Solicitar firmas electrónicas a los clientes

Firmar documentos electrónicamente es tan jurídicamente vinculante como firmarlos a mano. Una vez firmado, el documento se considera definitivo y no puede modificarse. Con TaxDome, puede indicar dónde desea que se realicen las firmas electrónicas, insertar campos para el contribuyente y su cónyuge, añadir autenticación basada en conocimientos (KBA) o QES/AdES, activar recordatorios... ¡y mucho más! Sus clientes pueden firmar documentos independientemente de si utilizan el portal de clientes.

Antes de empezar

Para proceder a la solicitud de firma:

• Asegúrate de que tu documento es un PDF PDF.

• Make sure the doc has Client can view permission level . If it hasn’t, move the document to the folder with El cliente puede ver permission level or grant the client individual permissions .

• Decide whether you want to allow your clients to sign documents without logging in. If yes, disable the Require login for e-signature toggle. Those who don’t use the client portal can sign docs per your request, regardless of this setting.

Solicitar firmas electrónicas a los clientes

Para solicitar una firma electrónica a un cliente, siga estos pasos:

Web computador

You can request e-signatures either directly from the document viewer or from the document list. To request it from the document viewer, click the Request signature icon in the top-right corner, or select Request signature from the three-dot menu.

To request it from the document list:

1. Click the three dots to the far right of the document name, then select Request signature.

2. Choose the signer in the Signers list or apply a signature template . You can select any contacts linked to the account or add a third-party signer .

3. Arrastra y suelta el campo de firma electrónica. Si es necesario, pasa el ratón por una de las esquinas del campo y cambia el tamaño del campo de firma.

4. Сlick Send. For details on the signature request menu, go to the subsection below .

After sending the signature request, you can open the document to view where the signature fields have been placed.

1. cargar el documento en la aplicación TaxDome Windows (para obtener ayuda, consulta la demostración anterior). 

2. Selecciona la cuenta de cliente para la que es el documento . 

3. Selecciona una carpeta a la que el Cliente pueda acceder y en la que quieras cargar el documento, y luego activa Solicitar firma del cliente. Se abrirá una nueva ventana para la firma.

4. Either choose the signer manually (this could be the client or a firm representative) in the Choose signer drop-down, or apply a signature template . 

5. Añade tantos campos de firma electrónica como sean necesarios para cada formulario.

6. Haz clic en GUARDAR. Una vez cargado el documento, se envía un correo electrónico al cliente con un enlace al documento pendiente de firma electrónica, y el documento se hace visible en la subpestaña Firmas de sus documentos ficha.

Menú de petición de firma

You have various options when requesting an e-signature, which we’ll describe in more detail below:

a. Require KBA /QES/AdES: add the KBA authentication method (for your US clients only) or QES/AdES signature (for your EU clients only). If QES/AdES is selected, the following flow differs as described in the detailed article . 

b. Template: if you’ve created signature templates to save time with frequently used forms, here is where you can select one.

c. Signers: select a signer for whom you want to add signature fields.

Haga clic en un nombre de firmante y, a continuación, arrastre y suelte los campos de firma que aparecen a continuación.

• Haga clic en la X de la derecha para eliminar un firmante.

• To add a field for a firm rep, select the Me option (details below ).

• Change the default signing order .

d. Add signer: select the account’s contacts to sign the document or add a new signer using their email address .

e. Signature fields:

• Firma: utilícelo para la firma electrónica de un cliente o representante de empresa . Cada campo de firma contiene la firma, la fecha y la hora de la firma.

• Iniciales: utilízalo siempre que necesites que el cliente o representante de empresa añada sus iniciales.

• Fecha de firma: este campo se rellena cuando el cliente firma el documento, y el representante de empresa lo verá en la zona horaria del servidor TaxDome . En los campos del representante empresa , las fechas aparecen cuando se envían los documentos a los clientes. Las fechas no pueden editarse.

• Texto: solicita o añade información adicional:

  • Para solicitar datos adicionales, coloca el campo donde quieras que esté, haz clic sobre él para editarlo.
  • Para añadir información, coloca el campo pre-rellenado donde quieras que esté, haz clic sobre él para editarlo.

f. Date format: select the date format for e-signatures. If not set manually, the default date format is used.

g. Reminders: toggle this on if you want an email notification to be automatically sent to the client if they don’t sign on time (details below ). Reminders will include text from the next field—Message for client. 

h. Message for client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the signature request. This email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the signature template .

i. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes ).

j. Send: click here when the document is ready to be signed.

k. Save: save your changes without sending the document: all added fields are saved, and the document is visible under the Docs tab in the Signatures section. You’ll still be able to review the document and add or delete fields. The document isn’t visible to the client until you hit Send.

Solicitar firmas electrónicas a terceros

Si tu cliente no utiliza el portal de clientes, o si necesitas que otra persona (por ejemplo, alguien con un poder notarial) firme el documento, también es posible solicitar su firma. Cuando necesites añadir firmantes, sigue estos pasos:

1. Haz clic en Añadir firmante bajo la lista Firmantes. Selecciona Nuevo firmante.

   

2. Introduce su Nombre, Apellidos (opcional) y Dirección de correo electrónico.

   

3. (opcional). Si necesitan acceder al portal más adelante, activa el botón Crear nuevo contacto. Si quieres añadir algún dato de contacto, amplía la sección Información de contacto y rellena el campo que necesites.

   

4. Click Confirm. This will add them to the Signers list. Request their signature as if they were just another contact linked to the account. 

Cuando se solicita una firma a una persona que no es cliente, el firmante recibe un enlace único por correo electrónico. El enlace será válido durante 7 días. Podrán firmar haciendo clic en él, sin necesidad de autorización.

Añada la firma electrónica del representante de empresa

La mayoría de los documentos deben estar firmados por uno o más preparadores de impuestos. Si necesita que firmen varios representantes de la empresa, agregue campos para ellos y edítelos indicando el nombre de cada miembro del equipo.

When requesting an e-signature from a team member, select Me in the Choose signer drop-down. The available fields are:

• Firma: Tu nombre aparece por defecto, pero puedes cambiarlo. Si necesitas más campos de firma para los representantes de empresa , añade más y luego edita los nombres.

• Iniciales: Por defecto, aparecen las iniciales seleccionadas, pero puedes editar el campo según necesites.

• Fecha: Este campo se rellena automáticamente cuando se envía el documento al cliente.

• Texto: Añada el nombre, la dirección o cualquier otro dato necesario en empresa.

Consejos:

• Si necesita cambiar su nombre o iniciales, haga clic y edite el campo.

• Si se añade un campo de firma para un representante de empresa , y el documento no se ha enviado al cliente, el campo puede ser editado o eliminado por cualquier miembro del equipo con acceso a los documentos de la cuenta del cliente.

• Once you send the document to the client, the document is considered signed by your firm, and the client can see this (excluding QES/AdES signatures).

• If signature fields for firm reps are added, and the document hasn’t been signed by the client yet, you still have time to cancel the e-signature request if needed.

• La pista de auditoría del documento muestra quién creó cada campo de firma del representante de empresa en el documento.

Recordar a los clientes que firmen electrónicamente los documentos

Cada vez que envías algo con un elemento de acción a un cliente, éste recibe una notificación. Todos los usuarios vinculados a la cuenta -con Notificar activada-reciben una notificación por correo electrónico. Comprueba si las notificaciones están activadas marcando la columna Notificar en la lista de cuentas.   

Consejo

Recuerda que el enlace con la solicitud de firma enviado por correo electrónico caducará en 7 días. Para garantizar un proceso fluido, recuerda a tus clientes que actúen con prontitud. Alternativamente, hazles saber que siempre pueden acceder y firmar la solicitud directamente a través del Portal del Cliente, donde no hay fecha de caducidad.

Si los destinatarios tardan demasiado en responder, o si se olvidan de hacerlo, puedes hacerlo tú:

• Manually resend a notification about the pending document

• Establecer recordatorios automáticos

Recordatorios manuales (reenvío)

To resend a signature request from the document viewer, click the Resend signature request icon in the top-right corner, or select it from the three-dot menu.

To resend it from Signatures subtab, click the three dots to the far right of the document and select Resend.

Lo que ocurre:

• Se envía un mensaje de correo electrónico adicional al cliente
• A notification about the document pending e-signature is moved to the top of the client’s to-do list

Recordatorios automáticos

Los clientes reciben una notificación por correo electrónico cuando les envías un documento para que lo firmen electrónicamente.

Si activas Recordatorios al solicitar una firma electrónica, se enviarán correos electrónicos adicionales al cliente si no firma electrónicamente el documento en un plazo determinado. 

Una vez que actives Recordatorios, haz tus selecciones:

• Days until next reminder: set the reminder to go out after a specified number of days if the document has not been e-signed by all signers. By default, a reminder is sent three days after the e-signature has been requested.

• Number of reminders: set the number of reminders that go out to the client. By default, the client receives only one reminder email.

Los recordatorios se detienen cuando:

• Se ha enviado el número establecido de recordatorios
• El documento ha sido firmado por todos los firmantes

La opción La opciónRecordatorios puede activarse y desactivarse en cualquier momento abriendo el documento pendiente de firma (aunque uno de los firmantes lo haya firmado electrónicamente). Para ello, abre el perfil de cliente y pasa a documentos > Firmas. En la subpestaña Firmas, busca un documento y haz clic en su nombre. A continuación, haz clic en Mostrar firmantes y actualiza la configuración del recordatorio. Recuerda hacer clic en Guardar cuando realices los cambios.

Vista del cliente

If notifications for the client are on, they are informed on receiving a signature request. Your clients can see and open signature requests in different ways:

• Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación bajo la lista de tareas de la página de inicio o en la sección En espera de acción. También pueden abrirla directamente desde la página Documentos.

• En la notificación por correo electrónico: Haz clic en Revisar y firmar en el correo electrónico.

If signers can sign the document without logging in , the email link will be valid seven days after it’s sent.

When you request an e-signature from more than one user for an account (e.g., spouses), each user will see only their own e-signature field. The document remains in Pending E-Signature status in the Signatures subtab until both parties have signed it.

Cuando un cliente reciba una solicitud de firma por primera vez, se le pedirá que lea la Divulgación de firmas electrónicas y que acepte utilizar firmas electrónicas.

To see the sent signature request from the client’s perspective, access the read-only view .

Comparte

Enlace copiado