CRM (Básico): Perfiles de cuentas de clientes
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TaxDome le permite mantener sin esfuerzo la información personal de sus clientes. De un vistazo rápido, puedes ver todo lo que necesitas saber sobre la cuenta de un cliente en una sola página bien organizada. Además, puedes editar fácilmente la información personal de tus clientes.
Explicamos aquí:
- Acceso a la información de la cuenta
- Detalles de cuenta y contactos
- Editar los datos de la cuenta
- Cómo Restablecer la Contraseña del Cliente
Acceso a la información de la cuenta
El acceso al perfil de un cliente está disponible para empresa Propietario de la Empresa , administrador, y cualquier empleado asignado a trabajar en la cuenta de ese cliente o al que se le hayan otorgado derechos de acceso para ver todas las cuentas.
Para acceder al perfil de un cliente, haz clic en el ícono de búsqueda situado en la parte superior de la barra lateral izquierda y a continuación, escribe el nombre del cliente o parte de su correo electrónico en el campo de búsqueda.
También puedes acceder a una cuenta navegando a Clientes desde la barra lateral izquierda y luego haciendo clic en el nombre del cliente en la lista.
Siempre sabrás en qué perfil de cliente está, ya que verás su foto y el nombre de la cuenta en la parte izquierda de la barra de menú.
Dentro de la pestaña Visión general , encontrará todo lo que necesita saber sobre la cuenta del cliente en una sola página con información organizada por categorías.
Aquí podrás ver todo esto (con la opción de Ver todo para ver aún más en cada sección):
- Documentos: cinco últimos documentos que el cliente cargado. Todos los documentos no vistos obtienen automáticamente un Nuevo etiqueta, para que siempre puedas ver los que tú o un miembro de empresa aún no habéis visto.
- Tareas: cinco últimas tareas previstas y/o en curso para el cliente
- Correo electrónico: los cinco últimos correos electrónicos del cliente y su estado
- trabajos: el trabajos actual de la cuenta, proyectos el trabajos del cliente y en qué fases se encuentra
- Comunicación: los últimos mensajes enviados al cliente y quién respondió y cuándo.
- Facturas No Pagadas: las facturas no pagadas del cliente y si se pueden pagar con el crédito existente
- Aprobaciones: los últimos documentos que requieren la aprobación y firma del cliente
- Firmas: los documentos enviados al cliente para ser firmados y los que aún deben serlo
- Organizadores: cinco últimos formularios enviados al cliente y su estado
- Actividad de inicio de sesión: cuando el cliente se conectó por última vez
- Notas: cinco últimas notas guardadas para el cliente
- Seguimiento del tiempo: cinco últimos registros de tiempo introducidos para el cliente
- Contratos: cinco últimos contratos o cartas de encargo enviados al cliente para su firma y los que aún deben firmarse.
Detalles de cuenta y contactos
Cada cuenta de cliente en TaxDome debe estar vinculada a uno o más contactos. Parte de la información de una cuenta de cliente se refiere a la propia cuenta, mientras que otra parte se refiere a sus contactos.
En la pestaña Información del perfil del cliente, puedes acceder y editar tanto la información de la cuenta como la de sus contactos vinculados.
Sección de detalles de la cuenta
La sección Detalles de la cuenta es donde puede revisar y editar los datos de la cuenta: nombre de la cuenta, tipo, foto, etiquetas aplicado, miembros del equipo responsables de trabajar en esta cuenta, etc.
A continuación, consulte las descripciones detalladas de cada campo numerado:
1. Nombre de la cuenta. Las cuentas son las entidades para las que usted trabaja y factura. Pueden configurarse manualmente o generarse automáticamente. Más información sobre nombres de cuentas.
2. Foto del perfil de la cuenta. La foto cargado al perfil ya sea por el cliente o por empresa.
3. Tipo de cuenta. Existen dos tipos de cuenta en TaxDome: Particular y Empresa. La diferencia es que para el tipo de cuenta Empresa , dispone de campos adicionales en el perfil de la cuenta: nombre de la empresa y dirección de la empresa.
4. etiquetas. Se utiliza para clasificar las cuentas. Más en etiquetas.
5. Miembros del equipo. Su personal que tiene acceso a la cuenta del cliente. Más información sobre el acceso a la cuenta.
6. Campos personalizados de la cuenta. Si ha creado y rellenado campos personalizados para la cuenta, se muestran aquí. Más información sobre los campos personalizados de CRM.
7. Conexión con QuickBooks. Estado de sincronización de la cuenta con QuickBooks. Por defecto, sólo se sincronizan las cuentas con facturas o pagos. Más información sobre las opciones de sincronización de cuentas.
Sección de contactos
La sección Contactos es donde puede revisar y editar los datos de los contactos (correos electrónicos) vinculados a la cuenta actual: gestionar el acceso al portal, las notificaciones, la sincronización de correos electrónicos y la configuración de la firma. También puede desvincular y vincular contactos. Para editar el correo electrónico del contacto o cualquier otro dato, haga clic en el nombre del contacto en la lista.
A continuación, consulte las descripciones de cada campo numerado:
1. Contacto vinculado. Los nombres de todos los contactos se muestran en orden alfabético.
2. Descripción del contacto vinculado. La descripción puede introducirse pulsando el enlace 3. Editar descripción. Sólo es válida para la cuenta actual, por lo que si un contacto está vinculado a varias cuentas, las descripciones podrían ser diferentes para cada cuenta (por ejemplo, contacto principal para la cuenta familiar y director general para la cuenta empresarial).
4. Dirección de correo electrónico adicional. Se pueden añadir otras direcciones de correo electrónico para el contacto como un campo personalizado de contacto. Todos los campos de contacto de correo electrónico se muestran aquí.
5. Iniciar Sesión. Puede dar acceso al portal a cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto. Si el usuario ya ha sido invitado a utilizar el portal de clientes, pero no ha aceptado la invitación, puede enviársela de nuevo haciendo clic en el enlace 9. Enviar invitación .
6. NOTIFICAR. Para cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto, puede decidir si recibirán notificaciones sobre eventos del sistema (por ejemplo, un nuevo mensaje, o formulario enviado). Para cada correo electrónico, puede ajustar los tipos de notificación haciendo clic en el enlace 10. Preferencias de notificación .
7. SINCRONIZACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS. Para cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto, puede decidir si desea recibir correos electrónicos y responder a ellos desde TaxDome.
8. Prioridad del firmante. Esta opción se utiliza con plantillas de firma. Determina el orden por defecto de los firmantes. Cómo configurar la prioridad del firmante.
11. Desactivar la firma de contratos. Esta opción se utiliza para enviar contratos a sus clientes. Por defecto, el contrato se considera firmado cuando todos los contactos con acceso a Iniciar Sesión lo firman. Sin embargo, puede desactivar la firma de contratos para cualquier dirección de correo electrónico.
12. Desvincular. Si no quieres que el contacto esté vinculado a la cuenta, puedes desvincularlo. Tenga en cuenta que cada cuenta debe tener al menos un contacto vinculado, por lo que no podrá desvincular el último.
Parte de la información de una cuenta de cliente se refiere a la propia cuenta, mientras que otra parte se refiere a sus contactos:
- El nombre de la cuenta del cliente (es decir, el nombre de la empresa, organización o individuo), las fotos se almacenan dentro de su cuenta.
- Los datos personales de un cliente -como dirección de correo electrónico, número de teléfono o dirección postal- se almacenan dentro de su contacto. Para cambiar esta información, tienes que editar el contacto.
- Para cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto, puedes dar acceso al portal a la persona a la que pertenece el correo electrónico, activar la sincronización del correo electrónico y suscribirla a las notificaciones. Más información sobre cómo activar los conmutadores.
- Hay campos CRM personalizados en sus cuentas que son diferentes de los campos CRM personalizados en sus contactos. Por ejemplo, si trabajas con diferentes organizaciones, puede que quieras almacenar direcciones y otros detalles sobre ellas dentro de su cuenta.
Editar los datos de la cuenta
Un empresa Propietario de la Empresa , administrador, o cualquier empleado que haya recibido derechos de acceso para gestionar cuentas puede editar los detalles de una cuenta.
Para ello, vaya a la pestaña Información del perfil del cliente, haz clic Editar a la derecha de Detalles de cuenta.
Desde aquí puedes:
- Cambiar el tipo de cuenta
- Cambiar el nombre de la cuenta
- Asignar/eliminar etiquetas a la cuenta
- Añadir/eliminar miembros del equipo con acceso a la cuenta
- Editar la dirección de la empresa
- Rellene los campos personalizados de la cuenta
- Editar los contactos asociados a una cuenta: vincular y desvincular contactos, añadir nuevos, editar los datos de contacto, cambiar el acceso al portal, las notificaciones y las opciones de sincronización de los correos electrónicos de los contactos.
