Ejemplos de automatización de etapas (Básico): Actualizar cuenta etiquetas
Deja que tu proyectos haga el trabajo por ti: automatiza la solicitud y eliminación de cuenta etiquetas en cualquier fase de proyecto . Por ejemplo, tu leads obtendrá automáticamente el Nuevo cliente etiqueta en lugar del Leads etiqueta después de que realicen un pago por adelantado.
En este artículo, aprenderás a configurar esta automatización en los estados de proyecto , pero este enfoque también se aplica a la configuración de esta automatización en los estados personalizados de trabajo .
Paso 1. Cree etiquetas
Antes de añadir la automatización, debe decidir qué etiqueta debe aplicarse o eliminarse automáticamente. Utilice las siguientes preguntas como referencia:
- ¿Qué grupo de clientes desea ver filtrando la lista de cuentas? Clientes recurrentes, clientes fiscales, etc.
- ¿Qué grupo de clientes requiere un proceso diferente con automatizaciones específicas? Por ejemplo, semanal, mensual o trimestral.
- ¿Para qué grupo de clientes necesitan los miembros de mi equipo un conjunto específico de tareas para proceder con los servicios prestados? Por ejemplo, clientes de QBO
- Y así sucesivamente
Asegúrate de haber creado etiquetas para determinados grupos de clientes.
Segundo paso. Añada la automatización Actualizar cuenta etiquetas al proyecto
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Nota. Si se añade la automatización Actualizar cuenta etiquetas, se bloqueará la etapa de movimiento manual trabajo para los miembros del equipo que no dispongan del derecho de acceso Gestionar etiquetas.
Para aplicar o eliminar automáticamente etiquetas que hayas creado, sigue estos pasos:
1. Seleccione la etapa en su proyecto, cuando etiquetas debe ser aplicado o eliminado, a continuación, agregue la automatización Actualizar cuenta etiquetas. 2. Mientras añade, seleccione etiquetas que desea que se añada o elimine automáticamente a la cuenta del cliente en esta etapa.
2. Una vez que el trabajo entra en escena, se aplican y retiran los etiquetas correspondientes.
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Nota. Para la automatización de Actualizar cuenta etiquetas, no importa si autoavanzar trabajos esté activado para la etapa. La automatización se activa automáticamente y no necesita acciones ni del cliente ni de empresa para completarse. Además, no se vincula ningún elemento a trabajo cuando se activa la automatización.
Esta automatización puede añadirse de varias maneras:
- Borrar cuenta existente etiquetas activado, y el campo Añadir cuenta etiquetas vacío:
Cuando un trabajo entra en esta fase, todos los etiquetas aplicados se eliminan de la cuenta. - Borrar cuenta existente etiquetas activado, y campo Añadir cuenta etiquetas rellenado:
Cuando un trabajo entra en esta fase, todos los etiquetas aplicados se eliminan de la cuenta, y los etiquetas seleccionados en el campo Añadir cuenta etiquetas se aplican a la cuenta. - Desactivar cuenta existente etiquetas y rellenar el campo Añadir cuenta etiquetas:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, todos los etiquetas aplicados permanecen asignados a la cuenta, y los etiquetas listados en el campo Añadir cuenta etiquetas se aplican a la cuenta. - Borrar cuenta existente etiquetas desactivado, y campo Eliminar cuenta etiquetas rellenado:
Cuando un trabajo entra en escena, los etiquetas listados en el campo Eliminar cuenta etiquetas son eliminados de la cuenta. - Campo Añadir Cuenta etiquetas, y campo Eliminar Cuenta etiquetas rellenados:
Cuando un trabajo entra en escena, los etiquetas listados en el campo Añadir Cuenta etiquetas se aplican a la cuenta, y los etiquetas listados en el campo Eliminar Cuenta etiquetas se eliminan de la cuenta.
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Consejo Intente utilizar esta función junto con etapas condicionales y automatizaciones para que los siguientes eventos de su proyecto se activen para las cuentas a las que se aplica automáticamente etiquetas .
Paso 3. Observe el orden de las automatizaciones
Cuando construya proyectos complejos utilizando la automatización Actualizar cuenta etiquetas y las etapas y automatizaciones condicionales, tenga en cuenta el orden de las automatizaciones. Tenga en cuenta que las automatizaciones se activan una a una, de la primera a la última.
Compare las dos imágenes siguientes para comprenderlo mejor.
- En el ejemplo de la izquierda, se creará una tarea para todas las cuentas que tengan una Ext Needed etiqueta, luego se eliminará la Ext Needed etiqueta para las cuentas y se aplicará Ext Filed.
- En el ejemplo de la derecha, el Ext Needed etiqueta para las cuentas será eliminado y Ext Filed aplicado, y como ya no hay cuentas con Ext Needed etiqueta , la tarea no será creada.
Para cambiar el orden de las automatizaciones, haga clic en cualquier automatización dentro del escenario, pase el ratón por encima del icono Mover y, a continuación, arrástrela y suéltela.
Cambia etiquetas al mover o añadir trabajos
Las opciones que elija en la configuración de proyecto son las predeterminadas. Sin embargo, siempre puede decidir qué etiquetas se aplicará o eliminará al mover su trabajos manualmente o añadirlos a la proyecto.
Si hay una automatización de Actualizar Cuenta etiquetas creada dentro de una etapa seleccionada a la que está moviendo trabajos , se muestra en una ventana emergente. Tiene las siguientes opciones:
- Si desea que la automatización se active con la configuración predeterminada, déjelo como está
- Si no desea que se active la automatización, desmarque la casilla de verificación
- Si desea modificar los parámetros de etiquetas, añada o elimine los que necesite
- Si desea borrar todos los etiquetas existentes para la(s) cuenta(s), active Borrar cuenta etiquetas
Además, puede ver los etiquetas aplicados desde la vista kanban, así como añadir o eliminar etiquetas editando una tarjeta trabajo in situ.