Ejemplos de automatización de etapas (Básico): Actualizar cuenta etiquetas
Deja que tu proyectos haga el trabajo por ti: automatiza la solicitud y eliminación de cuenta etiquetas en cualquier fase de proyecto . Por ejemplo, tu leads obtendrá automáticamente el Nuevo cliente etiqueta en lugar del Leads etiqueta después de que realicen un pago por adelantado.
En este artículo, aprenderás a configurar esta automatización en los estados de proyecto , pero este enfoque también se aplica a la configuración de esta automatización en los estados personalizados de trabajo .
Paso 1. Cree etiquetas
Antes de añadir la automatización, debe decidir qué etiqueta debe aplicarse o eliminarse automáticamente. Utilice las siguientes preguntas como referencia:
- ¿Qué grupo de clientes desea ver filtrando la lista de cuentas? Clientes recurrentes, clientes fiscales, etc.
- ¿Qué grupo de clientes requiere un proceso diferente con automatizaciones específicas? Por ejemplo, semanal, mensual o trimestral.
- ¿Para qué grupo de clientes necesitan los miembros de mi equipo un conjunto específico de tareas para proceder con los servicios prestados? Por ejemplo, clientes de QBO
- Y así sucesivamente
Asegúrate de haber creado etiquetas para determinados grupos de clientes.
Segundo paso. Añada la automatización Actualizar cuenta etiquetas al proyecto
Nota. Si se añade la automatización Actualizar cuenta etiquetas, se bloqueará la etapa de movimiento manual trabajo para los miembros del equipo que no dispongan del derecho de acceso Gestionar etiquetas.
Para aplicar o eliminar automáticamente etiquetas que hayas creado, sigue estos pasos:
1. Seleccione la etapa en su proyecto, cuando etiquetas debe ser aplicado o eliminado, a continuación, agregue la automatización Actualizar cuenta etiquetas. 2. Mientras añade, seleccione etiquetas que desea que se añada o elimine automáticamente a la cuenta del cliente en esta etapa.
2. Una vez que el trabajo entra en escena, se aplican y retiran los etiquetas correspondientes.
Nota. Para la automatización de Actualizar cuenta etiquetas, no importa si autoavanzar trabajos esté activado para la etapa. La automatización se activa automáticamente y no necesita acciones ni del cliente ni de empresa para completarse. Además, no se vincula ningún elemento a trabajo cuando se activa la automatización.
Esta automatización puede añadirse de varias maneras:
- Borrar cuenta existente etiquetas activado, y el campo Añadir cuenta etiquetas vacío:
Cuando un trabajo entra en esta fase, todos los etiquetas aplicados se eliminan de la cuenta. - Borrar cuenta existente etiquetas activado, y campo Añadir cuenta etiquetas rellenado:
Cuando un trabajo entra en esta fase, todos los etiquetas aplicados se eliminan de la cuenta, y los etiquetas seleccionados en el campo Añadir cuenta etiquetas se aplican a la cuenta. - Desactivar cuenta existente etiquetas y rellenar el campo Añadir cuenta etiquetas:
Cuando un trabajo entra en esta etapa, todos los etiquetas aplicados permanecen asignados a la cuenta, y los etiquetas listados en el campo Añadir cuenta etiquetas se aplican a la cuenta. - Borrar cuenta existente etiquetas desactivado, y campo Eliminar cuenta etiquetas rellenado:
Cuando un trabajo entra en escena, los etiquetas listados en el campo Eliminar cuenta etiquetas son eliminados de la cuenta. - Campo Añadir Cuenta etiquetas, y campo Eliminar Cuenta etiquetas rellenados:
Cuando un trabajo entra en escena, los etiquetas listados en el campo Añadir Cuenta etiquetas se aplican a la cuenta, y los etiquetas listados en el campo Eliminar Cuenta etiquetas se eliminan de la cuenta.
Consejo Intente utilizar esta función junto con etapas condicionales y automatizaciones para que los siguientes eventos de su proyecto se activen para las cuentas a las que se aplica automáticamente etiquetas .
Paso 3. Observe el orden de las automatizaciones
Cuando construya proyectos complejos utilizando la automatización Actualizar cuenta etiquetas y las etapas y automatizaciones condicionales, tenga en cuenta el orden de las automatizaciones. Tenga en cuenta que las automatizaciones se activan una a una, de la primera a la última.
Compare las dos imágenes siguientes para comprenderlo mejor.
- En el ejemplo de la izquierda, se creará una tarea para todas las cuentas que tengan una Ext Needed etiqueta, luego se eliminará la Ext Needed etiqueta para las cuentas y se aplicará Ext Filed.
- En el ejemplo de la derecha, el Ext Needed etiqueta para las cuentas será eliminado y Ext Filed aplicado, y como ya no hay cuentas con Ext Needed etiqueta , la tarea no será creada.
Para cambiar el orden de las automatizaciones, haga clic en cualquier automatización dentro del escenario, pase el ratón por encima del icono Mover y, a continuación, arrástrela y suéltela.
Cambia etiquetas al mover o añadir trabajos
Las opciones que elija en la configuración de proyecto son las predeterminadas. Sin embargo, siempre puede decidir qué etiquetas se aplicará o eliminará al mover su trabajos manualmente o añadirlos a la proyecto.
Si hay una automatización de Actualizar Cuenta etiquetas creada dentro de una etapa seleccionada a la que está moviendo trabajos , se muestra en una ventana emergente. Tiene las siguientes opciones:
- Si desea que la automatización se active con la configuración predeterminada, déjelo como está
- Si no desea que se active la automatización, desmarque la casilla de verificación
- Si desea modificar los parámetros de etiquetas, añada o elimine los que necesite
- Si desea borrar todos los etiquetas existentes para la(s) cuenta(s), active Borrar cuenta etiquetas
Además, puede ver los etiquetas aplicados desde la vista kanban, así como añadir o eliminar etiquetas editando una tarjeta trabajo in situ.
