Actualiza automáticamente el estado de cara al cliente

Deje que proyectos haga el trabajo por usted: automatice la actualización del estado de trabajo de cara al cliente en cualquier fase de proyecto . 

Por ejemplo, si recibes documentos de tu cliente y empiezas a trabajar con ellos, el estado del trabajo de cara al cliente cambiará automáticamente a En curso. Después, cuando termines el borrador y envíes los documentos al cliente para que los revise, el estado cambiará a En revisión. De este modo, tus clientes sabrán inmediatamente lo que está pasando en cuanto se conecten al portal del cliente.

En este artículo, aprenderás a configurar esta automatización en proyecto , pero este enfoque también se aplica a la configuración de esta automatización en trabajo personalizados.

Paso 1. Crear estados de cara al cliente

Antes de añadir la automatización , debes decidir qué trabajo visibles para los clientes deseas asignar automáticamente. Es posible que no quieras que tus clientes vean updates a todas las etapas. Por lo tanto, primero revisa el proyecto con proyecto vas a trabajar y define los estados que deseas mostrar a los clientes. Estos pueden ser diferentes de las etapas que tienes en tus proyectos. Por ejemplo, puedes incluir pasos como: Esperando documentos, Preparando y En revisión.

Para editar la lista de estados, ve a Plantillas > empresa en la barra de menú de la izquierda y selecciona trabajo visibles para el cliente. Revisa los estados que aparecen allí y decide si deseas editarlos y sus descripciones o crear nuevos estados .

Paso 2. Añada las automatizaciones Actualizar estado de cara al cliente a la sección proyecto

Es hora de decidir cómo cambiarán los estados al añadir la automatización«Actualizar el estado visible para el cliente»a proyecto . Para cada una de ellas:

1. Decida si el estado de cara al cliente debe ser visible u oculto
2. Si está visible, seleccione el estado de cara al cliente que desea mostrar en esta fase o cree un nuevo estado
3. Edite la descripción si desea adaptarla a este proyecto en particular. 

Repita el proceso para las automatizaciones de cada etapa y, a continuación, guarde la página proyecto.

Si hay etapas para las que no se añada la automatizaciónActualizar estado de cara al cliente, la configuración del estado de cara al cliente seguirá siendo la misma que en la etapa anterior. Por tanto, se recomienda añadir la automatización para cada etapa para evitar errores. 

Nota

Para los Actualizar el estado de cara al cliente automatización, no importa si autoavanzar trabajos se activa para la etapa. La automatización se activa automáticamente y no necesita acciones del cliente o de la empresa para completarse. Además, no se vincula ningún elemento al trabajo cuando se activa la automatización.

Paso 3. Mostrar el estado de cara al cliente en las tarjetas trabajo

Para entender claramente cuándo cambia el estado mostrado en trabajo para un cliente, añádalo a la tarjeta trabajo . 

Para ello, accede a la proyecto y activa el estado «Visible para el cliente»en la sección «Campostrabajo ».

Nota

Este campo no aparecerá en la ficha de trabajo si la orientación al cliente de una etapa está oculta.

Mostrar y ocultar el estado de cara al cliente al mover o añadir trabajos

Las opciones que elija en los ajustes de proyecto son las predeterminadas. Sin embargo, siempre puedes decidir:

• Si es necesario mostrar u ocultar el estado de cara al cliente al mover manualmente su trabajos
• Qué cara al cliente hay que asignar al añadir manualmente un trabajo

Si hay una automatización Actualizar estado de trabajo de cara al clientecreada dentro de una etapa seleccionada a la que estás moviendo trabajos , se muestra en una ventana emergente. Puedes seleccionar si quieres mostrar u ocultar el estado de cara al cliente que se estableció en la automatización.

Además, puedes ver el estado asignado desde la vista kanban y mostrar u ocultar el estado editando una trabajo en el acto. 

Ten en cuenta que si asignas automáticamente el estado de cara al cliente utilizando una trabajo , se aplicarán los ajustes de la plantilla y, a continuación, se te preguntará si deseas aplicar la automatización.

Cómo se ve para sus clientes

Una vez que el trabajo entra en las fases, los estados de cara al cliente se actualizan en consecuencia. Tu cliente lo verá junto con su descripción en la sección Trabajo en curso en la página de inicio del portal del cliente y en la aplicación móvil.

Si quieres ver exactamente cómo lo ve tu cliente, inicia sesión en su cuenta en modo de solo lectura .

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