Enviar correo electrónico automáticamente

Puedes crear y enviar tus correos electrónicos de forma automática. Cada correo electrónico estará personalizado y contendrá todos los detalles necesarios, incluso si son diferentes para cada cliente. Para que la automatización funcione, configura la automatización «Enviar correo electrónico» para cada etapa en la que necesites enviar los correos electrónicos.

En este artículo, aprenderás a configurar esta automatización en proyecto , pero este enfoque también se aplica a la configuración de esta automatización en trabajo personalizados.

Explicación del envío automático de correos electrónicos

Dentro de un proyecto, puedes enviar automáticamente correos electrónicos a los clientes en etapas específicas.empresas TaxDome utilizanempresas los correos electrónicos automatizados para:

• Comunicar las expectativas en cada paso del proceso (por ejemplo, solicitar documentos, pedir a los clientes que rellenen formularios).
• Proporciona instrucciones (por ejemplo, explica los siguientes pasos, comunica las fechas límite importantes).
• Informar a los clientes sobre trabajo de su trabajo (por ejemplo, notificarles cuando se reciben los documentos, cuando su declaración está lista para su revisión).

Establezca automatizaciones para el envío de correos electrónicos

Hablando de correos electrónicos automatizados, el proceso suele ser el siguiente:

1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don’t have one, you can create one by clicking New template when you add the automation . Make sure to use shortcodes in templates to personalize it.

2. Por lo general, es posible que no desees tener una etapa separada en tu proyecto enviar correos electrónicos. En su lugar, puedes añadir la automatización Enviar correo electrónico a las diferentes etapas, para:

• Comunique lo que espera de sus clientes en cada paso del proceso, como pedirles que cargar documentos, marcar las tareas del cliente como completadas, rellenar el formulario.

• Informa a tus clientes de lo que está ocurriendo, como cuándo has recibido sus documentos o cuándo está lista su declaración.

Una vez que trabajo entra en esta fase, el correo electrónico se envía automáticamente a todos los contactos vinculados a la cuenta del cliente.

Nota

Para los Enviar correo electrónico automatización, no importa si el autoavanzar trabajos El interruptor de la etapa está activado. La automatización se activa automáticamente y no requiere ninguna acción por parte del cliente ni de la empresa completarse. Además, no hay ningún elemento vinculado al trabajo se activa la automatización.

Configurar remitente y cadena asignado a

Al añadir la automatización Enviar correo electrónico, puedes configurar quién envía el correo electrónico y quién gestiona la cadena. Normalmente, estos parámetros se establecen en la plantilla del correo electrónico. Al añadir la automatización, verás los miembros del equipo seleccionados como remitentes y como cadena asignado a

Si deseas cambiar algo, tienes dos opciones:

• Haz clic en Ir a la plantilla en la configuración de automatización para editar rápidamente cualquier detalle de la plantilla.
• Haz clic en Personalizar para ver las demás opciones de remitente. Puedes seleccionar al otro miembro del equipo o enviar el correo electrónico desde el empleado establecido como trabajo asignado a desde aquel que tenga asignada la función.

Opciones del remitente

Elige quién enviará el correo electrónico:

• Miembro del equipo: selecciona al otro miembro del equipo. Debe tener tu correo electrónico sincronizado con TaxDome tener habilitada la configuración Permitir que otros envíen desde mi correo electrónico .

• trabajo asignado a: El correo electrónico se enviará desde la dirección de correo electrónicoasignado a trabajo asignado a . Si hay varios destinatarios, se enviará desde el primero que aparezca en la lista de asignado a de la trabajo . El trabajo asignado a tener su correo electrónico sincronizado con TaxDome.

• Función: El correo electrónico se enviará desde el miembro del equipo asignado a la función seleccionada para esta cuenta de cliente (por ejemplo, preparador de impuestos, gestor de cuentas, revisor). El miembro del equipo asignado a la función debe tener su correo electrónico sincronizado con TaxDome.

Personalizar el remitente y cadena asignado a /mover trabajos

Las opciones que elijas en la proyecto son las predeterminadas. Sin embargo, siempre puedes personalizar el remitente y cadena asignado a tus trabajos oasignado a añadirlos al proyecto.

Cuando mueves un trabajo una etapa que tiene una automatización de envío de correo electrónico, los detalles de la automatización aparecen en la ventana emergente. Si has activado Personalizar, puedes modificarasignado a remitente y cadena asignado a :

Consejo

Esta flexibilidad resulta especialmente útil cuando necesitas enviar correos electrónicos desde otro miembro del equipo para clientes o situaciones específicos, sin cambiar la configuración de automatización en sí.

Personalice los correos electrónicos automatizados

Puede utilizar cualquier dato personalizado para personalizar sus correos electrónicos automatizados y darles un toque personal. Para ello:

• Asegúrate de que tus cuentas de clientes y contactos tengan todos los detalles necesarios en los campos personalizados. Puede ser aún más útil añadir todo lo que necesites mientras importas cuentas .

• Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above .

Una vez que el correo electrónico se envía automáticamente, shortcodes en el título del correo electrónico y/o en el campo del cuerpo se sustituyen por los datos del campo personalizado, como nombre y apellidos, pago estimado de impuestos, información de la empresa o una fecha específica.

Vincular archivos adjuntos de correo electrónico a un trabajo

No puedes vincular correos electrónicos a trabajos, pero puedes vincular los archivos adjuntos de los correos electrónicos de los clientes . Sigue estos pasos:

1. Abre el correo electrónico con el archivo adjunto y haz clic en el enlace Guardar en TaxDome situado a la derecha.

2. Edita el nombre del archivo y la descripción (opcionalmente) y haz clic en cargar. El archivo se guardará en la carpeta cargado del cliente.

3. Abre la trabajo desde la vista kanban, el calendario o desde los trabajos .

4. Vincula el documento: haz clic en Vincular en la sección Vinculado, selecciona Documentos, haz clic en la carpeta cargado el cliente y elige los archivos que desees, haz clic en Guardar. O bien, para cargar nuevo documento y vincularlo, haz clic en Nuevo en la sección Vinculado y selecciona Documento.

Ahora, los miembros de tu equipo pueden acceder fácilmente a los documentos necesarios en la secciónVinculados > Documentos, situada a la derecha de la trabajo .

Consejo

Enciende el Guardar automáticamente los archivos adjuntos para saltarte los dos primeros pasos y que los documentos se guarden automáticamente.

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