Ejemplos de automatización (Avanzado): Actualizar el estado de cara al cliente

Deje que proyectos haga el trabajo por usted: automatice la actualización del estado de trabajo de cara al cliente en cualquier fase de proyecto . 

Por ejemplo, si recibe documentos de su cliente y empieza a trabajar con ellos, el estado de trabajo de cara al cliente cambiará automáticamente a En curso. A continuación, cuando termine el borrador y envíe los documentos al cliente para su revisión, el estado cambiará a En revisión. De este modo, tus clientes sabrán inmediatamente lo que está pasando en cuanto se conecten al portal de clientes.

Cubierto aquí:

• Paso 1. Crear estados de cara al cliente
• Paso 2. Añada las automatizaciones Actualizar estado de cara al cliente a la sección proyecto
• Paso 3. Mostrar el estado de cara al cliente en las tarjetas trabajo
• Mostrar y ocultar el estado de cara al cliente al mover o añadir trabajos
• Cómo se ve para sus clientes

Paso 1. Crear estados de cara al cliente

Antes de añadir la automatización, debe decidir qué estados de trabajo de cara al cliente desea asignar automáticamente. Es posible que no desee que sus clientes vean updates correspondiente a todas las etapas. Así que, primero, revisa el proyecto con el que vas a trabajar y define los estados que quieres mostrar a los clientes. Estos podrían ser diferentes de las etapas que tiene en su proyectos. Por ejemplo, puede incluir etapas como: Esperando documentos, Preparando y En revisión.

Para editar la lista de estados, vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda y seleccione Client-facing trabajo statuses. Revise los estados y decida si desea editarlos y sus descripciones o crear nuevos estados.

Paso 2. Añada las automatizaciones Actualizar estado de cara al cliente a la sección proyecto

Es hora de decidir cómo cambiarán los estados añadiendo la automatización Actualizar estado de cara al cliente a las etapas de proyecto . Para cada una de ellas:

1. Decida si el estado de cara al cliente debe ser visible u oculto
2. Si está visible, seleccione el estado de cara al cliente que desea mostrar en esta fase o cree un nuevo estado
3. Edite la descripción si desea adaptarla a este proyecto en particular. 

Repita el proceso para las automatizaciones de cada etapa y, a continuación, guarde la página proyecto.

Si hay etapas para las que no se añade la automatización Actualizar estado de cara al cliente, la configuración del estado de cara al cliente seguirá siendo la misma que en la etapa anterior. Por lo tanto, se recomienda añadir la automatización para cada etapa para evitar errores. 

Nota Para la automatización de la actualización del estado de cara al cliente, no importa si autoavanzar trabajos esté activado para la etapa. La automatización se activa automáticamente y no necesita acciones del cliente o de empresa para completarse. Además, ningún elemento está vinculado a trabajo cuando se activa la automatización.

Paso 3. Mostrar el estado de cara al cliente en las tarjetas trabajo

Para entender claramente cuándo cambia el estado mostrado en trabajo para un cliente, añádalo a la tarjeta trabajo . 

Para ello, acceda a la configuración deproyecto y, a continuación, active el estado de cara al cliente en la sección de campos de tarjeta detrabajo .

Nota. Este campo no aparecerá en la tarjeta trabajo si la orientación al cliente para una etapa está oculta.

Mostrar y ocultar el estado de cara al cliente al mover o añadir trabajos

Las opciones que elija en los ajustes de proyecto son las predeterminadas. Sin embargo, siempre puedes decidir:

• Si es necesario mostrar u ocultar el estado de cara al cliente al mover manualmente su trabajos
• Qué cara al cliente hay que asignar al añadir manualmente un trabajo

Si hay una automatización de actualización del estado de cara al cliente trabajo creada dentro de una etapa seleccionada a la que está moviendo trabajos , se muestra en una ventana emergente. Puede seleccionar si desea mostrar u ocultar el estado de cara al cliente que se estableció en la automatización.

Además, puede ver el estado asignado desde la vista de Kanban y mostrar u ocultar el estado editando una tarjeta trabajo en el momento. 

Tenga en cuenta que si asigna automáticamente el estado de cara al cliente utilizando una plantilla de trabajo , se aplicará la configuración de la plantilla y, a continuación, se le preguntará si desea aplicar la automatización.

Cómo se ve para sus clientes

Una vez que trabajo entra en las fases, los estados de cara al cliente se actualizan en consecuencia. Tu cliente lo verá, junto con su descripción, en la sección Trabajo en curso de la página de inicio del portal del cliente y en la aplicación móvil.

Si quiere ver cómo lo ve exactamente su cliente, acceda a su cuenta en vista de sólo lectura.