Ejemplos de Automatización (Básica): Aplicación de plantillas de carpetas
Deje que su proyectos haga el trabajo por usted: automatice la creación de una estructura de carpetas para sus clientes en lugar de crear carpetas manualmente. Por ejemplo, la carpeta del año fiscal reciente podría añadirse a sus clientes de declaración de la renta una vez que se haya creado trabajo en la declaración de la renta proyecto. O toda la estructura de carpetas podría crearse en la fase final de incorporación de un nuevo cliente.
Cubierto aquí:
- Paso 1 Cómo crear una plantilla de carpeta
- Paso 2. Añada la automatización "Aplicar plantilla de carpetas" a la carpeta proyecto
Paso 1 Cómo crear una plantilla de carpeta
Si quieres que tus carpetas se generen automáticamente, necesitarás crear una plantilla. Puede crear una directamente desde la configuración de proyecto haciendo clic en Nueva plantilla cuando añada la automatización.
Aunque cada empresa personaliza su estructura de carpetas en función de su flujo de trabajo, podemos compartir nuestras mejores prácticas para inspirarnos:
- Estructura de carpetas para clientes de preparación de impuestos
- Estructura de carpetas para clientes de contabilidad
- Estructura de carpetas para clientes de nóminas
En pocas palabras, la forma más popular de crear una estructura de carpetas es crear carpetas separadas para los años y los servicios.
Paso 2. Añada la automatización "Aplicar plantilla de carpetas" a la carpeta proyecto
Para añadir automáticamente una estructura de carpetas a las cuentas de sus clientes, debe asegurarse de haber añadido una automatización de plantillas de carpetas a su sitio proyecto. Para ello
- Abra la configuración de proyecto , luego añada la automatización deplantilla de carpeta Aplicar a la etapa y seleccione la plantilla de carpeta que ha creado. Es probable que desee seleccionar la primera etapa de su proyecto o la etapa en la que espera acciones realizadas por su cliente (por ejemplo, Recopilación de documentos).
- Una vez que trabajo entra en esta etapa, la plantilla de la carpeta se aplica a la cuenta. Puede utilizar mensajes automatizados en la misma fase para informar a los clientes de lo que está ocurriendo y transmitirles sus expectativas.
Nota Para la automatización de la plantilla Aplicar carpeta, no importa si la opción autoavanzar trabajos del escenario esté activado. La automatización se activa automáticamente y no requiere ninguna acción por parte del cliente ni de empresa. Además, no se vincula ningún elemento a trabajo cuando se activa la automatización.