Chats (Básico): Ver, Imprimir, Archivar, Borrar
TaxDome te ofrece muchas herramientas para gestionar y seguir los mensajes de tus clientes. Puedes ver todas las respuestas a la vez o sólo las de un cliente. También puedes archivar tus chats, reabrirlos y eliminarlos, saber cuándo un cliente ha recibido un mensaje, etc.
Cubierto aquí:
- Responder a los mensajes de los clientes
- Ver todos los chats de una cuenta de cliente
- Enlazar hilos de chat a trabajos
- Editar tus mensajes
- Borrar tus mensajes
- Ver qué mensajes se han recibido y leído
- Impresión de chats
- Archivo y reapertura de los chats
- Marcar hilos de chat como no leídos
- Borrar hilos de chat
Responder a los mensajes de los clientes
Los miembros del equipo reciben un correo electrónico y una notificación en su Inbox+ cada vez que uno de sus clientes asignados crea un nuevo chat cadena, responde a un chat o realiza cambios en una tarea.
Cada vez que alguien responde a una cadena, se actualiza la Inbox+ notificación se actualiza; sólo se muestra una notificación por chat cadena . Cuando hay un nuevo mensaje en un cadena, la notificación se actualiza y se desplaza a la parte superior. (Aquí tienes más información sobre las notificaciones).
Para ver el mensaje más reciente y responder a él, haga clic en el nombre de cadena o en el enlace Ir a....
Nota: Cambia tus preferencias de notificación siempre que lo necesites.
Para ver y responder al chat de un cliente, ve a la pestaña Comunicación de su cuenta. En esa pestaña , todo ocurre en tiempo real, como con los DM. Haz clic en cadena para verlo.
Dentro de los hilos del chat:
- Comuníquese con los clientes escribiendo en el campo de chat
- Envía un mensaje pulsando ctrl + enter en Windows o cmd + enter en Mac
- Ver y descargar archivos del cliente-cargado
- Añadir, ver, descargar y eliminar archivos empresa-cargado
- Añadir, revisar y comprobar las tareas de los clientes
Cuando recibas una respuesta de un cliente cuya cuenta incluya otros usuarios -dos o más contactos que tengan Iniciar Sesión activado-siempre sabrás quién responde dentro del chat cadena, ya que el nombre del contacto aparece como autor.
Ver todos los chats de una cuenta de cliente
Para ver todas las conversaciones de una cuenta de cliente, vaya a Clientes, seleccione la cuenta y abra la pestaña Comunicación . El círculo que aparece a la derecha de la pestaña Comunicación muestra cuántos chats y mensajes SMS sin leer tiene una cuenta. El punto verde en la pestaña Chats muestra los hilos no leídos debajo de ella.
Todos los chats de la cuenta de cliente están ordenados cronológicamente por la respuesta más reciente en la página Chats . También hay una página para la comunicación vía SMS.
Esto es lo que tienes dentro de la página de Chats:
- Secciones No leídos y Leídos. Los hilos con mensajes no leídos se sitúan en la parte superior. Un cadena está leído si al menos un miembro de empresa ha leído todos los mensajes que contiene. Una vez leídos todos los mensajes, los nombres de las secciones desaparecen.
- Estado y autor. Los hilos con mensajes no leídos se marcan con un icono de avión de papel verde y un punto, mientras que los hilos leídos se marcan con un icono de avión de papel morado y los archivados con uno gris. También puedes ver el nombre de la persona que ha enviado el último mensaje en cadena.
- Asunto y tiempo de respuesta. Muestra el contenido del último mensaje y la fecha/hora de envío, si hay documentos adjunto, y si hay tareas de cliente en un cadena.
- Estado de las tareas del cliente. Muestra cuántas tareas de cadena se han completado del número total de tareas. El número de tareas incompletas se resalta en azul y las completadas en gris.
- Filtrar. Filtre los hilos de chat por intervalo de tiempo, finalización de tareas del cliente oestado de cadena (véase más abajo).
Filtrado de conversaciones
Puede filtrar los hilos de conversación de una cuenta de cliente mostrando sólo los que sean relevantes. Por ejemplo, el filtrado puede permitirle encontrar rápidamente todos los hilos con tareas de cliente incompletas o los que han sido archivados. Hay tres formas de filtrar:
- Intervalo de tiempo: ver hilos de chat con respuestas o tareas de cliente creadas durante un intervalo de tiempo específico.
- Tareas del cliente: vea los hilos de chat con tareas del cliente Incompletas o Completadas, o seleccione Todas para ver sólo los hilos con tareas del cliente.
- Estado: ver sólo los hilos de chat con estado Activo o Archivado.
Para filtrar una lista, haga clic en FILTRO en la esquina superior derecha, seleccione los filtros que desee, haz clic APLICAR. Puede aplicar tantos filtros como necesite.
Una vez aplicados los filtros seleccionados, la lista se reduce en consecuencia. Los filtros seleccionados se muestran en la parte superior de la página Filtro . Puede cambiar fácilmente los filtros añadiendo o eliminando cualquiera de ellos; de lo contrario, haga clic en REINICIAR para borrarlos todos y empezar de cero. (Aquí encontrará más información sobre la aplicación de filtros).
Enlazar hilos de chat a trabajos
Para vincular un nuevo trabajo, vaya a la pestaña Vinculado trabajos de un cadena y haga clic en + Vincular a trabajo, seleccione uno o más trabajos haciendo clic en las casillas de verificación de la izquierda y haz clic Guardar. Utilice el campo de búsqueda para encontrar un trabajo determinado o haga clic en las flechas arriba-abajo para ordenar trabajos por su nombre o proyectos.
Todos los trabajos enlazados se muestran en la pestaña trabajos enlazado. Haga clic en la X a la derecha del nombre de trabajo para desvincularlo, o haga clic en el nombre de trabajo para ver sus detalles en una nueva página.
Editar tus mensajes
Un empresa Propietario de la Empresa y un empleado pueden editar los mensajes que han enviado en las últimas 24 horas. Por lo tanto, si usted necesita hacer cambios en un mensaje:
1. Abra un chat cadena.
2. Haga clic en los tres puntos a la derecha del mensaje y seleccione Editar.
3. Realiza las modificaciones que necesites en el campo de texto y, a continuación, pulsa ✔ para mantener los cambios o X para descartarlos.
Nota La edición de mensajes no está disponible para sus clientes. Tampoco puedes editar los mensajes enviados por otros.
Borrar tus mensajes
Sólo un empresa Propietario de la Empresa y un administrador pueden borrar sus propios mensajes. Para ello:
- Abrir un chat cadena
- Haga clic en los tres puntos a la derecha del mensaje y seleccione Eliminar
Nota Al eliminar un mensaje con documentos adjuntos también se eliminarán estos documentos de la pestaña Documentos del chat cadena.
Ver qué mensajes se han recibido y leído
Las marcas de verificación grises o verdes aparecen junto a cada mensaje que usted o cualquiera de los miembros del equipo enviaron. Todos los miembros del equipo siempre ven si el mensaje de la empresa fue leído por un cliente, sin tener en cuenta quién lo envió.
Esto es lo que significan las marcas de verificación:
El mensaje se ha enviado correctamente.
El cliente ha leído el mensaje. Si hay varios usuarios vinculados a la cuenta de cliente, las marcas de verificación verdes indican que al menos uno ha leído el mensaje.
En cuanto al cliente, no ve si has leído sus mensajes. Por tanto, no tiene por qué sentirse presionado a responder inmediatamente, no sea que piense que le ignoras.
Filtre su lista de cuentas para ver qué clientes tienen preguntas abiertas o mensajes sin leer:
- Vaya a Clientes, haz clic Filtro.
- Seleccione Chats en el desplegable, marque la opción que prefiera:
- Activas: todas las cuentas con hilos de chat activos.
- No leídas: todas las cuentas con conversaciones no leídas.
- Archivadas: todas las cuentas con hilos de chat archivados.
Impresión de chats
Para imprimir un chat cadena, haga clic en los tres puntos situados en el extremo superior derecho de la ventana de chat y, a continuación, seleccione Imprimir en el menú desplegable.
Archivo y reapertura de los chats
Una vez que recibas toda la información que necesitas de un cliente en un chat cadena, archívalo o elimínalo para evitar el desorden. Cuando archiva un chat cadena, sigue teniendo acceso a él. Sin embargo, si todavía tiene tareas incompletas, los clientes no podrán verlas en su tablero.
Para archivar los hilos de chat, haz clic en los tres puntos situados en el extremo superior derecho, haz clic en Archivar, haz clic Sí en la ventana emergente Archivar chat.
Los chats archivados aparecen en la página de Chats junto con los chats activos. Permanecen visibles para los clientes y se marcan con un icono de avión de papel gris y la etiqueta Archivado en la parte superior de cadena. Sin embargo, puede filtrar su página para que no se muestren los hilos archivados.
Si archivas un chat cadena pero más tarde descubres que lo necesitas, vuelve a abrirlo.
- Vaya a la página Chats de la pestaña Comunicación de la cuenta de cliente.
- Haga clic en el botón Filtro situado en el extremo derecho de la página, seleccione Archivo en la sección Estado y haga clic en Aplicar.
- Abra el chat cadena, haga clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del chat, haz clic Reabrir.
Los chats archivados se activan automáticamente cuando se realizan las siguientes acciones en cadena (ya sea por empresa o por un cliente):
- Enviar un nuevo mensaje
- Envío, reenvío o edición de tareas de clientes
- Cargar documentos
Marcar hilos de chat como no leídos
Puedes mover un chat cadena Volver a la sección No leídos . Para marcar un chat cadena Si no se lee, haz clic en los tres puntos situados en el extremo derecho del chat cadena y seleccione Marcar como no leído.
Borrar hilos de chat
A diferencia de los hilos de mensajes archivados, los eliminados no pueden restaurarse. Para eliminar permanentemente un chat cadena:
1. Haz clic en los tres puntos en el extremo derecho del chat cadena, haz clic Eliminar.
2. Haga clic en Eliminar en la ventana emergente Confirmación de eliminación.
