Aplicar plantillas de carpeta automáticamente

Deja que tus proyectos el trabajo por ti: automatiza la creación de una estructura de carpetas para tus clientes en lugar de crearlas a mano. Por ejemplo, se podría añadir la carpeta del último ejercicio fiscal a los clientes de la declaración de la renta en cuanto trabajo cree el trabajo en el proyecto de la declaración de la renta. O se podría crear toda la estructura de carpetas en la fase final de la incorporación de un nuevo cliente.

Paso 1 Cómo crear una plantilla de carpeta

Si deseas que tus carpetas se generen automáticamente, deberás crear una plantilla. Puedes crear una directamente desde la proyecto haciendo clic enNueva plantillacuando añadas la automatización. 

Aunque cada empresa personaliza su estructura de carpetas en función de su flujo de trabajo, podemos compartir nuestras mejores prácticas para inspirarnos:

• Estructura de carpetas para clientes de preparación de impuestos

• Estructura de carpetas para clientes de contabilidad

• Estructura de carpetas para clientes de nóminas

  La forma más habitual de crear una estructura de carpetas es hacer carpetas distintas para cada año y cada servicio.

  

Paso 2. Añade la automatización «Aplicar plantilla de carpeta» al proyecto

Para añadir automáticamente una estructura de carpetas a las cuentas de sus clientes, debe asegurarse de haber añadido una automatización de plantillas de carpetas a su sitio proyecto. Para ello

• Abre proyecto , añade la automatización «Aplicar plantilla de carpeta» a la etapa y selecciona la plantilla de carpeta que has creado. Probablemente querrás seleccionar la primera etapa de tu proyecto la etapa en la que esperas que tu cliente realice acciones (por ejemplo, «Recopilar documentos»).

• Una vez que el trabajo esta fase, se aplica la plantilla de carpeta a la cuenta. Puedes utilizar mensajes automáticos en la misma fase para informar a los clientes de lo que está sucediendo y transmitirles tus expectativas.

  

Nota

Para la automatización «Aplicar plantilla de carpeta», no importa si latrabajos autoavanzar trabajos de la fase está activada. La automatización se activa automáticamente y no requiere ninguna acción por parte del cliente ni de la empresa. Además, no hay ningún elemento vinculado al trabajo se activa la automatización.

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