Perfiles de cuentas de clientes

TaxDome le permite mantener la información personal de sus clientes sin esfuerzo. De un vistazo rápido, puede ver todo lo que necesita saber sobre la cuenta de un cliente en una sola página bien organizada. Además, puedes editar fácilmente la información personal de tus clientes.

Acceder a la información de la cuenta

El acceso al perfil de un cliente está disponible paraPropietario de la Empresa, administrador y cualquier empleado asignado a trabajar en la cuenta de ese cliente o al que se le hayan otorgado derechos de acceso para ver todas las cuentas .

Para acceder al perfil de un cliente, haz click en el icono de búsqueda situado en la parte superior de la barra lateral izquierda y, a continuación, escribe el nombre del cliente o parte de su correo electrónico en el campo de búsqueda.

También puedes acceder a una cuenta navegando hasta Clientes de la barra lateral izquierda y haciendo clic en el nombre del cliente en la lista.

Siempre sabrá en qué perfil de cliente se encuentra porque verá el nombre de la cuenta a la izquierda de la barra de menús.

Dentro de la pestaña Visión general, encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la cuenta de cliente en una sola página, con la información organizada por categorías.

Aquí podrás ver todo esto (con la opción de Ver todo para ver aún más en cada sección):

• Documentos: Cinco últimos documentos cargado por tu cliente o compartidos con él. Todos los documentos no vistos obtienen automáticamente una etiqueta Nuevo, para que siempre puedas ver los que tú o un miembro de empresa empresa aún no habéis visto.

• Tareas: Cinco últimas tareas previstas y/o en curso para el cliente.

• Correo electrónico: Los cinco últimos correos electrónicos del cliente y su estado.

• trabajos: Los trabajos actuales de la cuenta, los proyectos en los que está trabajos el cliente y en qué fase se encuentran.

• Chats: Los últimos mensajes enviados al cliente y quién respondió y cuándo.

• facturasno pagada : Las facturas no pagada adas y parcialmente pagadas del cliente y si pueden pagarse con el crédito existente.

• Aprobaciones: Los últimos documentos que requieren la aprobación y firma del cliente.

• Firmas: Los documentos enviados al cliente para ser firmados y los que aún requieren firma.

• Organizadores: Cinco últimos formularios enviados al cliente y su estado.

• ActividadIniciar Sesión : Cuando el cliente se conectó por última vez.

• Notas: Cinco últimas notas guardadas para el cliente.

• Seguimiento del tiempo: Cinco últimas entradas de tiempo introducidas para el cliente.

• Propuestas y ELs: Cinco últimas propuestas o cartas de encargo enviadas al cliente.

Información de la cuenta y contactos

Cada cuenta de cliente en TaxDome debe estar vinculada a uno o más contactos. Parte de la información de una cuenta de cliente se refiere a la propia cuenta, mientras que otra información se refiere a sus contactos. En la pestaña pestañaInformación del perfil del cliente, puedes acceder y editar tanto la información de la cuenta como la de sus contactos vinculados.

• Sección de información de la cuenta

• Sección de contactos

Sección de información de la cuenta

La sección de información de la cuenta es donde puedes revisar y editar los datos de la cuenta: nombre de la cuenta, tipo, foto, etiquetas , miembros del equipo responsables de trabajar en esta cuenta, etc. 

A continuación, encontrará descripciones detalladas de cada campo:

a. Información de la cuenta principal:

• Nombre de la cuenta : Las cuentas son las entidades para las que trabajas y a las que facturas. Se pueden configurar manualmente o generar automáticamente. 

• Foto de perfil de la cuenta: La foto cargado al perfil por el cliente o la empresa.

• Tipo de cuenta : Hay tres tipos de cuentas en TaxDome:individual, empresay otros. Si tu cliente es una empresa, seleccionaEmpresa. Si se trata de una persona o una familia, puedes seleccionarIndividual. 

b. Dirección: La dirección legal. 

c. etiquetas Se utilizan para clasificar cuentas.

d. Miembros del equipo: Tus empleados que tienen acceso a la cuenta del cliente.

e. Campos personalizados de la cuenta: si has creado y rellenado campos personalizados para la cuenta, se mostrarán aquí.

f. Historial de cambios : muestra un registro de los miembros del equipo que han sido asignados o eliminados de la cuenta del cliente, junto con la fecha de cada cambio.

g. Funciones de la cuenta: asigna funciones específicas de la cuenta ( por ejemplo, contable, revisor) a los miembros de tu equipo para definir sus responsabilidades dentro de la cuenta de un cliente. Esto no solo les da acceso a la cuenta, sino que también te ayuda a identificar claramente su función y contribución al flujo de trabajo del cliente.

h. Miembros del equipo: haz click en nombres de los miembros del equipo a los que deseas dar acceso a la cuenta del cliente. 

i. Nueva función: haz clic para crear una nueva función directamente en la barra lateral sin salir de la página. Una vez creada la función, puedes asignarla a los miembros del equipo.

j. QuickBooks para facturación: muestra el estado QuickBooks para facturación de la cuenta. De forma predeterminada, solo se sincronizan las cuentas con facturas o pagos. 

k. Conexión QuickBooks : muestra si esta cuenta está conectada a QuickBooks para sincronizar transacciones con el libro mayor (GL).

l. Aplicación móvil para clientes: muestra si algún contacto asociado a la cuenta ha descargado la aplicación móvil y ha iniciado sesión. 

m. Cuentas vinculadas : aquí puedes encontrar todas las cuentas con contactos compartidos. 

Sección de contactos

En la sección Contactos, puedes revisar y editar los datos de los contactos (correos electrónicos) vinculados a la cuenta actual: gestionar el acceso al portal, las notificaciones, la sincronización del correo electrónico y la configuración de la firma. También puedes desvincular y vincular contactos. Para editar el correo electrónico del contacto o cualquier otro dato, haz clic en el nombre del contacto en la lista.

a. Nombre del contacto: Los nombres de todos los contactos se muestran en orden alfabético. Puedes desvincular el contacto de la cuenta haciendo clic en el menú de tres puntos situado a la derecha de la línea del nombre del contacto. 

b. Número de teléfono: El número de teléfono del contacto.

c. Correo electrónico: la dirección de correo electrónico especificada como principal durante la creación del contacto. Se pueden añadir otras direcciones de correo electrónico para el contacto como campo personalizado del contacto .

d. Configuración de contactos (Iniciar Sesión, Notificar, Sincronización de correo electrónico, Firmante): La configuración de contactos gestiona el acceso al portal del contacto, las notificaciones, la sincronización del correo electrónico y la configuración del firmante:

• Iniciar Sesión : Puedes dar acceso al portal a cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto. Si el usuario ya ha sido invitado a utilizar el portal del cliente pero no ha aceptado la invitación, puedes enviarla de nuevo siguiendo las instrucciones que se indican a continuación .

• Notificar : Para cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto, puedes decidir si recibirá notificaciones sobre eventos del sistema (por ejemplo, un nuevo mensaje o formulario ). Puedes ajustar los tipos de notificación para cada correo electrónico siguiendo las instrucciones que se indican a continuación .

• Sincronización de correo electrónico : Para cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto, puedes decidir si deseas recibir correos electrónicos y responderlos desde TaxDome.

• Signatario : Para cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto, puedes decidir si puede firmar propuestas, EL y facturas recurrentes. Por defecto, todos los contactos con Iniciar Sesión lo tienen.

e. Descripción: la información breve que deseas añadir sobre el contacto. Puedes editarla descripción haciendo clic en el menú de tres puntos situado a la derecha de la línea del nombre del contacto o simplemente dejar la descripción en blanco. Solo es válida para la cuenta actual, por lo que si un contacto está vinculado a varias cuentas, las descripciones pueden ser diferentes para cada cuenta (por ejemplo, contacto principal para la cuenta familiar y director general para la cuenta empresarial).

f. Prioridad del firmante: esta opción se utiliza con las plantillas de firma. Determina el orden predeterminado de los firmantes. 

g. Crear contacto : esta opción se puede utilizar para crear un contacto en la cuenta. 

h. Enlace : esta opción te permite vincular contactos existentes a la cuenta. 

Parte de la información de una cuenta de cliente se refiere a la propia cuenta, mientras que otra parte se refiere a sus contactos:

• El nombre de la cuenta del cliente (es decir, el nombre de la empresa, organización o persona), la dirección y las fotos se almacenan en tu cuenta.

• Los datos personales de un cliente, como la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y la dirección de contacto, se almacenan en tu perfil de contacto. Para cambiar esta información, debes editar el contacto .

• Hay CRM personalizados en tus cuentas que son diferentes de los CRM personalizados de tus contactos. Por ejemplo, si trabajas con diferentes organizaciones, es posible que desees almacenar direcciones y otros detalles sobre ellas dentro de su cuenta.

Correo electrónico de contacto

Algunas acciones importantes para los contactos están disponibles para la dirección de correo electrónico principal o adicional. Puede acceder a ellas desde las líneas de correo electrónico haciendo clic en el menú de tres puntos:

• Preferencias de notificación : Para cada usuario que tenga marcada la casilla Notificar, puedes decidir qué notificaciones recibirá haciendo clic en este enlace.

• Restablecer contraseña : Envía al cliente un enlace para restablecer su contraseña.

• Enviar invitación : Si el usuario ya ha sido invitado a utilizar el portal del cliente pero no ha aceptado la invitación, puedes volver a enviarla haciendo clic en este enlace. 

Editar información de la cuenta

empresa Propietario de la Empresa, administrador o cualquier empleado al que se le hayan otorgado derechos de acceso para gestionar cuentas puede editar la información de la cuenta. 

Para ello, ve a la pestañaInformación del perfil del cliente y haz clic a la derecha de Información de la cuenta. 

Desde aquí puedes:

• Cuenta de archivo.

• Cambiar el tipo de cuenta.

• Cambia el nombre de la cuenta.

• Asignar/eliminar etiquetas a la cuenta.

• Añadir/eliminar miembros del equipo que tienen acceso a la cuenta.

• Editar dirección.

• Rellena los campos personalizados de la cuenta.