Preparación de impuestos: Comunicación con el cliente

Como dijo uno de nuestros clientes: «Una gestión adecuada del tiempo y la comunicación con el cliente permiten a un profesional fiscal con experiencia tramitar cada declaración de impuestos una sola vez». Aquí encontrarás una hoja de referencia con los consejos más útiles para conseguirlo.

Enviar correos electrónicos personalizados

La comunicación regular y personalizada aporta tranquilidad tanto a ti como a tu cliente. Sabes que están informados; sienten que te comunicas regularmente. Las siguientes funciones TaxDome te ayudarán a agilizar tus interacciones:

• Plantillas de correo electrónico : Prepara una plantilla de correo electrónico para cada ocasión en la que necesites comunicarte con los clientes. Utiliza Marketplace para empezar fácilmente.

• Use shortcodes for personalization: You don’t have to compose every email manually.

• Envía correos electrónicos personalizados de forma masiva: cuando necesites informar a un grupo de clientes sobre algo.

• Enviar correos electrónicos automáticos: notificaciones cuando tu trabajo en un proyecto.

Programar correos electrónicos

También puedes programar el envío automático de correos electrónicos si sabes exactamente cuándo deben enviarse. Escribe tus correos electrónicos con antelación y especifica la fecha y la hora de envío. Aquí encontrarás más información sobre cómo programar con antelación .

En base a la experiencia de otros empresas que están utilizando nuestro sistema, le recomendamos que utilice esta función para el correo electrónico de inicio de la temporada de impuestos para informar a los clientes:

• Cambios en su consulta/servicios este año

• Su horario de oficina

• Cómo pueden ponerse en contacto con usted sus clientes

• Información sobre la fianza necesaria para iniciar el trabajo

• Cómo garantizar la seguridad de sus documentos

• Cómo pueden acceder los clientes a su portal de clientes

Permita que sus clientes reserven una cita directamente desde su portal de clientes

Puedes ahorrar el tiempo que normalmente dedicas a programar una llamada. Ve a la páginade configuración, selecciona la pestañaIntegraciones y haz clic la subpestañaProgramador. Aquí puedes configurar la TaxDome con Acuity, Calendly, YouCanBook.Me y Schedulista. Para obtener más detalles, ve aquí .

Aunque tus clientes podrán programar citas utilizando el botón situado en la parte superior derecha de su portal , te recomendamos que crees un correo electrónico aparte con instrucciones sobre cómo programar una cita.

Recopilar documentos

Reunir los documentos es una rutina que repites con cada cliente. Además, puede ser una fuente de sorpresas, como descubrir que faltan documentos medio de la preparación de la declaración de impuestos. Con TaxDome, puedes configurar el proceso de recopilación de documentos y asegurarte de que tus clientes lo sigan. Consulta nuestros consejos a continuación:

• Recogida automatizada mediante formularios

• Utiliza listas de verificación de documentos para una recepción clara.

• Finalización de la documentos

Recogida automatizada mediante formularios

La forma más habitual de recopilar información y documentos de tus clientes es mediante PDF. Sin embargo, esto también es anticuado e ineficaz. TaxDome te TaxDome formularios , que pueden automatizarse fácilmente y configurarse según tus necesidades.

Utilizar formularios puede ahorrarte mucho tiempo y problemas: explora las siguientes funciones para comprobarlo:

• Lógica condicional: establece las condiciones para omitir las preguntas que no sean aplicables.

• Secciones adicionales: permite a tus clientes copiar las secciones que se repiten (por ejemplo, la dirección de ambos cónyuges).

• Explicaciones para las preguntas: añade una descripción a tus preguntas para que tus clientes sepan exactamente lo que se espera de ellos.

• Bloques de texto: añade bloques de texto para describir cada sección en detalle o para transmitir información importante.

Enviar listas de verificación de documentos

Las listas de verificación de documentos proporcionan una lista personalizada de documentos fiscales para cada cliente, que se envía a través formulario. En lugar de que los clientes tengan que adivinar qué deben cargar, ven exactamente lo que se necesita y, si falta algo, pueden indicar el motivo (no aplicable, cargar , ya se ha proporcionado o añadir un comentario). A continuación se ofrecen algunos consejos para utilizar las listas de verificación de documentos:

• Crea listas de verificación durante la temporada baja para que estén listas cuando comience la temporada de impuestos. Puedes crearlas manualmente seleccionando entre más de 42 tipos de documentos (W-2, 1099, 1098 y más), o utilizar la inteligencia artificial para generarlas a partir de PDF del año anterior (actualmente disponible para el formulario 1040 con Drake, Lacerte y ProSeries).

• Adjunta listas de verificación a tus formulario para que se envíen juntas. Activa la opción Adjuntar listas de verificación al crear o editar una formulario .

• Envía listas de verificación de forma masiva a varios clientes a la vez. Filtra tu lista de cuentas por Lista de verificación > Creada, selecciona los clientes y envía el formulario la lista de verificación adjunta.

• Automatiza la entrega de listas de verificación a través de tu proyecto una automatización Crear formulario en la etapa adecuada. Activa trabajo autoavanzar y este avanzará automáticamente una vez que el cliente complete todos los elementos de la lista de verificación y envíe el formulario.

• Realiza un seguimiento del progreso en tiempo real utilizando la columna Lista de verificación en la sección Organizadores. Filtra por estado de la lista de verificación para identificar rápidamente a los clientes que necesitan seguimiento.

Finalización de la documentos

Sigue siempre esta regla: comienza a preparar tu declaración solo después de haber recibido todos los documentos.

Hicimos un par de recomendaciones aquí:

• Abre el formulario los documentos del cliente solo después de recibir una notificación de que todos los documentos se han cargado TaxDome. Tus clientes tienen la casilla de verificación Notificar empresa hayas terminado de cargar los documentos para ello.

• Desactive las notificaciones en formularios sobre la carga de documentos para no distraerse antes de tiempo.

  

• Pide a tus clientes que te envíen un correo electrónico una vez que hayan terminado la carga, o ve un paso más allá utilizando automatizaciones y tareas de clientes en los chats.

• Crea una etapa separada para la automatización del envío del mensaje de confirmación en tu proyecto.

• Crea una plantilla de chat para solicitar a tus clientes que confirmen que han terminado de cargar los documentos y añade una tarea para el cliente.

• Cobrar una tasa por formularios sin respuesta o formularios enviado fuera de plazo.

Utilice las herramientas integradas de PDF para preparar y revisar las declaraciones.

TaxDome te TaxDome PDF TaxDome adecuadas para ver, editar , marcar, colaborar y mucho más. Para tener documentos , puedes utilizar estos trucos:

• Combina documentos directamente en TaxDome tus clientes los han escaneado como archivos individuales.

• Utiliza sellos al revisar archivos PDF para que tu equipo sepa qué documentos comprobado.