Perfiles de cuentas de clientes

Índice

Acceder a la información de la cuenta
Account info & contacts
Edit account info

TaxDome le permite mantener la información personal de sus clientes sin esfuerzo. De un vistazo rápido, puede ver todo lo que necesita saber sobre la cuenta de un cliente en una sola página bien organizada. Además, puedes editar fácilmente la información personal de tus clientes.

Acceder a la información de la cuenta

Access to a client’s profile is available to firm owner, admin, and any employee assigned to work on that client’s account or who has been given access rights to view all accounts .

Para acceder al perfil de un cliente, haz click en el icono de búsqueda situado en la parte superior de la barra lateral izquierda y, a continuación, escribe el nombre del cliente o parte de su correo electrónico en el campo de búsqueda.

También puedes acceder a una cuenta navegando hasta Clientes de la barra lateral izquierda y haciendo clic en el nombre del cliente en la lista.

Siempre sabrá en qué perfil de cliente se encuentra porque verá el nombre de la cuenta a la izquierda de la barra de menús.

Dentro de la pestaña Visión general, encontrarás todo lo que necesitas saber sobre la cuenta de cliente en una sola página, con la información organizada por categorías.

Aquí podrás ver todo esto (con la opción de Ver todo para ver aún más en cada sección):

Documentos: Cinco últimos documentos cargado por tu cliente o compartidos con él. Todos los documentos no vistos obtienen automáticamente una etiqueta Nuevo, para que siempre puedas ver los que tú o un miembro de empresa empresa aún no habéis visto.
Tareas: Cinco últimas tareas previstas y/o en curso para el cliente.
Correo electrónico: Los cinco últimos correos electrónicos del cliente y su estado.
trabajos: Los trabajos actuales de la cuenta, los proyectos en los que está trabajos el cliente y en qué fase se encuentran.
Chats: Los últimos mensajes enviados al cliente y quién respondió y cuándo.
facturasno pagada : Las facturas no pagada adas y parcialmente pagadas del cliente y si pueden pagarse con el crédito existente.
Aprobaciones: Los últimos documentos que requieren la aprobación y firma del cliente.
Firmas: Los documentos enviados al cliente para ser firmados y los que aún requieren firma.
Organizadores: Cinco últimos formularios enviados al cliente y su estado.
ActividadIniciar Sesión : Cuando el cliente se conectó por última vez.
Notas: Cinco últimas notas guardadas para el cliente.
Seguimiento del tiempo: Cinco últimas entradas de tiempo introducidas para el cliente.
Propuestas y ELs: Cinco últimas propuestas o cartas de encargo enviadas al cliente.

Account info & contacts

Cada cuenta de cliente en TaxDome debe estar vinculada a uno o más contactos. Parte de la información de una cuenta de cliente se refiere a la propia cuenta, mientras que otra información se refiere a sus contactos. En la pestaña pestañaInformación del perfil del cliente, puedes acceder y editar tanto la información de la cuenta como la de sus contactos vinculados.

Account info section
Sección de contactos

Account info section

Account info section is where you can review and edit account data: account name, type, photo, tags applied, team members responsible for working on this account, etc.

A continuación, encontrará descripciones detalladas de cada campo:

a. Información de la cuenta principal:

Account name : Accounts are the entities you work for and bill. They could be set up manually or generated automatically.
Foto de perfil de la cuenta: La foto cargado al perfil por el cliente o la empresa.
Account type : There are three account types on TaxDome-Individual, Company and Other. If your client is a firm, select Company. If it’s a person or a family, you can select Individual.

b. Address: The legal address.

c. Tags : Used to categorize accounts.

d. Team members : Your employees who have access to the client account.

e. Account custom fields : If you have created and filled out custom fields for the account, they’re displayed here.

f. History of changes : Shows a log of team members who have been assigned to or removed from the client account, along with the date of each change.

g. Account roles: Assign specific account roles (e.g., bookkeeper, reviewer) to your team members to define their responsibilities within a client’s account. This not only gives them access to the account but also helps you clearly identify their role and contribution to the client’s workflow.

h. Team members: Click on the names of the team members you want to give them access to the client account.

i. New role: Click to create a new role directly in the sidebar without leaving the page. Once the role is created, you can assign it to team members.

j. QuickBooks sync for invoicing : Shows the QuickBooks sync for invoicing status of the account. By default, only accounts with invoices or payments are synced.

k. QuickBooks GL connection : Shows whether this account is connected to QuickBooks Online for syncing transactions with the general ledger (GL).

l. Client mobile app : Shows whether any contact associated with the account has downloaded the mobile app and logged in.

m. Linked accounts : Here, you can find all accounts with shared contacts.

Sección de contactos

En la sección Contactos, puedes revisar y editar los datos de los contactos (correos electrónicos) vinculados a la cuenta actual: gestionar el acceso al portal, las notificaciones, la sincronización del correo electrónico y la configuración de la firma. También puedes desvincular y vincular contactos. Para editar el correo electrónico del contacto o cualquier otro dato, haz clic en el nombre del contacto en la lista.

a. Сontact’s name: The names of all contacts are displayed in alphabetical order. You can Unlink the contact from the account by clicking the three-dots menu at the right of the contact name line.

b. Phone number: The contact’s phone number.

c. Email: The email address specified as the main one during the contact creation. Other email addresses for the contact can be added as a contact custom field .

d. Contact settings (Login, Notify, Email sync, Signatory): Contact settings manage the contact’s portal access, notifications, email sync and signatory settings:

Login : You can give portal access to each email address added to a contact. If the user has already been invited to use the client portal but hasn’t accepted the invitation, you can send it once again using the instructions below .
Notify : For each email address added to a contact, you can decide if they will receive notifications on system events (e.g., a new message or organizer sent). You can tweak the notification types for each email using the instructions below .
Email sync : For each email address added to a contact, you can decide if you want to receive emails and reply to them from TaxDome.
Signatory : For each email address added to a contact, you can decide if they can sign proposals & ELs and recurring invoices. By default, all contacts with login access have it.

e. Description: The short info you want to add about the contact. You can Edit the description by clicking the three-dot menu at the right of the contact name line or just leave the description empty. It is valid for the current account only, so if a contact is linked to several accounts, the descriptions could be different for each account (e.g., primary contact for the family account and CEO for the business account).

f. Signer priority : This option is used with signature templates. It determines the default order of signers.

g. Create contact : This option can be used to create a contact to the account.

h. Link : This option allows you to link existing contacts to the account.

Parte de la información de una cuenta de cliente se refiere a la propia cuenta, mientras que otra parte se refiere a sus contactos:

The name of the client account (i.e., the name of the business, organization, or individual), address, and photos are stored within their account.
A client’s personal details—such as email address, phone number, contact address—are stored within their contact profile. To change this info, you have to edit the contact .
There are custom CRM fields in your accounts that are different from the custom CRM fields in your contacts. For instance, if you work with different organizations, you may want to store addresses and other details about them inside their account.

Correo electrónico de contacto

Algunas acciones importantes para los contactos están disponibles para la dirección de correo electrónico principal o adicional. Puede acceder a ellas desde las líneas de correo electrónico haciendo clic en el menú de tres puntos:

Notification preferences : For each user for whom the Notify box is checked, you can decide which notifications they will receive by clicking this link.
Reset password : Send the client a link to reset their password.
Send invitation : If the user has already been invited to use the client portal but hasn’t accepted the invitation, you can send it once again by clicking this link.