Enviar correo electrónico automáticamente

You can have your emails created and sent automatically. Every email will be personalized and contain all the necessary details, even if they are different for each client. To make the automation magic happen, set up the Send email automation for each stage when you need the emails sent.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Establezca automatizaciones para el envío de correos electrónicos

Hablando de correos electrónicos automatizados, el proceso suele ser el siguiente:

1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don’t have one, you can create one by clicking New template when you add the automation . Make sure to use shortcodes in templates to personalize it. 

2. Generally, you may not want to have a separate stage in your pipeline for sending emails. Instead, you can add the Send email automation to the different stages, to:

• Comunique lo que espera de sus clientes en cada paso del proceso, como pedirles que cargar documentos, marcar las tareas del cliente como completadas, rellenar el formulario.

• Informa a tus clientes de lo que está ocurriendo, como cuándo has recibido sus documentos o cuándo está lista su declaración.

  Una vez que trabajo entra en esta fase, el correo electrónico se envía automáticamente a todos los contactos vinculados a la cuenta del cliente.

  

Nota

Para los Enviar correo electrónico automatización, no importa si el autoavanzar trabajos para la etapa está activada. La automatización se activa automáticamente y no necesita la acción ni del cliente ni de la empresa para completarse. Además, no se vincula ningún elemento al trabajo cuando se activa la automatización.

Vincular archivos adjuntos de correo electrónico a un trabajo

You cannot link emails to jobs, but you can have clients’ email attachments linked . Follow these steps:

1. Open the email with the file attached and click the Save to TaxDome link on the right.

2. Edit the file name and the description (optionally) and click Upload. The file will be saved to the Client uploaded documents folder.

3. Open the job card either from the kanban view, calendar, or from the **Jobs **list.

4. Enlaza el documento: haz clic en Enlazar en la sección Enlazados, selecciona Documentos, haz clic clic en la carpeta Documentos cargado el cliente y elige los archivos que quieras, haz clic Guardar. O, para cargar un nuevo documento y vincularlo, haz clic en Nuevo en la sección Vinculado y selecciona Documento.

   Ahora, los miembros de tu equipo pueden acceder fácilmente a los documentos necesarios en la sección Vinculado > Documentos, a la derecha de la ficha de trabajo . 

   

Consejo

Enciende el Guardar automáticamente los archivos adjuntos para saltarte los dos primeros pasos y que los documentos se guarden automáticamente.

Personalice los correos electrónicos automatizados

Puede utilizar cualquier dato personalizado para personalizar sus correos electrónicos automatizados y darles un toque personal. Para ello:

• Make sure your client accounts and contacts have all the necessary details in the custom fields . It may be even more helpful to add everything you need while importing accounts.

• Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above .

  Una vez que el correo electrónico se envía automáticamente, shortcodes en el título del correo electrónico y/o en el campo del cuerpo se sustituyen por los datos del campo personalizado, como nombre y apellidos, pago estimado de impuestos, información de la empresa o una fecha específica. 

  

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