💸 Preparación de impuestos: Comunicación con el cliente

Como dijo uno de nuestros clientes "Una gestión adecuada del tiempo y la comunicación con el cliente permiten a un profesional fiscal experimentado gestionar cada declaración de la renta una sola vez". Aquí encontrará una hoja de trucos con los consejos más útiles para conseguirlo.

Cubierto aquí:

• Enviar correos electrónicos personalizados
• Programar correos electrónicos
• Permita que sus clientes reserven una cita directamente desde su portal de clientes
• Recopilación de documentos
• Recogida automatizada mediante formularios
• Finalización de la documentos
• Utilice las herramientas integradas de PDF para preparar y revisar las declaraciones.

Enviar correos electrónicos personalizados

La comunicación periódica y personalizada aporta tranquilidad tanto a usted como a su cliente. Saben que están informados y sienten que les atiendes con regularidad.

Las siguientes funciones de TaxDome le ayudarán a agilizar sus interacciones:

• Plantillas de correo electrónico. Prepare una plantilla de correo electrónico para cada vez que necesite comunicarse con sus clientes. Utilice nuestra biblioteca de plantillas para empezar fácilmente.
• Utilice shortcodes para personalizar: no tiene que redactar cada correo manualmente.
• Envíe correos electrónicos personalizados de forma masiva (por ejemplo, cuando tenga que informar de algo a un grupo de clientes).
• Envíe correos electrónicos automatizados (por ejemplo, notificaciones cuando su trabajo se mueva por un proyecto).

Programar correos electrónicos

También puede planificar el envío automático de correos electrónicos si sabe exactamente cuándo deben enviarse. Escriba sus correos electrónicos con antelación y especifique la fecha y la hora del envío. Aquí tienes más información sobre cómo programar con antelación.

En base a la experiencia de otros empresas que están utilizando nuestro sistema, le recomendamos que utilice esta función para el correo electrónico de inicio de la temporada de impuestos para informar a los clientes:

• Cambios en su consulta/servicios este año
• Su horario de oficina
• Cómo pueden ponerse en contacto con usted sus clientes
• Información sobre la fianza necesaria para iniciar el trabajo
• Cómo garantizar la seguridad de sus documentos
• Cómo pueden acceder los clientes a su portal de clientes

Permita que sus clientes reserven una cita directamente desde su portal de clientes

Puede ahorrar el tiempo que suele dedicar a programar una llamada. Vaya a la página Configuración, seleccione la pestaña Integraciones, haz clic en la subpestaña Programador. Aquí puede configurar la integración de TaxDome con Acuity, Calendly, YouCanBook.Me y Schedulista. Para más detalles, vaya aquí.

Aunque sus clientes podrán programar citas utilizando el botón situado en la parte superior derecha de su portal, le recomendamos que cree un correo electrónico aparte con instrucciones sobre cómo programar una cita.

Recopilación de documentos

Reunir los documentos es una rutina que se repite con cada cliente. Además, puede ser una fuente de sorpresas, como descubrir que falta documentos en plena preparación de la declaración de la renta. Con TaxDome, puede establecer el proceso de recopilación de documentos y asegurarse de que sus clientes lo siguen. Consulte nuestros consejos a continuación:

• Recogida automatizada mediante formularios
• Finalización de la documentos

Recogida automatizada mediante formularios

La forma más habitual de recopilar información y documentos de sus clientes es a través de PDF. Sin embargo, esto también es anticuado e ineficaz. TaxDome le proporciona formulariosque puede automatizarse fácilmente y adaptarse a sus necesidades.

Utilizar formularios puede ahorrarle mucho tiempo y problemas. Explore las siguientes funciones para comprobarlo:

• Lógica condicional: establezca las condiciones para omitir las preguntas que no son aplicables

• Secciones adicionales: deje que sus clientes copien las secciones que se repiten (por ejemplo, la dirección de ambos cónyuges)

• Explicaciones de las preguntas: añada una descripción a sus preguntas para que sus clientes sepan exactamente lo que se les pide.

• Bloques de texto: añada bloques de texto para describir detalladamente cada sección o para transmitir información importante.

Finalización de la documentos

Siga siempre esta regla: empiece a preparar su declaración sólo después de haber recibido todos los documentos de.

Aquí hemos hecho un par de recomendaciones:

• Abra el formulario del cliente o los documentos sólo después de recibir una notificación de que todos los documentos están cargado a TaxDome. Sus clientes tienen la casilla de verificaciónNotificar a empresa si ha terminado de cargar para ello.
• Desactive las notificaciones en formularios sobre la carga de documentos para no distraerse antes de tiempo.

• Pida a sus clientes que le envíen un correo electrónico una vez que hayan terminado de cargar, o vaya un paso más allá utilizando automatizaciones y tareas de cliente en los chats.

• Haga una etapa separada para la automatización del envío del mensaje de confirmación en su proyecto.

• Cree una plantilla de chat para solicitar a sus clientes que confirmen que han terminado de subir los documentos y añada una tarea de cliente allí.

• Cobrar una tasa por formularios sin respuesta o formularios enviado fuera de plazo.

Utilice las herramientas integradas de PDF para preparar y revisar las declaraciones.

TaxDome le proporciona herramientas integradas PDF adecuadas para la visualización, edición, marcado, colaboración y mucho más. Para tener documentos a mano, puedes utilizar estos trucos:

• Combine documentos directamente en TaxDome si su cliente los escaneó como archivos individuales.

• Utilice sellos al revisar los PDF para que su equipo sepa qué documentos se ha comprobado