documentos (Básico): cargar manual o automáticamente

Cómo cargar documentos

Hay muchas formas de cargar; elige la que mejor se adapte a ti:  

• Haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda.
• Arrastre los documentos o carpetas desde su computador a la pestaña documentos / Recientes de la página Documentos y suéltalos en cualquier lugar de la pantalla. También puede soltarlos en cualquier lugar dentro de la documentos pestaña de la cuenta o simplemente soltarlos en una carpeta o subcarpeta específica para cargar documentos allí.
• Haga clic en cargar Documentos o cargar Carpeta en la pestaña documentos de la página Documentos o en la pestaña documentos de la cuenta.
• Utilice la aplicaciónTaxDome computador .
• Utilice TaxDome Drive.
• Utiliza la aplicación móvil.
• cargar mediante plantillas de carpetas y automatizaciones en proyectos. 

1. Haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda, seleccione Documento en el menú desplegable o haga clic en cargar Documentos dentro de la pestaña documentos en la página Documentos o en la pestaña documentos pestaña de la cuenta y, a continuación, seleccione los archivos que desee cargar de su computador. Para seleccionar varios archivos de una carpeta, utilice control o mayúsculas en el teclado.

2. Vaya a la cuenta a la que desea cargar los archivos. 

3. Elija a dónde desea cargar . Hay iconos de visibilidad para cada documento y carpeta para facilitar su identificación. 

4. Pulse cargar para finalizar. Cuando cargue en una carpeta de nivel superior con Cliente puede ver o Cliente puede ver y editar (para más detalles, vaya aquí), podrá activar algunos ajustes útiles (ver más abajo). 

Tenlo en cuenta:

• Algunos tipos de archivos no se reconocen (para más detalles, vaya aquí).
• El tamaño máximo de cargar es de 300 Mb. 
• Es imposible cargar documentos a una carpeta sellada.
• Para cancelar la subida mientras está en curso, pulsa la x.

cargar ajustes

Cuando cargar documentos en una carpeta de nivel superior con un nivel de acceso El cliente puede ver o El cliente puede ver y editar, puedes aplicar los siguientes ajustes:

Notificar al cliente

Cuando está activada, todos los contactos vinculados a la cuenta -con las notificaciones activadas- reciben una notificación por correo electrónico cuando cargar un documento. Para más información, consulta el artículo detallado.

Marcar como leído para el cliente

Cuando se activa, los documentos se cargado pero no se marcan como Nuevos para el cliente, y éste no recibirá una notificación. Esta función es útil cuando se traslada por primera vez un cliente a TaxDome.

Notificar a los seguidores cuando el cliente abra el documento

Cuando está activada, todos los miembros del equipo con acceso a la cuenta -y notificaciones de documentos activadas- reciben una notificación por correo electrónico y en su Inbox+ cuando el cliente abre el documento por primera vez. Para más detalles, consulta el artículo sobre la asignación de miembros del equipo a cuentas de cliente.

Solicitar la aprobación del cliente

Este ajuste sólo está disponible cuando se sube a una carpeta de nivel superior con un nivel de acceso El cliente puede ver. Para más información, ve al artículo detallado sobre la solicitud de aprobación del cliente.

Ajustes adicionales de cargar

Opcionalmente, puedes aplicar los siguientes ajustes adicionales a todas las subidas de documentos:

a. Recordatorios: Activa los recordatorios al cliente sobre la aprobación solicitada. Para más detalles, ve al artículo sobre recordatorios.

b. Añadir descripción: Escribe detalles sobre el documento. Será la misma para cada documento, si cargar varios a la vez, pero puede editarse individualmente.

c. Añade etiquetas: Aplica etiquetas a los documentos para organizarlos. Para más detalles, ve al artículo sobre etiquetas.

d. Bloquear documento a la factura no pagada : Esto te permite cargar un documento para que el cliente vea que está disponible pero no pueda verlo ni descargarlo hasta que haya pagado por el trabajo. Para saber más, ve al artículo detallado.

e, f. trabajos: Enlaza documentos a trabajos. Aquí tienes más información sobre cómo enlazar documentos.

Ajustes para archivos individuales 

Cuando cargar varios documentos a una cuenta, es posible que desee elegir diferentes configuraciones para cada archivo. Por ejemplo, desea obtener la aprobación de un cliente en un documento y bloquear otro en una factura. Siga estos pasos:

1. Una vez seleccionados los documentos, haz clic en Configurar individualmente en la parte superior derecha. Esta opción de configuración sólo aparece cuando subes dos o más archivos.  

2. Haga clic en el icono de engranaje situado a la derecha del archivo y, a continuación, seleccione la configuración. 

3. Haga clic en Guardar y repita el proceso para cada archivo. Los documentos con ajustes añadidos recibirán un código de colores de estado etiquetas (Pendiente de aprobación, Pendiente de pago, Notificar a los seguidores, Marcar como leído o Notificar al cliente) para facilitar su identificación. 

4. Pulse cargar para finalizar.

cargar carpetas

Para cargar carpetas, elige la forma que mejor se adapte a ti: 

• Arrastra carpetas desde tu computador a la pestaña documentos / Recientes de la página Documentos y suéltalas en cualquier lugar de la pantalla. También puede soltarlos en cualquier lugar dentro de la documentos pestaña de la cuenta o simplemente soltarlas en una carpeta o subcarpeta específica para cargar carpetas allí.
• Haga clic en cargar Carpeta dentro de la pestaña documentos de la página Documentos o dentro de la pestaña documentos de la cuenta. 
• Haga clic en Nuevo en la parte superior izquierda y seleccione Carpeta en el menú desplegable. 

Tenlo en cuenta:

• Los tipos de archivo no reconocidos no se mostrarán en cargar.
• La estructura de carpetas se mantiene. Todos los documentos se colocan en la carpeta TaxDome seleccionada dentro de sus carpetas originales.

cargar archivos zip

Los archivos ZIP son una buena manera de cargar varios documentos a la vez. TaxDome carga archivos ZIP de hasta 300 Mb. Se cargado igual que otros archivos. Sin embargo, una vez que un archivo zip se cargado:

• El archivo zip se descomprime automáticamente.
• Tipos de archivo no reconocidos no cargar.
• Las carpetas del zip no se replicarán en TaxDome, por lo que tendrás que crear nuevas carpetas para organizar los documentos.
• El archivo zip original que cargado se elimina automáticamente.

Vista del cliente

Los clientes pueden acceder a los documentos que cargar en las carpetas con los permisos El cliente puede ver. Además, si las notificaciones para el cliente están activadas, y marcaste la casilla Notificar al cliente al cargar un documento, se les informa de ello por correo electrónico. Tus clientes pueden ver y abrir documentos de distintas formas:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación de la sección En espera de acción o en el enlace de la página Documentos. 
• Desde la notificación del correo electrónico: Haz clic en Ver documentos en el correo electrónico. 

Entonces, los clientes interactuarán con los documentos cargado . Para los documentos con la opción Notificar a los clientes activada , habrá una etiqueta Nuevo. 

Acceda a una vista de sólo lectura del portal de un cliente para ver TaxDome desde su lado.