Ejemplos de automatización (Básica): Enviar correo electrónico
Puede hacer que sus correos electrónicos se creen y envíen automáticamente. Cada email será personalizado y contendrá todos los detalles necesarios, aunque sean diferentes para cada cliente. Para que se produzca la magia de la automatización, configura la automatización Enviar correo electrónico para cada etapa en la que necesites que se envíen los correos electrónicos.
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Establezca automatizaciones para el envío de correos electrónicos
Hablando de correos electrónicos automatizados, el proceso suele ser el siguiente:
1. Si quieres que tus emails se envíen automáticamente, necesitas una plantilla para cada uno de ellos. Si no tienes una, puedes crearla haciendo clic en Nueva plantilla cuando añadas la automatización. Asegúrese de utilizar shortcodes en las plantillas para personalizarlas.
2. Por lo general, es posible que no desee tener una etapa separada en su proyecto para el envío de correos electrónicos. En su lugar, puede agregar la automatización Enviar correo electrónico a las diferentes etapas, a:
- Comunique lo que espera de sus clientes en cada paso del proceso, como pedirles que cargar documentos, marcar las tareas del cliente como completadas, rellenar el formulario.
- Informe a sus clientes de lo que está ocurriendo, como cuándo ha recibido sus documentos o cuándo está lista su declaración.
Una vez que trabajo entra en esta fase, el correo electrónico se envía automáticamente a todos los contactos vinculados a la cuenta del cliente.
Nota Para la automatización de Enviar correo electrónico, no importa si el autoavanzar trabajos de la etapa esté activado. La automatización se activa automáticamente y no necesita la acción ni del cliente ni de empresa para completarse. Además, no hay elementos vinculados a la trabajo cuando se activa la automatización.
Vincular archivos adjuntos de correo electrónico a un trabajo
No se pueden vincular correos electrónicos a trabajos, pero sí se pueden vincular los archivos adjuntos de los correos electrónicos de los clientes. Siga estos pasos:
- Abra el correo electrónico con el archivo adjunto y haga clic en el enlace Guardar en TaxDome situado a la derecha.
- Edite el nombre del archivo y la descripción (opcionalmente) y haga clic en cargar. El archivo se guardará en la carpeta de documentos del cliente cargado .
- Abra la tarjeta trabajo desde la vista kanban, desde el calendario o desde la trabajos lista.
- Enlaza el documento: Haga clic en Vincular en la sección Vinculado , seleccione Documentos, haga clic en la carpeta de documentos Cliente cargado y elija los archivos que desee, haz clic Guardar. O, para cargar un nuevo documento y vincularlo, haga clic en Nuevo en la sección Vinculado y seleccione Documento.
Ahora, los miembros de su equipo pueden acceder fácilmente a los documentos necesarios en la sección Vinculado > Documentos, a la derecha de la tarjeta trabajo .
Consejo Activa la función Guardar archivos adjuntos automáticamente para saltarte los dos primeros pasos y que los documentos se guarden automáticamente.
Personalice los correos electrónicos automatizados
Puede utilizar cualquier dato personalizado para personalizar sus correos electrónicos automatizados y darles un toque personal. Para ello:
- Asegúrese de que sus cuentas de clientes y contactos tienen todos los detalles necesarios en los campos personalizados. Puede ser incluso más útil añadir todo lo que necesites mientras importas las cuentas.
- Añada shortcodes a la plantilla de correo electrónico y utilícela para la automatización descrita anteriormente.
Una vez que el correo electrónico se envía automáticamente, shortcodes en el título del correo electrónico y/o en el campo del cuerpo se sustituyen por los datos del campo personalizado, como nombre y apellidos, pago estimado de impuestos, información de la empresa o una fecha específica.
