Charlas: Visión general

Los chats te permiten comunicarte de forma segura con tus clientes en TaxDome sin utilizar aplicaciones de terceros. Aquí tienes todos los detalles necesarios para familiarizarte con esta función.

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Chats, explicados

Los chats son uno de los métodos de comunicación integrados en TaxDome, junto con el correo electrónico y los SMS. Esta función está disponible para ti y tus clientes en el portal web y en la aplicación móvil deTaxDome . Utilizando los chats, puedes:

• Comunícate con los clientes: Haz y responde preguntas, discute cuestiones de trabajo, programa citas, etc. Si necesitas información ad hoc del cliente en el formulario del cuestionario, puedes enviar una solicitud a través del chat. 
• Solicitar documentos: Pide a tus clientes que cargar los documentos que les falten a través de los chats. Los documentos cargado en los hilos de chat se incluirán automáticamente en los perfiles de los clientes y se podrá acceder a ellos a través de la pestaña de documentos . Con la función TaxDome AI activada, los documentos cargado por los clientes a través del portal o la aplicación móvil se renombran y etiquetan automáticamente. 
• Asigna tareas a los clientes: Añade tareas para los clientes dentro de los chats, mostrándolas como listas de tareas pendientes con casillas de verificación. El progreso de esas tareas pendientes puede seguirse en una página aparte.
• Obtener información ad-hoc: Utiliza la función Solicitudes de clientes para recibir cuanto antes la información y/o los documentos que te falten.
• Comunícate con los miembros del equipo: Envía mensajes internos que sean invisibles para los clientes y menciona explícitamente a los miembros del equipo utilizando @.  

Cada chat que cree se denomina chat cadena (o simplemente chat). Puede crear hilos de chat para un cliente individual, con varios clientes a la vez (acciones masivas) o automáticamente. Los chats pueden crearse desde cero o utilizando plantillas. 

Para acceder a los chats creados, vaya a la pestaña Comunicación del perfil del cliente.

Los chats son seguros. Esto significa que sólo pueden ser vistos por:

• Clientes para los que creaste el chat cadena.
• empresa propietarios.
• Admins.
• Los miembros del equipo con acceso a la cuenta del cliente o ver todas las cuentas tienen derecho de acceso.
• Los miembros del equipo que menciones en el chat.

La lista anterior se refiere a los mensajes públicos de los chats. Sin embargo, también puedes utilizar los mensajes internos, que sólo son visibles para los miembros del equipo.

Notificaciones de chats

Cuando se envían mensajes, los clientes reciben una notificación. Los mensajes no leídos se muestran en la sección Esperando acción. En empresa, todos los chats están disponibles en la sección Chats y tareas (Chats en la aplicación móvil).   

Como creador del chat cadena , recibirás notificaciones en Inbox+, correo electrónico o ambos cuando:

• Los clientes envían nuevos mensajes a un chat cadena.
• Los clientes o miembros del equipo con acceso a la cuenta responden en un chat cadena.
• Los clientes completan todas las tareas.
• Clientes cargar documentos.

Los no creadores (miembros del equipo) reciben notificaciones cuando alguien utiliza @mentions. Los clientes reciben notificaciones sobre nuevos chats y preguntas pendientes.

Gestionar chats

Puede crear un número ilimitado de hilos de chat. Sin embargo, para evitar el desorden, recomendamos aclarar todos los detalles en un solo chat y archivarlo cuando el asunto esté resuelto. Puede reabrirlo en cualquier momento. 

Por defecto, los clientes pueden iniciar nuevos hilos de chat al igual que los miembros del equipo. Esto también podría dar lugar a una gran cantidad de hilos de chat. Para mantener el orden, puedes desactivar la posibilidad de crear chats para los clientes en la configuración deempresa . De esta forma, sólo podrán responder a los que hayas creado para ellos. 

Automatizar procesos con chats

TaxDome empresas utilizan ampliamente los mensajes de chat para automatizar la comunicación por texto: 

• Avisa a los clientes de las acciones necesarias (por ejemplo, firmar electrónicamente el formulario 8879 o la factura).
• Proporciona instrucciones (por ejemplo, explica cómo rellenar formularios).
• Solicita los documentos que falten (por ejemplo, documentos , necesarios para confirmar el estatus empresarial de la empresa o la preparación de impuestos).
• Informa del estado actual de la trabajo (por ejemplo, informa a los clientes sobre la revisión de su declaración).

Como los mensajes se pueden enviar a los clientes mediante automatizaciones de proyecto , tienes que dominar una sola vez las plantillas de chat para los distintos casos. Después, todos los nuevos clientes añadidos a proyecto recibirán automáticamente el mensaje adecuado.