TaxDome Diccionario

Aquí le guiamos a través de los términos más comunes de TaxDome con definiciones fáciles de entender.

Cubierto aquí:

Cuentas

Cuenta, cuenta de cliente y perfil de cliente son sinónimos. Usted trabaja para un cliente -ya sea un particular, una familia, una empresa, una organización sin ánimo de lucro o un fideicomiso- que tiene una cuenta/perfil en TaxDome. La cuenta/perfil en sí es donde te comunicas con el cliente y almacenas sus datos, como documentos, formularios, facturas, pagos, etc.

Las cuentas no incluyen correos electrónicos, los contactos sí. Si quieres que un cliente pueda acceder a su portal de clientes, vincula su cuenta con uno o varios contactos y, a continuación, activa el acceso al perfil de al menos un correo electrónico.

Automatizaciones

TaxDomeinician acciones para usted, los miembros de su equipo o los clientes en distintas fases del proceso de trabajo. Las automatizaciones se configuran en proyectos. De este modo, cuando un trabajo pasa a una nueva etapa en proyecto, las acciones que deben realizarse se activan por sí solas: por ejemplo, un mensaje específico, formulario o una propuesta se envían automáticamente al cliente.

Para obtener más información sobre el uso de automatizaciones, vaya aquí.

Chats

Los chats son una forma segura de comunicarse con sus clientes en TaxDome. Los chats pueden estar vinculados a un trabajoautomatizados dentro de proyecto, o incluso independientes.

Los hilos de chat están perfectamente organizados dentro del perfil de cada cliente, y siempre podrás ver cuántos de ellos quedan sin leer y qué miembro del equipo ha respondido en cadena. Los hilos de chat pueden incluir listas de tareas para los clientes, así como documentos adjuntos. Una vez que hayas obtenido lo que necesitas de un cliente, puedes archivar o eliminar cadena para evitar el desorden.

Para más información sobre los chats, pulse aquí.

Portal del cliente

TaxDomees un centro seguro en el que los clientes pueden compartir documentos importantes con usted, pagar por sus servicios, consultar su historial de pagos, estar al día de los plazos, hacer y responder preguntas en tiempo real y cumplimentar la declaración de la renta formularios. Pueden hacer todo esto en un solo lugar desde la comodidad de sus hogares o sobre la marcha desde sus dispositivos móviles.

Puedes dar acceso al portal a un cliente mientras creas su cuenta o después. Una vez que hayas añadido el acceso al portal a la dirección de correo electrónico de un contacto, TaxDome envía a la persona una solicitud de activación por correo electrónico. Para activar la cuenta, el cliente debe aceptar la solicitud y crear una contraseña.

Para más información, consulte Cómo presentar TaxDome a sus clientes.

Contactos

Los contactos son todas las personas con las que interactúas. Nuestra función de Contactos te permite almacenar los números de teléfono, las direcciones de correo electrónico y las direcciones postales de las personas; es donde guardas los datos personales no solo de los clientes, sino también de los compañeros de trabajo, los posibles clientes, los socios y los familiares de los clientes.

Un contacto puede estar vinculado a varias cuentas. Por ejemplo, el contacto de Kate Smith, junto con su dirección de correo electrónico (katesmith@gmail.com), está vinculado a Kate Smith Family, Kate's LLC 1 y Kate's Trust, porque las tres cuentas son suyas, aunque se trate de entidades diferentes. Cada cuenta, o perfil de cliente, en TaxDome tiene un contacto o varios correspondientes.

Más información sobre contactos aquí.

Aprobación de documentos

Cuando hayas terminado de preparar un documento, es posible que quieras recibir comentarios del cliente. TaxDome te permite solicitar la aprobación para asegurarte de que tus clientes están satisfechos con tu trabajo o averiguar si necesitan algo más. Si un cliente no está del todo satisfecho con un documento, se le pedirá que detalle los motivos, para que sepas inmediatamente qué tienes que solucionar.

Para obtener más información sobre la función de aprobación de documentos, haga clic aquí.

Sincronización de correo electrónico

Hay muchas formas de comunicarse con los clientes, y el correo electrónico es la más habitual. Por eso TaxDome ofrece un sistema de correo electrónico seguro e integrado. Con TaxDome, no necesitas crear una carpeta para cada cliente ni recibir CC en un correo electrónico que no requiere respuesta. En su lugar, compartes una bandeja de entrada con cada cliente, a la que accedes desde su perfil. Para utilizar esta función, cada miembro del equipo debe sincronizar su cuenta de correo electrónico con TaxDome.

Todos los mensajes nuevos en cadena con un cliente o miembro del equipo se muestran en la sección Inbox+ junto con otras notificaciones.

Descubre cómo sincronizar tu correo electrónico aquí.

Firmas electrónicas

La firma electrónica es una forma legal de obtener el consentimiento o la aprobación en documentos o formularios electrónicos.

Hay dos formas de utilizar la firma electrónica en TaxDome:

  • Solicitar la firma de sus documentos y formularios preparados
  • Pida firmar electrónicamente sus acuerdos con los clientes

Más información en el artículo.

Plantillas de carpetas

Las plantillas de carpetas aceleran el proceso de organización de los documentos de sus clientes creando carpetas predeterminadas para sus cuentas. Las plantillas de carpetas pueden automatizarse en proyecto o aplicarse manualmente a cuentas de clientes concretas.

Más información sobre las plantillas de carpetas aquí.

Inbox+

Inbox+ es donde empiezas y terminas tus proyectos, además de recibir notificaciones importantes que mantienen tu trabajo al día. Recibes notificaciones en TaxDome cada vez que se produce un evento relacionado con un cliente -un cliente abre un documento, firma una propuesta, envía un nuevo mensaje, etc.- y Inbox+ te permite saber en qué estado se encuentran esas notificaciones. Las preferencias para las notificaciones se configuran fácilmente para cada miembro del equipo.

Más información Inbox+ aquí.

trabajos

Lo más probable es que su empresa ofrezca una serie de servicios. En TaxDome, un trabajo es lo que llamamos un servicio individual por el que te paga un cliente. Un trabajo entra en un proyecto diseñado para ese servicio en particular, de modo que un proyecto podría incluir muchos trabajos para diferentes clientes. Por ejemplo, las Declaraciones 1040 de sus clientes para 2020 (cada una, un trabajo) se gestionan en su Declaración 1040 proyecto. Cada trabajo está emparejado con una cuenta de cliente, y ambos se mueven juntos a través del proyecto desde la primera etapa hasta la última.

Más información sobre trabajos aquí.

trabajo recurrencias

Utilice trabajo recurrencias para configurar un programa predeterminado para que todos los trabajos de un proyecto se repitan diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral o anualmente. Pueden generarse automáticamente en su proyectos cuando sea necesario. También puede configurar horarios individuales para trabajo recurrencias ya añadidas a su proyectos.

Más información sobre trabajo recurrences.

Organizadores

Los organizadores son cuestionarios diseñados a medida que le ayudan a recopilar la información que necesita de sus clientes, minimizando las idas y venidas entre ambos. Pueden estar vinculados a un sitio web específico trabajo, automatizados dentro de un sitio web proyecto, o incluso ser independientes.

Más información sobre formularios aquí.

proyectos

Un proyecto es un procedimiento de trabajo establecido: una secuencia de pasos necesarios para completar un servicio concreto que usted realiza. proyectos le ayuda a gestionar su flujo de clientes; usted crea uno para cada tipo diferente de servicio que ofrece; por ejemplo, una Declaración 1040, un W-2 y una Nómina proyecto. Cada proyecto tiene su propio conjunto de pasos, denominados etapas. trabajosLos proyectos individuales por los que un cliente le paga, entran en su proyecto correspondiente y pasan de una etapa a otra hasta su finalización.

Para obtener más información sobre proyectos, visite este enlace.

Acceso al perfil

Cada cuenta/perfil está vinculada a uno o varios contactos, y cada contacto contiene una dirección de correo electrónico. De esta forma, si una cuenta necesita tener más de un usuario, todos pueden acceder a la cuenta a través del portal del cliente, y cada persona tendrá sus propias credenciales independientes Iniciar Sesión .

Por ejemplo, un matrimonio que presenta la declaración conjuntamente sólo necesita una cuenta. Si ambos cónyuges desean acceder al portal, vincule los contactos de ambos a la cuenta. Una vez que haya añadido el acceso al portal a las direcciones de correo electrónico de sus contactos, TaxDome les enviará a cada uno una solicitud de activación por correo electrónico. A continuación, cada cónyuge acepta la solicitud y crea su propia contraseña; de este modo, ambos dispondrán de credenciales Iniciar Sesión independientes para la misma cuenta.

Lee más aquí sobre cómo dar acceso a usuarios adicionales a una cuenta.

Propuestas

El generador de propuestas y cartas de encargo permite a empresas crear documentos interactivos de cara al cliente para captar clientes de forma profesional. A través de las opciones de personalización, puede crear una propuesta (marketing, ventas), una carta de compromiso, o ambas. Además, puedes elegir exigir el pago en el momento de la firma de forma automática a través del método de pago que prefieras.

Toda la función es personalizable, incluidos los nombres de las barras laterales y los pasos que ven sus clientes. Todo ello puede guardarse como plantilla para ahorrar tiempo en la introducción de datos y utilizarse en automatizaciones de proyecto .

Más información sobre las propuestas aquí.

Recordatorios

Los recordatorios son notificaciones adicionales por correo electrónico que se envían automáticamente a los clientes cuando no responden a una solicitud por correo electrónico en un plazo determinado; por ejemplo, si el cliente se retrasa en la firma de un documento o en el pago de una factura. Al utilizar nuestros recordatorios automáticos, ahorras tiempo al no tener que llamar a un cliente que no responde u olvidadizo.

Para saber más sobre los recordatorios, vaya aquí.

Servicios

Utilice nuestra función Servicios para desglosar sus facturas y añadir servicios específicos a sus propuestas. Podrá completar las transacciones más rápidamente y obtener informes financieros más detallados. Además, los clientes siempre sabrán exactamente lo que están pagando.

Para saber más sobre los servicios, vaya aquí.

etiquetas

Con una longitud de dos a tres palabras y codificadas por colores para un reconocimiento rápido, etiquetas le ayuda a filtrar sus cuentas de clientes, contactos, entradas de tiempo y tareas. Proporcionan detalles sobre un elemento y facilitan la localización de otros similares con el mismo etiqueta. Puede asignar etiquetas manualmente o medianteautomatización proyecto a un cliente o a varios a la vez.

Más información sobre etiquetas aquí.

Tareas

Las tareas son deberes. En TaxDome, vemos las tareas como pasos que hay que dar para completar un trabajo. trabajo puede incluir una serie de tareas para tu equipo y para el cliente: chats, facturas, entradas de tiempo, propuestas, etcétera.

Las tareas pueden asignarse a cualquiera de los miembros de su equipo, vincularse a un sitio trabajo específico, automatizarse dentro de un sitio , o incluso ser independientes. proyectoo incluso independientes. Etiquetadas con diferentes estados, las tareas también pueden incluir subtareas, así como comentarios.

Para saberlo todo sobre las tareas, vaya aquí.

TaxDome Conducir

El uso de TaxDome Drive es una forma rápida y sencilla de cargar, ver y gestionar documentos de clientes sin abrir el navegador. Básicamente, es una unidad mapeada (Z:\ Drive) en tu computador que funciona de la misma manera que Dropbox o Google Drive. Lo mejor de TaxDome Drive es que todos tus datos se almacenan en un servidor, aunque tú puedas verlos e interactuar con ellos; de esta forma, todos esos datos no están ocupando un espacio precioso en tu disco duro.

Aprenda a configurar y utilizar la unidad TaxDome aquí.

Plantillas

Nuestras plantillas son documentos prediseñados, correos electrónicos, formularios, tareas y mucho más. Como un plano, una plantilla sirve de base para crear más de lo mismo. Las plantillas agilizan el proceso de envío de un correo electrónico, por ejemplo, o la creación de estructuras de carpetas, propuestasformularios que necesitarás más de una vez. También son útiles para añadir automatizaciones a proyectos.

Por ejemplo, puede configurar una plantilla de tarea Llamar al cliente para que se active de modo que un miembro del equipo llame al cliente tan pronto como una tarea trabajo para ellos entre en la primera etapa de un proyecto. O puede crear una plantilla de propuesta que utilizará una y otra vez.

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