Crear, editar y eliminar campos personalizados.

TaxDome proporciona todo un conjunto de campos CRM , pero puede que quieras crear algunos campos personalizados para añadir detalles sobre tus cuentas y contactos. Algunos ejemplos de campos personalizados para cuentas serían Dirección, Ciudad y Tipo; mientras que algunos ejemplos de campos personalizados para contactos podrían ser Cumpleaños y Mejor hora para llamar.

Tipos de campo personalizados

Puedes crear campos personalizados para cuentas o contactos. Un campo personalizado puede ser creado porPropietario de la Empresa, administrador cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar campos personalizados .

Para crear un campo personalizado en TaxDome, primero debes seleccionar el tipo. Seleccionar el tipo (por ejemplo, texto, número, URL) ayuda a evitar introducir datos incorrectos en el campo (por ejemplo, un campo de correo electrónico debe tener el formato [email protected] ).

TaxDome Los campos personalizados admiten los siguientes tipos:

• Texto: Puede utilizarse para cualquier información adicional que necesites tener sobre tus clientes. Por ejemplo, puede que quieras añadir un campo personalizado Títulotrabajo o un Pronombre. Admite todos los símbolos.

• Fecha: Se puede utilizar para establecer fechas. Admite los formatos de fecha MMM-DD-AAAA, MMM/DD/AAAA,MM-DD-AAAA yMM/DD/AAAA para empresas estadounidenses. Para empresas no estadounidenses, se aplicarán los formatos DD-MM-AAAA y DD/MM/AAAA. La fecha se puede seleccionar en el calendario o introducir manualmente. Más información sobre cómo cambiar los formatos de fecha .

• Desplegable: Sirve para seleccionar una o varias de las opciones disponibles. Puedes añadir tantas opciones como necesites. Estos campos personalizados admiten todos los símbolos. Hay dos subtipos de desplegables:

• Los desplegables de selección única permiten seleccionar sólo una opción de la lista.

• Los desplegables de selección múltiple permiten seleccionar cualquier número de opciones de la lista. Para activar los desplegables de selección múltiple, active Permitir selección múltiple.

• Correo electrónico:se puede utilizar para añadir direcciones de correo electrónico para tu contacto, por ejemplo, una dirección de correo electrónico secundaria, como la del trabajo o la personal. El acceso al portal, las notificaciones y la configuración de sincronización del correo electrónico se pueden activar y desactivar para cada una de las direcciones de correo electrónico del contacto. Admite letras mayúsculas y minúsculas del alfabeto latino, así como dígitos y caracteres imprimibles (como signos de puntuación). El correo electrónico debe estar en el formato [email protected] . Este tipo solo está disponible para los campos personalizados de los contactos.

• Números: Sirve para añadir números de teléfono, de la seguridad social, EIN, etc. Admite dígitos y los caracteres más, menos, coma y punto (es decir, "+", "-", "," y "." ).

• URL:Se puede utilizar para añadir URL, es decir, enlaces a redes sociales, sitios web, etc. El enlace debe escribirse en uno de los siguientes formatos:example.com, www.example.com  o https://www.example.com .

• Usuario: se puede utilizar para seleccionar un miembro del equipo. Por ejemplo, puedes utilizarlo para almacenar información sobre los preparadores de impuestos anteriores. Este tipo solo está disponible para los campos personalizados de la cuenta. Si deseas designar a miembros específicos del equipo como preparadores de impuestos, consultores, contables o gestores de cuentas para tus clientes, considera la posibilidad de utilizar funciones de cuenta en lugar de campos personalizados. Esto te permitirá automatizar trabajo tareas y trabajo .

Nota

Miembros del equipo seleccionados en el Usuario El tipo de campos personalizados debe tener acceso a la cuenta.

Crear campos personalizados de cuenta

Puedes crear campos personalizados para las cuentas desde la páginaCampos personalizados, desde la cuenta del cliente o al importar los datos de tus clientes a TaxDome.

Desde la página Campos personalizados

Puedes añadir campos personalizados de cuenta siempre que quieras:

1. Ve a Plantillas > Campos personalizados en el menú lateral y haz clic Añadir campo.

2. Introduce un nombre para el campo (por ejemplo, EIN, SSN o Mejor hora para llamar)

3. Selecciona el tipo de campo, haz clic Guardar. Una vez que hayas creado el nuevo campo personalizado, estará disponible para todas tus cuentas.

Al importar

Cree nuevos campos personalizados para las cuentas mientras importa los datos de sus clientes a TaxDome:

1. Una vez que hayas llegado a la etapaAsignar cuentas de la importación y no haya ningún campo personalizado que puedas emparejar con un nombre de encabezado de columna que hayas utilizado en tu hoja de cálculo, en la columna Acción, selecciona Sincronizar campo. Crea un nuevo campo personalizado seleccionando Nuevo campo en el menú desplegable.

2. En Nombre del campo, introduce cómo quieres llamarlo; por ejemplo, Ciudad, Teléfono o Sitio web.

3. Selecciona el tipo de campo y pulsa Guardar.

Una vez finalizada la importación, el nuevo campo personalizado estará disponible para todas sus cuentas.

Desde el perfil de un cliente

Dentro de una cuenta de cliente, ve a la pestañaInformación, haz clicen Editar, haz clic los tres puntos situados a la derecha de Información de la cuenta y, en la sección Detalles y campos personalizados, selecciona Añadir campo personalizado. Escribe el nombre del nuevo campo personalizado, selecciona el tipo y haz clic en Guardar. Una vez creado el nuevo campo personalizado, estará disponible para todas tus cuentas.

También puedes añadir campos personalizados del mismo modo al crear una cuenta nueva.

Crear campos personalizados de contacto

Puedes crear campos personalizados de contacto desde la páginaCampos personalizados o al importar los datos de tus clientes a TaxDome.

Desde la página Campos personalizados

Añade nuevos campos personalizados a tus contactos siempre que quieras:

1. Ve a Plantillas > Campos personalizadosen la barra de menú lateral, luego cambia a la pestañaContactosy haz clic enAñadir campo.

2. Introduce un nombre para el nuevo campo personalizado enNombre del campo, por ejemplo,Fecha de nacimiento,EIN,SSNoMejor hora para llamar.

3. Selecciona el tipo de campo y haz clic en Guardar. Una vez que hayas creado el nuevo campo personalizado, estará disponible para todos tus contactos.

Al importar

Puede añadir campos personalizados a sus contactos cuando importe los datos de sus clientes a TaxDome:

1. Cuando hayas llegado a la fase etapade Asignar contactos de tu importación, y no haya ningún campo personalizado que emparejar con un nombre de encabezado de columna que hayas utilizado en tu hoja de cálculo, en la columna Acción, selecciona Sincronizar campo.

2. Introduceel nombre del campo, por ejemplo,Teléfono,Fecha de nacimiento oCorreo electrónico.

3. Selecciona el tipo de campo y haz clic enGuardar.

Una vez finalizada la importación, el nuevo campo personalizado estará disponible para todos tus contactos.

Editar y eliminar campos personalizados

Siempre puedes gestionar los campos personalizados que hayas creado. Ve a Plantillas > Campos personalizados en la barra de menú de la izquierda, y luego elige Contactos o Cuentas.

• Para editar: haz clic en el icono del lápiz situado a la derecha del campo que quieras editar, realiza los cambios haz clic Guardar.

• Cuando edite un campo personalizado de tipo desplegable, puede cambiar el orden de las opciones haciendo clic y manteniendo pulsado el icono de los seis puntos situado a la izquierda del nombre de la opción; para añadir más opciones, haga clic en Añadir opción; para eliminar algunas, haga clic en el icono de la papelera situado a la derecha del nombre de la opción.

• Para cambiar el orden en la cuenta de cliente Mantén pulsado el icono de seis puntos situado en el extremo izquierdo del campo y arrástralo.

• Para eliminar: haz click en icono de la papelera situado en el extremo derecho del campo que deseas eliminar y, a continuación, confirma. Una vez eliminado un campo, ya no estará disponible en tus contactos ni en tus cuentas. Además, esto afecta a todas las plantillas en las que se utilizó el campo personalizado como shortcode .

  

Nota

No puedes cambiar el tipo de campo después de su creación. Si quieres editar el tipo de campo, elimina el campo personalizado y crea uno nuevo con otro tipo de campo.

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