proyectos (Básico): Crear y ver

Nuestro proyectos no solo son una herramienta visual fácil, sino también totalmente personalizable, adecuada para su empresade las necesidades. Una vez que los automatices, trabajos Pasa de una etapa a otra, creando tareas automáticamente y enviando correos electrónicos, propuestas y formularios a los clientes en el momento justo! Sigue leyendo para saber más. 

Cubierto aquí:

• proyectos
  
• Utilizando proyectos del Marketplace
• Creación de proyectos desde cero
• Ver proyectos
• Ver automatizaciones en proyectos
• Edición de proyectos (añadir, mover y eliminar etapas y automatizaciones)
• Duplicar proyectos
• Borrado de proyectos
• Añadir trabajos
• Ver las cuentas añadidas a proyectos

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proyectos

Un proyecto es un procedimiento de trabajo establecido: una secuencia de pasos o etapas, por ejemplo, para preparar un formulario 1040 de principio a fin.

Nuestro proyectos está diseñado para parecerse a un tablero kanban. trabajos Los procesos, que se muestran en tarjetas, pasan de una etapa a otra en el tablero. Y una vez automatizado, proyectos hace gran parte del trabajo por usted.

Qué ocurre dentro de un proyecto:   

• trabajosLos proyectos individuales por los que le paga un cliente (como una declaración de la renta o la nómina de enero ) se introducen en en un sitio proyecto diseñado específicamente para ello. Cada trabajo, vinculado a una cuenta de cliente, avanza por el proyecto desde la primera hasta la última etapa, o finalización. 
• Las etapas son los pasos de un procedimiento de trabajo global. Una vez completado todo el trabajo de una etapa, trabajo pasa a la siguiente.
• Automatizaciones, los mecanismos que automatizan un proyecto, hacer que las cosas sucedan por sí solas. Una vez activados, crean tareas para los miembros del equipo o envían formularios y propuestas a clientes, por ejemplo.

Dos ejemplos proyecto :

proyecto 1: Declaración 1040

trabajo 1: Declaración de la renta 2015

trabajo 2: Declaración de la renta 2016

trabajo 3: Declaración de la renta 2017

Fase 1: Revisar documentos

Fase 2: Preparar la carta de compromiso

Fase 3: Preparar la declaración

Fase 4: Revisar

Etapa 5: E-file

proyecto 2: Nóminas

trabajo 1: nómina de enero de 2015

trabajo 2: p ayroll de febrero de 2016

trabajo 3: p ayroll de marzo de 2017

Fase 1: Revisar documentos

Fase 2: Revisión de las fichas horarias

Fase 3: Iniciar el débito

Fase 4: Enviar los recibos de sueldo

Utilizando proyectos del Marketplace

Puede descargar plantillas de correo electrónico ya preparadas con las mejores prácticas. Se pueden editar fácilmente.

Consejo: Al instalar una plantilla de proyecto también obtendrás todas las plantillas que contiene, como las de tareas, chats, correos electrónicos, etc. 

Para añadir un proyecto desde el Marketplace:

1. Vaya a Plantillas > Marketplace en la barra lateral izquierda y abra la pestaña proyectos pestaña

2. Haga clic en Obtener gratis en la plantilla que desea añadir o haga clic en su precio y proceda al pago si se trata de una plantilla de pago. 

3. Vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda, seleccione la pestaña proyectos y haga clic en el nombre de la plantilla para revisar y editar las etapas y automatizaciones.

¿Le gustaría compartir algunas de sus plantillas proyecto con otros usuarios de TaxDome ? Si es así, ¡puede venderlas en Marketplace!

Creación de proyectos desde cero

Un empresa Propietario de la Empresa , administrador o cualquier miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar proyectos puede crear un proyecto.

He aquí cómo:

Desde Plantillas > empresa plantillas o flujo de trabajovaya a proyectos, haz clic Crear proyecto.

Consulte a continuación las instrucciones de cada campo numerado:

1. proyecto name: Introduzca un nombre para la proyecto; lo que verá en la flujo de trabajo sección.

2. Disponible para: Selecciona los miembros del equipo que necesitan acceder a él. Si deja esta opción vacía, sólo la persona que crea la proyecto y la empresa Propietario de la Empresa podrán verla. flujo de trabajo sección. Para más información, lee sobre el acceso a proyectos.

3. Ordene trabajos por: Decide cómo quieres ordenar trabajos en las etapas. Por defecto, se ordenan por nombre de cuenta, pero también puedes ordenarlos por cantidad de tiempo en una etapa, fecha de vencimiento, fecha de creación de un trabajo o prioridad.

4. Plantilla trabajo por defecto: Decide si se debe aplicar una plantilla a trabajos que entra en proyecto y cómo (automática o manualmente).

5. Campos de la ficha de trabajo: Decide qué quieres que aparezca en las tarjetas de trabajo . Aquí tienes más información sobre cómo personalizar las tarjetas de trabajo .

6. Recurrencia: Programe trabajos que se repiten para que se creen automáticamente dentro de proyecto. Aquí encontrará más información sobre cómo configurar una programación para que se repitan trabajos.

7. Nombre de la etapa: Introduzca el nombre de la primera etapa.

8. Añadir etapa: Añada tantas etapas como necesite y vincule automatizaciones a las mismas. 

9. Añada automatizaciones: Vincula tantas automatizaciones a las etapas como sea necesario. Una vez que trabajo pasa a una nueva etapa que contiene automatizaciones, esas acciones se activan automáticamente una a una, en un orden específico. Por ejemplo, se crea una tarea; se genera un formulario ; se envía un correo electrónico. Aquí tienes más información sobre cómo funcionan las automatizaciones. 

10. Guardar: Guarde el proyecto. Una vez hecho esto, puede hacer clic en el botón Ir a proyecto y empezar a añadirle trabajos para las cuentas de sus clientes.

Ver proyectos

Ver proyectos para una sola cuenta de cliente, para todas las cuentas o para aquellas con recurrencias:

• Para una cuenta de cliente: Vaya a Clientes > Cuentas en la barra de menú de la izquierda, haga clic en el nombre de la cuenta y, a continuación, seleccione la pestaña flujo de trabajo pestaña. Verá todos los proyectos con trabajos para esa cuenta de cliente y el progreso realizado. Una vez que un trabajo se ha completado y archivado o eliminado, ya no es visible. Sin embargo, si el proyecto no tiene ningún trabajos activo pero la recurrencia está configurada para esa cuenta, el proyecto seguirá apareciendo en esta página.

• Para todas las cuentas de clientes: Vaya a flujo de trabajo > proyectos en la barra lateral izquierda, y, a continuación, seleccione proyecto. Para ir a otro proyecto, utilice el menú desplegable.

• Con trabajo recurrencias: Navegue a flujo de trabajo > trabajo recur rencias desde la barra de menú de la izquierda para ver y acceder a proyectos para el que se establecen recurrencias.

Edición de proyectos (añadir, mover y eliminar etapas y automatizaciones)

Un empresa Propietario de la Empresa , administrador o un miembro del equipo con derechos de acceso para gestionar proyectos puede editar un proyecto.

A continuación te explicamos cómo :

• En proyecto, haga clic en Editar en la parte superior derecha de la página o haga clic en el icono de automatización situado debajo del nombre de un escenario, haz clic en el enlace Añadir automatización.

• En la lista de plantillas proyecto , vaya a Plantillas > Plantillas empresa en la barra de menú de la izquierda, seleccione la pestaña proyectos pestaña, haz clic en el nombre de la proyecto.
• En la lista proyecto , vaya a flujo de trabajo > proyectos en la barra de menús de la izquierda, haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de proyecto y seleccione Editar.

Una vez en la ventana de edición, puede cambiar la configuración de proyecto (véase más arriba para más detalles) yrealizar cambios en las etapas:

• Para añadir un escenario, haga clic en Añadir escenario o en el botón + eintroduzca el nombre del escenario.
• Para mover un escenario, señale el icono de mover a la izquierda del nombre del escenario y arrástrelo y suéltelo.
• Para eliminar una etapa haga clic en el icono de la papelera situado a la derecha del nombre de la etapa.
• Para añadir automatizaciones a una etapa, seleccione la etapa, haz clic en el botón Añadir automatizaciones o en cualquier automatización, si ya hay una. 

• Si quieres que se envíen correos electrónicos adicionales a los clientes cuando no respondan en un plazo determinado, localiza Recordatorios debajo de la plantilla de automatización y, a continuación, selecciona Activar en el desplegable. Aquí tienes más información sobre los recordatorios.

Atención. Cuando elimine una etapa en proyecto, se eliminarán todos los trabajos de esta etapa. Asegúrese de guardar toda la información necesaria para evitar la pérdida de datos.

Cuando haya terminado, haga clic en GUARDAR. Después, puede hacer clic en el botónIr a proyecto para ver los cambios.

Duplicar proyectos

Para crear un nuevo proyectos a partir de los existentes, vaya a Plantillas > empresa plantillas en la barra de menú de la izquierda, seleccione la pestaña proyectos haga clic en los tres puntos situados a la derecha del nombre de proyecto, haz clic Duplicar. Se guardará una copia de la proyecto con un sufijo (por ejemplo, Declaración 1040 (2)). Las etapas, automatizaciones y otros ajustes de la plantilla también se copian. Sin embargo, tendrá que añadir manualmente trabajos al nuevo duplicado proyecto.

Borrado de proyectos

Para borrar un proyecto,vaya a Plantillas > empresa templates en la barra de menú de la izquierda, seleccione la pestaña proyectos haga clic en los tres puntos situados a la derecha de proyecto y seleccione Eliminar.

Nota: Esto elimina todos los trabajos vinculados a la proyecto.

Ver las cuentas añadidas a proyectos

Para saber qué cuentas se han añadido a un proyecto específico o a una etapa en un proyecto:

1. Vaya a Clientes > Cuentas o flujo de trabajo > trabajos en la barra de menú de la izquierda, haz clic en el botón FILTRO .
2. Seleccione un nombre proyecto en el filtro Activo trabajos y seleccione la etapa. Puede seleccionar varios proyectos y etapas si es necesario.

A continuación, verá una lista de todas las cuentas de clientes que se añadieron a la proyecto y/o etapa seleccionadas.