CRM (Básico): Perfiles de cuentas de clientes
TaxDome le permite mantener la información personal de sus clientes sin esfuerzo. De un vistazo rápido, puede ver todo lo que necesita saber sobre la cuenta de un cliente en una sola página bien organizada. Además, puedes editar fácilmente la información personal de tus clientes.
Acceder a la información de la cuenta
El acceso al perfil de un cliente está disponible para empresa Propietario de la Empresa , administrador, y cualquier empleado asignado a trabajar en la cuenta de ese cliente o al que se le hayan otorgado derechos de acceso para ver todas las cuentas.
Para acceder al perfil de un cliente, haz click en el icono de búsqueda situado en la parte superior de la barra lateral izquierda y, a continuación, escribe el nombre del cliente o parte de su correo electrónico en el campo de búsqueda.
También puede acceder a una cuenta accediendo a Clientes desde la barra lateral izquierda y haciendo clic en el nombre del cliente en la lista.
Siempre sabrá en qué perfil de cliente se encuentra porque verá el nombre de la cuenta a la izquierda de la barra de menús.
Dentro de la pestaña Visión general , encontrará todo lo que necesita saber sobre la cuenta de cliente en una sola página con información organizada por categorías.
Aquí podrás ver todo esto (con la opción de Ver todo para ver aún más en cada sección):
- Documentos: Cinco últimos documentos cargado por tu cliente o compartidos con él. Todos los documentos no vistos reciben automáticamente una etiqueta Nuevo , para que siempre puedas ver los que tú o un miembro de empresa aún no habéis visto.
- Tareas: Cinco últimas tareas previstas y/o en curso para el cliente.
- Correo electrónico: Los cinco últimos correos electrónicos del cliente y su estado.
- trabajos: El trabajos actual de la cuenta, el proyectos en el que se encuentra el cliente trabajos y en qué etapas se encuentra.
- Chats: Los últimos mensajes enviados al cliente y quién respondió y cuándo.
- no pagada facturas: Las facturas del cliente no pagada y parcialmente pagadas y si pueden pagarse con el crédito existente.
- Aprobaciones: Los últimos documentos que requieren la aprobación y firma del cliente.
- Firmas: Los documentos enviados al cliente para ser firmados y los que aún requieren firma.
- Organizadores: Cinco últimos formularios enviados al cliente y su estado.
- Iniciar Sesión Actividad: Cuando el cliente se conectó por última vez.
- Notas: Cinco últimas notas guardadas para el cliente.
- Seguimiento del tiempo: Cinco últimas entradas de tiempo introducidas para el cliente.
- Propuestas y EL: Cinco últimas propuestas o cartas de encargo enviadas al cliente.
Datos de la cuenta y de los contactos
Cada cuenta de cliente en TaxDome debe estar vinculada a uno o más contactos. Parte de la información de una cuenta de cliente se refiere a la propia cuenta, mientras que otra parte se refiere a sus contactos.
En la pestaña Información del perfil del cliente, puedes acceder y editar tanto la información de la cuenta como la de sus contactos vinculados.
Sección de detalles de la cuenta
La sección de detalles de la cuenta es donde puede revisar y editar los datos de la cuenta: nombre de la cuenta, tipo, foto, etiquetas aplicado, miembros del equipo responsables de trabajar en esta cuenta, etc.
A continuación, encontrará descripciones detalladas de cada campo:
a. Información de la cuenta principal:
- Nombre de la cuenta: Las cuentas son las entidades para las que usted trabaja y factura. Pueden configurarse manualmente o generarse automáticamente.
- Foto del perfil de la cuenta: La foto cargado al perfil por el cliente o el empresa.
- Tipo de cuenta: En TaxDome existen tres tipos de cuenta: Particular, Empresa y Otros. Si su cliente es una empresa, seleccione Empresa. Si es una persona o una familia, puede seleccionar Individual.
b. etiquetas: Se utiliza para clasificar las cuentas.
c. Miembros del equipo: Sus empleados que tienen acceso a la cuenta de cliente. También puede averiguar qué miembros del equipo tuvieron acceso en el pasado haciendo clic en el enlace Historial de cambios .
d. Campos personalizados de la cuenta: Si ha creado y rellenado campos personalizados para la cuenta, se muestran aquí.
e. Dirección de la empresa: El domicilio legal de la empresa.
f. Funciones de lacuenta: Asigna funciones de cuenta específicas (por ejemplo, contable, revisor) a los miembros de tu equipo para definir sus responsabilidades dentro de la cuenta de un cliente. Esto no sólo les da acceso a la cuenta, sino que también te ayuda a identificar claramente su función y su contribución a la flujo de trabajo del cliente.
g. Miembros del equipo: haz click en los nombres de los miembros del equipo a los que quieres dar acceso a la cuenta de cliente.
i. QuickBooks conexión: QuickBooks estado de sincronización de la cuenta. Por defecto, sólo se sincronizan las cuentas con facturas o pagos.
j. Aplicación móvil cliente: Muestra si algún contacto asociado a la cuenta ha descargado la aplicación móvil y se ha conectado.
k. Cuentas relacionadas: Aquí puedes encontrar todas las cuentas con contactos compartidos.
Sección de contactos
En la sección Contactos , puede revisar y editar los datos de los contactos (correos electrónicos) vinculados a la cuenta actual: gestionar el acceso al portal, las notificaciones, la sincronización del correo electrónico y la configuración de la firma. También puede desvincular y vincular contactos. Para editar el correo electrónico del contacto o cualquier otro dato, haga clic en el nombre del contacto en la lista.
a. Información de contacto principal:
- Contacto vinculado: Los nombres de todos los contactos se muestran en orden alfabético. En el ejemplo, Charles Burnes y Lisa Burns son contactos vinculados a la cuenta. Puede desvincular el contacto de la cuenta haciendo clic en el menú de tres puntos situado a la derecha de la línea del nombre del contacto.
- Descripción del contacto vinculado: La breve información que desea añadir sobre el contacto. Puede editar la descripción haciendo clic en el menú de tres puntos situado a la derecha de la línea del nombre del contacto o simplemente dejar la descripción vacía. Sólo es válida para la cuenta actual, por lo que si un contacto está vinculado a varias cuentas, las descripciones podrían ser diferentes para cada cuenta (por ejemplo, contacto principal para la cuenta familiar y director general para la cuenta empresarial).
b. Correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico se especifica como la principal durante la creación del contacto. Se muestra en primer lugar.
c. (Opcional) Correo electrónico adicional: Se pueden añadir otras direcciones de correo electrónico para el contacto como un campo personalizado de contacto. Todos los correos electrónicos de los campos personalizados se muestran aquí.
d. Interruptores de contacto (Iniciar Sesión, Notificar, Sincronización de correo electrónico): Losconmutadores de contacto gestionan el acceso al portal, las notificaciones y la configuración de sincronización de correo electrónico del contacto:
- Iniciar Sesión: Puede dar acceso al portal a cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto. Si el usuario ya ha sido invitado a utilizar el portal de clientes pero no ha aceptado la invitación, puede enviársela de nuevo siguiendo las instrucciones que se indican a continuación.
- Notificar a: Para cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto, puede decidir si recibirán notificaciones sobre eventos del sistema (por ejemplo, un nuevo mensaje o formulario enviado). Puede ajustar los tipos de notificación para cada correo electrónico siguiendo las instrucciones que se indican a continuación.
- Sincronización de correo electrónico: Para cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto, puede decidir si desea recibir correos electrónicos y responder a ellos desde TaxDome.
e. Prioridad del firmante: Esta opción se utiliza con las plantillas de firma. Determina el orden predeterminado de los firmantes.
f. Añadir contacto: Esta opción permite añadir los contactos existentes a la cuenta o crear uno nuevo.
Parte de la información de una cuenta de cliente se refiere a la propia cuenta, mientras que otra parte se refiere a sus contactos:
- El nombre de la cuenta del cliente (es decir, el nombre de la empresa, organización o particular) y las fotos se almacenan en su cuenta.
- Los datos personales de un cliente (dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal, etc.) se almacenan en su contacto. Para cambiar esta información, tienes que editar el contacto.
- Hay campos personalizados de CRM en sus cuentas que son diferentes de los campos personalizados de CRM en sus contactos. Por ejemplo, si trabajas con diferentes organizaciones, puede que quieras almacenar direcciones y otros detalles sobre ellas dentro de su cuenta.
Correo electrónico de contacto
Algunas acciones importantes para los contactos están disponibles para la dirección de correo electrónico principal o adicional. Puede acceder a ellas desde las líneas de correo electrónico haciendo clic en el menú de tres puntos:
a. Enviar invitación: Si el usuario ya ha sido invitado a utilizar el portal del cliente pero no ha aceptado la invitación, puede enviarla de nuevo haciendo clic en este enlace.
b. Preferencias de notificación: Para cada usuario que tenga activada la opción Notificar, puede decidir qué notificaciones recibirá haciendo clic en este enlace.
c. Desactivar la autoridad de firma: La opción Autoridad de firma se utiliza cuando envías propuestas y facturas periódicas a tus clientes. Por defecto, la tienen todos los contactos con acceso a Iniciar Sesión . Dependiendo de la configuración, la propuesta se considera firmada cuando al menos uno o todos los contactos con autoridad de Firmante la firman. Activar la autoridad de firma también permite firmar facturas recurrentes. Aquí puedes desactivar la autoridad de firma para cualquier contacto.
Editar los datos de la cuenta
Un empresa Propietario de la Empresa , administrador, o cualquier empleado que haya recibido derechos de acceso para gestionar cuentas puede editar los detalles de una cuenta.
Para ello, vaya a la pestaña Información del perfil del cliente, haz clic Editar a la derecha de Detalles de cuenta.
Desde aquí puedes:
- Cambiar el tipo de cuenta.
- Cambia el nombre de la cuenta.
- Asignar/eliminar etiquetas a la cuenta.
- Añadir/eliminar miembros del equipo que tienen acceso a la cuenta.
- Editar la dirección de la empresa.
- Rellene los campos personalizados de la cuenta.
- Edite los contactos asociados a una cuenta: vincule y desvincule contactos, añada otros nuevos, edite los datos de contacto, cambie el acceso al portal, las notificaciones y las opciones de sincronización de los correos electrónicos de los contactos.
