Entradas de tiempo (Básico): Facturar tiempo
Este artículo le guiará a través de todas las formas de cobrar por el tiempo registrado: aprenda a emitir facturas por todas las entradas de tiempo finalizadas.
Cubierto aquí:
- Antes de empezar
- Creación de facturas a partir de la lista de entradas de tiempos
- Creación de facturas para entradas de tiempo facturables desde la página WIP
- Marcar entradas de tiempo como facturadas
Antes de empezar
Antes de sumergirse en la creación de facturas a partir del tiempo registrado, es esencial comprender los diferentes enfoques que puede utilizar para el registro del tiempo en TaxDome. A continuación se presentan dos métodos principales:
Crear factura por adelantado
La primera opción que tiene es iniciar el proceso creando una factura por adelantado o pidiendo a su cliente que realice un pago por adelantado. A continuación, puedes seguir este proceso:
1. As you or your team members work on jobs and tasks, diligently track the time spent on each of them using time tracker.
2. Periodically review the tracked time against the initial invoice to ensure it adequately covers all the time expended. You can always see your team's unbilled time for each client in their profile's Invoices or Payment tabs.
3. Dependiendo de la situación, puedes optar por:
- Crear una factura más si se emplea tiempo adicional
- Emitir un reembolso o dejarlo en el saldo del cliente si la factura/pago inicial supera el tiempo real empleado.
4. Una vez satisfecho, marque la factura como facturada para mantener registros financieros precisos.
Controle primero el tiempo y luego cree una factura
- Una vez completadas las tareas o proyectos rastreados, cree una factura directamente a partir del tiempo facturado acumulado.
- Revise los detalles de la factura para garantizar su exactitud antes de finalizarla y enviarla a su cliente.
Creación de facturas a partir de la lista de entradas de tiempos
Los miembros del equipo con derechos de acceso a la gestión de facturas pueden facturar el tiempo registrado creando una factura directamente a partir de las entradas de tiempo. El proceso es el siguiente:
1. Go to the Invoices > Time Entries or to the Time Entries subtab of the Invoices tab inside a client account.
Consejo: puede utilizar filtros para facilitar la búsqueda de las facturas adecuadas. Haga clic en Filtro en la parte superior derecha de la lista de entradas de tiempo y seleccione el cliente, el tipo de factura y el estado de factura no facturada.
2. Seleccione una o más entradas de tiempo para un solo cliente.
3. Haga clic en el botón Crear factura en la parte superior izquierda. Aparecerá la página Crear factura con las entradas de tiempo añadidas como partidas. Puede editar cualquiera de las partidas si es necesario.
4. Rellene la página Crear factura y haga clic en Crear.
Tenlo en cuenta:
- Puede crear una factura para varias entradas de tiempo a la vez, pero sólo para una única cuenta de cliente
- La creación de una factura sólo es posible para las entradas de tiempos facturables y con el estado No facturado
- Una vez creada una factura, el estado de la entrada de tiempo cambia de No facturado a Facturado
- El servicio y la descripción de la entrada de tiempos se convierten en el servicio y la descripción de la partida individual.
- Si crea una factura para varias entradas de tiempos con el mismo servicio, tarifa y descripción, se fusionarán en una sola partida.
- La edición de una partida en la factura no afecta a la entrada de tiempo (por ejemplo, cambiar la tarifa en la partida de la factura no cambia la tarifa que aparece en la entrada de tiempo).
- Del mismo modo, la edición de una entrada de tiempos después de crear una factura no afecta a la factura.
- If you apply a template while creating an invoice, line items from the template will be added to those already included in the invoice. If there are no line items in the template, line items included in the invoice won't be erased
Creación de facturas para entradas de tiempo facturables desde la página WIP
1. Go to Billing > WIP from the left menu bar and click Create invoice for a client.
2. Seleccione qué entradas de tiempo facturables de no pagada para este cliente deben facturarse, haz clic Continuar para facturar.
3. En la página Crear factura, las entradas de tiempo se añadirán como partidas individuales. Puede editar cualquiera de las partidas si es necesario.
4. Fill in the Create Invoice page and click Create.
Tenlo en cuenta:
- Una vez creada una factura, el estado de la entrada de tiempo cambia de No facturado a Facturado y estas entradas de tiempo se eliminarán de la página WIP página
- El servicio y la descripción de la entrada de tiempos se convierten en el servicio y la descripción de la partida individual.
- Si crea una factura para varias entradas de tiempo con el mismo servicio, tarifa y descripción, se fusionarán en una sola partida.
- La edición de una partida en la factura no afecta a la entrada de tiempo (por ejemplo, cambiar la tarifa en la partida de la factura no cambia la tarifa que aparece en la entrada de tiempo).
- Del mismo modo, la edición de una entrada de tiempos después de crear una factura no afecta a la factura.
- If you apply a template while creating an invoice, line items from the template will be added to those already included in the invoice. If there are no line items in the template, line items included in the invoice won't be erased
Marcar entradas de tiempo como facturadas
2. Seleccione una o más entradas de tiempo para sus clientes y haga clic en Marcar como facturadas en la parte superior izquierda. Las facturas se marcarán como facturadas y se eliminarán de la WIP lista.
