Bloquear documentos a facturas

Bloquea un documento en una factura para que el cliente vea que está disponible, pero no pueda verlo ni descargarlo hasta que se haya pagado el trabajo. Una vez que el cliente paga, el documento se desbloquea automáticamente.

Cómo vincular documentos a facturas, explicación detallada

Cuando el trabajo esté terminado y solo quede la fase de entrega, puedes bloquear documentos críticos ( como declaraciones de impuestos o el formulario 8879) en las facturas. Esto garantiza que los clientes paguen antes de acceder a estos documentos. Ayuda a:

• flujo de trabajo : impide que los clientes completen procesos (por ejemplo, la firma electrónica de formularios) hasta que se haya recibido el pago.
• Protección empresarial: reduce el riesgo de no pagada .

Después de bloquear el documento, este seguirá siendo editable incluso después de hacerse público.

Los documentos bloqueados con una factura pueden formar parte de tu proceso automatizado dentro de un proyecto: de esta manera, trabajos a la siguiente etapa una vez que se desbloquee el documento.

Vista del cliente

Si el documento está bloqueado, el cliente verá la notificación sobre el pago pendiente en tu lista de tareas pendientes en la página de inicio.

El documento vinculado a la factura estará disponible en los documentos del portal del cliente, pero aparecerá marcado como Pendiente de pago.

Si el cliente hace clic en el documento, se te pedirá que pagues primero la factura vinculada.

Una vez realizado el pago, el documento se desbloquea y está disponible para su visualización y descarga.

Nota

Para desbloquear el archivo, el cliente debe pagar la factura completa. No es posible realizar pagos parciales.

Configura el desbloqueo de documentos para pagos ACH.

Nota

Esta configuración solo se aplica a Stripe y TaxDome . En el caso de CPA Charge, la factura siempre se paga de inmediato y el documento se desbloquea.

Cuando los clientes pagan las facturas mediante débito bancario, los pagos suelen tardar entre 3 y 5 días hábiles en completarse. Puedes elegir cuándo los documentos vinculados a esas facturas estarán disponibles para los clientes: después de que se completen los pagos o inmediatamente.

Para configurar cuándo se desbloquean los documentos:

Advertencia

Solo empresa , administradores y miembros del equipo con derechos de acceso para gestionar facturas pueden ajustar esta configuración.

1. Ve a Configuración > Facturación > General en la barra de menú de la izquierda.

2. En la sección Documentos bloqueados, elige una de las opciones:

• Una vez liquidados los pagos: los documentos permanecen bloqueados hasta que el estado de la factura cambia a Pagado. Esto garantiza que se reciban los fondos antes de que los clientes puedan acceder a los documentos.

• Inmediatamente después de los pagos: los documentos se desbloquean tan pronto como los clientes envían los datos de pago. Esto proporciona una respuesta más rápida, pero desbloquea los documentos antes de la confirmación del pago.

Aspectos a tener en cuenta antes de activar Inmediatamente después de los pagos:

• Todas las facturas con estado «En curso» desbloquearán instantáneamente tus documentos relacionados.
• Si el documento bloqueado estaba vinculado a un trabajo autoavanzar lo autoavanzar inmediatamente a la siguiente etapa.
• Si el estado del pago cambia a Fallido, el documento no se volverá a bloquear. Sin embargo, se seguirá esperando que el cliente pague la factura correspondiente. El reembolso tras un pago correcto tampoco vuelve a bloquear el documento.

Bloquear documentos

Puedes bloquear documentos al subirlos , al crear facturas o durante la creación de la entrega de la declaración de impuestos . Ten en cuenta que:

• Debes configurar los pagos y habilitar el procesamiento de pagos con tarjeta de crédito para vincular los documentos a las facturas.
• Se pueden vincular varios documentos a la misma factura, pero cada documento solo se puede vincular a una factura.

Mientras subes

Bloquea los documentos al subirlos para evitar que los clientes vean los archivos antes de recibir el pago.

Web computador

En la cargar :

1. Selecciona la carpeta de nivel superior con El cliente puede ver al cargar el documento.

2. Haz clic en Vincular factura y, a continuación, selecciona la factura a la que deseas vincular el documento o haz clic en Crear factura para crear una nueva.

3. Haz clic en cargar para cargar el documento que estás bloqueando en la factura.

Si utiliza la aplicación TaxDome Windows para cargar un archivo, también puede bloquearlo a una factura:

1. Selecciona la carpeta de nivel superior con El cliente puede ver acceso.

2. Activa Bloquear documento a una factura no pagada , luego selecciona la factura a la que quieres bloquear el documento, o haz clic en CREAR FACTURA para crear una nueva, y luego сlic en ELEGIR.

3. Haz clic en cargar ARCHIVOS para cargar el documento que estás bloqueando a la factura.

Después de cargado el documento

Puedes bloquear documentos en una factura después de cargarlos. Sin embargo, para evitar que los clientes vean un documento antes del pago, siempre cargar primero en una carpeta privada. Mientras el documento se encuentre en esta carpeta, los clientes no podrán acceder a él, pero los miembros de tu equipo sí podrán acceder a él y editarlo.

Cuando el documento esté finalizado y estés listo para enviarlo a tu cliente, muévelo a la carpeta de nivel superior con El cliente puede ver Accede y haz lo siguiente:

1. haz click en tres puntos situados en el extremo derecho del documento y haz clic en Editar información.

2. Haz clic en «Factura de enlace» y, a continuación, selecciona la factura a la que deseas vincular el documento o haz clic en «Crear factura » para añadir una nueva.

3. Haz clic en Guardar para conservar los cambios.

   

Bloquear la entrega de la declaración de impuestos

Nota

La entrega de declaraciones de impuestos solo está disponible para empresas estadounidenses.

Al utilizar la entrega de declaraciones de impuestos , puedes adjuntar una factura directamente al paquete de entrega. Esto bloquea automáticamente toda la entrega de la declaración de impuestos hasta que el cliente pague la factura.

Para vincular una declaración de impuestos a una factura:

1. Crea tu declaración de impuestos .

2. En la sección Factura , adjunta una factura existente o crea una nueva.

3. Envía el paquete de entrega al cliente.

El cliente verá que la entrega está disponible, pero no podrá ver ni descargar los documentos de la declaración de impuestos hasta que paguen la factura adjunta. Una vez completado el pago, toda la entrega se desbloqueará automáticamente.

Ver factura vinculada al documento

Una vez que la factura se vincula al documento, puedes acceder rápidamente a ella desde los documentos del cliente.

Ve a documentos de cliente o abre documentos de un cliente concreto, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del documento bloqueado por la factura y haz clic en Ir a la factura. La factura se abrirá en una nueva pestaña. 

Modificación de facturas bloqueo de documentos

Si la situación cambia y necesitas vincular el documento a una factura diferente:

1. Ve a documentos de clientes o abre los documentos de un cliente concreto.

2. Haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del documento.

3. Selecciona Editar información.

4. Haz clic en «Factura » y selecciona la factura.

5. Haga clic en Guardar.

   

Desbloquear documentos a partir de facturas

A veces, los clientes pueden querer pagar una factura fuera de TaxDome. O puede que necesite desbloquear temporalmente la factura para solicitar una firma.

En este caso, tendrás que desbloquear la factura manualmente para darles acceso al documento. Para ello, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del documento, haz clic Desbloquear factura pendiente y confirma haciendo clic en Sí, desbloquear.

También es posible desbloquear la factura desde la pantalla Editar documento. Haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del nombre del documento, selecciona Editar información, haz clic la cruz situada en el extremo derecho de la factura y guarda el documento.

A continuación, puedes marcar la factura como pagada (tal y como se describe en el artículo ) o eliminarla (tal y como se describe en Eliminar una factura ) .

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