proyectos: Visión general

Los proyectos son una parte esencial de tu flujo de trabajo. Son una representación visual de un proceso que lleva a un cliente del punto A (inicio) al punto B (fin) a lo largo de una serie de etapas definidas. Puedes utilizarlos para gestionar diversos servicios, como la contabilidad mensual, la preparación de impuestos, las nóminas semanales, etc. 

En este artículo, aprenderás los principales pasos para empezar a trabajar con proyectos en TaxDome. 

Mapea tus procesos

Dado que proyectos en TaxDome representan tus procesos, debes mapearlos antes de poder empezar a utilizar proyectos. Así es como puedes conseguirlo.

En primer lugar, determina cuáles son los procesos y los pasos que hay que dar. Responde a las siguientes preguntas:

1. ¿Cuáles son las entradas y salidas de cada paso?

2. ¿Qué tienes que hacer en cada paso?

3. ¿Cómo sabes que el paso ha terminado?

Te recomendamos que mapees tus procesos de esta forma:

1. Empieza por identificar la primera y la última etapa de tu proceso, que servirán como sus puntos finales. Estas etapas son cruciales porque proporcionan una comprensión inicial de todo el proceso.

Por ejemplo:

1. Envía la carta de compromiso.

...

5. Envía los documentos preparados. 

2. Añade etapas en el medio que lleven al cliente desde el principio hasta el final, en función de las actividades que realice y los resultados que obtenga.

Por ejemplo:

1. Envía la carta de compromiso.

2. Reúne todos los documentos necesarios.

3. Prepara una declaración.

4. Haz que revisen la declaración

5. Envía los documentos preparados. 

También:

• En el caso de los servicios de contabilidad, es posible que tengas etapas de recogida de facturas, introducción de datos en el software de contabilidad, conciliación de cuentas y generación de informes. En TaxDome, será algo así:

• Para la nómina, tendrás que recibir las hojas de horas de los empleados, preparar la nómina, obtener la confirmación, procesar la nómina y cargar todos los documentos necesarios. En TaxDome, será algo así:

Comprender la estructura proyecto 

Nuestros proyectos están diseñados tablero kanban. La función general de un proyecto es ayudarte a seguir fácilmente el progreso de trabajos similares para distintos clientes, permitiendo que fluyan sin problemas hacia su finalización.

Qué ocurre dentro de un proyecto:   

1. Las etapas son los pasos de un procedimiento de trabajo global. Una vez completado todo el trabajo de una etapa, el trabajo pasa a la etapa siguiente.
2. trabajoslos proyectos individuales por los que te paga un cliente (como una declaración de la renta o la nómina de enero), se introducen en un proyecto específicamente diseñado para ello. Cada trabajo asociado a una cuenta de cliente avanza por el proyecto desde la primera hasta la última etapa, o finalización. 
3. Las automatizaciones, los mecanismos que automatizan un proyecto, hacen que las cosas sucedan de forma independiente. Una vez activadas, crean tareas para los miembros del equipo o envían formularios y propuestas a los clientes, por ejemplo.

Puedes explorar más a fondo la estructuraproyecto .

Configura tu proyecto

Una vez que comprendas los pasos de tu proceso, estarás listo para crear tu primer proyecto. Aunque podría hacerse desde cero, la forma más rápida es construirlo basándote en una plantilla ya hecha. Puedes conseguir varias en el Marketplace de forma gratuita.

Una vez que lo hagas, podrás ajustarlas a tus necesidades. Esto incluye 

• Añade/modifica etapas: Las etapas que identificaste en tu proceso se corresponden con etapas del proyecto, así que no dudes en añadir algunas o cambiar el nombre de las que tienes en la plantilla descargada.
• Revisa las automatizaciones proyecto y las plantillas utilizadas. Cada etapa de tu proyecto puede incluir una o varias acciones automatizadas realizadas en el momento necesario. Cuando copias la plantilla del proyecto , obtienes todas las plantillas utilizadas en las automatizaciones, como correos electrónicos, propuestas, formularios y más. Tómate tu tiempo para revisarlas y hacer cambios en ellas. 

• Ajustar la configuración del proyecto : En laconfiguración proyecto proyecto, puedes decidir para qué miembros del equipo estará disponible este proyecto , ajustar la vista kanban a tu gusto y agilizar la creación posterior de trabajo seleccionando una plantilla de trabajo predeterminada.

Añadir trabajos

Una vez configurado tu proyecto , puedes empezar a añadirle trabajos . Un trabajo en un proyecto es un proyecto que realizas para tu cliente. Por tanto, tu proyecto sólo empezará a funcionar realmente para ti cuando añadas un trabajo. 

trabajos pueden contener toda la información necesaria para prestar un servicio, como documentos vinculados, tareas para distintos miembros del equipo, formulariosimentados, etc. 

Para automatizar el trabajo con trabajos y dedicar menos tiempo a crearlos, puedes 

• Utiliza plantillas detrabajo para rellenar previamente datos generales, como el nombre del servicio, la descripción o la fecha de vencimiento.
• Configura las recurrencias detrabajo para crear automáticamente trabajos para servicios recurrentes. 

Mover y completar trabajos

Cuando termines la etapa en la que estás trabajando, puedes mover el trabajo a la siguiente etapa. Esto puede hacerse manual o automáticamente. Un movimiento automático se produce cuando se completan todos los elementos pendientes de una etapa. Por ejemplo, si el cliente paga una factura, esto puede mover automáticamente el trabajo a la siguiente etapa de preparación de documentos.

Cuando el trabajo pasa a la siguiente fase, pueden producirse más acciones automatizadas, como crear tareas para los miembros del equipo, notificar al cliente el progreso del trabajo , enviar una factura, etc. 

Una vez que tu trabajo llegue a la fase final y esté todo hecho, puedes archivarlo para que desaparezca de la vista kanban, pero puedas acceder a él en cualquier momento.