Crea y aplica plantillas de facturas recurrentes

Las plantillas de facturas periódicas son una excelente forma de simplificar y optimizar sus procedimientos de facturación. Al configurar una factura periódica, puede automatizar el proceso de facturación de los pagos de suscripciones periódicas con autorización de pago, lo que le ahorrará tiempo y esfuerzo. Además, las facturas periódicas garantizan la coherencia y uniformidad en todas las interacciones con los clientes, reduciendo el riesgo de errores y confusiones. Aquí le mostramos cómo crearlas.

Trabajo en curso

También podrás utilizar plantillas de facturas recurrentes para automatizaciones.

Crear plantillas de facturas periódicas

Una plantilla de factura recurrente puede ser creada porPropietario de la Empresa, administrador cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas .

Para crear una plantilla de factura recurrente, ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, y luego a Facturas recurrentes. A continuación, haz clic en Crear plantilla.

La ventana Crear plantilla de factura periódica puede dividirse en dos partes:

• La primera parte incluye la configuración de la recurrencia, la forma de pago y los metadatos que describen la plantilla y la factura. 
• La segunda parte incluye los ajustes de autorización de pago, los ajustes de integración de QuickBooks y los detalles relativos a los servicios y el importe. Para más información, consulte las descripciones que figuran a continuación. 

En la primera parte, tiene las siguientes opciones:

1. Nombre de la plantilla: lo verás al seleccionar la plantilla.

2, 3. Comienza el: Es el momento en el que se enviará la primera factura al cliente tras acordar la recurrencia. Puede ser tras la aceptación (para facturas recurrentes con autorización de pago únicamente) o en una fecha específica. SiseeligeFecha específica, debes seleccionarla enFecha de la primera factura.

4, 5. Recurrencia(s): Introduce el número de facturas que deseas enviar y selecciona un intervalo de tiempo entre ellas.

6. Miembro del equipo: selecciona el miembro del equipo que recibirá los pagos (por defecto, lo recibirá la persona que cree la factura).

7. Nombre: El nombre de la factura recurrente (por ejemplo, Contabilidad 2023 o Planificación financiera 2024). El cliente lo verá solo en las facturas recurrentes con autorización de pago.

8. Description: Add an optional description outlining what’s included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

9. Método de pago: así es como deseas que se paguen tus facturas (ya sea con tarjeta de crédito, débito bancario o ambos). Admitimos varios métodos de pago . Cuando el proveedor de pago predeterminado está desactivado, el método de pago cambiará a Tarjeta de créditopara todas las plantillas de facturas recurrentes.

En la segunda parte, tiene las siguientes opciones:

1. Autorización de pago: Selecciona una de las opciones:

   • Pago automático: una vez que el cliente acepte las condiciones de la factura recurrente, las facturas se emitirán según tu calendario y el importe se cargará automáticamente en la tarjeta o cuenta bancaria del cliente. Esta opción está disponible para TaxDome (Stripe).

   • Pago manual: Las facturas se emitirán y enviarán al cliente según tu calendario, pero tú tendrás que pagarlas manualmente cada vez.

2. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account  shortcodes  based on  custom fields  and date shortcodes. 

3. Configuración deQuickBooks : Selecciona Ubicación y Clase para que la factura se envíe a QuickBooks. Los clientes no verán este campo. Ten en cuenta que la sección de configuraciónQuickBooks QuickBooks sólo se muestra si la activas en QuickBooks. Ve a Cuenta y Configuración > Avanzado > Categorías y activa el seguimiento de ubicaciones y/o clases.

4. Partidas: En la sección Partidas, puedes

• Añadir partida: Haz clicen Partida y, a continuación, selecciona un servicio existente o crea uno nuevo. Rellena el campoTarifa, establece el número de servicios y los impuestos (aquí encontrarás más información sobre las tarifas fiscales en las facturas ) y escribe laDescripción(opcional). Seleccionala Claseque se enviará a QuickBooks los clientes no verán este campo).

• Aplicar descuentos: Para añadir una partida de descuento, haga clic en Descuento y, a continuación, rellene el campo Tarifa. 

• Gestionar partidas: Haga clic en el icono de la papelera para eliminar una partida. Haz clic en tres puntos para editar, duplicar, eliminar o crear un nuevo servicio a partir de ella.

• Ajustar la configuración: Haz clic en Ajustes para determinar qué columnas se mostrarán en tu factura. Si los campos Descripción y Fecha de servicio están vacíos y no los has ocultado, se ocultarán automáticamente de la factura. Hay una lógica diferente para las columnas Tarifas y Ctd. e Impuestos: debes ocultarlas en Configuración para que no se muestren en la factura, aunque el valor sea 0. 

5,8. La sección de resumen te permite ver:

• Subtotal: Es la suma de los importes de los servicios prestados antes de impuestos. Puedes editarlo si no tienes ninguna partida. Después de añadirlas, se calcula automáticamente y no se puede modificar.

• Tipo impositivo/IVA/GST: si no tienes partidas, puedes editar el tipo. Si tienes partidas, para editar el tipo impositivo, debes habilitar la columna Impuesto para las partidas (aquí encontrarás más información sobre el impuesto sobre las ventas ) .

• Importe del impuesto/IVA/GST: se calcula automáticamente a partir del subtotal × tipo impositivo. Tanto el porcentaje del impuesto como el importe del impuesto se muestran en la sección.

• Total: Calculado automáticamente a partir del subtotal + importe del impuesto.

  Además, al final, después de la sección secciónCalendario de pagos, puedes revisar los ajustes principales de la factura periódica: el número de pagos que esperas, el importe de cada uno y el importe total.

6. Note to client: You can add Note to client and personalize it using shortcodes. It can be either a note with the payment details or just a message. This note will be displayed in the client portal and in the PDF invoice.

7. Calendario de pagos: Revisa las fechas de envío de cada una de las facturas. 

Aplicar plantillas de facturas periódicas

Las plantillas de facturas recurrentes se pueden utilizar tanto al crear facturas recurrentes como al crear propuestas .

He aquí cómo:

1. Crea una nueva factura o añade una factura a la propuesta.

2. Establece el tipo de Factura como Recurrente.

3. Haz clic en la lista Plantilla de factura para ampliarla, luego selecciona una plantilla y сontinúa configurando la factura periódica. Ahora puedes realizar cambios en el importe, el tipo impositivo, etc.

Nota

Los cambios que hagas en las facturas no afectan a la plantilla utilizada para hacerlas.

Editar plantillas de facturas periódicas

Para realizar cambios en una plantilla de factura periódica, siga estos pasos:

1. Ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda y selecciona Facturas periódicas. A continuación, haz click en el nombre de la plantilla de facturas periódicas de la lista.

2. Haz cambios en la plantilla de factura periódica, haz clic Guardar y Salir.

Duplicar plantillas de facturas periódicas

Para crear una nueva plantilla de factura periódica a partir de una existente, haz clic en los tres puntos situados a la derecha de la plantilla de factura periódica y, a continuación, selecciona Duplicar en el menú desplegable. La copia de la plantilla de factura periódica se guardará con un sufijo (por ejemplo, Formulario1040 (2)).

Eliminar plantillas de facturas periódicas

Para eliminar por completo una plantilla de factura periódica, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del nombre de la plantilla de factura periódica, selecciona Eliminar en el desplegable, haz clic de nuevo haz clic Eliminar para confirmar.

Su lista de plantillas de facturas periódicas

TaxDome te permite rastrear fácilmente tus plantillas de facturas periódicas para que siempre puedas encontrarlas rápida y fácilmente. Para tener una visión general de tus plantillas de facturas recurrentes, ve a Plantillas > plantillas de empresa en la barra de menú de la izquierda, y luego Facturas periódicas.

La páginaFacturas recurrentes es totalmente personalizable. Aquí puedes tener columnas para:

• Nombre: Esto es lo que verás al seleccionar la plantilla.

• Descripción: La descripción que describe lo que se incluye en la factura.

• Autorización de pago: si los pagos se procesarán automáticamente o no.

• Controles: si mostrar controles para abrir el desplegable con las opciones Editar, Duplicar y Eliminar.

La lista completa de plantillas de facturas recurrentes está disponible paraPropietario de la Empresa administrador cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar plantillas. De lo contrario, esta página no estará disponible.

Personalizar la lista de plantillas de facturas periódicas

Puedes personalizar tu lista de plantillas de facturas recurrentes de diferentes maneras. Los nombres de las columnas son visibles en todo momento mientras te desplazas. También puedes hacer clic en la flecha arriba-abajo situada junto al encabezado de la columna que deseas ordenar.

Puedes cambiar el tamaño, habilitar, deshabilitar y mover columnas a tu gusto. Para personalizar el tamaño de las columnas, haz clic y mantén pulsado el divisor entre los nombres de las columnas y cambia el tamaño moviendo el ratón.

Para configurar las columnas que deseas que se muestren en la sección con la lista de plantillas de facturas recurrentes, haz clic en el icono de engranaje situado en la parte superior derecha de la tabla.

Puedes habilitar, deshabilitar o mover las columnas que desees. Después de hacer clic enAplicar, la tabla se reconstruirá con las nuevas columnas. Al hacer clic en Restablecer, se mostrarán todas las columnas.

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