar plantillas de facturas recurrentes para automatizaciones.

Cubierto aquí:

• Creación de plantillas de facturas periódicas
• Aplicación de plantillas de facturas periódicas
• Edición de plantillas de facturas periódicas
• Duplicar plantillas de facturas periódicas
• Eliminación de plantillas de facturas periódicas
• Su lista de plantillas de facturas periódicas

Creación de plantillas de facturas periódicas

Una plantilla de factura periódica puede ser creada por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas.

Para crear una plantilla de factura periódica, vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, a Facturas periódicas. A continuación, haga clic en Crear plantilla.

A continuación, obtenga más información sobre todas las opciones (1-18) que tiene en la ventana Crear plantilla de factura periódica:

1. Nombre de la plantilla: Es lo que verá al seleccionar la plantilla.

2. Elija una forma de pago: Así es como quiere que se paguen sus facturas (mediante tarjeta de crédito, adeudos bancarios o ambos). Admitimos varios métodos de pago. Si se desactiva el proveedor de pago predeterminado, el método de pago cambiará a Tarjeta de crédito para todas las plantillas de facturas periódicas.

3, 4. Comienza el: Es el momento en que se enviará la primera factura al cliente después de que haya aceptado la recurrencia. Puede ser en el momento de la aceptación (sólo para facturas recurrentes con autorización de pago) o en una fecha específica. Si se elige una fecha específica, deberá seleccionarla en Primera fecha de factura.

5, 6. Repetición(es): Aquí puede seleccionar el periodo de repetición de la factura y establecer el número de facturas que se enviarán dentro del ámbito de la factura periódica.

7. Miembro del equipo: Seleccione el miembro del equipo que recibirá los pagos (por defecto, lo recibe la persona que crea la factura).

8. Nombre: El nombre de la factura periódica (por ejemplo, Contabilidad 2023 o Planificación financiera 2024). El cliente sólo lo verá para las facturas periódicas con autorización de pago.

9. Descripción: Añada una descripción que describa lo que incluye la factura (opcional).

10. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.

• Automatic payment: after the client accepts the recurring invoice terms, invoices will be issued according to your schedule and the client's card/bank account will be charged automatically. Available for Stripe only.
• Pago manual de la factura: las facturas se emitirán y enviarán al cliente según su calendario, pero éste tendrá que pagarlas cada vez manualmente.

Más información sobre los tipos de autorización de pago aquí.

12. Enviar factura por correo electrónico al cliente: Active esta opción y añada un mensaje personalizado si desea que el cliente reciba una notificación por correo electrónico sobre una factura periódica con pago automático. De lo contrario, recibirán una notificación sólo dentro de su portal.

13. Configuración de QuickBooks: Seleccione Ubicación para que la factura se envíe a QuickBooks. Los clientes no verán este campo.

14. Partidas: Detallar los servicios realizados dentro de cada factura de la recurrencia, así como los descuentos aplicados. 

• Partida: Haga clic en Partida y seleccione un servicio existente o cree uno nuevo. Rellene el campo Tarifa , establezca la cantidad de cada servicio y el tipo impositivo (más información sobre tipos impositivos), y añada una Descripción (opcional). Seleccione la Clase que se enviará a QuickBooks (los clientes no verán este campo).
• Descuento: Para añadir una partida, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa . 

También puede editar los mismos campos de la partida desde la página Editar partida haciendo clic en los tres puntos situados a la derecha de la partida, seleccionando Editar y, a continuación, haciendo clic en Guardar.

15. Resumen: Aquí puede ver el importe de cada pago.

• Subtotal: La suma de los servicios prestados por cada factura, antes de impuestos. Se rellena automáticamente una vez añadidas las partidas. O bien, puede introducir la suma manualmente si no desea añadir partidas.
• Tipo impositivo: Una vez que se añade el impuesto sobre las ventas, se refleja en el total (más información sobre cómo añadir el impuesto sobre las ventas).

16. Calendario de pagos: Revisa las fechas en las que se enviará cada una de las facturas. 

17. Cada pago, Importe de la factura, Total: Revisa los principales ajustes de la factura periódica: cuántos pagos esperas, el importe de cada pago y el total.

18. Guardar ySalir, Guardar y Cancelar: Pulse Guardar y Salir para guardar la plantilla y volver a la lista de plantillas, Guardar para conservar los cambios y continuar editando la plantilla, o Cancelar para salir sin guardar.

Aplicación de plantillas de facturas periódicas

Recurring invoice templates could be used either while creating recurring invoices or while creating proposals.

He aquí cómo:

1. Create a new invoice or add an invoice to the proposal.

2. Set the  Invoice type to Recurring.

3. Click the Invoice template list to expand it, then select a template and сontinue by setting up the recurring invoice. You can now make changes to the amount, tax rate, etc.

Nota: Los cambios que realice en las facturas no afectan a la plantilla utilizada para confeccionarlas.

Edición de plantillas de facturas periódicas

Para realizar cambios en una plantilla de factura periódica, siga estos pasos:

1. Vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, seleccione Facturas periódicas. A continuación, haga clic en el nombre de la plantilla de facturas periódicas de la lista.

2. Realice cambios en la plantilla de factura periódica, haz clic Guardar y Salir.

Duplicar plantillas de facturas periódicas

Para crear una nueva plantilla de factura periódica a partir de una existente, haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la plantilla de factura periódica y seleccione Duplicar en el menú desplegable. La copia de la plantilla de factura periódica se guardará con un sufijo (por ejemplo, Form1040 (2)).

Eliminación de plantillas de facturas periódicas

Para eliminar por completo una plantilla de factura periódica, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de factura periódica, seleccione Eliminar en el desplegable, haz clic Eliminar de nuevo para confirmar.

Su lista de plantillas de facturas periódicas

TaxDome le permite rastrear fácilmente sus plantillas de facturas periódicas para que siempre pueda encontrarlas rápida y fácilmente. Para obtener una visión general de sus plantillas de facturas periódicas, vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, a Recurring invoices.

Toda la lista de plantillas de facturas periódicas está disponible en empresa Propietario de la Empresa y administrador o para cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas. De lo contrario, esta página no estará disponible.

La página de facturas periódicas es totalmente personalizable (véase más abajo). Aquí, usted puede tener columnas para:

• Nombre: Esto es lo que verás al seleccionar la plantilla.
• Descripción: La descripción que resume lo que se incluye en la factura.
• Autorización de pago: si los pagos se procesarán automáticamente o no.
• Controles: si mostrar controles para abrir el desplegable con las opciones Editar, Duplicar y Eliminar.

Los nombres de las columnas están visibles en todo momento mientras se desplaza. También puedes hacer clic en la flecha arriba-abajo situada junto a la cabecera de la columna que desees ordenar.

La lista de plantillas de facturas periódicas se puede personalizar de diferentes maneras. Puede cambiar el tamaño, activar, desactivar y mover las columnas a su gusto. Para personalizar las columnas, mantenga pulsado el divisor entre los nombres de las columnas y cambie su tamaño moviendo el ratón.

Para configurar las columnas que desea que se muestren en la sección con la lista de plantillas de facturas periódicas, haga clic en el icono de engranaje situado en la parte superior derecha de la tabla.

Puede activar, desactivar o mover las columnas que desee. Tras hacer clic en Aplicar, la tabla se reconstruirá con las nuevas columnas.

Al hacer clic en Reiniciar se mostrarán todas las columnas.