Chats (Básico): Ver, imprimir, archivar, borrar
TaxDome te ofrece muchas herramientas para gestionar y seguir los mensajes de tus clientes. Puedes ver todas las respuestas a la vez o sólo las de un cliente. También puedes archivar tus chats, reabrirlos y borrarlos, saber cuándo un cliente ha recibido un mensaje y mucho más.
Responder a los mensajes de los clientes
Los miembros del equipo reciben un correo electrónico y una notificación en su Inbox+ cada vez que uno de sus clientes asignados crea un nuevo chat cadena, responde a un chat o modifica una tarea.
Cada vez que alguien responde a una cadena, se actualiza la Inbox+ notificación se actualiza; sólo se muestra una notificación por chat cadena . Cuando hay un nuevo mensaje en un cadena, la notificación se actualiza y se desplaza a la parte superior. (Aquí tienes más información sobre las notificaciones).
Para ver el mensaje más reciente y responder a él, haz click en el nombre de cadena o el enlace Ir a....
Nota: Cambia tus preferencias de notificación siempre que lo necesites.
Para ver y responder al chat de un cliente, ve a la pestaña Comunicación de su cuenta. En esa pestaña , todo ocurre en tiempo real, como con los DM. haz click en a cadena para verlo.
Dentro de los hilos de chat, puedes:
- Escribir mensajes en el campo de entrada
- Envía un mensaje pulsando ctrl + enter en Windows o cmd + enter en Mac
- Ver y descargar archivos del cliente-cargado
- Añadir, ver, descargar y eliminar archivos empresa-cargado
- Crear solicitudes de clientes y vincular las existentes a hilos de chat
- Añadir, revisar y comprobar las tareas de los clientes
Cuando recibas una respuesta de un cliente cuya cuenta incluya otros usuarios -dos o más contactos que tengan Iniciar Sesión activado-siempre sabrás quién responde dentro del chat cadena, ya que el nombre del contacto aparece como autor.
Ver todos los chats de cuentas de clientes
Para ver todas las conversaciones de una cuenta de cliente, vaya a Clientes, seleccione la cuenta y abra la pestaña Comunicación . El círculo que aparece a la derecha de la pestaña Comunicación muestra cuántos chats y mensajes SMS sin leer tiene una cuenta. El punto verde en la pestaña Chats muestra los hilos no leídos debajo de ella.
La página de Chats enumera todos los chats de la cuenta del cliente y los ordena cronológicamente por la respuesta más reciente. También hay una página para la comunicación por SMS .
Esto es lo que tienes dentro de la página de Chats:
- Secciones No leídos y Leídos. Los hilos con mensajes no leídos se sitúan en la parte superior. Un cadena está leído si al menos un miembro de empresa lee todos los mensajes que contiene. Una vez leídos todos los mensajes, los nombres de las secciones desaparecen.
- Estado y autor. Los hilos con mensajes no leídos se marcan con un icono de avión de papel verde y un punto, mientras que los hilos leídos se marcan con un icono de avión de papel morado y los archivados con uno gris. También puedes ver el nombre de la persona que ha enviado el último mensaje en cadena.
- Asunto y tiempo de respuesta. Muestra el contenido del último mensaje y la fecha/hora de envío, si hay documentos adjuntos y si las tareas del cliente están en cadena.
- Estado delas tareas del cliente. Muestra cuántas tareas del total de tareas de cadena se han completado. El número de tareas incompletas se resalta en azul, y las completadas en gris.
- Filtrar. Filtre los hilos de chat por intervalo de tiempo, finalización de tareas del cliente oestado de cadena (véase más abajo).
Filtrar conversaciones
Puede filtrar los hilos de conversación de una cuenta de cliente mostrando sólo los que sean relevantes. Por ejemplo, el filtrado puede permitirle encontrar rápidamente todos los hilos con tareas de cliente incompletas o los que han sido archivados. Hay tres formas de filtrar:
- Intervalo de tiempo: ver hilos de chat con respuestas o tareas de cliente creadas durante un intervalo de tiempo específico.
- Tareas del cliente: vea los hilos de chat con tareas del cliente Incompletas o Completadas, o seleccione Todas para ver sólo los hilos con tareas del cliente.
- Estado: ver sólo los hilos de chat con estado Activo o Archivado.
Para filtrar una lista, pulse Filtro en la esquina superior derecha, seleccione los filtros que desee, haz clic Solicitar. Puedes aplicar tantos filtros como necesites.
Una vez aplicados los filtros seleccionados, la lista se reduce en consecuencia. Los filtros seleccionados se muestran en la parte superior de la barra lateral Filtro . Puede cambiar fácilmente los filtros añadiendo o eliminando cualquiera de ellos; de lo contrario, haga clic en Restablecer para borrarlos todos y empezar de cero. Más información sobre la aplicación de filtros.
Enlazar hilos de chat a trabajos
Vincular los hilos de chat a trabajos permite acceder fácilmente a las conversaciones conectadas desde proyectos y revisar rápidamente los detalles, las solicitudes de los clientes y las tareas pendientes.
Para vincular un nuevo trabajo, vaya a la pestaña Vinculado trabajos de un cadena y haga clic en Vincular a trabajo, seleccione uno o más trabajos haciendo clic en las casillas de verificación de la izquierda y haz clic Guardar. Utilice el campo de búsqueda para encontrar un trabajo determinado o haga clic en las flechas arriba-abajo para ordenar trabajos por su nombre o proyectos.
Todos los trabajos enlazados se muestran en la pestaña trabajos enlazado. Haga clic en la X a la derecha del nombre de trabajo para desvincularlo, o haga clic en el nombre de trabajo para ver sus detalles en una nueva página.
Enviar/enlazar solicitudes de clientes
Los chats permiten enviar solicitudes de clientes directamente desde los hilos. De este modo, siempre que entienda que necesita información o documentos adicionales, puede solicitarlos directamente desde el chat cadena.
- Para crear una nueva solicitud y vincularla al chat cadena:
- Haga clic en Solicitud de cliente.
- Seleccione Nueva solicitud de cliente.
- Siga los pasos necesarios para crear una nueva solicitud de cliente.
- Para vincular una solicitud o solicitudes existentes enviadas al cliente:
- Haga clic en Solicitud de cliente.
- Seleccione Seleccionar a partir de existente.
- Seleccione las casillas de verificación junto a todas las solicitudes de clientes que necesite y haga clic en Enviar.
Sus clientes verán la vista previa de la solicitud (su nombre e icono) y un enlace directo a la misma:
Edita tus mensajes
Los miembros del equipo pueden editar los mensajes que enviaron en las últimas 24 horas. Por lo tanto, si necesitas hacer cambios en un mensaje:
1. Abra un chat cadena.
2. Haga clic en los tres puntos a la derecha del mensaje y seleccione Editar.
3. Realiza las modificaciones que necesites en el campo de texto y, a continuación, pulsa ✔ para mantener los cambios o X para descartarlos.
Nota La edición de mensajes no está disponible para sus clientes. Tampoco puedes editar los mensajes enviados por otros.
Borrar tus mensajes
Sólo un empresa Propietario de la Empresa y un administrador pueden borrar sus propios mensajes. Para ello:
1. Abra un chat cadena.
2. Haga clic en los tres puntos a la derecha del mensaje y seleccione Eliminar
Nota Al eliminar un mensaje con documentos adjuntos también se eliminarán estos documentos de la pestaña Documentos del chat cadena.
Ver qué mensajes se han recibido y leído
Las marcas de verificación grises o verdes aparecen junto a cada mensaje que usted o cualquiera de los miembros del equipo enviaron. Todos los miembros del equipo siempre ven si el mensaje de la empresa fue leído por un cliente, sin tener en cuenta quién lo envió.
Esto es lo que significan las marcas de verificación:
El mensaje se ha enviado correctamente.
El cliente ha leído el mensaje. Si hay varios usuarios vinculados a la cuenta de cliente, las marcas de verificación verdes indican que al menos uno ha leído el mensaje.
En cuanto al cliente, no ve si has leído sus mensajes. Por tanto, no tiene por qué sentirse presionado a responder inmediatamente, no sea que piense que le ignoras.
Filtre su lista de cuentas para ver qué clientes tienen preguntas abiertas o mensajes sin leer:
1. Vaya a Clientes, haz clic Filtro.
2. Selecciona Chats en el desplegable, marca la opción que prefieras:
- Activas: todas las cuentas con hilos de chat activos.
- No leídas: todas las cuentas con conversaciones no leídas.
- Archivadas: todas las cuentas con hilos de chat archivados.
Imprimir chats
Para imprimir un chat cadena, haga clic en los tres puntos situados en el extremo superior derecho de la ventana de chat y, a continuación, seleccione Imprimir en el menú desplegable.
Archivar y reabrir hilos de chat
Una vez que recibas toda la información que necesitas de un cliente en un chat cadena, archívalo o elimínalo para evitar el desorden. Cuando archiva un chat cadena, sigue teniendo acceso a él. Sin embargo, si todavía tiene tareas incompletas, los clientes no podrán verlas en su tablero.
Para archivar las conversaciones de chat, haz clic en los tres puntos situados en el extremo superior derecho, haz clic en Archivar, haz clic Sí en la ventana emergente Archivar chat.
Por defecto, los hilos de chat se filtran por el estado Activo . Para cambiar entre los chats mostrados, aplique el filtrado por el estado del chat. Para mostrar tanto los chats activos como los archivados, restablezca los filtros.
Si archivas un chat cadena pero más tarde descubres que lo necesitas, vuelve a abrirlo.
- Vaya a la página Chats de la pestaña Comunicación de la cuenta de cliente.
- Haga clic en el botón Filtro situado en el extremo derecho de la página, seleccione Archivo en la sección Estado y haga clic en Aplicar.
- Abra el chat cadena, haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del chat, haz clic Reabrir.
Los chats archivados se activan automáticamente cuando se realizan las siguientes acciones en cadena (ya sea por empresa o por un cliente):
- Enviar un nuevo mensaje
- Envío, reenvío o edición de tareas de clientes
- Añadir una solicitud de cliente nueva o existente
- Cargar documentos
Marcar conversaciones como no leídas
Puedes volver a mover un chat cadena a la sección de no le ídos para que aparezca en la parte superior de la lista. Para marcar un chat cadena como no leído, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del chat cadena y selecciona Marcar como no leído.
Borrar hilos de chat
A diferencia de los hilos de mensajes archivados, los eliminados no pueden restaurarse. Para eliminar permanentemente un chat cadena:
1. Haz clic en los tres puntos en el extremo derecho del chat cadena, haz clic Eliminar.
2. Haga clic en Eliminar en la ventana emergente Eliminar chat.
