TaxDome Diccionario

Hemos creado un glosario TaxDome para ayudarte a navegar por la plataforma con facilidad. Explora los términos por categorías o utiliza la búsqueda (Ctrl+F en Windows, Cmd+F en Mac) para encontrar rápidamente lo que necesitas.

Esenciales

URL del portal de empresa

La URL del portal deempresa (o enlace Iniciar Sesión ) es un enlace único predeterminado a tu portal TaxDome con el formato yourtaxdomeurl.taxdome.com (por ejemplo, general-ledger.taxdome.com), que abre la página Iniciar Sesión del portal. 

Los propietarios y administradores de empresa pueden cambiar la URL del portal y utilizar en su lugar el dominio personalizado para la marca blanca (por ejemplo, libro mayor.online). 

Panel de control de Insights

El panel de controlInsights es una visión general personalizable de las actividades clave de tu empresa, incluidas las acciones pendientes de clientes, los trabajos, las tareas y la carga de trabajo del equipo. Te ayuda a seguir el progreso, priorizar tareas y gestionar el trabajo de forma eficiente, todo en un solo lugar. 

los propietarios y administradores de empresa pueden supervisar a todo el equipo, mientras que los miembros del equipo utilizan Insights para controlar su carga de trabajo diaria.

Inbox+

Inbox+ es tu eje central para seguir updates importantes en TaxDome. Te notifica las acciones de los clientes (por ejemplo, subida de documentos, propuestas firmadas, mensajes nuevos), las menciones del equipo y las updatesdel sistema updatesmostrado cronológicamente. 

Un círculo verde cerca de la Inbox+ indica notificaciones sin procesar. Cada miembro del equipo puede personalizar sus preferencias de no tificaciones para no recibir las que no necesite.

El botón Nuevo

El botón Nuevo es la forma más rápida de crear cualquier entidad nueva TaxDome (cuentas, formularios, hilos de chat, etc.) desde cualquier página. 

Aplicaciones TaxDome

Las aplicacionesTaxDome son formas adicionales de acceder a tu portal desde el móvil (Android, iOS) y computador (Windows, Mac próximamente). 

La aplicación móvil te permite responder rápidamente a los clientes, hacer un seguimiento updates sin entrar en el portal y escanear documentos directamente en TaxDome a través de la cámara. La app computador se conecta a TaxDome Drive, permitiéndote cargar archivos mediante arrastrar y soltar.

Tienda Microsoft

Impulso TaxDome

TaxDome drive es una función de la app del computador que te permite acceder a tus archivos y carpetas TaxDome directamente desde tu computador. Aparece como una unidad mapeada (Z:) y funciona como Dropbox o Google Drive sin utilizar el espacio de almacenamiento local, permitiéndote cargar mediante arrastrar y soltar, descargar y eliminar archivos.

Portal del cliente

El portal del cliente es una interfaz web segura, similar al portal web para empresas , donde los clientes comparten contigo documentos importantes, pagan por tus servicios, ven su historial de pagos, se mantienen al día de los plazos, hacen y responden preguntas en tiempo real y cumplimentan formularios fiscales. Los clientes también pueden utilizar una aplicación móvil del portal del cliente.

Constructor del sitio

El Creador de sitios es un editor de sitios web integrado e intuitivo que permite a los propietarios y administradores de empresa crear un sitio web personalizado y ponerlo en marcha sin necesidad de conocimientos técnicos o de programación, utilizando plantillas. La función Creador de sitios está incluida en los planes Pro y Empresa. 

CRM

Cuentas

Las cuentas (o cuentas de clientes) son empresas, familias y particulares para los que trabajas y a los que facturas. No las confundas con los contactos.

Una cuenta siempre está vinculada a uno o más contactos, dependiendo de cuántas personas la utilicen. Por ejemplo, a una cuenta individual pueden acceder los cónyuges (dos contactos vinculados), y la cuenta de la empresa puede incluir los contactos vinculados de su director, responsable operativo y secretaria. 

Contactos

Los contactos son personas con las que interactúas en TaxDome. Los contactos almacenan datos personales como números de teléfono, correos electrónicos y direcciones de clientes, compañeros de trabajo, clientes potenciales, socios y familiares. 

Un mismo contacto puede estar vinculado a varias cuentas. Por ejemplo, como contacto, Adam Smith puede estar vinculado a las cuentas Familia Smith, Smith Rentals LLC, Acme Corp y Adam Smith , ya que gestiona las cuatro entidades.

Perfiles de clientes

Los perfiles de cliente (perfiles de cuenta de cliente) son entidades donde se colocan los datos de la cuenta y de contacto. En el perfil de cliente, puedes ver la información de la cuenta, comunicarte con el cliente y almacenar sus datos, como documentos, formularios, facturas, pagos, etc.

Interruptores de contacto

Los conmutadores de contacto (Iniciar Sesión) son ajustes que gestionan el acceso de un contacto al portal, las notificaciones por correo electrónico y la integración del correo electrónico en el perfil de cliente. Pueden ajustarse individualmente o en bloque.

Campos personalizados

Los campos personalizados son campos definidos por el usuario para cuentas y contactos que te permiten almacenar y organizar información adicional específica del cliente. Ayudan a adaptar los perfiles de los clientes a las necesidades de tu empresa, capturando detalles como el tipo de entidad, la fuente de referencia, los plazos o cualquier otro dato relevante que no se presente como campo predeterminado en TaxDome.

etiquetas

etiquetas son etiquetas cortas y codificadas por colores (por ejemplo, Cliente que vuelve, Urgente, Preparación de impuestos, etc.) para un reconocimiento rápido que te ayudan a filtrar tus cuentas de clientes, contactos, documentosLas etiquetas proporcionan detalles sobre un elemento y facilitan la localización de otros similares con la misma etiqueta . Puedes asignar etiquetas manualmente o mediantela automatización de proyecto a un cliente o a varios a la vez.

Apuntes contables

Las notas de cuenta son notas internas que los miembros de empresa pueden añadir sobre los clientes proporcionando la información de apoyo. Ayudan a tu equipo a hacer un seguimiento de detalles importantes, preferencias y cualquier información relevante sobre el cliente. Es posible vincularlas a trabajos y tareas para mantener al equipo al día.

Gestión de equipos

empresa Propietario de la Empresa

empresa Propietario de la Empresa (o simplemente Propietario de la Empresa) es el miembro del equipo que registró inicialmente la empresa en TaxDome y tiene control total sobre todos los ajustes de empresa . Cada empresa sólo puede tener un Propietario de la Empresa.

administrador

administrador es un miembro del equipo asignado por elPropietario de la Empresa para gestionar determinadas operaciones de empresa . Al igual que el Propietario de la Empresa Propietario de la Empresa Propietario de la Empresa, un administrador tiene acceso completo a las funciones de TaxDomey a las cuentas de los clientes, excepto para gestionar el rol del Propietario de la EmpresaEmpresa, ciertos permisos de los empleados y las suscripciones a TaxDome . Una empresa puede tener varios administradores.

Miembro del equipo (Empleado)

Miembro del equipo (Empleado) es un miembro del personal de la empresa con derechos de acceso asignados.Propietario de la Empresa y el/los administrador controlan las funciones y las cuentas de cliente a las que pueden acceder los miembros del equipo. 

Acceso a la cuenta del cliente

El acceso a la cuenta de cliente es el derecho de un miembro del equipo a ver y editar toda la información relativa al cliente, incluidos sus documentos, hilos de mensajes, trabajos realizados para él y mucho más. ElPropietario de la Empresa y el/los administrador siempre tienen acceso a todos los clientes.

Funciones de la cuenta

Un rol de cuenta es una designación personalizable de los miembros del equipo para cuentas de clientes específicas, comoPreparador de impuestos,Asesor,Contable, etc. En lugar de asignar tareas o trabajos a una persona concreta, empresas pueden asignarlos a un rol de cuenta, asegurándose de que se selecciona al miembro del equipo adecuado en función del cliente. Los propietarios y administradores de empresa gestionan los roles de cuenta a nivel de portal.

Feed de actividad

El feed de actividad es una página para comprobar quién y cuándo realizó una determinada acción en el portal. Algunos ejemplos pueden ser exportar algunos datos, cambiar derechos de acceso, cambiar contraseñas, etc. Su principal objetivo es ayudarPropietario de la Empresa y a los administradores a controlar la actividad de los miembros del equipo y asegurar la integridad de los datos del portal. 

Informes

Los informes son una función que ayuda a empresas a seguir y analizar datos clave de cuentas, trabajos, tareas, facturas, entradas de tiempo, etc. Permite a los usuarios generar informes basados en filtros y campos personalizados, proporcionando insights sobre el rendimiento de empresa y la eficiencia flujo de trabajo . Los informes se pueden personalizar, guardar y exportar para su posterior análisis.

flujo de trabajo y automatización

proyectos

proyectos son secuencias de etapas que completan un proyecto. Por ejemplo, puede incluir todos los pasos necesarios para preparar una declaración de la renta, empezando por la recogida de información del cliente y terminando con la presentación electrónica de la declaración.

Etapas

Las etapas son pasos separados dentro de tu proyecto. Por ejemplo, revisar documentos o presentar una declaración. trabajos en curso siempre se encuentran en etapas concretas del proyecto.

trabajos

trabajos son proyectos que realizas para un cliente. En el ejemplo de un proyecto declaración de la renta, el trabajo sería la declaración de un cliente en la que estás trabajando.

Tareas

Las tareas son asuntos pendientes que los miembros del equipo deben realizar. Pueden formar parte de un trabajo o existir por separado. No las confundas con las tareas del cliente (to-dos).

Automatizaciones

Las automatizaciones son ajustes que se añaden a las etapas proyecto para realizar acciones automáticamente cuando trabajos alcanzan una determinada etapa. Por ejemplo, puedes enviar updates progreso a tus clientes, emitir facturas, recopilar datos de clientes y hacer que se creen automáticamente tareas para tu equipo. También puedes añadir automatizaciones a estados de trabajo personalizados. 

autoavanzar

autoavanzar es una configuración de una etapa del proyecto para mover trabajos a través del proyecto automáticamente una vez que los clientes o los miembros del equipo hayan completado todas las acciones requeridas. De esta forma, por ejemplo, no tendrás que comprobar si tu cliente ha enviado un formulario o ha pagado la factura. Una vez hecho, el trabajo pasa a la siguiente fase por sí solo, y se activan otras automatizaciones. 

Lógica condicional en proyectos

La lógica condicional en los proyectos es una función que automatiza flujo de trabajo basándose en condiciones predefinidas. Si algunos de tus clientes tienen necesidades adicionales o si tu enfoque varía para distintos grupos de clientes, puedes activar determinadas etapas y automatizaciones exclusivamente para clientes con determinadas etiquetas. Por ejemplo, los clientes nuevos y los antiguos recibirán propuestas diferentes.

Personaliza los estados de trabajo

Los estados de trabajo personalizados reflejan que el trabajo se ha retrasado por algún motivo o que necesitas algo del cliente para continuar. Cuando se asigna un estado de trabajo personalizado, el trabajo sigue en la misma fase, pero se marca con un color y no participa en la automatización general del proyecto . La mejor práctica es utilizar automatizaciones para el estado de trabajo personalizado y devolverlo al estado "Activo" una vez que se hayan realizado los elementos de acción especificados (por ejemplo, el cliente envía la solicitud de documentos que faltan).

trabajo recurrencias

Las recurrencias detrabajo permiten a empresas automatizar la creación de trabajos repetitivos para el mismo cliente a intervalos establecidos. Esto garantiza que las tareas recurrentes, como la contabilidad mensual, se programen automáticamente, reduciendo el esfuerzo manual y evitando que se incumplan los plazos.

Elementos vinculadostrabajos)

Vincular elementos significa asociar elementos relevantes -como documentos, notas de clientes, facturas, etc.- a trabajos concretos para mantener toda la información relacionada organizada y fácilmente accesible desde las fichas de los trabajos. Los elementos pueden vincularse manual o automáticamente, cuando se activan automatizaciones. Los elementos vinculados con estado pendiente actúan como elementos de acción para que trabajos autoavanzar. 

Estados de cara al clientetrabajos)

Los estados de trabajo de cara al cliente son etiquetas de estado de trabajo establecidas para las etapas proyecto . Son visibles para los clientes, manteniéndoles informados sobre el progreso del trabajo de los servicios solicitados. Proporcionan transparencia mostrando las updates clave en el portal del cliente. El uso de los estados de trabajo de cara al cliente es opcional.

Documentos

documentos del cliente

documentos cliente son archivos en diferentes formatos que los clientes o miembros de empresa empresa cargar en TaxDome. 

Nivel de acceso al documento (carpeta de nivel superior)

El nivel de acceso a los documentos (carpeta de nivel superior) define quién puede ver y gestionar los documentos dentro de una carpeta específica en TaxDome. Cada carpeta de nivel superior tiene una configuración de acceso predefinida: algunas son visibles sólo para la empresa, mientras que otras permiten a los clientes cargar o ver archivos. Estos niveles de acceso ayudan a controlar la organización y seguridad de los documentos.

Plantillas de carpetas

Las plantillas de carpetas se utilizan para crear rápidamente un árbol de carpetas para almacenar los documentos de los clientes. Puedes crear plantillas de carpetas personalizadas o utilizar la predeterminada.

Aprobación de documentos

La aprobación de documentos es una función que te permite solicitar al cliente una confirmación de que está de acuerdo con el contenido del documento. 

Peticiones de archivos

Las solicitudes de archivos son una función que te permite obtener archivos necesarios de terceros. Puedes seleccionar cualquier carpeta en la cuenta de cliente, generar un enlace de cargar y enviarlo a cualquier persona. No es necesario acceder al portal del cliente para cargar archivos, y éstos se cargado en la carpeta especificada. 

TaxDome AI

TaxDome AI(sólo para empresas de EE.UU.) es una herramienta de IA integrada en TaxDome que renombra y etiquetas automáticamente los documentos cargar tus clientes. De esta forma, recibirás todos sus documentos ya debidamente nombrados y etiquetados. Está desactivada por defecto; puedes activarla en la configuración deempresa .

Firmas

Firmas (Firma electrónica)

Las firmas se refieren a las firmas electrónicas utilizadas para firmar documentos digitalmente. TaxDome admite tanto firmas electrónicas (firmas digitales legalmente vinculantes) como firmas PDF (firmas manuscritas en las que los clientes escriben o dibujan sus nombres). Las firmas pueden incluir el sellado automático de la fecha y se utilizan para agilizar los procesos de aprobación de documentos.

Prioridad de firma

Prioridad de firma es una función que acelera la preparación de tus documentos para la firma cuando utilizas plantillas de firma. 

balance empresa

saldo deempresa es una página en la que puedes añadir fondos para funciones adicionales de pago, como KBA, solicitudes de AdES y SMS.

KBA

KBA (Autenticación Basada en el Conocimiento) es un método de verificación que requiere que los firmantes respondan a preguntas de seguridad basadas en datos personales antes de poder firmar documentos. Mejora la seguridad y el cumplimiento, sobre todo en documentos fiscales y financieros. Para utilizar KBA, tienes que añadir fondos a tu saldo.

QES y AdES

QES y AdES (Firma Electrónica Cualificada y Firma Electrónica Avanzada) son tipos de firma electrónica que cumplen la normativa de la Unión Europea (eIDAS). AdES ofrece un mayor nivel de seguridad que una firma electrónica básica, garantizando la integridad y autenticidad de un documento. QES ofrece el máximo nivel de seguridad y equivalencia legal a una firma manuscrita, requiriendo la verificación de la identidad por parte de una autoridad de certificación de confianza. Para utilizar QES y AdeS, tienes que añadir fondos a tu saldo.

Organizadores y peticiones de clientes

Organizadores

Los organizadores son cuestionarios digitales que ayudan a recopilar información estructurada de los clientes. Son personalizables y pueden incluir lógica condicional para mostrar preguntas relevantes en función de las respuestas.

Peticiones de los clientes

Las solicitudes de clientes son una función que te permite hacer preguntas ad hoc durante un trabajo sin interrumpir tu flujo de trabajo. Son flexibles y ayudan a recopilar información crucial rápidamente, mejorar la comunicación y reducir los retrasos. Las solicitudes de clientes pueden enviarse a clientes o a terceros sin necesidad de iniciar sesión.

Lógica condicional en formularios

La lógica condicional en formularios es una función que ajusta dinámicamente las preguntas formulario basándose en respuestas anteriores. Agiliza la recogida de datos mostrando sólo los campos relevantes, reduciendo el desorden y haciendo el proceso más eficiente para los clientes.

Comunicación

Chats con clientes

Los chats de clientes son una función para que empresas se comuniquen con sus clientes de forma segura y en tiempo real. Esto incluye mensajes de texto, solicitudes de archivos y tareas pendientes de los clientes en un solo lugar.

Tareas del cliente (pendientes)

Las tareas de los clientes (to-dos ) son elementos procesables, como en las listas de comprobación, que se asignan a los clientes dentro de los chats para solicitarles acciones concretas, como subir documentos o facilitar información. 

SMS

Los SMS son una función integrada en TaxDome que permite a empresas enviar mensajes de texto a los clientes para updates rápidas, recordatorios y notificaciones. Los SMS enviados desde TaxDome pueden incluir enlaces a facturas, documentos y otras acciones importantes. 

Sincronización del correo electrónico

La sincronización del correo electrónico es una función que conecta cualquier cuenta de correo electrónico externa (por ejemplo, Gmail, Outlook, etc.) a TaxDome, introduciendo automáticamente las comunicaciones de los clientes en el sistema. Los mensajes de correo electrónico aparecen automáticamente en los perfiles de los clientes y pueden acceder a ellos todos los miembros del equipo que tengan acceso a la cuenta. Mientras tanto, los correos personales no son visibles en TaxDome, ya que sólo se sincronizan los mensajes de/a los clientes.

Chats de equipo

Los chats de equipo son una función de comunicación que permite a los miembros de empresa discutir asuntos internos. Los miembros del equipo pueden crear canales para diferentes temas o proyectos, como declaraciones de impuestos o asuntos internos. Estos chats son exclusivos de la empresa y no son visibles para los clientes.

Facturación

Pagos TaxDome

TaxDome Payments (sólo para empresas de EE.UU.) es un sistema de procesamiento de pagos integrado que permite a empresas aceptar fácilmente pagos en el portal de muchas formas distintas, como Venmo, Apple Pay y Google Pay. Permite pasar los gastos de procesamiento a tus clientes y recibir el dinero en tu cuenta bancaria al siguiente día laborable tras el pago.

Facturas únicas

Las facturas únicas son facturas independientes emitidas por un importe y un servicio concretos, que requieren un único pago por parte del cliente.

Facturas periódicas

Las facturas recurrentes son facturas generadas automáticamente que se envían a intervalos predefinidos (por ejemplo, semanal, mensual, anual o personalizado) para agilizar la facturación en curso. Las facturas recurrentes admiten pagos automáticos y, por tanto, pueden utilizarse para establecer una suscripción a un servicio.

Entradas de tiempo

Las entradas de tiempo son horas de trabajo registradas que pueden convertirse en facturas, lo que permite a empresas facturar a los clientes en función del tiempo registrado. Además, las entradas de tiempo pueden utilizarse para elaborar informes internos y gestionar el progreso y la capacidad del equipo.

Servicios

Los servicios son elementos de facturación predefinidos con precios fijos (por elemento o por hora), lo que facilita la estandarización y racionalización de la facturación. Los servicios pueden utilizarse para racionalizar facturas, propuestas y entradas de tiempo.

Descuentos

Los descuentos se refieren a una reducción aplicada a una factura, ya sea como una cantidad fija o como un porcentaje. Los descuentos pueden añadirse manualmente al emitir una factura, lo que ayuda a empresas a ofrecer precios especiales o promociones a los clientes.

Créditos

Los créditos son fondos prepagados que se añaden a la cuenta de un cliente como notas de crédito. Después pueden utilizarse para pagar automáticamente futuras facturas.

Pagos fuera de línea

Los pagos fuera de línea son pagos registrados manualmente y realizados fuera de TaxDome, como transferencias bancarias, cheques o dinero en efectivo. También pueden utilizarse para añadir créditos.

Propuestas

Las propuestas (antiguos "contratos") son una función para crear cartas de encargo que describen los servicios y los honorarios, permitiendo a los clientes aprobar el trabajo y realizar los pagos sin problemas. Las propuestas pueden incluir facturas vinculadas o listas de precios basadas en los servicios.

Autoridad de firma

La autoridad de firma es un ajuste que define quién, por parte del cliente, tiene autoridad para firmar propuestas y facturas recurrentes.

Características de todo el sistema 

Plantillas

Las plantillas son entradas prefabricadas a partir de las cuales puedes crear rápidamente nuevas entidades (por ejemplo, correos electrónicos, trabajos, tareas, facturas, propuestas, formularios, etc.). Las plantillas son esenciales para la automatización flujo de trabajo , porque sin ellas no se podrían crear automatizaciones. 

Marketplace

Marketplace es una biblioteca de plantillas listas para usar para correos electrónicos, formularios, trabajos, tareas, facturas, etc. empresas pueden examinar, personalizar y aplicar estas plantillas para agilizar los flujos de trabajo y mejorar la eficacia. Todos los usuarios TaxDome pueden convertirse en creadores y sugerir sus plantillas para el Marketplace.

Recordatorios

Los recordatorios son alertas automatizadas o manuales que notifican a los clientes sobre tareas pendientes, facturas, firmas u otras acciones sensibles al tiempo para mantener el trabajo al día.

Notificaciones

Las notificaciones son alertas del sistema enviadas a través de Inbox+, correo electrónico o aplicación móvil para informar a los usuarios (tanto a los miembros del equipo como a tus clientes) sobre actividades de clientes, menciones del equipo,updates trabajo y otros eventos clave.

Shortcodes

Shortcodes are dynamic placeholders that automatically insert client-specific information (e.g., name, due date, invoice amount) into messages, job cards, organizers, emails, PDF invoices, and more, making communication personalized. Shortcodes are exremely useful when using templates or sending any info to the clients in bulk.

Integraciones

Las integraciones son conexiones con herramientas de terceros como QuickBooksZapier, etc., que permiten a empresas sincronizar datos y automatizar procesos.

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