Crea y aplica plantillas de facturas recurrentes

Las plantillas de facturas periódicas son una excelente forma de simplificar y optimizar sus procedimientos de facturación. Al configurar una factura periódica, puede automatizar el proceso de facturación de los pagos de suscripciones periódicas con autorización de pago, lo que le ahorrará tiempo y esfuerzo. Además, las facturas periódicas garantizan la coherencia y uniformidad en todas las interacciones con los clientes, reduciendo el riesgo de errores y confusiones. Aquí le mostramos cómo crearlas.

Trabajo en curso

También podrás utilizar plantillas de facturas recurrentes para automatizaciones.

Crear plantillas de facturas periódicas

A recurring invoice template can be created by a firm owner, admin or team member with access rights to manage templates .

Para crear una plantilla de factura recurrente, ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, y luego a Facturas recurrentes. A continuación, haz clic en Crear plantilla.

La ventana Crear plantilla de factura periódica puede dividirse en dos partes:

• La primera parte incluye la configuración de la recurrencia, la forma de pago y los metadatos que describen la plantilla y la factura. 

• La segunda parte incluye los ajustes de autorización de pago, los ajustes de integración de QuickBooks y los detalles relativos a los servicios y el importe. Para más información, consulte las descripciones que figuran a continuación. 

  

En la primera parte, tiene las siguientes opciones:

1. Nombre de la plantilla: Lo verás al seleccionar la plantilla.

2. Choose a payment method: This is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit, or both). We support a number of payment methods . When the default payment provider is disabled, the payment method will be switched to Credit card for all recurring invoice templates.

3., 4. Comienza el: Es el momento en que se enviará la primera factura al cliente tras aceptar la recurrencia. Puede ser en el momento de la aceptación (sólo para facturas recurrentes con autorización de pago) o en una fecha concreta. Si se elige Fecha específica, tienes que seleccionarla en Fecha primera factura.

5, 6. Recurrencia(s): Introduce cuántas facturas quieres enviar y selecciona un intervalo de tiempo entre ellas.

7. Miembro del equipo: Selecciona el miembro del equipo que recibirá los pagospor defecto, los recibe la persona que crea la factura).

8. Nombre: El nombre de la factura periódica (por ejemplo, Contabilidad 2023 o Planificación financiera 2024). El cliente sólo lo verá para las facturas periódicas con autorización de pago.

9. Description: Add an optional description outlining what’s included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

En la segunda parte, tiene las siguientes opciones:

1. Autorización de pago: Selecciona una de las opciones:

   • Pago automático: Después de que el cliente acepte las condiciones de facturación recurrente, las facturas se emitirán según tu calendario, y el cargo se realizará automáticamente en la tarjeta/cuenta bancaria del cliente. Esta opción está disponible para Stripe únicamente.

   • Pago manual de la factura: Las facturas se emitirán y enviarán al cliente según su calendario, pero deberá pagarlas manualmente cada vez.

2. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account  shortcodes  based on  custom fields  and date shortcodes. 

3. Configuración deQuickBooks : Selecciona Ubicación y Clase para que la factura se envíe a QuickBooks. Los clientes no verán este campo. Ten en cuenta que la sección de configuraciónQuickBooks QuickBooks sólo se muestra si la activas en QuickBooks. Ve a Cuenta y Configuración > Avanzado > Categorías y activa el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

4. Partidas: En la sección Partidas, puedes

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).

• Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa. 

• Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.

• Ajustar la configuración: Haz clic en Ajustes para determinar qué columnas se mostrarán en tu factura. Si los campos Descripción y Fecha de servicio están vacíos y no los has ocultado, se ocultarán automáticamente de la factura. Hay una lógica diferente para las columnas Tarifas y Ctd. e Impuestos: debes ocultarlas en Configuración para que no se muestren en la factura, aunque el valor sea 0. 

5,8. El resumen te permite ver:

• Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puedes editarlo si no tienes ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no se puede modificar.

• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).

• Importe del IVA: Calculado automáticamente a partir de Subtotal x tipo de IVA.

• Total: Se calcula automáticamente a partir del Subtotal + el importe del IVA.

Además, al final, después de la sección secciónCalendario de pagos, puedes revisar los ajustes principales de la factura periódica: el número de pagos que esperas, el importe de cada uno y el importe total.

6. Note to client: You can add Note to client and personalize it using shortcodes. It can be either a note with the payment details or just a message. This note will be displayed in the client portal and in the PDF invoice.

7. Calendario de pagos: Revisa las fechas de envío de cada una de las facturas. 

Aplicar plantillas de facturas periódicas

Recurring invoice templates could be used either while creating recurring invoices or while creating proposals .

He aquí cómo:

1. Crea una nueva factura o añade una factura a la propuesta.

2. Establece el tipo de Factura como Recurrente.

3. Haz clic en la lista Plantilla de factura para ampliarla, luego selecciona una plantilla y сontinúa configurando la factura periódica. Ahora puedes realizar cambios en el importe, el tipo impositivo, etc.

Nota

Los cambios que hagas en las facturas no afectan a la plantilla utilizada para hacerlas.

Editar plantillas de facturas periódicas

Para realizar cambios en una plantilla de factura periódica, siga estos pasos:

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda y selecciona Facturas periódicas. A continuación, haz click en el nombre de la plantilla de facturas periódicas de la lista.

2. Haz cambios en la plantilla de factura periódica, haz clic Guardar y Salir.

   

Duplicar plantillas de facturas periódicas

Para crear una nueva plantilla de factura periódica a partir de una existente, haz clic en los tres puntos situados a la derecha de la plantilla de factura periódica y, a continuación, selecciona Duplicar en el menú desplegable. La copia de la plantilla de factura periódica se guardará con un sufijo (por ejemplo, Formulario1040 (2)).

Eliminar plantillas de facturas periódicas

Para eliminar por completo una plantilla de factura periódica, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del nombre de la plantilla de factura periódica, selecciona Eliminar en el desplegable, haz clic de nuevo haz clic Eliminar para confirmar.

Su lista de plantillas de facturas periódicas

TaxDome te permite rastrear fácilmente tus plantillas de facturas periódicas para que siempre puedas encontrarlas rápida y fácilmente. Para tener una visión general de tus plantillas de facturas recurrentes, ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, y luego Facturas periódicas.

The entire recurring invoice template list is available to a firm owner and admin or any team member with access rights to manage templates . Otherwise, this page will not be available.

La página La página defacturas periódicas es totalmente personalizable (ver más abajo). Aquí, puedes tener columnas para:

• Nombre: Esto es lo que verás al seleccionar la plantilla.

• Descripción: La descripción que describe lo que se incluye en la factura.

• Autorización de pago: si los pagos se procesarán automáticamente o no.

• Controles: si mostrar controles para abrir el desplegable con las opciones Editar, Duplicar y Eliminar.

  Los nombres de las columnas están visibles en todo momento mientras te desplazas. También puedes hacer clic en la flecha arriba-abajo situada junto a la cabecera de la columna que desees ordenar.

  

  La lista de plantillas de facturas periódicas se puede personalizar de distintas formas. Puedes cambiar el tamaño, activar, desactivar y mover las columnas a tu gusto. Para personalizar las columnas, mantén pulsado el divisor entre los nombres de las columnas y cambia su tamaño moviendo el ratón. Para configurar las columnas que quieres que se muestren en la sección con la lista de plantillas de facturas periódicas, haz clic en el icono de engranaje de la parte superior derecha de la tabla.

  

  Puedes activar, desactivar o mover las columnas que quieras. Después de pulsar Aplicar, la tabla se reconstruirá con las nuevas columnas.

  Haciendo clic en Restablecer se mostrarán todas las columnas.

  

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