proyectos

proyectos una representación visual, organizada por fases, del trabajo que tu empresa para los clientes, de principio a fin. Te permiten hacer un seguimiento trabajo cada trabajo un solo vistazo, delegar tareas entre los miembros del equipo y automatizar los pasos repetitivos para que nada se quede en el tintero.

proyectos

Un proyecto un modelo reutilizable, dividido en fases, para un servicio empresa tu empresa : preparación de declaraciones de impuestos, contabilidad mensual, nóminas, incorporación de nuevos empleados. Cada proyecto compone de fases ordenadas; cada colaboración con un cliente lo recorre como un trabajo; y cada etapa puede activar automatizaciones que envían correos electrónicos, crean tareas, emiten facturas, envían formularios y mucho más.

Esto es lo que puedes hacer con proyectos:

• Crea un flujo de trabajo por etapas: diseña los pasos por los que pasa cada proyecto con un cliente, con límites de tiempo opcionales para cada etapa que te permitan detectar el trabajo atrasado.
• Automatiza el trabajo en cada fase: envía correos electrónicos, tareas, facturas, formularios, presupuestos y mucho más cuando un trabajo una nueva fase. Descubre cómo funcionan las automatizaciones.
• Avanzar trabajos — autoavanzar un trabajo la siguiente fase cuando todas sus tareas estén completadas.
• Filtrar por tipo de cliente: ejecuta etapas o automatizaciones específicas solo para determinados clientes en función de etiquetas de la cuenta.
• Programa tareas recurrentes: ya sea para la contabilidad mensual o las declaraciones trimestrales, configura trabajo para que trabajos creen periódicamente.
• Realiza un seguimiento de las excepciones con trabajo : cada trabajo , por defecto, el estado «Activo», «Completado» o «Archivado»; crea estados personalizados, como «En espera», sin añadir etapas.

proyectos trabajos tareas

Estos tres términos suelen confundirse:

• proyecto — la plantilla: etapas ordenadas, las automatizaciones asociadas a cada etapa y las reglas (recurrencias, lógica condicional, plazos) que rigen el flujo de trabajo. Un proyecto una sola vez y se reutiliza para todos los clientes.
• trabajo — una instancia de trabajo que avanza a lo largo de un proyecto una cuenta de cliente. Un solo proyecto contener cientos de trabajos diferentes fases a la vez.
• Tarea: una tarea concreta dentro de un trabajo, asignada a un miembro del equipo.

Si quieres profundizar en el vocabulario, echa un vistazo a la explicación de «etapas», trabajos» y «tareas».

Cómo proyectos

Un proyecto útil en cuanto empiezas a procesar trabajos él. A grandes rasgos, el flujo es el siguiente:

1. Creas un proyecto ya sea desde cero o a partir de una Marketplace , y adaptas sus etapas y automatizaciones al proceso empresatu empresa.
2. Añades un trabajo la cuenta de un cliente: manualmente, de forma masiva o automáticamente mediante una programación periódica.
3. Cuando un trabajo una fase, todas las automatizaciones asociadas a esa fase se ejecutan en orden; por ejemplo, se envía una carta de encargo, se crea una tarea para el preparador y se pone en cola un correo electrónico de seguimiento.
4. El trabajo pasa a la siguiente fase, ya sea manualmente, cuando tu equipo hace clic, o automáticamente a través de autoavanzar una vez que se hayan completado todas las acciones de la etapa.
5. Cuando el trabajo la fase final y ya está terminado, se marca como «Completado» y se puede archivar para mantener ordenada la vista kanban sin perder el registro completo.

Acceso y permisos

Propietario de la Empresa los administradores pueden ver y gestionar todos proyecto la empresa por defecto.

Los demás miembros del equipo necesitan dos cosas:

• La Gestionar proyectos , que les permite crear y editar proyectos.
• Para añadirlo a la lista «Disponible para » en la configuración proyecto, que controla la visibilidad para cada miembro del equipo.

La visibilidad trabajo dentro de un proyecto tanto del acceso a las cuentas como de trabajo : un miembro del equipo puede ver un proyecto solo las trabajos a las cuentas a las que tiene acceso.

Nota

Concesión Gestione proyectos también concede derechos de edición a todos proyecto miembro del equipo tenga acceso. Usa el Disponible para haz una lista de proyectos a proyectos aplica.

Automatiza los procesos con proyectos

proyectos donde se concentra la mayor parte de la automatización empresa. En lugar de enviar los mismos correos electrónicos, crear las mismas tareas y generar los mismos formularios cada cliente de forma manual, basta con vincular esas acciones a una fase una sola vez, y se ejecutarán cada vez que un trabajo esa fase.

Situaciones habituales de automatización:

• Incorporación de clientes: cuando trabajo de un nuevo cliente trabajo la primera fase, envía automáticamente una carta de compromiso, crea un formulario de admisión y avisa al gestor de cuentas.
• Recopilación de documentos: cuando un trabajo a la fase «En espera de documentos », envía un formulario programa recordatorios automáticos hasta que el cliente responda.
• Facturación y pago: emite una factura cuando termines el trabajo y usa autoavanzar avanzar en el trabajo el cliente haya pagado.
• Servicios recurrentes: ya sea para la contabilidad mensual o las declaraciones trimestrales, trabajo crean el trabajo y las automatizaciones se encargan del resto.

Vista del cliente

Los clientes nunca ven el proyecto, las fases ni trabajos eso es lo que ves tú en tu panel de administración. Solo ven lo que envían las automatizaciones: notificaciones, formularios, presupuestos, facturas, documentos y solicitudes de firma electrónica. trabajo se queda en tu lado, a menos que decidas mostrarlo.

Si quieres que los clientes puedan ver en qué punto se encuentra su trabajo, asigna al trabajo un trabajo visible trabajo . Este estado aparece en el portal del cliente y se puede actualizar manualmente, de forma masiva o automáticamente mediante proyecto .

Comparte

Enlace copiado