Hora de facturación

Este artículo le guiará a través de todas las formas de cobrar por el tiempo registrado: aprenda a emitir facturas por todas las entradas de tiempo finalizadas.

Antes de empezar

Antes de sumergirte en la creación de facturas a partir del tiempo registrado, es esencial que comprendas los distintos enfoques que puedes utilizar para el registro del tiempo en TaxDome. Aquí tienes dos métodos principales:

• Crear factura por adelantado

• Registre primero el tiempo y luego cree una factura

Crear factura por adelantado

La primera opción que tiene es iniciar el proceso creando una factura por adelantado o pidiendo a su cliente que realice un pago por adelantado. A continuación, puedes seguir este proceso:

1. As you or your team members work on jobs and tasks, diligently track the time spent on each of them using time tracker . 

2. Revisa periódicamente el tiempo rastreado comparándolo con la factura inicial para asegurarte de que cubre adecuadamente todo el tiempo empleado. Siempre puedes ver el tiempo no facturado de tu equipo para cada cliente en las pestañas de su perfil de su perfil.

3. Dependiendo de la situación, puedes elegir:

Crea una factura más si se emplea tiempo adicional Emite un reembolso o déjalo en el saldo del cliente si la factura/pago inicial supera el tiempo real empleado.

4. Once satisfied, mark the invoice as billed to maintain accurate financial records.

Registra primero el tiempo y luego crea la factura

Otra posibilidad es que prefiera realizar el seguimiento del tiempo de forma independiente, sin vincularlo inicialmente a una factura concreta: 

Tras completar las tareas o proyectos rastreados, crea una factura directamente a partir del tiempo facturado acumulado. Revisa los detalles de la factura para garantizar su exactitud antes de finalizarla y enviarla a tu cliente. Este enfoque permite una mayor flexibilidad, especialmente cuando el tiempo empleado puede variar entre distintos proyectos o clientes.

Crear facturas a partir de la lista de entradas de tiempo

Team members with the Manage invoices access rights can bill tracked time by creating an invoice directly from time entries:

1. Ve a Facturación > Entradas de tiempo o a la pestaña Facturas > Entradas de tiempo dentro de una cuenta de cliente. 

Consejo

puedes utilizar filtros para facilitar la búsqueda de las facturas adecuadas. Haz clic en la parte superior derecha de la lista de entradas de tiempo y selecciona el cliente, el tipo y el estado No facturado.

2. Seleccione una o varias entradas de tiempos para un mismo cliente. En la lista de entradas de tiempo, seleccione las entradas de tiempo con el cliente asociado.   

3. Click  Create invoice at the top left. You will see the Create invoice sidebar with time entries added as line items. You can edit any of the line items if needed.

4. Rellena la barra lateralCrear factura y haz clic en Crear.

   

   Tenlo en cuenta:

Puede crear una factura para varias entradas de tiempo a la vez, pero sólo para una única cuenta de cliente

• La creación de una factura sólo es posible para las entradas de tiempos facturables y con el estado No facturado

• Una vez que creas una factura, el estado de la entrada de tiempo cambia de No facturado a Facturado

• The service, service date and description for the time entry are converted into the service and description for the line item. Note that you won’t see the description if it is turned off in the line items settings

• Si crea una factura para varias entradas de tiempos con el mismo servicio, tarifa y descripción, se fusionarán en una sola partida.

• Editar una partida en la factura no afecta a la entrada de tiempo (por ejemplo, cambiar la tarifa en la partida de la factura no cambia la tarifa que aparece en la entrada de tiempo).

• Del mismo modo, la edición de una entrada de tiempos después de crear una factura no afecta a la factura.

• Si aplicas una plantilla al crear una factura, las partidas de la plantilla se añadirán a las ya incluidas en la factura. Si no hay partidas en la plantilla, las partidas incluidas en la factura no se borrarán.

  

  Consejo

  Si no quieres que tus clientes vean en la factura todos los servicios que utilizaste para registrar tu trabajo y quieres que sólo vean el importe final, después de seleccionar las entradas de tiempo y crear la factura, anota el importe total en algún sitio. A continuación, elimina las partidas de la factura y añade manualmente el importe total en el campo Subtotal. Ten en cuenta que esto seguirá marcando las entradas de tiempo como Facturadas.

Crear facturas desde la página WIP (Borrar WIP)

The Work in Progress (WIP) page lets you view all unpaid billable time entries grouped by client account. From here, you can quickly create invoices based on them:

1. Ve a Facturación > WIP en la barra de menú de la izquierda y haz clic en Crear factura para un cliente.

2. Selecciona qué entradas de tiempo facturables no pagada para este cliente deben facturarse, haz clic Continuar para facturar.

3. On the Create Invoice sidebar time entries will be added as line items. You can edit any of the line items if needed.

4. Rellena la barra lateralCrear factura y haz clic en Crear.

Tenlo en cuenta:

• Una vez que creas una factura, el estado de la entrada de tiempo cambia de No facturado a Facturado y estas entradas de tiempo se eliminarán del WIP página

• The service, service date and description for the time entry are converted into the service, service date and description for the line item. Note that you won’t see the description if it is turned off in the line items settings

• Si crea una factura para varias entradas de tiempo con el mismo servicio, tarifa y descripción, se fusionarán en una sola partida.

• Editar una partida en la factura no afecta a la entrada de tiempo (por ejemplo, cambiar la tarifa en la partida de la factura no cambia la tarifa que aparece en la entrada de tiempo).

• Del mismo modo, la edición de una entrada de tiempos después de crear una factura no afecta a la factura.

• Si aplicas una plantilla al crear una factura, las partidas de la plantilla se añadirán a las ya incluidas en la factura. Si no hay partidas en la plantilla, las partidas incluidas en la factura no se borrarán.

Marcar entradas de tiempo como facturadas

Cuando su cliente le paga por adelantado o en efectivo, es posible que desee marcar algunas entradas de tiempo como facturadas:

1. Ve a Facturación > Entradas de tiempo o a la pestaña Facturas > Entradas de tiempo dentro de una cuenta de cliente.

2. Selecciona una o más entradas de tiempo para tus clientes y haz clic en Marcar como facturado en la parte superior izquierda. Haz clic en Marcar como fact urado en la ventana emergente de confirmación.

Las facturas se marcarán como facturadas y se eliminarán de la listaWIP . Ya no podrás facturarlas.

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