Tax Preparation: Client communication

As one of our clients put it: “Proper time management and client communication allow an experienced tax professional to handle each tax return only one time.” Here, you’ll find a cheat sheet with the most helpful tips on how you can achieve this. Send personalized emails {#1}

La comunicación regular y personalizada aporta tranquilidad tanto a ti como a tu cliente. Sabes que están informados; sienten que te comunicas regularmente. Las siguientes funciones TaxDome te ayudarán a agilizar tus interacciones:

• Email templates . Prepare an email template for each time you need to communicate with clients. Use our templates library for an easy start.

• Use shortcodes for personalization - you don’t have to compose every email manually.

• Send personalized emails in bulk (i.e. when you need to inform a group of clients about something).

• Send automated emails (i.e. notifications when your job is moving through a pipeline).

Programar correos electrónicos

You can also plan for emails to be sent automatically if you know exactly when they should be sent. Write your emails in advance and specify the date and time for the dispatch. Here’s more on scheduling ahead .

En base a la experiencia de otros empresas que están utilizando nuestro sistema, le recomendamos que utilice esta función para el correo electrónico de inicio de la temporada de impuestos para informar a los clientes:

• Cambios en su consulta/servicios este año

• Su horario de oficina

• Cómo pueden ponerse en contacto con usted sus clientes

• Información sobre la fianza necesaria para iniciar el trabajo

• Cómo garantizar la seguridad de sus documentos

• Cómo pueden acceder los clientes a su portal de clientes

Permita que sus clientes reserven una cita directamente desde su portal de clientes

You can save the time you usually spend scheduling a call. Go to the  Settings page, select the Integrations tab, then click on the Scheduler subtab. Here, you can set up the TaxDome integration with Acuity, Calendly, YouCanBook.Me, and Schedulista. For more details, go here .

Even though your clients will be able to schedule appointments using the button on the top right of their portal , we recommend you create a separate email with instructions on how to schedule an appointment.

Recopilación de documentos

Reunir los documentos es una rutina que repites con cada cliente. Además, puede ser una fuente de sorpresas, como descubrir que faltan documentos en plena preparación de la declaración de la renta. Con TaxDome, puedes establecer el proceso de recopilación de documentos y asegurarte de que tus clientes lo siguen. Consulta nuestros consejos a continuación:

• Recogida automatizada mediante formularios

• Finalización de la documentos

Recogida automatizada mediante formularios

The most common way to collect info and documents from your clients is via PDF. However, this is also outdated and inefficient. TaxDome provides you with organizers , which can be easily automated and set up to your needs.

Utilizar formularios puede ahorrarte mucho tiempo y problemas: explora las siguientes funciones para comprobarlo:

• Conditional logic : set the conditions to skip the questions that are not applicable

• Additional sections : let your clients copy the sections that repeat (e.g. the address for both spouses)

• Explanations for questions : add a description to your questions so that your clients know exactly what’s required from them

• Text blocks : add text blocks to describe each section in detail or to convey important information

Finalización de la documentos

Sigue siempre esta regla: empieza a preparar tu declaración sólo cuando hayas recibido todos los documentos de. Aquí te hacemos un par de recomendaciones:

• Open the client’s organizer or documents only after you got a notification that all the documents are uploaded to TaxDome. Your clients have the Notify firm if you are done uploading checkbox for that.

• Desactive las notificaciones en formularios sobre la carga de documentos para no distraerse antes de tiempo.

  

• Ask your clients to send an email to you once they’re finished uploading, or take it one step further by using automations and client tasks in chats.

• Make a separate stage for the automation for sending the confirmation message in your pipeline.

• Create a chat template to request that your clients confirm that they are done uploading documents — and add a client task there.

• Cobrar una tasa por formularios sin respuesta o formularios enviado fuera de plazo.

Utilice las herramientas integradas de PDF para preparar y revisar las declaraciones.

TaxDome provides you with embedded PDF Tools suitable for viewing, editing , markup, collaboration and more. To keep docs handy, you can use these hacks:

• Merge documents right inside TaxDome if your client scanned them as single files

• Use stamps when reviewing PDFs so that your team knows which docs have been checked