Entradas de tiempo (Básico): Facturar tiempo

Este artículo le guiará a través de todas las formas de cobrar por el tiempo registrado: aprenda a emitir facturas por todas las entradas de tiempo finalizadas.

Antes de empezar

Antes de sumergirse en la creación de facturas a partir del tiempo registrado, es esencial comprender los diferentes enfoques que puede utilizar para el registro del tiempo en TaxDome. A continuación se presentan dos métodos principales:

• Crear factura por adelantado
• Registre primero el tiempo y luego cree una factura

Crear factura por adelantado

La primera opción que tiene es iniciar el proceso creando una factura por adelantado o pidiendo a su cliente que realice un pago por adelantado. A continuación, puedes seguir este proceso:

1. A medida que usted o los miembros de su equipo trabajen en trabajos y en las tareas, realice un seguimiento diligente del tiempo invertido en cada una de ellas utilizando el rastreador de tiempo. 

2. Revise periódicamente el tiempo de seguimiento con respecto a la factura inicial para asegurarse de que cubre adecuadamente todo el tiempo empleado. Siempre puedes ver el tiempo no facturado de tu equipo para cada cliente en las pestañas Facturas o Pagos de su perfil.

3. Dependiendo de la situación, puedes optar por:

• Crear una factura más si se emplea tiempo adicional
• Emitir un reembolso o dejarlo en el saldo del cliente si la factura/pago inicial supera el tiempo real empleado.

4. Una vez satisfecho, marque la factura como facturada para mantener registros financieros precisos.

Track time first, then create invoice

1. Una vez completadas las tareas o proyectos rastreados, cree una factura directamente a partir del tiempo facturado acumulado.
2. Revise los detalles de la factura para garantizar su exactitud antes de finalizarla y enviarla a su cliente.

Create invoices from time entry list

Los miembros del equipo con derechos de acceso a la gestión de facturas pueden facturar el tiempo registrado creando una factura directamente a partir de las entradas de tiempo:

1. Vaya a Facturación > Entradas de tiempo o a la pestaña Facturas > Entradas de tiempo dentro de una cuenta de cliente. 

Consejo: puede utilizar filtros para facilitar la búsqueda de las facturas adecuadas. Haga clic en Filtrar en la parte superior derecha de la lista de entradas de tiempo y seleccione el cliente, el campo Facturable y el estado No facturado. 

2. Seleccione una o varias entradas de tiempos para un mismo cliente. En la lista de entradas de tiempo, seleccione las entradas de tiempo con el cliente asociado.   

3. Haga clic en Crear factura en la parte superior izquierda. Verá la barra lateral Crear factura con las entradas de tiempo añadidas como partidas. Puede editar cualquiera de las partidas si es necesario.

4. Rellene la barra lateral Crear factura y haga clic en Crear.

Tenlo en cuenta:

• Puede crear una factura para varias entradas de tiempo a la vez, pero sólo para una única cuenta de cliente
• La creación de una factura sólo es posible para las entradas de tiempos facturables y con el estado No facturado
• Una vez creada una factura, el estado de la entrada de tiempo cambia de No facturado a Facturado
• El servicio y la descripción de la entrada de tiempo se convierten en el servicio y la descripción de la partida. Tenga en cuenta que no verá la descripción si está desactivada en la configuración de las partidas.
• Si crea una factura para varias entradas de tiempos con el mismo servicio, tarifa y descripción, se fusionarán en una sola partida.
• La edición de una partida en la factura no afecta a la entrada de tiempo (por ejemplo, cambiar la tarifa en la partida de la factura no cambia la tarifa que aparece en la entrada de tiempo).
• Del mismo modo, la edición de una entrada de tiempos después de crear una factura no afecta a la factura.
• Si aplica una plantilla al crear una factura, las partidas de la plantilla se añadirán a las ya incluidas en la factura. Si no hay partidas en la plantilla, las partidas incluidas en la factura no se borrarán.

Consejo Si no quieres que tus clientes vean en la factura todos los servicios que has utilizado para registrar tu trabajo y quieres que vean sólo el importe final, después de seleccionar las entradas de tiempo y crear la factura, anota el importe total en algún sitio. A continuación, elimine las partidas de la factura y añada manualmente el importe total en el campo Subtotal. Tenga en cuenta que esto seguirá marcando las entradas de tiempo como Facturadas.

Create invoices from WIP page (Clear out WIP)

La página Trabajo en curso (WIP ) le permite ver todas las entradas de tiempo facturable de no pagada agrupadas por cuenta de cliente. Desde aquí, puede crear rápidamente facturas basadas en ellos:

1. Vaya a Facturación > WIP en la barra de menú de la izquierda y haga clic en Crear factura para un cliente.

2. Seleccione qué entradas de tiempo facturables de no pagada para este cliente deben facturarse, haz clic Continuar para facturar.

3. En la barra lateral Crear factura, las entradas de tiempo se añadirán como partidas. Puede editar cualquiera de las partidas si es necesario.

4. Rellene la barra lateral Crear factura y haga clic en Crear.

Tenlo en cuenta:

• Una vez creada una factura, el estado de la entrada de tiempo cambia de No facturado a Facturado y estas entradas de tiempo se eliminarán de la página WIP página
• El servicio y la descripción de la entrada de tiempo se convierten en el servicio y la descripción de la partida. Tenga en cuenta que no verá la descripción si está desactivada en la configuración de las partidas.
• Si crea una factura para varias entradas de tiempo con el mismo servicio, tarifa y descripción, se fusionarán en una sola partida.
• La edición de una partida en la factura no afecta a la entrada de tiempo (por ejemplo, cambiar la tarifa en la partida de la factura no cambia la tarifa que aparece en la entrada de tiempo).
• Del mismo modo, la edición de una entrada de tiempos después de crear una factura no afecta a la factura.
• Si aplica una plantilla al crear una factura, las partidas de la plantilla se añadirán a las ya incluidas en la factura. Si no hay partidas en la plantilla, las partidas incluidas en la factura no se borrarán.

Marcar entradas de tiempo como facturadas