Hora de facturación

Este artículo le guiará a través de todas las formas de cobrar por el tiempo registrado: aprenda a emitir facturas por todas las entradas de tiempo finalizadas.

Antes de empezar

Antes de sumergirte en la creación de facturas a partir del tiempo registrado, es esencial que comprendas los distintos enfoques que puedes utilizar para el registro del tiempo en TaxDome. Aquí tienes dos métodos principales:

• Crear factura por adelantado

• Registre primero el tiempo y luego cree una factura

Crear factura por adelantado

La primera opción que tiene es iniciar el proceso creando una factura por adelantado o pidiendo a su cliente que realice un pago por adelantado. A continuación, puedes seguir este proceso:

1. Mientras tú o los miembros de tu equipo trabajáis en trabajos tareas, realiza un seguimiento minucioso del tiempo dedicado a cada uno de ellos utilizando el registro de tiempo .  

2. Revisa periódicamente el tiempo rastreado comparándolo con la factura inicial para asegurarte de que cubre adecuadamente todo el tiempo empleado. Siempre puedes ver el tiempo no facturado de tu equipo para cada cliente en las pestañas de su perfil de su perfil.

3. Dependiendo de la situación, puedes elegir:

Crea una factura más si se emplea tiempo adicional Emite un reembolso o déjalo en el saldo del cliente si la factura/pago inicial supera el tiempo real empleado.

4. Una vez que estés satisfecho, marca la factura como pagada para mantener registros financieros precisos.

Registra primero el tiempo y luego crea la factura

Otra posibilidad es que prefiera realizar el seguimiento del tiempo de forma independiente, sin vincularlo inicialmente a una factura concreta: 

Tras completar las tareas o proyectos rastreados, crea una factura directamente a partir del tiempo facturado acumulado. Revisa los detalles de la factura para garantizar su exactitud antes de finalizarla y enviarla a tu cliente. Este enfoque permite una mayor flexibilidad, especialmente cuando el tiempo empleado puede variar entre distintos proyectos o clientes.

Crear facturas a partir de la lista de entradas de tiempo

Los miembros del equipo con el derecho de acceso Gestionar facturas pueden facturar el tiempo registrado creando una factura directamente desde las entradas de tiempo:

1. Ve a Facturación > Entradas de tiempo o a la pestaña Facturas > Entradas de tiempo dentro de una cuenta de cliente. 

Consejo

Puedes utilizar filtros para facilitar la búsqueda de las facturas adecuadas. Haz clic en Filtro en la parte superior derecha de la lista de entradas de tiempo y selecciona el cliente, el tipo y Sin facturar estado.

2. Seleccione una o varias entradas de tiempos para un mismo cliente. En la lista de entradas de tiempo, seleccione las entradas de tiempo con el cliente asociado.   

3. Haz clic en Crear facturaen la parte superior izquierda. Verás la barra lateral Crear factura con las entradas de tiempo añadidas como partidas. Puedes editar cualquiera de las partidas si es necesario.

4. Rellena la barra lateralCrear factura y haz clic en Crear.

   

Tenlo en cuenta:

• Puedes crear una factura para varias entradas de tiempo a la vez, pero solo para una única cuenta de cliente.

• Solo es posible crear una factura para las entradas de tiempo que seanfacturablesy tengan el estado«Sin facturar ».

• Una vez creada la factura, el estado de la entrada de tiempo cambia de «Sin facturar» a «Facturado».

• El servicio, la fecha del servicio y la descripción de la entrada de tiempo se convierten en el servicio y la descripción de la partida individual. Ten en cuenta que no verás la descripción si está desactivada en la configuración de las partidas individuales.

• Si creas una factura para varias entradas de tiempo con el mismo servicio, tarifa y descripción, se fusionarán en una sola línea.

• Editar una partida de la factura no afecta a la entrada de tiempo (por ejemplo, cambiar la tarifa en la partida de la factura no cambia la tarifa que figura en la entrada de tiempo).

• Del mismo modo, editar una entrada de tiempo después de crear una factura no afecta a la factura.

• Si aplicas una plantilla al crear una factura, las partidas de la plantilla se añadirán a las que ya están incluidas en la factura. Si no hay partidas en la plantilla, las partidas incluidas en la factura no se borrarán.

Consejo

Si no quieres que tus clientes vean en la factura todos los servicios que utilizaste para registrar tu trabajo y quieres que sólo vean el importe final, después de seleccionar las entradas de tiempo y crear la factura, anota el importe total en algún sitio. A continuación, elimina las partidas de la factura y añade manualmente el importe total en el campo Subtotal. Ten en cuenta que esto seguirá marcando las entradas de tiempo como Facturadas.

Crear facturas desde la página WIP (Borrar WIP)

La página Trabajo en curso (WIP) te permite ver todas las entradas de tiempo no pagada agrupadas por cuenta de cliente. Desde aquí, puedes crear rápidamente facturas basadas en ellas:

1. Ve a Facturación > WIP en la barra de menú de la izquierda y haz clic en Crear factura para un cliente.

2. Selecciona qué entradas de tiempo facturables no pagada para este cliente deben facturarse, haz clic Continuar para facturar.

3. En la barra lateral Crear factura , las entradas de tiempo se añadirán como partidas individuales. Puedes editar cualquiera de las partidas individuales si es necesario.

4. Rellena la barra lateralCrear factura y haz clic en Crear.

Tenlo en cuenta:

• Una vez creada la factura, el estado de las entradas de tiempo cambia de «Sin facturar» a «Facturado» y estas entradas de tiempo se eliminarán del WIP .

• El servicio, la fecha del servicio y la descripción de la entrada de tiempo se convierten en el servicio, la fecha del servicio y la descripción de la partida individual. Ten en cuenta que no verás la descripción si está desactivada en la configuración de las partidas individuales.

• Si creas una factura para varias entradas de tiempo con el mismo servicio, tarifa y descripción, se fusionarán en una sola línea.

• Editar una partida de la factura no afecta a la entrada de tiempo (por ejemplo, cambiar la tarifa en la partida de la factura no cambia la tarifa que figura en la entrada de tiempo).

• Del mismo modo, editar una entrada de tiempo después de crear una factura no afecta a la factura.

• Si aplicas una plantilla al crear una factura, las partidas de la plantilla se añadirán a las que ya están incluidas en la factura. Si no hay partidas en la plantilla, las partidas incluidas en la factura no se borrarán.

Marcar entradas de tiempo como facturadas

Cuando su cliente le paga por adelantado o en efectivo, es posible que desee marcar algunas entradas de tiempo como facturadas:

1. Ve a Facturación > Entradas de tiempo o a la pestaña Facturas > Entradas de tiempo dentro de una cuenta de cliente.

2. Selecciona una o más entradas de tiempo para tus clientes y haz clic en Marcar como facturado en la parte superior izquierda. Haz clic en Marcar como fact urado en la ventana emergente de confirmación.

Las facturas se marcarán como facturadas y se eliminarán de la listaWIP . Ya no podrás facturarlas.

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