CRM (Básico): Perfiles de cuentas de clientes

TaxDome le permite mantener sin esfuerzo la información personal de sus clientes. De un vistazo rápido, puedes ver todo lo que necesitas saber sobre la cuenta de un cliente en una sola página bien organizada. Además, puedes editar fácilmente la información personal de tus clientes.

Cubierto aquí:

Acceso a la información de la cuenta

El acceso al perfil de un cliente está disponible para empresa Propietario de la Empresa , administrador, y cualquier empleado asignado a trabajar en la cuenta de ese cliente o al que se le hayan otorgado derechos de acceso para ver todas las cuentas.

Para acceder al perfil de un cliente, haga clic en el icono de búsqueda situado en la parte superior de la barra lateral izquierda y, a continuación, escriba el nombre del cliente o parte de su correo electrónico en el campo de búsqueda.

También puede acceder a una cuenta accediendo a Clientes desde la barra lateral izquierda y haciendo clic en el nombre del cliente en la lista.

Siempre sabrás en qué perfil de cliente estás porque verás su foto y el nombre de su cuenta en la parte izquierda de la barra de menús.

Dentro de la pestaña Visión general , encontrará todo lo que necesita saber sobre la cuenta del cliente en una sola página con información organizada por categorías.

Aquí podrás ver todo esto (con la opción de Ver todo para ver aún más en cada sección):

  • Documentos: cinco últimos documentos cargado por tu cliente o compartidos con él. Todos los documentos no vistos reciben automáticamente una etiqueta Nuevo , para que siempre puedas ver los que tú o un miembro de empresa aún no habéis visto.
  • Tareas: cinco últimas tareas previstas y/o en curso para el cliente.
  • Correo electrónico: los cinco últimos correos electrónicos del cliente y su estado
  • trabajos: el trabajos actual de la cuenta, proyectos el trabajos del cliente y en qué fases se encuentra
  • Chats: los últimos mensajes enviados al cliente y quién respondió y cuándo
  • no pagada Facturas: las facturas del cliente no pagada y si pueden pagarse con el crédito existente.
  • Aprobaciones: los últimos documentos que requieren la aprobación y firma del cliente.
  • Firmas: los documentos enviados al cliente para ser firmados y los que aún requieren firma.
  • Organizadores: cinco últimos formularios enviados al cliente y su estado
  • Iniciar Sesión Actividad: cuando el cliente se conectó por última vez
  • Notas: cinco últimas notas guardadas para el cliente
  • Control del tiempo: cinco últimas entradas de tiempo introducidas para el cliente
  • Propuestas y cartas de encargo: cinco últimas propuestas o cartas de encargo enviadas al cliente

Datos de la cuenta y de los contactos 

Cada cuenta de cliente en TaxDome debe estar vinculada a uno o más contactos. Parte de la información de una cuenta de cliente se refiere a la propia cuenta, mientras que otra parte se refiere a sus contactos. 

En la pestaña Información del perfil del cliente, puedes acceder y editar tanto la información de la cuenta como la de sus contactos vinculados.

Sección de detalles de la cuenta

La sección Detalles de la cuenta es donde puede revisar y editar los datos de la cuenta: nombre de la cuenta, tipo, foto, etiquetas aplicado, miembros del equipo responsables de trabajar en esta cuenta, etc. 

A continuación, encontrará descripciones detalladas de cada campo numerado:

1. Nombre de la cuenta. Las cuentas son las entidades para las que usted trabaja y factura. Pueden configurarse manualmente o generarse automáticamente. (Más información sobre nombres de cuentas).

2. Foto del perfil de la cuenta. La foto cargado al perfil ya sea por el cliente o el empresa.

3. Tipo de cuenta. En TaxDome existen tres tipos de cuenta: Particular, Empresa y Otros. Si su cliente es una empresa, seleccione Empresa. Si es una persona o una familia, puede seleccionar Individual. Más información sobre los tipos de cuenta.

4. etiquetas. Se utiliza para clasificar las cuentas. (Más información sobre etiquetas.)

5. Miembros del equipo. El personal que tiene acceso a la cuenta del cliente. (Más información sobre el acceso a la cuenta).

6. Campos personalizados de la cuenta. Si ha creado y rellenado campos personalizados para la cuenta, se muestran aquí. También puede consultar el historial de cambios haciendo clic en el enlace correspondiente. (Más información sobre los campos personalizados en CRM ).

7. Cuentas relacionadas. Aquí puedes encontrar todas las cuentas con contactos compartidos. Más información sobre cuentas relacionadas.

8. QuickBooks conexión.QuickBooks estado de sincronización de la cuenta. De forma predeterminada, solo se sincronizan las cuentas con facturas o pagos. (Más información sobre las opciones de sincronización de cuentas).

Sección de contactos

La sección Contactos es donde puede revisar y editar los datos de los contactos (correos electrónicos) vinculados a la cuenta actual: gestionar el acceso al portal, las notificaciones, la sincronización de correos electrónicos y la configuración de la firma. También puede desvincular y vincular contactos. Para editar el correo electrónico del contacto o cualquier otro dato, haga clic en el nombre del contacto en la lista.

A continuación, consulte las descripciones de cada campo numerado:

1. Contacto vinculado. Los nombres de todos los contactos se muestran en orden alfabético.

2. Descripción del contacto vinculado. La descripción puede introducirse haciendo clic en el enlace 3. Editar descripción. Sólo es válida para la cuenta actual, por lo que si un contacto está vinculado a varias cuentas, las descripciones podrían ser diferentes para cada cuenta (por ejemplo, contacto principal para la cuenta familiar y director general para la cuenta empresarial).

4. Dirección de correo electrónico adicional. Se pueden añadir otras direcciones de correo electrónico para el contacto como un campo personalizado de contacto. Aquí se muestran todos los campos de contacto de correo electrónico. 

5. Iniciar Sesión. Puede dar acceso al portal a cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto. Si el usuario ya ha sido invitado a utilizar el portal de clientes, pero no ha aceptado la invitación, puede enviársela de nuevo haciendo clic en el enlace 9. Enviar invitación .

6. NOTIFICAR. Para cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto, puede decidir si recibirán notificaciones sobre eventos del sistema (por ejemplo, un nuevo mensaje, o formulario enviado). Para cada correo electrónico, puede ajustar los tipos de notificación haciendo clic en el enlace 10. Preferencias de notificación .

7. SINCRONIZACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS. Para cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto, puede decidir si desea recibir correos electrónicos y responder a ellos desde TaxDome.

8. Prioridad del firmante. Esta opción se utiliza con plantillas de firma. Determina el orden por defecto de los firmantes. Cómo configurar la prioridad del firmante. 

11. Desactivar la autoridad de firma. Esta opción se utiliza al enviar propuestas y facturas periódicas a sus clientes. Por defecto, la propuesta se considera firmada cuando todos los contactos con acceso a Iniciar Sesión la firman. Habilitar la autoridad de firma también permite firmar facturas periódicas. Sin embargo, puede desactivar la autoridad de firma para cualquier dirección de correo electrónico.

12. Desvincular. Si no desea que el contacto esté vinculado a la cuenta, puede desvincularlo. Tenga en cuenta que cada cuenta debe tener al menos un contacto vinculado, por lo que no podrá desvincular el último.

Parte de la información de una cuenta de cliente se refiere a la propia cuenta, mientras que otra parte se refiere a sus contactos:

  • El nombre de la cuenta del cliente (es decir, el nombre de la empresa, organización o individuo), las fotos se almacenan dentro de su cuenta.
  • Los datos personales de un cliente -como dirección de correo electrónico, número de teléfono o dirección postal- se almacenan dentro de su contacto. Para cambiar esta información, tienes que editar el contacto.
  • Para cada dirección de correo electrónico añadida a un contacto, puedes dar acceso al portal a la persona a la que pertenece el correo electrónico, activar la sincronización del correo electrónico y suscribirla a las notificaciones. Más información sobre cómo activar los conmutadores.
  • Hay campos personalizados de CRM en sus cuentas que son diferentes de los campos personalizados de CRM en sus contactos. Por ejemplo, si trabajas con diferentes organizaciones, puede que quieras almacenar direcciones y otros detalles sobre ellas dentro de su cuenta.

Editar los detalles de la cuenta 

Un empresa Propietario de la Empresa , administrador, o cualquier empleado que haya recibido derechos de acceso para gestionar cuentas puede editar los detalles de una cuenta. 

Para ello, vaya a la pestaña Información del perfil del cliente, haz clic Editar a la derecha de Detalles de cuenta

Desde aquí puedes:

  • Cambiar el tipo de cuenta
  • Cambiar el nombre de la cuenta
  • Asignar/eliminar etiquetas a la cuenta
  • Añadir/eliminar miembros del equipo con acceso a la cuenta
  • Editar la dirección de la empresa
  • Rellene los campos personalizados de la cuenta
  • Editar los contactos asociados a una cuenta: vincular y desvincular contactos, añadir nuevos, editar los datos de contacto, cambiar el acceso al portal, las notificaciones y las opciones de sincronización de los correos electrónicos de los contactos.

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