Facturas periódicas (Básico): Crear y aplicar plantillas

Las plantillas de facturas periódicas son una excelente forma de simplificar y optimizar sus procedimientos de facturación. Al configurar una factura periódica, puede automatizar el proceso de facturación de los pagos de suscripciones periódicas con autorización de pago, lo que le ahorrará tiempo y esfuerzo. Además, las facturas periódicas garantizan la coherencia y uniformidad en todas las interacciones con los clientes, reduciendo el riesgo de errores y confusiones. Aquí le mostramos cómo crearlas.

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Próximamente También podrá utilizar plantillas de facturas recurrentes para automatizaciones.

Cubierto aquí:

Creación de plantillas de facturas periódicas

Una plantilla de factura periódica puede ser creada por un empresa Propietario de la Empresa , administrador o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas.

Para crear una plantilla de factura periódica, vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, a Facturas periódicas. A continuación, haga clic en Crear plantilla.

La ventana Crear modelo de factura periódica puede dividirse en dos partes:

  • La primera parte incluye la configuración de la recurrencia, la forma de pago y los metadatos que describen la plantilla y la factura. 
  • La segunda parte incluye los ajustes de autorización de pago, los ajustes de integración de QuickBooks y los detalles relativos a los servicios y el importe. Para más información, consulte las descripciones que figuran a continuación. 

En la primera parte, tiene las siguientes opciones:

1. Nombre de la plantilla: Lo verá al seleccionar la plantilla.

2. Elija una forma de pago: Así es como quiere que se paguen sus facturas (mediante tarjeta de crédito, débito bancario o ambos). Admitimos varios métodos de pago. Cuando se desactiva el proveedor de pago predeterminado, el método de pago cambiará a Tarjeta de crédito para todas las plantillas de facturas periódicas.

3., 4. Comienza el: Es el momento en que se enviará la primera factura al cliente tras aceptar la recurrencia. Puede ser en el momento de la aceptación (sólo para facturas periódicas con autorización de pago) o en una fecha específica. Si se elige Fecha específica , deberá seleccionarla en Fecha primera factura.

5, 6. Recurrencia(s): Introduzca cuántas facturas desea enviar y seleccione un intervalo de tiempo entre ellas.

7. Miembro del equipo: Seleccione el miembro del equipo que recibirá los pagos (por defecto, lo recibe la persona que crea la factura).

8. Nombre: El nombre de la factura periódica (por ejemplo, Contabilidad 2023 o Planificación financiera 2024). El cliente sólo lo verá para las facturas periódicas con autorización de pago.

9. Descripción: Añada una descripción opcional que describa lo que se incluye en la factura. Puede utilizar cuenta shortcodes basada en campos personalizados y fecha shortcodes. Aquí tiene más información sobre shortcodes.

En la segunda parte, tiene las siguientes opciones:

1. Autorización de pago: Seleccione una de las opciones:

  • Pago automático: Después de que el cliente acepte las condiciones de facturación recurrente, las facturas se emitirán de acuerdo con su calendario, y se cargarán automáticamente en la tarjeta/cuenta bancaria del cliente. Esta opción sólo está disponible para Stripe únicamente.
  • Pago manual de la factura: Las facturas se emitirán y enviarán al cliente según su calendario, pero deberá pagarlas manualmente cada vez.

2. Enviar factura por correo electrónico al cliente: Este mensaje sustituirá al texto por defecto en la notificación del sistema de correo electrónico enviado junto con la factura. No podrá acceder al correo electrónico después de enviar la solicitud. También puede utilizar la cuenta shortcodes basada en campos personalizados y fecha shortcodes. 

3. Configuración deQuickBooks : Seleccione Ubicación y Clase para la factura que se enviará a QuickBooks. Los clientes no verán este campo. Tenga en cuenta que la sección de configuración de QuickBooks sólo se muestra si la activa en QuickBooks. Vaya a Cuenta y Configuración > Avanzado > Categorías y active el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

4. Partidas: En la sección Partidas, puede:

  • Añadir partida: Haga clic en Partida y seleccione un servicio existente o cree uno nuevo. Rellene el campo Tarifa, establezca el número de servicios y el impuesto (aquí encontrará más información sobre los tipos impositivos en las facturas) y escriba la Descripción (opcional). Seleccione Clase para enviar a QuickBooks (los clientes no verán este campo).
  • Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa. 
  • Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.
  • Ajustar la configuración: Haz clic en Ajustes para determinar qué columnas se mostrarán en tu factura.
    Si los campos Descripción y Fecha de servicio están vacíos y no los has ocultado, se ocultarán automáticamente en la factura. Hay una lógica diferente para las columnas Tarifas y Cantidad e Impuesto: debe ocultarlas en Configuración para que no se muestren en la factura, incluso si el valor es 0. 

5&8. El resumen le permite ver:

  • Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puede editarlo si no tiene ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no puede modificarse.
  • Tipo de IVA: Si no tiene artículos de línea, puede editar la tasa de IVA. Si tiene artículos de línea, para editar la tasa de IVA, necesita habilitar la columna de IVA para los artículos de línea (aquí hay más información sobre el impuesto sobre las ventas).
  • Importe del IVA: Calculado automáticamente a partir de Subtotal x tipo de IVA.
  • Total: Se calcula automáticamente a partir del Subtotal + el importe del IVA.

Además, al final, después de la sección Calendario de pagos, puede revisar los ajustes principales de la factura periódica: el número de pagos que espera, el importe de cada uno y el importe total.

6. Nota al cliente: Puede añadir Nota al cliente y personalizarla utilizando shortcodes. Puede ser una nota con los detalles del pago o simplemente un mensaje. Esta nota se mostrará en el portal del cliente y en la factura de PDF .

7. Calendario de pagos: Revisa las fechas en las que se enviará cada una de las facturas. 

Aplicación de plantillas de facturas periódicas

Las plantillas de facturas periódicas pueden utilizarse tanto para crear facturas periódicas como para crear propuestas.

He aquí cómo:

1. Cree una nueva factura o añada una factura a la propuesta.

2. Establezca el tipo de factura en Recurrente.

3. Haga clic en la lista Plantilla de factura para ampliarla, seleccione una plantilla y сontinúe configurando la factura periódica. Ahora puede realizar cambios en el importe, el tipo impositivo, etc.

consejo

Nota: Los cambios que realice en las facturas no afectan a la plantilla utilizada para confeccionarlas.

Edición de plantillas de facturas periódicas

Para realizar cambios en una plantilla de factura periódica, siga estos pasos:

1. Go to Templates > Firm templates from the left menu bar, then select Recurring invoices. Next, click on the recurring invoice template name in the list.

2. Realice cambios en la plantilla de factura periódica, haz clic Guardar y Salir.

Duplicar plantillas de facturas periódicas

Para crear una nueva plantilla de factura periódica a partir de una existente, haga clic en los tres puntos situados a la derecha de la plantilla de factura periódica y seleccione Duplicar en el menú desplegable. La copia de la plantilla de factura periódica se guardará con un sufijo (por ejemplo, Form1040 (2)).

Eliminación de plantillas de facturas periódicas

Para eliminar por completo una plantilla de factura periódica, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de la plantilla de factura periódica, seleccione Eliminar en el menú desplegable, haz clic Eliminar de nuevo para confirmar.

Su lista de plantillas de facturas periódicas

TaxDome le permite rastrear fácilmente sus plantillas de facturas periódicas para que siempre pueda encontrarlas rápida y fácilmente. Para obtener una visión general de sus plantillas de facturas periódicas, vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda y, a continuación, a Recurring invoices.

Toda la lista de plantillas de facturas periódicas está disponible en empresa Propietario de la Empresa y administrador o para cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas. De lo contrario, esta página no estará disponible.

La página de facturas periódicas es totalmente personalizable (véase más abajo). Aquí, usted puede tener columnas para:

  • Nombre: Esto es lo que verás al seleccionar la plantilla.
  • Descripción: La descripción que resume lo que se incluye en la factura.
  • Autorización de pago: si los pagos se procesarán automáticamente o no.
  • Controles: si mostrar controles para abrir el desplegable con las opciones Editar, Duplicar y Eliminar.

Los nombres de las columnas están visibles en todo momento mientras se desplaza. También puedes hacer clic en la flecha arriba-abajo situada junto a la cabecera de la columna que desees ordenar.

La lista de plantillas de facturas periódicas se puede personalizar de diferentes maneras. Puede cambiar el tamaño, activar, desactivar y mover las columnas a su gusto. Para personalizar las columnas, mantenga pulsado el divisor entre los nombres de las columnas y cambie su tamaño moviendo el ratón.

Para configurar las columnas que desea que se muestren en la sección con la lista de plantillas de facturas periódicas, haga clic en el icono de engranaje situado en la parte superior derecha de la tabla.

Puede activar, desactivar o mover las columnas que desee. Tras hacer clic en Aplicar, la tabla se reconstruirá con las nuevas columnas.

Al hacer clic en Reiniciar se mostrarán todas las columnas.

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