Solicitar firmas electrónicas a los clientes

Índice

Antes de empezar
Solicitar firmas electrónicas a los clientes
Menú de petición de firma
Solicitar firmas electrónicas a terceros
Añada la firma electrónica del representante de empresa
Configurar recordatorios de firma electrónica
Vista del cliente

Firmar documentos electrónicamente es tan jurídicamente vinculante como firmarlos a mano. Una vez firmado, el documento se considera definitivo y no puede modificarse. Con TaxDome, puede indicar dónde desea que se realicen las firmas electrónicas, insertar campos para el contribuyente y su cónyuge, añadir autenticación basada en conocimientos (KBA) o QES/AdES, activar recordatorios... ¡y mucho más! Sus clientes pueden firmar documentos independientemente de si utilizan el portal de clientes.

Consejo

Al solicitar firmas electrónicas en declaraciones de impuestos completadas, puedes utilizar entrega de la declaración de impuestos Combinar la revisión de documentos, las firmas y el pago en un único flujo guiado para el cliente.

Antes de empezar

Para proceder a la solicitud de firma:

Asegúrate de que tu documento es un PDF PDF.
Asegúrate de que el documento El cliente puede ver el nivel de permiso. Si no es así, mover el documento a la carpeta con El cliente puede ver nivel de permiso o conceder al cliente permisos individuales .
Decide si deseas permitir que tus clientes firmen documentos sin iniciar sesión. En caso afirmativo, desactiva la opción Requerir Iniciar Sesión la firma electrónica . Aquellos que no utilicen el portal de clientes pueden firmar documentos tu solicitud, independientemente de esta configuración.

Solicitar firmas electrónicas a los clientes

Para solicitar una firma electrónica a un cliente, siga estos pasos:

Puedes solicitar firmas electrónicas directamente desde el visor de documentos o desde la lista de documentos. Para solicitarla desde el visor de documentos, haz clic en el icono Solicitar firma situado en la esquina superior derecha o selecciona Solicitar firma en el menú de tres puntos.

Para solicitarlo desde la lista de documentos:

Haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del nombre del documento y, a continuación, selecciona Solicitar firma.

Elige al firmante en la listade firmanteso aplica una plantilla de firma . Puedes seleccionar cualquier contacto vinculado a la cuenta o añadir un firmante externo .
Arrastra y suelta el campo de firma electrónica. Si es necesario, pasa el ratón por una de las esquinas del campo y cambia el tamaño del campo de firma.
Haz clic en Enviar.Para obtener más información sobre el menú de solicitud de firma, consulta la subsección siguiente .

Después de enviar la solicitud de firma, puedes abrir el documento para ver dónde se han colocado los campos de firma.

Después de subir un documento a través de la aplicación de Windows, haz clic en «Solicitar firmas electrónicas» en el menú de acciones del archivo. Esto abrirá el editor de firmas en tu navegador, donde podrás colocar los campos de firma y enviarlo al cliente.

Nota

Esta acción está disponible para los documentos que se encuentren en carpetas con el El cliente puede ver imagen

nivel de acceso.

Menú de petición de firma

Tienes varias opciones a la hora de solicitar una firma electrónica, que describiremos con más detalle a continuación:

a. Requerir KBA AdES: añadir el KBA (solo para tus clientes de EE. UU.) o AdES (solo para tus clientes de la UE). SiAdES seleccionaAdES , el siguiente flujo difiere según se describe en el artículo detallado .

b. Plantilla: si has creado plantillas de firma para ahorrar tiempo con los formularios que utilizas con frecuencia, aquí es donde puedes seleccionar una.

c. Firmantes:selecciona un firmante al que quieras añadir campos de firma.

Haga clic en un nombre de firmante y, a continuación, arrastre y suelte los campos de firma que aparecen a continuación.

Haga clic en la X de la derecha para eliminar un firmante.
Para añadir un campo para un empresa , selecciona la opciónYo(detalles más abajo ) .
Cambia el orden de firma predeterminado.

d. Añadir firmante: selecciona los contactos de la cuenta para firmar el documento o añade un nuevo firmante utilizando su dirección de correo electrónico .

e. Campos de firma:

Firma: utilícelo para la firma electrónica de un cliente o representante de empresa . Cada campo de firma contiene la firma, la fecha y la hora de la firma.
Iniciales: utilízalo siempre que necesites que el cliente o representante de empresa añada sus iniciales.
Fecha de firma: este campo se rellena cuando el cliente firma el documento, y el representante de empresa lo verá en la zona horaria del servidor TaxDome . En los campos del representante empresa , las fechas aparecen cuando se envían los documentos a los clientes. Las fechas no pueden editarse.
Texto: solicita o añade información adicional:
- Para solicitar datos adicionales, coloca el campo donde quieras que esté, haz clic sobre él para editarlo.
- Para añadir información, coloca el campo pre-rellenado donde quieras que esté, haz clic sobre él para editarlo.

Nota

El aspecto del contenido dentro de los campos (como firmas, iniciales, fechas y texto) no se puede personalizar. Solo se puede ajustar el tamaño arrastrando las esquinas del campo.

f. Formato de fecha:selecciona el formato de fecha para las firmas electrónicas. Si no se configura manualmente, se utilizará el formato de fecha predeterminado .

g. Recordatorios: activa esta opción si deseas que se envíe automáticamente una notificación por correo electrónico al cliente si no se registra a tiempo ( más detalles a continuación ) . Los recordatorios incluirán el texto del siguiente campo:Mensaje para el cliente.

h. Mensaje para el cliente: este mensaje sustituirá al texto predeterminado de la notificación del sistema de correo electrónico enviada junto con la solicitud de firma. No podrás acceder a este correo electrónico después de enviar la solicitud. Para reutilizarlo, considera la posibilidad de añadirlo a la plantilla de firma .

i. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes ).

j. Enviar: haz clic aquí cuando el documento esté listo para ser firmado.

k. Guardar:guarda los cambios sin enviar el documento: todos los campos añadidos se guardan y el documento queda visible en la carpeta documentos en la sección Firmas. Aún podrás revisar el documento y añadir o eliminar campos. El documento no será visible para el cliente hasta que pulses Enviar.

Solicitar firmas electrónicas a terceros

Si tu cliente no utiliza el portal de clientes, o si necesitas que otra persona (por ejemplo, alguien con un poder notarial) firme el documento, también es posible solicitar su firma. Cuando necesites añadir firmantes, sigue estos pasos:

Haz clic en Añadir firmante bajo la lista Firmantes. Selecciona Nuevo firmante.
Introduce su Nombre, Apellidos (opcional) y Dirección de correo electrónico.
(opcional). Si necesitan acceder al portal más adelante, activa el botón Crear nuevo contacto. Si quieres añadir algún dato de contacto, amplía la sección Información de contacto y rellena el campo que necesites.
Haz clic en Confirmar. Esto los añadirá a la lista de firmantes. Solicita su firma como si fueran un contacto más vinculado a la cuenta.

Cuando se solicita una firma a una persona que no es cliente, el firmante recibe un enlace único por correo electrónico. El enlace será válido durante 7 días. Podrán firmar haciendo clic en él, sin necesidad de autorización.

Añada la firma electrónica del representante de empresa

La mayoría de los documentos deben estar firmados por uno o más preparadores de impuestos. Si necesita que firmen varios representantes de la empresa, agregue campos para ellos y edítelos indicando el nombre de cada miembro del equipo.

Cuando solicites una firma electrónica a un miembro del equipo, seleccionaYoen el menú desplegable Elegir firmante. Los campos disponibles son:

Firma: Tu nombre aparece por defecto, pero puedes cambiarlo. Si necesitas más campos de firma para los representantes de empresa , añade más y luego edita los nombres.
Iniciales: Por defecto, aparecen las iniciales seleccionadas, pero puedes editar el campo según necesites.
Fecha: Este campo se rellena automáticamente cuando se envía el documento al cliente.
Texto: Añada el nombre, la dirección o cualquier otro dato necesario en empresa.

Consejos:

Si necesita cambiar su nombre o iniciales, haga clic y edite el campo.
Si se añade un campo de firma para un representante de empresa , y el documento no se ha enviado al cliente, el campo puede ser editado o eliminado por cualquier miembro del equipo con acceso a los documentos de la cuenta del cliente.
Una vez que envías el documento al cliente, este se considera firmado por tu empresa, y el cliente puede verlo (excepto AdES ).
Si se añaden campos de firma para empresa y el cliente aún no ha firmado el documento, todavía tienes tiempo para cancelar la solicitud de firma electrónica si es necesario.
La pista de auditoría del documento muestra quién creó cada campo de firma del representante de empresa en el documento.

Configurar recordatorios de firma electrónica

Los recordatorios son correos electrónicos automáticos de seguimiento que sirven para dar un empujoncito a los clientes que aún no han firmado un documento.

Nota

El enlace del correo electrónico que aparece en la solicitud de firma caduca a los 7 días. Los recordatorios te ayudan a avisar a los clientes antes de que el enlace deje de ser válido. Si el cliente no llega a ver el correo a tiempo, aún puede firmar a través del portal de clientes, donde no hay fecha de caducidad.

Para activarlos, marca la casilla «Recordatorios» cuando solicites una firma electrónica y, a continuación, configura lo siguiente:

Días hasta el próximo recordatorio: cada cuánto se repite el recordatorio (por defecto: 3)
Número de recordatorios: cuántos recordatorios se enviarán en total (por defecto: 1)

Puedes actualizar estos ajustes más tarde abriendo el documento pendiente en la pestaña documentos Firmas» de la cuenta del cliente, incluso después de que un firmante lo haya firmado digitalmente.

Para reenviar una solicitud de firma manualmente en cualquier momento, haz clic en los tres puntos que hay a la derecha del documento y selecciona «Reenviar». También puedes reenviarla desde el visor de documentos utilizando el icono «Reenviar solicitud de firma » situado en la esquina superior derecha.

Consejo

Más información sobre los recordatorios: valores predeterminados exactos de los campos, condiciones de detención y la acción del menú para cada reenvío manual.

Vista del cliente

Si las notificaciones para el cliente están activadas, se les informará cuando reciban una solicitud de firma. Tus clientes pueden ver y abrir las solicitudes de firma de diferentes maneras:

Desde el portal del cliente o la aplicación móvil: Haz clic en la notificación bajo la lista de tareas de la página de inicio o en la sección En espera de acción. También pueden abrirla directamente desde la página Documentos.
En la notificación por correo electrónico: Haz clic en Revisar y firmar en el correo electrónico.

Si los firmantes pueden firmar el documento sin iniciar sesión , el enlace del correo electrónico será válido durante siete días después de su envío.

Cuando solicitas una firma electrónica a más de un usuario para una cuenta (por ejemplo, cónyuges), cada usuario solo verá su propio campo de firma electrónica. El documento permanece en estado Pendiente de firma electrónica en la subpestaña Firmas hasta que ambas partes lo hayan firmado.

Cuando un cliente reciba una solicitud de firma por primera vez, se le pedirá que lea la Divulgación de firmas electrónicas y que acepte utilizar firmas electrónicas.