Diccionario TaxDome
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Aquí te guiamos a través de los términos más comunes de TaxDome con definiciones fáciles de entender.
Explicamos aquí:
- Cuentas
- Automatizaciones
- Chats
- Portal del cliente
- Contactos
- Contratos
- Aprobación de documentos
- Sincronización del correo electrónico
- Firmas electrónicas
- Plantillas de Carpetas
- Inbox+
- Trabajos
- Formularios
- Proyectos
- Acceso al Perfil
- Recordatorios
- Servicios
- Etiquetas:
- Tareas
- Unidad de TaxDome o TaxDome Drive
- Plantillas
Cuentas
Cuenta, cuenta de cliente y perfil de cliente son sinónimos. Tu trabajas para un cliente -ya sea un particular, una familia, una empresa, una organización sin ánimo de lucro o un fideicomiso- que tiene una cuenta/perfil en TaxDome. La cuenta/perfil en sí es donde te comunicas con el cliente y almacenas sus datos, como documentos, formularios, facturas, pagos, etc.
Las cuentas no incluyen correos electrónicos, los contactos sí. Si quieres que un cliente pueda acceder a su portal de clientes, vincula su cuenta con uno o más contactos, y luego activa el acceso al perfil de al menos un correo electrónico.
Automatizaciones
Las automatizaciones de TaxDome inician acciones para ti, los miembros de tu equipo o los clientes en diferentes etapas del proceso de trabajo. Las automatizaciones se configuran dentro de los proyectos. De este modo, cuando un trabajo pasa a una nueva etapa en un proyecto, las acciones que deben realizarse se activan por sí solas, por ejemplo, un mensaje específico, un formulario o un contrato se envían automáticamente al cliente.
Para saber más sobre el uso de las automatizaciones, dirígete aquí.
Chats
Los chats son una forma segura de comunicarse con sus clientes en TaxDome. Los chats pueden estar vinculados a un trabajoautomatizados dentro de proyecto, o incluso independientes.
Los hilos de chat están perfectamente organizados dentro del perfil de cada cliente, y siempre podrás ver cuántos de ellos quedan sin leer y qué miembro del equipo ha respondido en cadena. Los hilos de chat pueden incluir listas de tareas para los clientes, así como documentos adjuntos. Una vez que hayas obtenido lo que necesitas de un cliente, puedes archivar o eliminar cadena para evitar el desorden.
Para más información sobre los chats, pulse aquí.
Portal del cliente
El portal de cliente de TaxDome es un centro seguro donde los clientes comparten documentos importantes contigo, pagan por sus servicios, ven su historial de pagos, se mantienen al día con los plazos, hacen y responden preguntas en tiempo real y completan los formularios fiscales. Pueden hacer todo esto en un solo lugar desde la comodidad de sus hogares, o sobre la marcha desde sus dispositivos móviles.
Puedes otorgar acceso al portal a un cliente mientras crea su cuenta o después. Una vez que hayas agregado el acceso al portal a la dirección de correo electrónico de un contacto, TaxDome envía a la persona una solicitud de activación por correo electrónico. Para activar la cuenta, el cliente debe aceptar la solicitud y crear una contraseña.
Consulta Cómo presentar TaxDome a tus clientes para obtener más detalles.
Contactos
Los contactos son todas las personas con las que se relaciona. Nuestra función de contactos te permite almacenar los números de teléfono, direcciones de correo electrónico y direcciones de las personas; es donde guarda los datos personales no solo de los clientes, sino también de tus compañeros de trabajo, los posibles clientes, socios y familiares de clientes.
Un contacto puede estar vinculado a varias cuentas. Por ejemplo, el contacto de Kate Smith, junto con su dirección de correo electrónico (katesmith@gmail.com), está vinculado a Kate Smith Family, Kate's LLC 1 y Kate's Trust, porque las tres cuentas son suyas, aunque se trate de entidades diferentes. Cada cuenta, o perfil de cliente, en TaxDome tiene un contacto o varios correspondientes.
Lee más sobre los contactos aquí.
Contratos
Los contratos son cartas de encargo o propuestas diseñadas a medida que requieren ser firmadas. No es necesario marcar el documento con campos de firma electrónica; la solicitud de firma y la aceptación de los términos se agregan automáticamente a las plantillas de contratos. Los contratos pueden vincularse a un trabajo específico, automatizarse dentro de un proyecto o incluso ser independientes.
Para saber más sobre los contratos, haz clic aquí.
Aprobación de documentos
Una vez hayas terminado de preparar un documento, es posible que desees recibir la opinión del cliente. TaxDome te permite solicitar la aprobación para asegurarse de que tus clientes están satisfechos con tu trabajo o averiguar si necesitan algo más. Si un cliente no está del todo satisfecho con un documento, se te pedirá que detalle los motivos, de modo que sabrás inmediatamente lo que debes abordar.
Para obtener más información sobre la función de aprobación de documentos, haz clic aquí.
Sincronización del correo electrónico
Hay muchas maneras de comunicarse con los clientes, y el correo electrónico es la más común. Por eso TaxDome ofrece un sistema de correo electrónico seguro e integrado. Con TaxDome, no necesitas crear una carpeta para cada cliente o recibir una copia de un correo electrónico que no requiera una respuesta. En su lugar, compartes un Inbox+ con cada cliente, a la que accedes desde su perfil. Para utilizar esta función, cada miembro del equipo debe sincronizar su cuenta de correo electrónico con TaxDome.
Todos los mensajes nuevos en una cadena con un cliente o miembro del equipo se muestran en la sección Inbox+, junto con otras notificaciones.
Descubre cómo sincronizar tu correo electrónico aquí.
Firmas electrónicas
La firma electrónica es una forma legal de obtener el consentimiento o la aprobación en documentos o formularios electrónicos.
Hay dos formas de utilizar la firma electrónica en TaxDome:
- Solicitar la firma de tus Documentos y Formularios preparados
- Solicitar la Firma Electrónica de tus acuerdos con los Clientes
Lee más sobre esto en el artículo.
Plantillas de Carpetas
Las plantillas de carpetas aceleran el proceso de organización de los documentos de tus clientes al crear carpetas por defecto para sus cuentas. Las plantillas de carpetas pueden automatizarse dentro de un proceso o aplicarse manualmente a cuentas de clientes específicas.
Para saber más sobre las plantillas de carpetas, haz clic aquí
Inbox+
El Inbox+ es el lugar donde empiezas y terminas tus proyectos, así como donde recibes notificaciones importantes que mantienen tu trabajo al día. Recibes notificaciones en TaxDome cada vez que se produce un evento relacionado con el cliente -un cliente abre un documento, firma un contrato, envía un nuevo mensaje, etc.- y el Inbox+ te permite saber en qué estado se encuentran estas notificaciones. Las preferencias para las notificaciones se configuran fácilmente para cada miembro del equipo.
Más información sobre Inbox+ aquí.
Trabajos
Lo más probable es que tu empresa ofrezca una serie de servicios. En TaxDome, un trabajo es lo que llamamos un servicio individual por el que un cliente te paga. Un trabajo va a un proyecto diseñado para ese servicio en particular, por lo que un proyecto puede incluir muchos trabajos para diferentes clientes. Por ejemplo, las Declaraciones IRPF/1040 de tus clientes para el 2020 (cada una, un trabajo) se gestionan en tu proyecto de Declaraciones IRPF/1040. Cada trabajo está emparejado con una cuenta de cliente y ambos se mueven juntos a través del proyecto desde la primera etapa hasta la última.
Para saber más sobre los puestos de trabajo, haz clic aquí.
Formularios
Los formularios son cuestionarios personalizados diseñados que le ayudan a recopilar la información que necesitas de tus clientes, minimizando el va y viene entre ustedes. Pueden estar vinculados a un trabajo específico, automatizados dentro de un proyecto o incluso independientes.
Para saber más sobre los formularios , haz clic aquí.
Proyectos
Un proyecto es un procedimiento de trabajo establecido: una secuencia de pasos necesarios para completar un servicio concreto que realizas. Los Proyectos te ayudan a gestionar tu flujo de clientes; creas uno para cada tipo diferente de servicio que ofrezcas; por ejemplo, un proyecto para una declaración 1040/IRPF, una para un formulario W-2 y una para una nómina. Cada proceso tiene su propio conjunto de pasos, denominados etapas. Los trabajos, los proyectos individuales por los que un cliente le paga, entran en su proceso correspondiente y pasan de una etapa a otra hasta su finalización.
Para conocer más detalles sobre los proyectos, dirígete aquí.
Acceso al Perfil
Cada cuenta/perfil está vinculada a uno o más contactos, y cada contacto contiene una dirección de correo electrónico. De esta manera, si una cuenta necesita tener más de un usuario, todos pueden acceder a la cuenta a través del portal del cliente, y cada persona tendrá sus propias credenciales de acceso por separado.
Por ejemplo, un matrimonio que presenta una declaración conjunta sólo necesita una cuenta. Si ambos cónyuges quieren tener acceso al portal, vincula los contactos de ambos a la cuenta. Una vez otorgas el acceso al portal de las direcciones de correo electrónico de sus contactos, TaxDome les envía a cada uno una solicitud de activación por correo electrónico. Cada uno de los cónyuges acepta la solicitud y crea su propia contraseña; así, ambos tendrán credenciales de acceso independientes para la misma cuenta.
Lee más aquí sobre cómo dar acceso a una cuenta a usuarios adicionales.
Recordatorios
Los recordatorios son notificaciones adicionales por correo electrónico que se envían automáticamente a los clientes cuando no responden a una solicitud por correo electrónico en un plazo determinado; por ejemplo, si el cliente se retrasa en la firma de un documento o en el pago de una factura. Al utilizar nuestros recordatorios automáticos, ahorras tiempo al no tener que llamar a un cliente que no responde u olvidadizo.
Para saber más sobre los recordatorios, ve aquí.
Servicios
Utiliza nuestra función Servicios para desglosar tus facturas y añadir servicios específicos a tus contratos. Podrás completar las transacciones más rápidamente y obtener informes financieros más detallados. Además, los clientes siempre sabrán exactamente lo que están pagando.
Para saber más sobre los servicios, ve aquí.
Etiquetas:
De dos a tres palabras y codificadas por colores para tu rápido reconocimiento, las etiquetas te ayudarán a filtrar tus Cuentas, Contactos, Registros de tiempo y Tareas. Proporcionan detalles sobre un elemento y facilitan encontrar otros similares con la misma etiqueta. Puedes asignar etiquetas manualmente o mediante la automatización del proyecto a un cliente o a varios a la vez.
Lee más sobre las etiquetas aquí.
Tareas
Las tareas son deberes. En TaxDome, vemos las tareas como pasos que hay que dar para completar un trabajo. Un sitio trabajo puede implicar una serie de tareas para tu equipo y el cliente: chats, facturas, entradas de tiempo, contratos, etc.
Las tareas pueden ser asignadas a cualquier miembro de tu equipo, vinculadas a un trabajo específico, automatizadas dentro de un proyecto, o incluso independientes. Etiquetadas con diferentes estados, las tareas también pueden incluir subtareas, así como comentarios.
Para saber todo sobre tareas, ve aquí.
Unidad de TaxDome o TaxDome Drive
El uso de el Disco/Drive de TaxDomeDrive es una forma rápida y sencilla de cargar, ver y gestionar los documentos de los clientes sin necesidad de abrir el navegador. Básicamente, es un disco/drive mapeado (Z:\ Drive) en tu computador que funciona de la misma manera que Dropbox o Google Drive. Lo mejor de Disco/Drive de TaxDome es que todos tus datos se almacenan en un servidor, aunque puedas verlos e interactuar con ellos; de esta manera, todos esos datos no están ocupando un gran espacio en tu disco duro.
Aprende a configurar y utilizar el Disco/Drive de TaxDome aquí.
Plantillas
Nuestras plantillas son documentos prediseñados, correos electrónicos, formularios, tareas y mucho más. Como un plano, una plantilla sirve de base para crear más de lo mismo. Las plantillas agilizan el proceso de enviar un correo electrónico, por ejemplo, o de crear estructuras de carpetas, contratos y formularios que necesitarás más de una vez. También son útiles para añadir automatizaciones a proyectos.
Por ejemplo, puedes para que se active de forma que un miembro del equipo llame al cliente en cuanto un trabajo entre en la primera etapa de un proyecto. O puedes crear una plantilla de contrato que utilizará una y otra vez.