Todo lo que necesitas saber sobre los chats con los clientes

Los chats con los clientes son uno de los métodos de comunicación integrados en TaxDome, junto con el correo electrónico y los SMS. Esta función está disponible tanto para ti como para tus clientes en el portal web y en la aplicación TaxDome .

Resumen de los chats con los clientes

Mediante los chats con los clientes, puedes:

• Comunícate con los clientes: Hacer y responder preguntas, discutir cuestiones de trabajo, programar citas, etc. 

• Solicitar archivos: pide a tus clientes que cargar los documentos cargar a través de los chats. Los documentos cargado los hilos de chat se incluirán automáticamente en los perfiles de los clientes.

• Asignar tareas a los clientes: añade tareas pendientes para los clientes dentro de los chats, mostrándolas como listas de tareas pendientes con casillas de verificación. El progreso de esas tareas se puede seguir en una página separada.

• Obtener información ad hoc: enviar la solicitud para recibir la información o los documentos que faltan del cliente lo antes posible.

• Colabora con tus compañeros mencionándolos en una cadena enviando mensajes internos que no son visibles para los clientes.

Puedes acceder a los chats de los clientes navegando a Comunicaciones > Chat o a la sección correspondiente en el perfil del cliente.

Cómo funcionan los chats

En general, el proceso para enviar y gestionar los chats con los clientes es el siguiente:

1. Elige a quién quieres enviar el mensaje. Inicia un chat cadena un cliente concreto desde su perfil, o envía una notificación a varios clientes a la vez mediante mensajes masivos —algo muy útil para anuncios empresa, como el inicio de la temporada de impuestos o el comienzo del proceso de contabilidad.

2. Escribe el mensaje. Redáctalo desde cero o utiliza una plantilla de chat, es decir, un texto ya preparado que te ahorra tener que escribir lo mismo cada vez. Puedes descargar plantillas ya preparadas o crear las tuyas propias.

3. Si es necesario, pasa la conversación a un compañero de equipo. Si es mejor que otra persona de tu equipo se encargue de la comunicación, asigna la cadena de chat cadena un miembro concreto del equipo para dejar claro quién es el responsable y asegurarte de que no se pase por alto ningún mensaje del cliente.

4. Mantente al tanto de las respuestas. Recibe notificaciones sobre los nuevos mensajes de chat para que no te pierdas ninguna respuesta de un cliente.

Notificaciones de chat

empresa que inició la cadena notificaciones en Inbox+, por correo electrónico o en ambos cuando :

• El cliente envía un nuevo mensaje a una cadena de chat.
• El cliente o un miembro del equipo responde en una cadena de chat.
• El cliente completa todas las tareas de una cadena
• El cliente sube un documento en una cadena.

Los demás miembros del equipo reciben notificaciones si alguien utiliza @mentions en un mensaje y tienen acceso a la cuenta.

Acceso y permisos

Los chats son seguros. Esto significa que sólo pueden ser vistos por:

• Clientes para los que creó el chat cadena
• empresa Propietario de la Empresa
• Admins
• Miembros del equipo con acceso a la cuenta del cliente o derecho de acceso para ver todas las cuentas

También puedes utilizar los mensajes internos , que solo son visibles para los miembros del equipo.

Por defecto, los clientes pueden iniciar nuevas conversaciones igual que los miembros del equipo. Esto también podría generar muchas conversaciones. Para mantener el orden, puedes desactivar la posibilidad de que los clientes creen conversaciones en la empresa . De esta forma, los clientes solo podrán responder a las conversaciones que tú hayas creado para ellos. 

Automatizar procesos con chats

Los chats se pueden automatizar mediante proyecto . Esto significa que se envía automáticamente un mensaje al cliente en el momento en que un trabajo la fase especificada.

Situaciones habituales de automatización:

• Advertir a los clientes sobre las acciones necesarias (por ejemplo, firmar electrónicamente el formulario 8879 o la factura).
• Proporciona instrucciones (por ejemplo, explica cómo rellenar formularios).
• Proporciona una lista de documentos o elementos de acción necesarios para completar el servicio.
• Solicita los documentos que falten (por ejemplo, documentos necesarios para confirmar el estatus empresarial de la empresa o la preparación de impuestos).
• Informa del estado actual de la trabajo (por ejemplo, informa a los clientes sobre la revisión de su declaración).

Vista del cliente

Cuando envías un mensaje o inicias una nueva cadena de chat, los clientes reciben una notificación por correo electrónico, a través de la aplicación móvil y en el portal del cliente. Deben abrir la notificación y responder si es necesario. Pueden acceder al chat a través del portal del cliente o de la aplicación TaxDome .